BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 45 | 2020 ACHTERGROND 25 ‘ Je kunt als gemeenten natuurlijk besluiten om helemaal niet te appen’ bepalen wat er wel of niet relevant is? Onlangs publiceerde de Vereniging van nen ze zo uit het archief worden gehaald. In juni verbaasde burgemeester Hubert Bruls van Nijmegen zich nog over de openbaarmaking van het appgesprek tussen burgemeester Halsema van Amsterdam en minister van Justitie Ferdinand Grapperhaus over de Black Lives Matter-demonstratie op de Dam. Hij was niet de enige. Menig bestuurder en medewerker van de gemeente ervaart berichtenservices als WhatsApp en sms als informele media. Maar dat is het dus vaak niet. VERANTWOORDELIJKHEID ‘Het is verstandig om de vlucht naar voren te nemen en goede afspraken te maken over het gebruik van tekstberichten,’ zegt Cornelis van der Sluis, advocaat bestuursrecht en omgevingsrecht bij Ten Holter Noordam advocaten in Rotterdam. ‘Anders leidt ieder WOB-verzoek waarin de appjes van de wethouder worden meegenomen tot dezelfde discussie.’ Die discussie verloopt in grote lijnen als volgt: de wethouder wil weten waarom journalisten of raadsleden zo nodig toegang tot zijn of haar WhatsApp-berichten moeten krijgen. Het afgeven van het toestel gaat niet zonder slag of stoot. En de gemeente staat voor een dilemma: wie moet de gesprekken doorlezen om te Nederlandse Gemeenten (VNG) een ‘Handreiking Archivering Tekstberichten, zoals sms- en WhatsApp- berichten’, waarmee ze het belang van archivering van tekstberichten onderstreept en handvaten geeft voor de uitvoering ervan. Landelijke richtlijnen over het gebruik van tekstberichten waren er al langer. In het kader van het rijksprogramma voor Duurzaam Digitale informatiehuishouding publiceerde de rijksoverheid in april 2020 een animatie en een tweetal infographics met de titel ‘App met beleid; niet over beleid’. In juli volgde een handreiking voor het bewaren van chatberichten. De kern van het rijksbeleid: gebruik bij voorkeur geen berichtenapps voor werkgerelateerde zaken, maar doe je het toch, zorg er dan voor dat je alle berichten opslaat die belangrijk zijn voor de reconstructie van bestuurlijke besluitvorming in het Document Management Systeem (DMS) van de gemeente. De verantwoordelijkheid ligt daarmee in eerste instantie bij een bestuurder of medewerker zelf. De VNG Handreiking neemt geen positie in, maar geeft de opties aan en stimuleert bestuurders en ambtenaren bewust bekwaam te handelen, zegt André Plat van VNG Realisatie, het onderdeel van de VNG dat werkt aan oplossingen om de gemeentelijke uitvoering te verbeteren. ‘Goede omgang met en beheer van tekstberichten vergt gezamenlijke ondersteuning door Documentaire Informatievoorziening en ict.’ SCHIFTEN Het onderwerp leeft nog niet voldoende, ziet ook Plat. ‘In feite ís er al beleid, want in de Archiefwet staat dat informatie die bij het bestuursorgaan berust, goed dient te worden beheerd. En een pittige afspraak met stakeholders via Whatsapp komt uiteindelijk wel in een notitie terecht. Daarmee is het gedocumenteerd, maar de Raad van State stelt: zowel een notitie als een appje vallen onder de WOB als daarin informatie over een bestuurlijke aangelegenheid staat. Een bestuursorgaan kan ervoor kiezen om van informatie die zowel in een appje als in een notitie is neergelegd, alleen de notitie openbaar te maken. Of anders gezegd: je mag schiften, wat wij opvatten als selecteren. Het staat echter niet vast dat de rechter deze keuze zal accepteren.’ Sommige gemeenten zijn door schade en schande wijs geworden. Zo wordt in Ede gewerkt aan een ‘Gedragscode Integriteit Ede’, waarin een interne werkinstructie komt te staan over WhatsApp en sms op zakelijke en privé-toestellen. In mei moest een wethouder in Ede opstappen omdat ze bij gemeenteambtenaren een andere baan voor haar partner probeerde te regelen. Dat werd onthuld door Omroep Gelderland, dat met een WOB-verzoek inzicht kreeg in de WhatsApp-gesprekken die aan het ontslag voorafgingen. In andere gemeenten staat het onderwerp nog niet op de radar. ‘We hebben hier geen afspraken voor, behalve dat het bestuur alleen in formele overleggen besluiten neemt. Whatsapp is daar niet voor,’ laat de woordvoerder van Breda weten. Advocaat Van der Sluis: ‘Je kunt als gemeenten natuurlijk besluiten om helemaal niet te appen. Dat is verstandig, maar het leidt tot pijnlijke momenten als een externe partij zegt tóch appcontact te hebben gehad met de wethouder.’ WISSEN De rechtspraak biedt nog geen helder antwoord op vragen die de uitspraak van de Raad van State oproept. Hoe toont een gemeente aan dat er genoeg is gedaan om tekstberichten boven water te krijgen? De gemeente Den Haag geeft bijvoorbeeld aan dat wanneer in het kader van de WOB om appjes of sms’jes wordt gevraagd, deze worden opgevraagd bij de betreffende bestuurder, in feite hetzelfde als wanneer om andere documenten wordt gevraagd. Maar heeft een bestuursorgaan zijn plicht al gedaan als het aan de ambtenaren vraagt of ze misschien nog relevante appjes hebben? Wat dan als de betreffende ambtenaar de tekstberichten in kwestie – stom, even niet bij stilgestaan – van zijn telefoon heeft gewist? Het mag niet, maar je doet er weinig meer aan. ‘Een aandachtspunt is dat de medewerking van gebruikers voor de archivering van tekstberichten nodig is,’ schrijft de VNG dan ook. Wellicht zou het bestuursorgaan een stap verder dienen te gaan en de verstuurde
26 Online Touch Home