BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 51 | 2021 ACHTERGROND19 zijn, maar dat bleek te duur en werd ingeslikt. Daarvoor in de plaats is de ‘contactpersoon’ gekomen, die iedere gemeente hoort te hebben. Die moet ervoor zorgen dat Woo-verzoeken adequaat worden afgehandeld. Klinkt mooi, maar Van der Sluis wijst op een onvermoed probleem. ‘Mogelijk wordt met het benoemen van zo’n functionaris een apart bestuursorgaan gecreëerd die zelf ook besluiten neemt over openbaarmaking. Dat had men niet scherp voor ogen toen de contactpersoon werd bedacht. Goed dat er iemand is die burgers helpt, op de termijnen let en later ook de actieve openbaarmaking aanjaagt. Maar een bestuursorgaan, moet je dat willen?’ Hoewel het ‘echte’ actieve openbaar maken nog even duurt – het rijk verwacht in 2023 deels klaar te zijn, voor gemeenten is de einddatum 2030 – is het volgens Van der Sluis verstandig nu al daarover te acteren. ‘Welke documenten, welke uitzonderingen gelden er. Neem beschikkingen, die moeten op termijn actief openbaar en liever niet openbaren – maar dat is juist niet de bedoeling van de Woo.’ ARCHIEFBEHEER Een belangrijke uitdaging ziet Drahmann verder in de manier waarop overheden hun stukken archiveren – de huidige systemen zijn vaak verouderd. ‘Documentmanagementsystemen van overheden zijn vaak niet up to date. Veel gemeenteambtenaren slaan e-mails op in hun persoonlijke mailbox en notities worden gemaakt. Die raken ook aan belangen van personen, er kunnen bedrijfsgeheimen in het geding zijn. Daarom is er een lange lijst met weigeringsgronden. Dat wordt een heel gepuzzel.’ Of neem andere belanghebbenden: die kunnen weer bezwaar aantekenen en een voorlopige voorziening vragen om openbaarmaking te voorkomen. Dat leidt tot juridificering van de relaties. De kans bestaat dat gemeenten op safe gaan spelen ADVERTENTIE en memo’s op hun eigen harde schijf. Als ze uit dienst gaan, gaat die informatie verloren. Gemeenten moeten nu nagaan: hoe is mijn archiefbeheer, is er een centraal systeem? Daarvoor kan software worden aangekocht. Als iedereen keurig dat systeem gebruikt, dan wordt actieve openbaarmaking ook eenvoudiger. Dat de Woo nu grote veranderingen eist, komt ook omdat de software verouderd is. Als nu wordt gewerkt aan een digitaliseringslag en als dat wordt gekoppeld aan een opleidingsprogramma, dan is implementeren van de wet relatief eenvoudig.’
20 Online Touch Home