BINNENLANDS BESTUUR - WEEK 26 | 2020 42 SPECIAL THUISWERKEN Het sociaal team van Zeist houdt nu casuïstiekoverleg in de trouwzaal omdat hun eigen kantoren niet veilig genoeg konden worden gemaakt. Het overleg mag, mits van te voren aangevraagd. In Zeist houdt de werkgroep ‘Anders werken in 2020 en verder’ alle vergaderverzoeken bij. En de werkgroep adviseert over allerlei corona-thema’s: spatschermen, bezoektijden, maximale bezetting in de vitale processen en looplijnen. Die laatste zijn echt nodig volgens gemeentesecretaris René Grotens: ‘We hebben een modern maar knus gebouw. Je botst gemakkelijk tegen elkaar op.’ De ‘verkeersdrukte’ speelt ook een rol in Nieuwegein. ‘Je kunt de kantoortuinen wel weer volledig in gebruik nemen en overal spatschermen hangen, maar dat is niet fijn. En je komt in de knel bij de liften, de trappenhuizen, de toiletten’, zegt Ellie Liebregts. Nieuwegein kiest daarom voor het zoveel mogelijk in acht nemen van de anderhalve meter in het stadhuis en het beperkt plaatsen van schermen. 30 PROCENT Houd de bezettingsgraad laag, het aantal contactmomenten beperkt en zorg voor een goede routing. Michiel Otto, de directeur van HEVO, het bureau voor advies en bouwmanagement in huisvesting en vastgoed, kent de belangrijkste corona-adviezen die hij aan gemeenten geeft uit zijn hoofd. Bij HEVO zelf wordt gewerkt met een app waar‘ Het sociale contact wordt steeds meer gemist’ op je een plek kunt reserveren. ‘Je wilt niet verrast worden door de drukte en door de app weet je of je een veilige plek hebt.’ Groningen heeft een bezettingsgraad van 30 procent’, aldus gemeentesecretraris Christien Bronda. ‘We willen opgaan met andere overheden. En het mag ook niet hoger zijn, als we anderhalve meter afstand willen houden. Dat hebben we berekend met de Social Distancing Calculator. We gaan maatwerk leveren voor de verschillende situaties van medewerkers: per functiegroep, voor medewerkers met kinderen of gezondheidsproblemen. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van roosters.’ Wat in de zomer moet helpen om genoeg ruimte te houden is de vakantie. Ambtenaren zijn gevraagd om toch vooral verlof op te nemen. ‘Gelukkig kunnen we al vakantie vieren in Europa’, aldus Bronda. Urk houdt het ook op 30 procent. Ron Jeltema: ‘De teams maken zelf schema’s en het managementteam houdt de totale bezetting in de gaten. Dat gaat eigenlijk hartstikke goed.’ EIGEN TEMPO Om de zomer gezond en fit door te komen, kunnen ambtenaren van Nieuwegein en Groningen meedoen met een speciaal corona-vitaliteitsprogramma. Nieuwegein kiest voor het programma van het A&O Fonds, over work-life balance in coronatijd, de werking van het immuunsysteem en omgaan met afleiding. In Groningen gaan de medewerkers ‘Vitaal de zomer in’, waarbij ze in eigen tempo kunnen werken aan thema’s als ‘Fysiek Fit’ en ‘In Balans’ en ook onderling ervaringen kunnen delen. Het programma is onderdeel van een onderzoek onder zeven organisaties in Groningen naar de factoren die een rol spelen om mentaal gezond je werk te kunnen doen. ‘Dat is juist nu van groot belang’, aldus gemeentesecretaris Christien Bronda. Rene Grotens, gemeentesecretaris van Zeist, vraagt ook aandacht voor de mentale gezondheid, maar dan voor de fase waarin de medewerkers weer terugkeren naar kantoor. ‘Ga het gesprek met elkaar aan. ‘Hoe heb jij het beleefd? Hoe zit je erin?’ De een heeft een partner die werkloos is geworden, de ander heeft corona in de familie meegemaakt. Als je daarover het gesprek niet voert, krijg je vervreemding.’ Van de ambtenaren in Nieuwegein werkt liefst 80 procent thuis. Liebregts: ‘De behoefte om weer naar kantoor te komen leeft wel bij veel collega’s. Maar we zijn terughoudend, ook vanwege onze voorbeeldfunctie. En misschien hebben we het thuiswerken wel te goed geregeld, wat het werk betreft kan het dus vaak ook.’ HOKKIGER Na 1 september, of na corona, gaan de ambtenaren hybride verder, is alom de verwachting. Het gemeentekantoor blijft de bruisende ontmoetingsplek, denkt Michiel Otto van HEVO. ‘Al zullen mensen efficiënter met hun tijd omgaan. Bij een overleg zal het vaker gebeuren dat de ene helft aan tafel zit en de andere helft online aanschuift. En de kantoren zullen ‘hokkiger’ worden. Er is meer behoefte aan cellen waar je in je eentje kunt deelnemen aan een digitaal overleg.’ Ook Urk bereidt zich met een werkgroep voor op een meer hybride werkvorm. ‘Eerlijk gezegd liepen we hierin niet voorop’, zegt Ron Jeltema. En het eerste vraagstuk ligt er al: ‘Veel mensen hebben aan in het begin van de lockdown hun stoel en computer mee naar huis genomen. We wilden het extra goed faciliteren, vanwege onze verantwoordelijkheid
43 Online Touch Home