“Interne en externe audits zijn verplicht bij een ISO-traject.” Na afloop van de externe audit volgt een auditrapport met de bevindingen. Indien bepaalde zaken niet aan de norm voldoen, kan een ‘afwijking’ worden vastgesteld. Deze kent verschillende gradaties: • Major non conformity: Grote tekortkoming in een proces. Deze moet eerst worden afgehandeld voordat kan worden overgegaan op certificering (binnen 3 maanden met een Plan van Aanpak). Het is aan de auditor om te bepalen of dit schriftelijk afgehandeld kan worden of dat het nodig is dat de auditor nog een keer zelf op locatie komt toetsen of de major NC in voldoende is afgehandeld of gedegradeerd wordt tot een minor non conformity. • Minor non conformity: Kleinere tekortkoming die certificatie niet in de weg staat. Hiervoor moet soms een PvA worden gemaakt. Tijdens de volgende audit zal door de auditor getoetst worden of de minor(s) in voldoende mate is/zijn afgehandeld. • Maatregel ter verbetering: Er is geen tekortkoming geconstateerd maar een punt dat mogelijk in de toekomst wel tot een tekortkoming gaat leiden. Of een verbetermogelijkheid die niet door de norm wordt vereist maar die de organisatie mogelijk wel kan helpen om de kwaliteit, efficiëntie etc. te verbeteren. De organisatie bepaalt zelf of ze hiermee aan de slag gaan. Als jouw organisatie de audit goed heeft doorstaan en je voldoet aan alle eisen die de norm stelt, word je door de auditor ‘voorgedragen voor certificering’, zoals dat heet. Dat betekent in de praktijk dat je binnen afzienbare tijd het certificaat voor de betreffende norm in ontvangst kunt nemen. ONAANGEKONDIGDE AUDIT? Voor sommige normen vinden externe audits onaangekondigd plaats. Dat geldt met name voor normen in de voedselveiligheid (bijvoorbeeld IFS of BRC). Een auditor komt dan eens per drie jaar op bezoek zonder afspraak vooraf en moet binnen 30 minuten na aankomst in de productieruimte kunnen kijken. Zo’n audit vindt plaats vanaf drie of vier maanden vóór tot één maand na het verlopen van je certificaat. Voor een onaangekondigde audit kun je maximaal tien data doorgeven waarop het de organisatie niet uitkomt dat de onaangekondigde audit plaatsvindt, bijvoorbeeld als er groot onderhoud aan machines gepland staat. De afwezigheid van bepaalde functionarissen, bijvoorbeeld de kwaliteitsfunctionaris of directeur, is geen reden waarom er geen onaangekondigde audit kan plaatsvinden. Daarnaast is er bij sommige voedselveiligheidsschema’s, zoals BRC, de keuze om naast de onaangekondigde audit 1x per 3 jaar, elk jaar onaangekondigd geaudit te worden. Als je kiest voor onaangekondigde audits, bijvoorbeeld omdat een klant dit eist, is het herkenbaar op het certificaat dat de organisatie onaangekondigd is geaudit. Tevens is het op het BRC-certificaat zichtbaar hoeveel afwijkingen er zijn geconstateerd. Als je zelf kiest voor onaangekondigde audits laat je uiteraard wel zien dat je ervan uit kunt gaan dat je alles altijd – volgens de norm – op orde hebt binnen je organisatie.
25 Online Touch Home