GRIP HC&H Hoe slimme workflows jouw corporatie verder kunnen helpen! Loop jij hier ook tegen aan? De processen waarmee je jouw klanten bedient, zijn waarschijnlijk goed gedocumenteerd. Op papier zijn het gestroomlijnde, vloeiend verlopende processen. En op papier weet je de laatste status van de klantvraag en weet iedere medewerker exact wat hij of zij moet doen. Maar is de praktijk ook echt zo? Kijk eens naar jouw corporatie en beantwoordt de volgende vragen: • Kan iedere medewerker snel de informatie vinden om klantvragen te beantwoorden? • Is de communicatie naar de huurders altijd eenduidig? En weten de huurders altijd waar ze aan toe zijn, bijvoorbeeld bij een renovatie? • Voeren jij en je collega’s dezelfde handelingen altijd in de afgesproken volgorde uit? • Heb jij soms meer dan één applicatie tegelijk openstaan om één huurder te helpen? • Of is de verhuurmanager best even zoet om erachter te komen wat de exacte status is van de verschillende verhuurdossiers? • En is het juist pittig om te beoordelen of er wel genoeg verhuurmedewerkers volgende week aanwezig zijn om alle dossiers op tijd af te werken zodat er geen leegstand ontstaat? Natuurlijk gelden niet alle voorbeelden voor jouw organisatie, maar je zal er vast een paar herkennen. Er is een manier om de bovenstaande punten aan te pakken. Om te zorgen dat de huurder snel geholpen wordt met de juiste informatie, de medewerker een werkomgeving heeft waarbij onnodige en saaie handelingen zijn geëlimineerd en de manager altijd inzicht heeft in de werkvoorraad, deadlines en procesafspraken. Een integrale aanpak met slimme, digitale workflows. Als we naar een (klant)proces kijken dan is dit altijd een samenspel van verschillende aspecten zoals organisatie, inrichting, procesontwerp, de mensen, de verschillende applicaties, etc. Dit is de reden dat wij een integrale aanpak hebben ontwikkeld met de inzet van een geautomatiseerde workflow met analyse-, en rapportagemogelijkheden. Dit wordt een Business Process Management Systeem (BPMS) genoemd. Een BPMS is een platform waarmee je processen automatiseert en medewerkers een centrale, gebruikersvriendelijke omgeving biedt waar je procesactiviteiten uitvoert. Schematisch ziet dit er bijvoorbeeld voor reparatieverzoeken als volgt uit: Integraal (klant)proces Integrale workflow over systemen heen door middel van een BPMS SYSTEEM A SYSTEEM B Klant dient reparatieverzoek in Toewijzen Intake controleren opdracht aan leverancier of eigen dienst SYSTEEM C SYSTEEM D Reparatie Afspraak inplannen Reparatie uitvoeren factureren (indien van toepassing) AFDELING A AFDELING B AFDELING C AFDELING D AFDELING E 16
17 Online Touch Home