ONDERNEMERSNIEUWS AVG en personeel De AVG heeft gevolgen voor het verwerken van gegevens van de medewerkers. Denk daarbij aan namen, adressen, telefoonnummers, geboortedata, foto’s, burgerservicenummers, kopie identiteitsbewijzen en bankrekeningnummers. Sommige bedrijven noteren ook gegevens over de namen van de partners van de medewerkers, bijvoorbeeld om in geval van een incident te kunnen waarschuwen. De Autoriteit Persoonsgegevens kan hoge boetes opleggen wanneer u niet op een juiste wijze omgaat met deze gegevens. Bent u op de hoogte van de regelgeving? Als een werknemer in dienst is, verwerkt u automatisch allerlei personeelsgegevens. Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. U mag de volgende informatie bewaren in het personeelsdossier: kopie identiteitsbewijs, burgerservicenummer, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, verzuimfrequentie, eventuele klachten en waarschuwingen en aantekeningen van de leidinggevende. Voor sommige gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn. Als er geen wettelijke bewaartermijn geldt, hanteer dan de vuistregel: niet langer dan twee jaar bewaren na uitdiensttreding. Belangrijkste uitgangspunten Bekendheid met de regelgeving is dus belangrijk. Hieronder vindt u de belangrijkste uitgangspunten: 1. Gebruik de persoonsgegevens alleen, als u: - toestemming heeft van de medewerker - wettelijk verplicht bent om de gegevens te gebruiken (bijvoorbeeld voor de loonaangifte) - de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst, leasecontract, ouderschapsverlofregeling, pensioensregeling of verzekering) - een gerechtvaardigd belang dient (bijvoorbeeld het voeren van een personeels- en loonadministratie) - de gegevens gebruikt voor de bescherming van vitale belangen (bijvoorbeeld het doorgeven van NAW-gegevens aan een ambulancebroeder) HISWA MAGAZINE 4 17 2. Gebruik de gegevens alleen voor het doel, waarvoor u ze heeft gekregen. 3. Meld de medewerkers wat u doet met de gegevens. 4. Verzamel niet meer gegevens dan noodzakelijk. 5. Beveilig de gegevens tegen verlies en onbevoegde toegang. 6. Meld lekken. 7. Waarborg dat de gegevens ook beschermd zijn als u deze aan derden verstrekt door een verwerkersovereenkomst af te sluiten. 8. Informatie over ras, godsdienst, seksuele voorkeur en vakbondslidmaatschap mag niet worden geregistreerd. Ook medische gegevens mag u niet registreren, zoals aard en oorzaak van een ziekte. De gegevens van de bedrijfsarts mag u daarentegen wel verwerken, zoals de mate van arbeidsongeschiktheid, de werkzaamheden waartoe de werknemer niet of nog wel in staat is, de verwachte duur van het ziekteverzuim en adviezen over aanpassing van de werkvoorzieningen. Workshop AVG Wilt u meer weten over alle regels en hoe hier mee om te gaan? Volg dan de Workshop AVG. De eerstvolgende workshop vindt plaats op 17 oktober. U kunt zich hiervoor aanmelden bij Carlijn de Koning via c.de.koning@hiswa.nl. Of kijk op www.hiswa.nl/ agenda.
18 Online Touch Home