Anouchka de Haan: “Ik kreeg carte blanche. Het mocht alleen niet te veel kosten.” ruimtelijke ordening van de gemeente Heerhugowaard. Voor coördinatie en afstemming ontstaat één virtueel kantoor waardoor een projectmanager contact kan houden met andere betrokken partijen. Dat werkt een stuk sneller én goedkoper dan steeds maar weer bij elkaar komen. Als voorbeeld noemt Patrick de integrale gebiedsontwikkeling, waar diverse partijen op verschillende momenten en met verschillende tijdshorizonnen tegelijk aan één gebied werken. Behalve collega’s en andere organisaties zijn ook de inwoners van Heerhugowaard dichterbij. Anouchka: “Het sociale intranet kan ook het contact met de bewoners interactiever maken. Dat wordt de volgende stap. Door structureel onderwerpen met hen te delen kun je de inwoners enthousiast maken voor ideeën van de gemeente. En dit is mogelijk zonder inzet van extra middelen. Tegelijkertijd maak je de werkzaamheden openbaar voor de burgers, zodat zij precies weten wanneer de gemeente nu eindelijk dat stoepje komt glad trekken.” Niks eigen kantoor. Ga naar buiten, sta midden in de organisatie Generatiekloof Hoewel de meerderheid van de ambtenaren nu op Hugo actief is, ziet Henk Bangma (communicatie) ook verschillende achterblijvers. Hij geeft regelmatig ‘klasjes’ aan collega’s om te laten zien hoe Pleio werkt en vooral om uit te leggen hoe je het platform kunt gebruiken in je werk. Ook heeft hij een rondje gemaakt langs de afdelingsoverleggen. “Opvallend is dat vooral veel leidinggevenden moeite hebben om te wennen aan de nieuwe werkwijze.” Herman vindt de snelle informatievoorziening op Hugo een groot pluspunt. Je hoeft elkaar niet altijd lijfelijk meer op te zoeken. Een voorbeeld is de organisatienieuwsblog. Door aan een bericht de tag ‘organisatienieuwsblog’ toe te voegen komt dat bericht meteen op de voorpagina te Nummer 1 - januari 2012 staan. “Zo zie je wat er overal in de organisatie gebeurt. Het papieren personeelsblad zal dan ook gaan verdwijnen. Deze werkwijze is interactiever en kan tenminste videofilmpjes bevatten.” Land der blinden “Het gaat uiteindelijk om een manier van werken en communiceren”, besluit Christiaan. “Door de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk te leggen en een open communicatiekanaal als Hugo te gebruiken is coöperatief meedenken met de ambtenaren in een vroeg stadium mogelijk.” Toch voelt Christiaan zich alsof hij zich in het land der blinden bevindt. Niet alle bestuurders en managers zijn al zover dat zij de sociale media enthousiast omhelzen. Hij wil zich als bestuurder in het midden van de organisatie opstellen: “Niks kamers, geen eigen kantoor. Ga van binnen naar buiten, bijvoorbeeld door Twitter te gebruiken. En dan mag je je best stellig opstellen. De (corrigerende) reacties komen vanzelf.” A19
Online Touch Home