RDDI-directeur Jacquenline Rutjens: ‘Informatiehuishouding op De Rijksoverheid is al geruime tijd bezig met het op orde brengen van haar informatiehuishouding. Waar liggen de problemen en wat is er tot dusverre bereikt? Jacqueline Rutjens, de vrouw die de operatie vanuit RDDI leidt, blikt terug. Door Cyriel van Rossum acqueline Rutjens is een manager pur sang. Ze verdiende haar sporen als manager van een eigen bedrijf in de kinderopvang. “Ik zou mezelf eerder als leider beschrijven. Mijn werk gaat over leiderschap.” Het geheim van dat leiderschap is volgens haar dat ze precies weet waar wie zit bij de overheid en welke kwaliteiten hij heeft. In het voorjaar van 2018 kwam ze in dienst van het Rijk als directeur van RDDI, om de digitale informatiehuishouding op orde te brengen. Het gelijknamige rijksprogramma moest om te beginnen aan het licht brengen waar overheidsorganisaties tegenaan lopen. “We hebben daartoe veel rapporten bestudeerd en organisaties aan werk gezet“, aldus Rutjens. Op basis van het generiek actieplan Open op Orde hebben alle rijksorganisaties afgelopen voorjaar een eigen verbeterplan bekendgemaakt. J Rutjens en haar veertig medewerkers (projectleiders, projectsecretarissen en adviseurs) helpen om die plannen uit te voeren. “Wij komen met een voorstel, toetsen dat bij ons Strategisch Beraad en zorgen ook dat er gebouwd wordt waar behoefte aan is. In feite zijn wij hoofdaannemers.” Rutjens weet inmiddels precies waar bij de overheid welke specialisten zit20 - Alle e-mails van de Rijksoverheid staan worden gearchiveerd. - Er is een technische oplossing voor het automatisch archiveren van e-mails. - Er is een werkwijze voor medewerkers van de Rijksoverheid om hun e-mails te archiveren volgens de wet en regelgeving. - Relevante e-mails kunnen na 10 jaar naar het Nationaal Archief worden overgebracht. Apps over bestuurlijke besluitvorming zijn gearchiveerd. Veiligstellen berichtenapps (zoals whatsapp en signal) Beslisnota’s over wetgeving en beleid worden vanaf 1 juli 2021 openbaar gemaakt. Actieve openbaarmaking Opleidingen - Informatieprofessionals en medewerkers van de Rijksoverheid hebben meer kennis over het actieplan Open op Orde en informatiehuishouding. - Medewerkers van SSO (Shared Service Organisatie) zijn opgeleid om organisaties te ondersteunen bij de verbeterplannen. Kader informatiehuishouding Er is een meetinstrument waarmee de Rijksoverheid kan meten hoe de informatie huishouding ervoor staat. En waarin ze kunnen zien welke acties zij nog moeten ondernemen. Toegezegd Alle websites van de Rijksoverheid zijn gearchiveerd. Website-archivering Veiligstellen sociale media ministers en staatssecretarissen Archiveren e-mails ten en daaruit stelt zij steeds een team samen om een project uit te voeren. Het initiatief wat op te pakken ligt bij de klanten zelf: de ministeries en uitvoeringsorganisaties. RDDI werkt vraaggestuurd. Om een beroep te kunnen doen op Rutjens en haar mensen betalen rijksorganisaties een vaste bijdrage aan het programma. “Maar”, zegt Rutjens, “als iedereen het wiel zelf zou moeten uitvinden was de overheid duurder uit.” “Als er iets goed misgaat bij de overheid is vaak een haperende informatievoorziening een van de belangrijkste oorzaken”, zegt Rutjens, “In dat opzicht is de Toeslagenaffaire exemplarisch. Heel vaak
21 Online Touch Home