wat de markt aan de man heeft gebracht aan software voor archivering. Veel werkt niet goed, is gebruiksonvriendelijk en bovendien: “Eigenlijk is het niet meer dan een upgrade van oude parafensystemen. En leveranciers hebben op hun beurt eigenlijk wel gelijk als ze zeggen: ‘Ja hoor eens, jullie wilden het zelf zo’. Punt was dat er geen rijksbrede bedrijfsvoering op informatiehuishouding is geweest. Geen wonder dat er veel kwijtraakt of moeilijk toegankelijk is. 80 procent van de verzoeken om informatie kost meer tijd dan de zes weken die ervoor staan. Dat zegt genoeg.” Het was Rutjens bij haar aantreden al meteen duidelijk dat het op orde brengen van de informatiehuishouding geen quick fix is. Het duurde drie jaar voor de departementen en uitvoeringsorganisaties hun eigen huishouding in kaart hadden gebracht en hun behoeften hadden geïnventariseerd (Open op Orde). Er komt nu extra geld om de plannen te verwezenlijken, 780 miljoen euro, “en dat is voor het eerst in de geschiedenis van de overheid”, aldus Rutjens. “Er is in totaal voor 1,7 miljard aan projecten ingediend. De helft ervan kan worden samengebonden, dat bespaart om te beginnen al veel geld. We pakken het aan in overeenstemming met het programma Open Overheid en de I-strategie Rijk: het Rijk zal meer als één concern optreden.” E-mails Rutjens kwam er bij haar inventarisatie achter dat 80 procent van de te bewaren informatie niet in het documentmanagementsysteem (DMS) van een department terechtkomt. “Het gaat bijvoorbeeld om e-mails. Heel kwetsbaar, want in de regel gooien medewerkers al hun mails weg als ze vertrekken. Wij hebben een werkwijze ontwikkeld waarin belangrijke e-mails bewaard blijven. Alle departementen hebben die inmiddels omarmd. Dat geldt ook voor het door22 zover dat wel gebeurde, ging dat niet op een eenduidige manier. Ook op dit punt is een mijlpaal behaald. Eind 2021 zijn alle sites gearchiveerd, in samenwerking met het Nationaal Archief. Dat is belangrijk omdat precies vindbaar moet zijn wat burgers en bedrijven op een bepaald moment voorgeschoteld kregen op internet. Jacqueline Rutjens: “Ieder ministerie heeft zijn eigen bepalingen; iedereen doet maar wat.” beeld: arenda oomen 80 procent van de verzoeken om informatie kost meer tijd dan de zes weken die ervoor staan zoekprotocol dat we hebben opgesteld: dat bepaalt wie erbij kan en hoe. Vanaf dit jaar verdwijnt er geen e-mail meer. We hebben het bewaarproces deels geautomatiseerd, met behulp van de Capstone methodiek.” Het komt erop neer dat alles tien jaar lang wordt bewaard en vervolgens gewist, behalve de e-mails van zogenaamde sleutelfuncties, bijvoorbeeld hoge ambtenaren en bewindslieden. Die mails worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Webgeschiedenis Een ander zwak punt van de overheid was de archivering van websites. Vaak werden die niet gearchiveerd en voor “En dan zijn er nog de berichtenapps, zoals WhatsApp, Signal en sms”, vertelt Rutjens. “Het berichtenverkeer via die wegen is enorm toegenomen. Er is nu vastgelegd wat daarvan moet worden bewaard en wat niet. De gebruikers moeten steeds afwegen of het gaat om een zogenaamd sturend besluit. Zo ja, dan moet het bericht in kwestie worden geforward naar de mailbox. De ambtenaren hebben die regel nu helder op hun netvlies.” Of de regel nageleefd wordt en hoeveel informatie er in het systeem komt te zitten, wordt te zijner tijd geëvalueerd. Beslisnota’s Sinds juli 2021 brachten bewindslieden ongeveer 200 beslisnota’s uit: dat zijn toelichtingen op wetsvoorstellen en beleidsvormende stukken. “Die worden openbaar gemaakt voor de Kamerleden en de burgers. Met e-learning and masterclasses van de Algemene Bestuursdienst weet iedereen nu dat en hoe die stukken moeten worden opgeslagen. Uit ons onderzoek kwam naar voren dat de bereidwilligheid tot betere informatiehuishouding groot is, op een enkele ouwe rot op een kerndepartement na, maar sommige mensen veranderen nu eenmaal alleen als er geen ontkomen meer aan is. We hebben daarnaast in 2021 zo’n 1200 medewerkers opgeleid in duurzame informatiehuishouding en gecertificeerd. Ons nieuwe ‘Leerhuis’ biedt gratis cursussen. We zijn al een heel eind goed op weg. En nu wordt het tijd om te gaan werken aan het DMS van de toekomst. Ik heb er weer alle vertrouwen in.”
23 Online Touch Home