COLUMN Opruimen Met het voorjaar in aantocht is er jaarlijks een terugkerend beeld in de straten; mensen ruimen op. Wat is (nog) van waarde, wat kan er weg? Ook bij het archief hebben we zo’n voorjaarsschoonmaak onder de noemer selecteren en waarderen, bewaren of vernietigen. Dit proces leidt tot wat we een selectielijst noemen. Onterecht wordt dit nog wel eens als corvee en ingewikkeld gezien. Om informatie goed te beheren moeten we naast goed bewaren ook goed kunnen vernietigen Een goede selectielijst vraagt om tijd en aandacht, kennis van processen en een langetermijnvisie op welke informatie uit die processen van welke waarde is. Tegelijkertijd zoeken we altijd naar een betere aanpak en meer eenduidigheid. Het maken van de selectielijst is geen simpel klusje. En de vraag is ook of dat de bedoeling is. Doet simpel wel recht aan de verantwoordelijkheid die je neemt als overheidsorganisatie bij het opstellen van de selectielijst? Die lijst is immers leidend bij de vraag welke informatie er voor de generaties na ons bewaard wordt. De vraag ‘Welke informatie niet?’ is een vraag om telkens bewust te stellen en is minstens net zo belangrijk als de vraag ‘Welke informatie wel?’. Welke informatie wijzen we aan om op termijn vernietigd te worden? En waarom? Transparantie over die afwegingen is van groot belang. De aandacht bij het op orde brengen van de informatiehuishouding gaat vaak uit naar het blijvend bewaren. Het belang van vaak uit naar Het bewaren wordt ook in de politiek en de media voortdurend onder de bewaren wordt de media voo aandacht gebracht, zeker als informatie niet meer te vinden aandacht g is, terwijl die er wel had moeten zijn. Soms vergeten we hoe is, te belangrijk ook het vernietigen is. Ook dat moeten we verantwoord doen op basis van de selectielijst. Om informatie goed te beheren moeten we naast goed bewaren ook goed kunnen vernietigen. Het is niet zozeer het proces van selecteren en waarderen bij het opstellen van de selectielijst dat ons hindert bij het beheren van onze alsmaar groeiende berg informatie. Het is vooral ook het implementeren van die waarderingen uit de selectielijst in de dagelijkse omgang met informatie. Archiving by design moet zorgen voor het geautomatiseerd bewaren én vernietigen van informatie in systemen, op het moment waarop dat op grond van de afwegingen van de selectielijst gebeuren mag en moet. Zoals gezegd, de meeste informatie die we creëren wordt op termijn vernietigd, maar mijn verwachting is dat dat niet terug te zien is in de informatie die we op dit moment beheren. Het lijkt me goed hier in de komende tijd aandacht voor te hebben. Voor het op orde brengen van de informatiehuishouding is naast bewaren ook vernietigen nodig. Laten we dit met elkaar op verantwoorde wijze doen. afelonne doek Algemeen rijksarchivaris iBestuur 50, april 2024 51
52 Online Touch Home