Voordelen implementatieplan 7 Een implementatieplan biedt duidelijkheid, hier bovenop brengt het nog een aantal andere voordelen met zich mee: 9 10 Beheersing potentiële risico’s: Bij het maken van een implementatieplan doorloopt u meerdere stappen, zoals planning, communicatie en beleid. Zo ziet u snel waar potentiële risico’s ontstaan, bijvoorbeeld dat sommige fases in de implementatie meer tijd vereisen dan dat er beschikbaar is in de planning. 8 BEELD: BUREAU OMA Transparantie tijdens implementatie: Met een implementatieplan weten medewerkers wat u van hen verwacht en hoe hun bijdrage past in het grotere geheel. Doordat u vooraf informatie deelt, kunnen teams duidelijk met elkaar communiceren wanneer ze samen aan projecten werken. Volg een communicatieplan Goede communicatie voorkomt problemen en vertragingen. Stel een helder communicatieplan op dat de veranderingen zowel intern als extern communiceert. Identificeer wie de belanghebbenden zijn en analyseer hun informatiebehoeften. Wat zijn hun wensen en wat hebben ze nodig om hun werk uit te voeren? 7 Geef trainingen aan de medewerkers Een inhoudelijk goede training bereidt medewerkers voor op het nieuwe systeem en leert hen om te gaan met nieuwe processen. Sommige medewerkers hebben meer tijd nodig dan anderen. Begin daarom ruim op tijd met de training, zodat iedereen op eigen tempo de software leert kennen. Test de nieuwe software De nieuwe software test u voor de livegang uit met medewerkers die het 8 6 systeem gebruiken. U kunt dit bijvoorbeeld doen met testcases. Deze testcases gebruikt u om te controleren of alle processen goed op elkaar zijn afgestemd. 9 Zorg voor een gestructureerde datamigratie De overgang van het oude systeem naar zaakgericht werken doet u aan de hand van een overgangsplan. Hierin benoemt u bijvoorbeeld hoe u de oude data overzet naar het nieuwe systeem en welke data u kunt behouden, verbeteren of verwijderen. Blijf de processen monitoren Wanneer zaakgericht werken is geïmplementeerd, begint u met het monitoren en evalueren. Het monitoren kun u intern opzetten of in samenwerking met externe consultants. Het monitoren en evalueren doet u maandelijks of per kwartaal en kunt u zowel handmatig als softwarematig uitvoeren. 10 Atabix als kennispartner voor de overheid Het belangrijkste onderdeel van een succesvol ICT-project is het selecteren van de juiste partner. Kies voor een partner die niet alleen met ideeën komt, maar ook aangeeft hoe je het project operationeel maakt. Atabix heeft meer dan 30 jaar ervaring als softwareleverancier en kennispartner voor de overheid. Met Atabix Zaakgericht Werken bieden we een totaaloplossing waarbij het Atabix Zaaksysteem de ruggengraat vormt waaraan diverse applicaties zijn gekoppeld. Efficiëntere inzet middelen: Met een implementatieplan krijgt u inzicht in de materialen en de benodigde mankracht, waardoor u efficiënter kunt plannen. iBestuur 50, april 2024 55
56 Online Touch Home