Goed werkgeverschap Niet het systeem, niet de organisatie, niet de klant, maar het doel staat centraal Dit wordt gecombineerd met de eerder genoemde automatiseringen en regels; datagedreven. In de praktijk ziet dit er als volgt uit: er wordt een aanvraag ingediend; het systeem gaat aan de hand van zaken die in het verleden zijn afgehandeld herleiden door wie welke stappen er ondernomen zijn en welke regels en/of uitzonderingen zijn toegepast. Vervolgens wordt aan de hand van de ingestelde complexe regels getoetst wat er nodig is om de zaak binnen de gestelde termijn zo goed mogelijk af te handelen. Het werkverdelingsmechanisme houdt rekening met de historische data (wie heeft dit soort en/of type aanvragen eerder behandeld), wie van de collega’s zou welke taken kunnen oppakken en heeft hier ruimte voor? Het werken met een werkverdelingsmechanisme levert verschillende voordelen op. Zo waarborgen organisaties goed werkgeverschap; collega’s worden beschermd tegen burn-outs. Een trend die volgens het TNO sinds een aantal jaren toeneemt (1,3 miljoen Nederlandse medewerkers in 2022, 1,6 miljoen in 2023). Tegelijkertijd worden werkverdelers ontzorgd door automatisch werkzaamheden te verdelen over de juiste collega’s binnen het team. Werkverdelers zijn niet meer handmatig werk aan het verrichten, maar komen juist in een controlerende of toezichthoudende rol. Anderzijds worden organisaties op tijd ervan op de hoogte gesteld als er knelpunten in de capaciteit ontstaan door middel van slimme notificaties. Uitbreidingen aan dynamische zaaksystemen, zoals het werkverdelingsmechanisme, hebben zich in de praktijk bij verschillende overheidsinstellingen bewezen. Na de implementatie van een slim werkverdelingsmechanisme heeft één van onze klanten de doorlooptijd van het verdelen van dossiers weten te verminderen van vier weken naar minder dan één uur. Hierdoor worden de trajecten van aanvragen flink ingekort, wordt de termijnbewaking van de procedure gewaarborgd en ervaren collega’s voldoende beweegruimte en tijd om aanvragen inhoudelijk correct af te handelen. Actief beheer Bij het gebruik van zulke modules is het cruciaal om deze actief te beheren. Nieuwe regels of gewijzigde processtappen moeten uiteraard op tijd verwerkt worden. Met actief beheer van de bedrijfsregels en automatiseringen kan een organisatie veel inzichten vergaren, kosten besparen en de foutgevoeligheid reduceren. Door dit soort innovaties en ontwikkelingen te omarmen kunnen organisaties efficiënter reageren op uitdagingen zoals toenemende subsidieaanvragen. Een dynamisch zaaksysteem helpt bij het afhandelen van specifieke zaken, zoals bezwaarschriften, maar dus ook bij het anticiperen en managen van groeiende complexiteit en druk op overheidsinstellingen. Wij zien dat hier meerdere organisaties een grote meerwaarde uit halen en dat individuele collega’s daadwerkelijk ondersteund worden bij dagelijkse werkzaamheden en met veel plezier hun werk uitvoeren door de inbreng van onze oplossingen. De feedback die wij hierop ontvangen is erg belangrijk voor ons. Door het einddoel van de applicatie centraal te houden tijdens de implementatie en doorontwikkeling(en) hiervan - én door actief naar hulpvragen te luisteren - werken we samen toe naar een complete oplossing die datagedreven organisaties in staat stelt om zaakgericht te werken. Wouter Broekman Business Consultant Overheid Blueriq Meer weten over ons dynamisch zaaksysteem en de bijbehorende modules? Of onze specifieke methode om het einddoel van de applicatie altijd centraal te houden? Neem contact op met Wouter Broekman: 06 26 08 00 21, overheid@blueriq.com. iBestuur 51, juli 2024 81 BEELD: GRAFVISH
82 Online Touch Home