artikel berichtenverkeer ver in jeugd- en ouderen de kracht van beweging Tekst: Otto Thors, hoofdredacteur van inGovernment Na zich jarenlang in het bedrijfsleven te hebben beziggehouden met het ontwikkelen van applicaties voor de decentrale overheid, is Karin van Gelderen in 2019 bij VNG Realisatie aan de slag gegaan als projectdirecteur Ketenbureau i-Sociaal Domein. Dat bureau is opgericht door het Ministerie van VWS, de VNG en de zorgbranche om vermijdbare administratieve lasten in de jeugd- en ouderenhulp te voorkomen. Welke probleem lost het Ketenbureau op? ‘Als inwoners zich met een zorgvraag via een formulier aanmelden, moeten ze vaak onnodig lang wachten op antwoord. Dat komt doordat de aanvraag vaak heen en weer wordt gestuurd tussen ketenpartners wanneer de informatie onvolledig is. Dit kan zelfs leiden tot “uitval” van een bericht met als gevolg dat de inwoner geen reactie krijgt. Het is ons doel de uitval van informatieberichten in de keten te minimaliseren, en daar slagen we goed in. Door onze inzet is de kwaliteit van de berichtenstroom verbeterd en de uitval geminimaliseerd. Daardoor krijgt de inwoner nu veel sneller helderheid over de toewijzing van een gevraagde ondersteuning.’ ‘door onze inzet is de kwaliteit van de berichtenstroom verbeterd en de uitval geminimaliseerd’ Hoe organiseer je zoiets samen? ‘Wij beoordelen de uitvoerbaarheid van oplossingen zoals die zich in de keten bottomup aandienen bij gemeenten en zorgaanbieders. Daarnaast beoordelen we de uitvoerbaarheid van nieuwe wetgeving, waarbij we kritisch kijken naar wie wat vraagt en wie de opdrachtgever is. Wij werken daarbij projectmatig en zorgen ervoor dat er altijd duidelijke doelstellingen worden nagestreefd, gebaseerd op een echte behoefte in het werkveld. Als je niet weet welke behoefte je nastreeft, moet je er niet aan beginnen. Ik wil problemen echt oplossen, en het proces daarnaartoe zo simpel mogelijk houden. De oplossing is leidend en elke vraag wordt beant8 woord, ook al hoort die formeel misschien niet direct bij het Ketenbureau thuis.’ Wat levert dit voor gemeenten op? ‘Ondanks dat de decentralisaties al in 2015 hebben plaatsgevonden, was er over het berichtenverkeer nog steeds niets afgestemd of opgeschreven. Daarom ontwikkelen en beheren wij standaard de administratieve protocollen. Dat zijn beschrijvingen van het berichtenverkeer dat tussen ketenpartners plaatsvindt. Wij hebben het informatiemodel hiervoor gestandaardiseerd en het zo herschreven dat ook de administratief medewerkers bij gemeenten het kunnen begrijpen en gebruiken. Daarnaast is er een handleiding voor als je iets niet snapt – wat nog wel eens gebeurt op de werkvloer. Wij merken dat zorgprofessionals stress ervaren als gevolg van administratieve lasten. Dat zit voor een deel tussen de oren – ze zijn immers opgeleid om zorg te verlenen, niet om formulieren in te vullen. Daar komt bij dat veel administratieve processen zijn opgelegd door de eigen organisatie in het kader van interne verantwoording. Aan die complexiteit kunnen wij als Ketenbureau formeel weinig doen, terwijl de zorgprofessionals ons ook daarop aanspreken. Daarom wil ik onze doelstellingen verruimen en een leergang opzetten om het probleem in de volle breedte te kunnen oplossen.’ Hoe kun je ervoor zorgen dat een oplossing werkt? ‘Ik pas bedrijfsmatige principes toe in het publiek domein en investeer daarbij vooral in de voorkant van het proces door triage toe te passen. Binnen een week checken we – zowel binnen het ketenbureau als daarbuiten bij een representatieve groep gemeenten – via onze regioadviseurs de uitvoerbaarheid van een nieuwe oplossing. Blijkt die onvoldoende te
9 Online Touch Home