DIGITALISE R I NG INFORMATIE SCHEIDEN? GRIFFIE GEMEENTE HENGELO WERKT VOLLEDIG DIGITAAL Leidt een duaal bestuur automatisch tot duale informatievoorziening? ‘Nee’, zeggen Annette Jutte, Carl Lange en Anke Haarhuis van de gemeente Hengelo. ‘Bij ons gaan zaken in een doorlopende lijn van de ambtelijke organisatie naar het college van B en W, de Politieke Markt, de gemeenteraad en weer terug. Een enorme efficiëntieslag.’ Tekst: Tessy van Rossum, journalist D e gemeente Hengelo heeft digitalisering hoog in het vaandel staan. ‘We hebben alles, maar dan ook echt alles gedigitaliseerd’, zo vertelt Carl Lange, strategisch adviseur bestuur en management. ‘Maar – en dat is ook het mooie – het proces is zo gestroomlijnd dat het recht doet aan alle verschillende verantwoordelijkheden in het besluitvormingsproces. We zijn duaal, maar toch volledig digitaal.’ Adjunct-griffier Anke Haarhuis vult aan: ‘Ook al zijn we een duale organisatie, dat wil nog niet zeggen dat alle informatiestromen van elkaar gescheiden moeten zijn. Dat hoeft ook helemaal niet: iedereen – ambtenaren, het college van B en W, raadsleden, de griffie – werkt immers voor de gemeente Hengelo.’ ONMOGELIJKE OPGAVE Maar hoe kwam de gemeente op het idee om de digitalisering zo ver door te voeren? Haarhuis vertelt dat de griffie de eigen werkprocessen wilde versimpelen. ‘Het voorbereiden van de raads- en commissievergaderingen kostte ons veel tijd. Vergaderstukken werden op allerlei manieren en in verschillende versies aangeleverd. We moesten continu documenten scannen en veel handelingen verrichten om deze op internet te kunnen publiceren. Daar kwam nog eens bij dat de vergadercyclus versneld zou worden van 46 eens in de zes weken naar eens in de twee weken. Een bijna onmogelijke opgave met onze oude manier van werken.’ De gemeente was daarnaast bezig met de implementatie van het zogenaamde zaakgericht werken. ‘We zien de aanvraag van een burger voor bijvoorbeeld een vergunning, maar ook het maken van een beleidszaak, als een zaak’, vertelt Annette Jutte, projectleider bestuurlijke
47 Online Touch Home