? TOTAAL NIET NODIG! informatie. ‘De behandeling en de besluitvorming van die zaak wordt beschouwd als één proces, ook al ligt de uitvoering bij verschillende afdelingen.’ Belangrijk was dat de gemeente de invoering van het zaakgericht werken niet als een op zichzelf staand iets zag. ‘ Jutte: ‘Het moest onderdeel zijn van de bestaande gemeentebrede informatie- en procesarchitectuur.’ Eén plus één was twee: uiteindelijk werd er één zaaksysteem opgetuigd, waarbij ambtenaren, bestuurders en griffie eenvoudig kunnen samenwerken, informatie kunnen delen van de ene op de andere dag heeft doorgevoerd. ‘Het heeft ons behoorlijk wat tijd gekost om zo lean te kunnen werken’, stelt Jutte. Belangrijk voor het succes was dat zowel de ambtelijke als de bestuurlijke organisatie er de noodzaak van inzag. Daarnaast was het vooral een zaak van versimpeling. ‘We hebben het hele ambtelijke en bestuurlijk proces in kaart gebracht’, vertelt Lange. ‘Daarbij hebben we in eerste instantie alle uitzonderingen – alle mitsen en maren – buiten beschouwing gelaten. Zo is er een heel overzichtelijk, generiek systeem gebouwd, dat daarna in stappen is verfijnd. We hebben bijvoorbeeld niet meteen de mogelijkheid tot digitale ondertekening van stukken geïmplementeerd. Daar hebben we bewust mee gewacht tot het systeem stond.’ BETROKKEN De medewerkers van de gemeente zijn nadrukkelijk betrokken bij de implementatie. ‘We hebben medewerkers bewust een stem gegeven’, vertelt Jutte. ‘Zij moeten er uiteindelijk mee gaan werken.’ Lange vult aan: ‘Belangrijk is dat je niet alleen de mensen in de formele posities meeneemt, maar vooral ook de mensen die de weg weten binnen de organisatie, die een boodschap kunnen uitdragen. En die weten hoe processen werken, zodat je uiteindelijk een systeem bouwt dat werkt, omdat het op de werkelijkheid is gebaseerd.’ en deze informatie ter beschikking kunnen stellen aan de burgers van de gemeente Hengelo. OVERZICHTELIJK SYSTEEM Jutte, Lange en Haarhuis vertellen dat de gemeente Hengelo de digitalisering niet BESPARING Het resultaat mag er wezen. ‘Zaken gaan in een doorlopende lijn van de ambtelijke organisatie naar het college van B en W, de Politieke Markt, de gemeenteraad en weer terug. Een enorme efficiëntieslag’, stelt Jutte. Bovendien bespaart de gemeente fors op papier. ‘Het college van B en W en de gemeenteraad vergaderen tegenwoordig met hulp van de tablet. Daar kunnen ze alle stukken terugvinden. Verder merken ze eigenlijk niet zo veel van het nieuwe systeem, aangezien we hiermee vooral het interne proces hebben aangepakt.’ Haarhuis vertelt dat de werkprocessen van de griffie inderdaad zijn versimpeld. ‘Met één druk op de knop kan ik nu de vergaderagenda voor de raad samenstellen, inclusief alle benodigde stukken. En tijdens vergaderingen kan ik moties en bestuurlijke afspraken direct toevoegen. Dit levert ons veel tijdswinst op en minder werkdruk. En we hebben 1 à 2 fte kunnen besparen op het secretariaat van de griffie.’ MINDER RUIS Een ander belangrijk resultaat is dat er veel ruis uit de organisatie is verdwenen. Jutte: ‘Vroeger was vaak onduidelijk welke versie van een document de juiste was. Nu staat het juiste document gewoon in het systeem. Gevolg is dat discussies meer over de inhoud gaan en minder over randzaken.’ Een ander voordeel is volgens Lange dat medewerkers hun stukken van begin tot eind kunnen volgen. ‘Ze krijgen bijvoorbeeld een melding als hun stuk in de raad wordt behandeld of als er een besluit is genomen. Hierdoor voelen ze zich meer onderdeel van het totale gemeentelijke proces. Want ook al zijn we duaal, we werken met z’n allen voor de gemeente Hengelo.’ Meer weten? Kijk op www.hengelo.nl.
48 Online Touch Home