Bestuursverslag KS Fectio 2018 | Huisvesting en ICT 6.2 ICT In 2018 is het domein ICT regelmatig bij elkaar geweest om de doorgaande lijnen op ICTgebied te monitoren en richting te geven aan de toekomst. Ieder kwartaal is er overleg met HeutinkICT om te monitoren of de afspraken, zoals opgesteld in de Europese aanbesteding, worden nageleefd. Ook dit jaar hebben we kunnen werken aan de efficiency waar het gaat om verlengen, beëindigen en aanvragen van contracten voor alle scholen en het Bestuursbureau. In 2017 hebben we een aanvang gemaakt met de migratie naar Sharepoint op bestuursniveau. Inmiddels wordt er in de cloud gewerkt en is er een active directory in Sharepoint ingericht op functiebeheer. In 2018 hebben we een plan opgesteld met als doel om eind 2019 op alle scholen met Sharepoint te werken. Na migratie vinden trainingen plaats om collega’s te scholen en op deze manier de implementatie succesvol te laten verlopen. Naast Sharepoint beschikt Office 365 over meerdere functionaliteiten die we gefaseerd onder de aandacht gaan brengen. Inmiddels zijn de RvT en de GMR gestart met het werken binnen Microsoft Teams. Op deze manier beogen we de samenwerking op digitale manier te vergroten. Fectio beschikt over een netwerk van ICTcoördinatoren. Jaarlijks treffen zij elkaar viermaal. Naast het inbrengen van nieuwe ontwikkelingen en het in kaart brengen van kansen en bedreigingen eindigen we iedere bijeenkomst met good practices om elkaar te enthousiasmeren. Dit jaar hebben we een bezoek gebracht aan ons datacentrum. Zo hebben we kunnen ervaren wat er geregeld moet worden om veilig met onze data te kunnen werken. 32 Op het gebied van de bereikbaarheid is een aantal scholen overgegaan op VOIP. Inmiddels staat de teller op negen. Voor 2019 ligt het in de lijn der verwachting dat ook de laatste drie scholen over zullen gaan op VOIP. Naast een kostenreductie is hierdoor ook de interne communicatie verbeterd. 6.3 AVG Op 25 mei 2018 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Om aan alle gestelde eisen te voldoen is de hulp ingeroepen van de CEDgroep om onze stichting hierbij te begeleiden. Er is een werkgroep samengesteld waarin directies, administratief medewerkers en intern begeleiders vertegenwoordigd zijn. Tijdens vier bijeenkomsten zijn alle aspecten rondom de AVG behandeld en is er een actieplan opgesteld dat loopt tot eind 2019. Er is een externe Functionaris Gegevensbescherming aangesteld waar Fectio mee samenwerkt. Er is in het schooljaar 20182019 gestart met toestemmingsformulieren voor beeld en videogebruik en het inschrijfformulier is aangepast aan de nieuwe regelgeving. Het privacybeleid en protocol datalekken zijn door de GMR formeel goedgekeurd en er wordt doorlopend gewerkt aan de bewustwording van het nieuwe privacybeleid onder de medewerkers van Fectio. Al met al een aardige inspanning om verantwoord om te gaan met de privacy van kinderen, ouders en medewerkers binnen onze stichting. Aanspreekpunt voor alles rondom privacy is de Security Officer binnen Fectio, te bereiken via privacy@ksfectio.nl .
33 Online Touch Home