Jaarverslag KS Fectio 2019 | Verslag bestuur 2D ICT en AVG 2D.1 Ontwikkelingen ICT In 2019 zijn alle ICT-coördinatoren gestart met de opleiding tot onderwijskundig ICT’er. Deze training wordt in company verzorgd door Heutink ICT. Het doel is om onze ICT-coördinatoren meer in te zetten op onderwijskundig coachen van de medewerkers in het werken met ICT. De opleiding loopt door tot medio 2020. In 2018 heeft Fectio gekozen om te gaan werken met SharePoint. Dit om de interne communicatie te bevorderen. Daarnaast is SharePoint een centraal informatiepunt waarin elke medewerker gepaste toegang heeft. Alle scholen zijn het afgelopen jaar getraind in het eerste gebruik van SharePoint als Cloud opslag voor bestandsbeheer van de scholen. Een eerste stap is genomen om op termijn afscheid te nemen van de fysieke server in de scholen en volledig over te gaan naar het werken in de Cloud. De eerste scholen zullen in 2020 afscheid gaan nemen van een server in de school. Deze migratietrajecten worden uitgevoerd door Heutink ICT en begeleid en gemonitord door het staflid ICT. Medio 2019 is de invulling op Bestuursbureau met betrekking tot de portefeuille ICT anders ingevuld. Voor ICT was een beleidsmedewerker aangesteld voor 0,2 fte. Deze functie is inhoudelijk uitgebreid met SharePoint-beheer en de aansturing van het ICT-netwerk voor coördinatoren en heet nu staflid ICT. 2D.2 Ontwikkelingen AVG In 2019 is verder gewerkt aan het actieplan dat is opgesteld in 2018. Eind 2019 is het concept handboek AVG voorgelegd aan de GMR ter instemming. Hoofdinhoud van dit handboek is de werkwijze binnen onze stichting rondom de AVG. In 2019 heeft de eerste workshop voor medewerkers plaatsgevonden. Inhoud van deze workshop is kennisoverdracht en bewustwording van AVG en de relatie met het dagelijkse werken. In het schooljaar 2019-2020 is verplicht gesteld dat elke Fectiomedewerker deelneemt aan een van de drie workshops. De workshops worden verzorgd door de CEDgroep, de externe instantie die ons heeft begeleid in het opzetten van al het beleid rondom AVG. De rol van functionaris gegevensbescherming (FG) is ook bij hen ondergebracht en wordt ingevuld door Angela Groen. Onze FG is ingeschreven bij de autoriteit persoonsgegevens (AP). Hiermee voldoen wij aan de wetgeving. In het AVG-beleid is de monitor opgenomen op school- en Bestuursbureau. Er is een security officer (SO) aangesteld die deze monitor bewaakt en toeziet op de acties die in het kalenderjaar moeten worden gedaan. De SO rapporteert datalekken en onderhoudt nauw contact met de FG. De SO vervult ook de taak van bovenschools ICT-beheer en monitort daarmee ook het logboek van toegangsaanvragen op de diverse systemen binnen onze organisatie. Het technisch beheer van ons ICT-systeem is contractueel ondergebracht bij Heutink-ICT. Het verlenen van toegangsrechten met betrekking tot data in de Sharepoint-omgeving wordt gedaan door het staflid ICT. Aanspreekpunt voor alles rondom privacy is de SO binnen Fectio, te bereiken via privacy@ksfectio.nl. 2D.3 Beleidsdoelen ICT en AVG 2019 Beleid AVG beschrijven Eind 2019 is het beleid AVG beschreven in een AVG handboek. De GMR heeft hier op 5 februari 2020 mee ingestemd. Alle scholen zijn onderdeel van VOIP Alle scholen* beschikken over een goede voice-over IP-verbinding en hiermee is het mogelijk om intern door te verbinden tussen verschillende scholen en het bestuursbureau. Dit met als doel om de interne communicatie te bevorderen en kosten besparend te werken. * exclusief de Delteykschool, zij zijn intern in hun MFA onderdeel van een ander communicatiesysteem. Inrichten van cloud printing en AVG proof document afhandeling Alle Fectio printers zijn in 2019 vervangen en voorzien van nieuwe functies, waaronder cloud printing en AVG proof documenten printen. 27
28 Online Touch Home