27 Adver torial ‘Maak de klant zelf eigenaar van het digitale dossier’ Goede dossiervorming vormt één van de kernwerkzaamheden van het administratiekantoor, waarbij de informatie meer en meer in een digitaal dossier wordt bewaard. Het is een goed en veilig alternatief voor het uitvragen van stukken via e-mail, benadrukt Kees Schaap van Pro Management. Het laatste is onder de regels van de nieuwe AVG in principe niet meer toegestaan, waarschuwt hij. Door: Hans Pieters Het advies van Kees Schaap is kort maar krachtig: Weg met het permanente dossier! “U kent dat wel. Een kantoor verzamelt bij de start van het verzorgen van de administratie voor een nieuwe klant allerlei stukken van de onderneming, die voor lange tijd van belang zijn. Deze slaat hij ook voor lange tijd op in een zogenoemd permanent dossier.” Daar begint vaak de ellende. Veelal blijkt dat belangrijke stukken niet zomaar door de opdrachtgever worden ingestuurd of dat de klant zijn documentatie niet op orde heeft. “Hij is zich niet bewust waar deze opgeslagen zijn en vraagt ze, als hij ze op een later tijdstip nodig heeft, gewoon bij u op. Vaak komt het voor dat alléén de intermediair over de originele stukken beschikt en deze voor zeer lange tijd moet bewaren omdat ze gebruikt zijn voor adviezen en diverse controles. Er is altijd de onzekerheid of de gegevens wel volledig zijn, terwijl de opdrachtgever wel die verwachting heeft.” Het persoonlijk klantdossier Het moet én kan tegenwoordig anders, waarschuwt Schaap. “Steeds meer intermediairs kiezen voor het online delen met hun klanten van een digitaal dossier (zie Digirecord.nl), waarin goed NOAB gestructureerd de documenten zijn opgeslagen. Je kunt met de klant afspreken dat wijzigingen of aanvullingen alleen in dat dossier worden opgeslagen. Ideaal! De verantwoordelijkheid berust bij de klant en je beschikt 24/7 over de gegevens.” ‘Weg met het permanente dossier!’ Meestal stelt het kantoor het digitale dossier ter beschikking aan haar klanten. Dit is de verkeerde route, meent Schaap. “Het is beter om over te stappen op het persoonlijk klantdossier, waarbij de klant zich abonneert op één of meer digitale dossier(s) en dan toegang geeft aan de (medewerkers van de) intermediair.” Daarmee is de verantwoordelijkheid helemaal duidelijk. “Het grote voordeel voor de klant is dat bij een wisseling van intermediair het gehele dossier met één of twee muisklikken volledig kan worden overgedragen en dat het dossier compleet blijft.” Digirecord.nl Pro Management biedt als eerste partij in Nederland deze mogelijkheid aan met de oplossing digirecord.nl, met een vergoeding per dossier, waarbij het niet uitmaakt hoeveel personen toegang hebben tot dat online dossier. Het lost meteen één van de knelpunten op onder de nieuwe AVG-regelgeving, stelt Schaap enthousiast. “In de huidige praktijk worden stukken meestal gewoon via e-mail uitgevraagd. Intermediairs lopen daarmee veel risico’s. De regels van de AVG staan dit in principe niet toe. Met de online dossiers via digirecord.nl, waarvan de opdrachtgever eigenaar is én blijft, is de toegang beveiligd via een multifactorsysteem en wordt volledig voldaan aan de huidige wet- en regelgeving.” Pro Management Software Lijstersingel 15 2902 JD Capelle aan den IJssel T 010–451 76 76 E info@promanagement.nl T www.promanagement.nl Activa | Nummer 3 - 2019
28 Online Touch Home