13 praktijkwaarnemingen. “Ongeveer een derde van de kantoren gebruikt alle beschikbare hulpmiddelen. Daar is inmiddels sprake van een ‘papierloos’ kantoor.” De traagheid van automatisering wijt Kuik aan het feit dat het nog steeds aardig goed gaat met de branche. Beweging in de markt Vooruitstrevende kantoren zijn al volop bezig met robotic accounting en zullen waarschijnlijk de komende één à twee jaar al de beschikbare technologie omarmen om vrijwel geheel geautomatiseerd te administreren. Voor de bredere markt geldt dat robotic accounting de standaard wordt wanneer de adoptie plaatsvindt. “Technisch kan het al, maar het is de vraag wanneer men het gaat gebruiken.” Behoudende kantoren in de markt kunnen nog teren op een klantenbestand. De loyaliteit naar de accountant of het administratiekantoor is groot. Zo loopt een klantenbestand ook niet zo snel terug. Klanten vinden het prima als ze weten wat ze krijgen. “Een eerste stap is natuurlijk om te gaan werken met scan & herken, een grote efficiëntieverbetering. Bij gescande facturen is er nog wel kans op fouten in de herkenning.” Hessel Kuik ‘Men weet niet goed wat men mist’ “Ook blijven papieren facturen vaak even liggen en gaan pdf-facturen vaak nog via meerdere e-mailboxen, bestandsmappen op computers of bijvoorbeeld een Dropbox-folder. Daardoor loopt de administratie achter. Leveranciers vragen NOAB om facturen in UBL-formaat direct naar het scan & herken e-mailadres van de administratie te sturen. Dat leidt al tot grote snelheids- en kwaliteitswinst en lagere kosten. Ruim een derde van de ondernemers verwerkt een factuur pas na 8 tot 30 dagen na ontvangst. Experts geven aan dat PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) daar verandering in zal brengen. Dit platform voor gestandaardiseerde uitwisseling van e-facturen is een snelgroeiend, beveiligd netwerk waarop bedrijven en overheidsinstellingen zich, na verificatie, kunnen aansluiten. Belangrijk is dat klanten van aangesloten leveranciers van financiële software onderling direct facturen kunnen uitwisselen via dit platform en dat de boekhoudkundige verwerking vervolgens volledig automatisch verloopt. Dus sneller, met de zekerheid van aflevering en zonder herkenningsfouten. ■ Activa | Nummer 4 - 2018 Fotog r a f i e Pau l To lenaa r
14 Online Touch Home