14 pEppOL, wegbereider voor doorbraak e-facturatie Alle overheidsinstanties binnen de Europese Unie zijn vanaf april 2019 verplicht om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Met PEPPOL is er een veilig en open, pan-Europees netwerk voor het transport van e-facturen. “Het netwerk ondersteunt transacties volgens één Europese norm, waaraan alle aangesloten organisaties moeten voldoen,” benadrukt IT-expert Jan Willem ter Steege het belang. Door: Hans Pieters PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een transportnetwerk waarover je facturen kunt versturen. De technologie achter PEPPOL is niet nieuw. Wat wél nieuw is, is dat iedereen het eens is over de vorm van de factuur. Daar is een standaard voor gemaakt, waarbij is vastgelegd wat de betekenis is van ieder stukje informatie op de factuur. “Daardoor kan iedereen, zonder dat je daar vooraf afspraken over hoeft te maken, e-facturen naar elkaar versturen,” vertelt Jan Willem ter Steege, directeur van softwareleverancier Easy Systems. Het bedrijf is Billing Service Provider en biedt een gecertificeerd Access Point tot het PEPPOL-netwerk. Reikwijdte De kracht van PEPPOL is dat het beschikbaar is voor alle landen en overheden van de Europese Unie en dat voor iedereen dezelfde standaard qua factuurformat geldt. Binnen branchenetwerken wordt al sinds jaar en dag elektronisch gefactureerd, maar daarin zit meteen ook de beperking. ‘pEppOL heeft de potentie om dé standaard te worden’ Het beperkt zich tot een kleine groep met een eigen standaard. “De reikwijdte van PEPPOL is veel groter en heeft de potentie om dé standaard te worden. Helemaal als er boekhoudpakketten komen die dit soort facturen kunnen genereren,” meent Ter NOAB Steege. Veel organisaties zien e-facturatie nog als een last, is zijn ervaring. “Als adoptie van de werkwijze een feit is, zullen de meeste organisaties de voordelen van e-facturatie inzien. E-facturen zijn veel veiliger, nauwkeuriger en efficiënter te verwerken dan bijvoorbeeld pdf.” Vertrouwelijkheid Ter Steege noemt drie vereisten voor het versturen van een factuur. “Je wilt dat de vertrouwelijkheid is gewaarborgd. Je wilt dat de integriteit is gewaarborgd. En net als bij aangetekende post, wil je een afleverbewijs, zodat de ontvanger van de factuur niet kan ontkennen dat hij de factuur heeft gehad. Het PEPPOL-netwerk is zo in elkaar gezet dat precies die drie zaken goed zijn geregeld.” In de periode vóór de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) was een e-mailattachment de meest gangbare vorm om een factuur te versturen. “E-mail is nooit ontworpen om facturen te transporteren. Het is minder veilig. Met de nieuwe AVG versturen steeds meer bedrijven in plaats van een pdf een link naar een beschermde inlogomgeving. De factuur zelf wordt niet via een e-mail verstuurd, maar zit achter een portal.” Dat laatste levert dan weer problemen op bij de automatische verwerking van de factuur. Soms worden hier zelfs softwarerobots voor ingezet. Deze problemen worden opgelost bij gebruik van het PEPPOL-netwerk. Alle facturen die hierover verstuurd worden, zijn versleuteld waardoor de vertrouwelijkheid van de gegevens op de factuur wordt gewaarborgd. Zaken zoals spookfacturen of phishing mail zijn niet mogelijk met PEPPOL, stelt Ter Steege. “Je bent gegarandeerd van de Activa | Nummer 4 - 2018
15 Online Touch Home