34 Adver torial Continue op zoek naar verbeteringen Hoewel het in Asperion al tijden mogelijk is om elektronische facturen te ontvangen en te versturen in het standaard UBL-formaat, wil het nog niet echt vlotten met het gebruik ervan. Pascal van Bakkum van Asperion spreekt van een kip-en-eiverhaal. “Als meer bedrijven en instellingen elektronisch factureren mogelijk maken, kan het snel gaan.” Immers, dat leidt tot gemak en minder kosten en dat is precies waar Asperion constant naar op zoek is. Door: Henk Poker Zover is het echter nu nog niet. Sterker nog, de overheid heeft inmiddels een eigen versie voor e-factureren bedacht en dat is vreemd. “Want,” aldus Van Bakkum, “dit wordt vaak niet ondersteund door de softwareleveranciers. Mede om die reden verwacht ik dat scan-enherken (OCR) voorlopig nog wel blijft bestaan.” En dat kost geld, omdat talloze bedrijven zich hierop hebben toegelegd en tot enkele dubbeltjes per scan vragen. All u can scan Maar, klanten van Asperion hebben een alternatief. “Nu wij OCR standaard in de boekhouding van onze klanten hebben gebracht, zijn er geen variabele kosten meer, waardoor de kans aanwezig is dat meer ondernemers hierop overstappen. Daarmee ben je ook niet meer afhankelijk van een derde partij.” Voor een vast laag bedrag per maand kun je nu onbeperkt gebruik maken van de ontwikkelde OCR-technologie. “‘All u can scan’ noemen we dit, als parodie op de bekende restaurantformule.” Met de opkomst van het gestandaardiseerd rekeningschema (RGS) worden boekingsvoorstellen vanuit de scan-enherken nog betrouwbaarder, waardoor boekhouden een stuk gemakkelijker wordt. “Binnen de RGS hebben we allerlei codes en groepen gemaakt, waardoor bonnen en facturen naar de juiste plek NOAB worden geboekt. Deze koppeling leidt tot meer gemak en minder lasten. Ons streven is dat iedereen tegen lage kosten onze OCR-technologie kan gebruiken. En wordt er een factuur niet goed geboekt, dan onderzoeken we dat en wordt ervoor gezorgd dat de volgende wel goed gaat.” Alle gemakken Of dit alles tot een papierloos kantoor gaat leiden is echter de vraag. “Vooralsnog niet,” denkt Van Bakkum. “Wij zien aan het einde van het jaar nog enorm veel rapportages op papier en de verwerking van de bekende schoenendoos bestaat ook nog steeds. Dat zit bij de meeste accountants nog ingebakken. Natuurlijk kan het digitaal en we zien daarin een verschil tussen de jeugd en de oudere generatie. En dat begrijpen we. De oudere garde doet het al zolang op papier, het vergt enige moed om dat los te laten.” ‘We bouwen meer zekerheid in’ Vooropstaat dat klanten bij Asperion alle gemakken krijgen die men wenst. “In het basispakket zit alles wat je nodig hebt, zonder dat het te complex wordt,” vervolgt Van Bakkum. “Aangiften van de Belastingdienst kunnen zelfs met iDeal betaald worden, hoe gemakkelijk wil je het hebben? Accountants- en administratiekantoren kunnen dit pakket nu tegen een aantrekkelijke prijs aan hun klanten aanbieden, met als doel dat boekhouden voor zowel de klant als de accountant steeds gemakkelijker en minder arbeidsintensief wordt.” Verbeteringen Stilzitten is er voor Asperion niet bij. Van Bakkum: “Verbeteringen aanbrengen in het OCR-systeem is een constant proces. Zo zijn er nog heel veel verschillende facturen in omloop, waarbij het de kunst is dat het systeem zo veel mogelijk facturen kan herkennen. Ik denk dat we circa 95 procent te pakken hebben. Opvallend is dat het vaak grotere leveranciers zijn die niet aan alle voorwaarden van een factuur voldoen. Ons uitgangspunt is hoe je de factuur als mens interpreteert. En als een persoon er moeite mee heeft, dan kun je niet van een computer verwachten dat die zo’n bon perfect interpreteert.” “Zo zijn er ook bonnetjes die soms een half jaar blijven liggen, waardoor OCR de cijfers niet kan lezen, laat staan herkennen. Dan moet je dus zelf ingrijpen. Ja, er zijn leveranciers die 100% herkenActiva | Nummer 4 - 2018
35 Online Touch Home