Documents First Make accountancy great again Vendor lock-ins. Urenlang zoeken naar één factuur of bonnetje. Applicaties die totaal niet samenwerken. Veiligheid die in ‘t geding komt. Complexe migraties en documenten die verspreid staan over tientallen applicaties. Herkenbaar? Het zijn problemen waar administratie- en belastingkantoren iedere dag tegenaan lopen. Gelukkig is er een manier om al deze problemen in één keer op te lossen: je documentmanagement centraliseren en op orde brengen. Niet volgende maand, volgende week, of morgen – maar nu. Oftewel: Documents First-werken. Hoe dat zit? Ernesto Lopez-Vega, directeur van Qwoater, legt het uit. DE VERGETEN BASIS “Het vreemde is dat documentbeheer in veel kantoren nog steeds een sluitpost is,” zegt Ernesto. “Men focust eerst op zichtbare systemen: een nieuw CRM, werkprogramma of klantportaal. Maar daarmee los je het kernprobleem niet op. Alles wat je doet, eindigt in een document. Als die verspreid staan over tientallen applicaties, creëer je chaos.” Die chaos heeft serieuze gevolgen. Versiebeheer is onbetrouwbaar, collega’s verliezen uren met zoeken en compliance is nauwelijks te waarborgen. “En ondertussen raak je steeds afhankelijker van softwareleveranciers die je documenten en klantdossiers beheren. Het gevolg? Een vendor lockin. Je wil vooruit, maar je documenten houden je tegen.” WAT BETEKENT DOCUMENTS FIRST? De oplossing voor al die problemen is verrassend eenvoudig: begin met het op orde brengen van je documenthuishouding. “Zet klantdossiers en documenten centraal in je organisatie en bouw dáármee het fundament. Want werk je vanuit één centrale opslag? Dan kun je applicaties eenvoudig koppelen, zonder opnieuw een complexe migratie te ondernemen. Daarmee krijg je grip op je digitalisering.” Het resultaat? Een overzichtelijkere, veiligere en flexibelere organisatie. Medewerkers vinden documenten in seconden terug, klanten krijgen sneller antwoord en nieuwe technologieën zoals AI worden eindelijk toepasbaar. “Door Documents First te werken, maak je je organisatie toekomstbestendig”, legt hij uit. GEEN GROOT PROJECT, MAAR EEN SLIMME START Veel kantoren zien op tegen de overstap, maar dat is volgens Ernesto nergens voor nodig. “Met de Document Hub van Qwoater maak je binnen een paar minuten je account aan en is de rest een traject van slechts een paar weken. Jij levert de documenten aan, wij regelen de migratie op de achtergrond. Voor je het weet werk je live in een centrale, veilige omgeving. Geen chaos meer, maar overzicht en vrijheid.” MEER WETEN? Wil je graag meer informatie over zo’n Documents First-strategie voor jouw kantoor? Ben je benieuwd hoe je zo’n werkwijze implementeert? Of wil je graag meer weten over de Document Hub? Lees dan het whitepaper op https://www.qwoater.nl/documents-first NOAB.NL NOAB.NL 23 Ernesto Lopez-Vega ADVERTORIAL
24 Online Touch Home