“VOOR VERANDEREN IS TIJD NODIG. ALS JE DIE TIJD NIET VRIJMAAKT, DAN BLIJF JE STILSTAAN. ERGENS MOET JE DIE CIRKEL ZIEN TE DOORBREKEN” dat accountancytalent steeds vaker vertrekt naar werkgevers waar de werkdruk gelijkmatiger verdeeld is,” schreef Accountancy Vanmorgen onlangs. VERANDEREN? NEE, GEEN TIJD! Als mogelijke oplossingen om de druk bij administratiekantoren te verlagen werd tijdens de online sessie bijvoorbeeld het verhogen van de rekening of het afscheid nemen van klanten bij slechte aanlevering genoemd. Ook digitalisering werd als oplossingsrichting gezien, maar veel kantoren ontbreekt het aan tijd om hierin écht stappen te maken. Suzanne ziet de worsteling ook bij andere kantoren: door de drukte hebben ze nauwelijks tijd om stil te staan bij wat er anders kan. Met de stelling ‘ik zou meer tijd willen hebben om mijn kantoor toekomstproof te maken’ waren de deelnemers het unaniem eens. Maar voor het werken aan het kantoor zelf, is door het rennen van deadline naar deadline nauwelijks ruimte. Ook de stelling dat er veel tijd te winnen valt met het optimaliseren van processen werd breed gedeeld. “Maar voordat je daarmee daadwerkelijk ruimte creëert, zul je daar eerst in moeten investeren,” beseft Suzanne. “En dat kost tijd. Maar juist die is er niet.” DIGITALE TRANSITIE Als kantoorhouder herkent Suzanne het probleem van het personeelstekort, maar met de piekdrukte heeft haar kantoor inmiddels afgerekend. “Ook wij hebben het ontzettend druk, maar dat komt vooral omdat we nieuw personeel nodig hebben. Gelukkig zijn wij inmiddels redelijk ver met de digitalisering van ons kantoor, waardoor de topdrukte in de BTW-maanden enorm is afgenomen. Dat scheelt écht, want echte piekdrukte aan het einde van een kwartaal hebben wij niet meer.” Veel kantoren vinden het lastig om hun klanten mee te nemen in de digitale transitie, bleek ook tijdens de sessie. Suzanne raadt collega-kantoren aan om de tijd te nemen om de voordelen toe te lichten. “Onze klanten vonden de digitaliseringsslag juist prettig. ‘Had het niet eerder gekund?’ vroegen sommigen. Het ligt er ook aan hoe je het overbrengt, denk ik. Deel je zomaar ineens mee voortaan bonnetjes te gaan scannen en gooi je het over de schutting? Of neem je een klant bij de hand en laat je zien wat het zijn onderneming oplevert? Daar zit wel een groot verschil in.” IN BEWEGING BLIJVEN Maar ook klanten meenemen in een transitie kost tijd, beseft Suzanne. “Dat is het grootste probleem, denk ik. Voor veranderen is tijd nodig. Als je die tijd niet vrijmaakt, dan blijf je stilstaan. Ergens moet je die cirkel zien te doorbreken. Ik besef dat ik dat makkelijk kan zeggen, want zelf hebben wij als kantoor die stap al gezet. Maar ook nu zorgen wij dat we in beweging blijven. We sluiten onszelf regelmatig een paar dagen op om aan ons kantoor te werken. Wat kan er beter? Welke processen kunnen we anders inrichten? Daar maken wij tijd voor, omdat het ons uiteindelijk ook tijd oplevert.” Als je als kantoor de basis op orde hebt, dan kun je verder, denkt Suzanne. “Dan kun je ook meer naast een klant gaan ondernemen, in plaats van dat je alleen maar met de cijfers bezig bent. Dan is het standaardwerk een opstapje naar meer en kun je richting de rol van vertrouwd adviseur bewegen. Want met boekhouden alleen ga je het verschil niet maken. Om een kantoor écht toekomstproof te maken en meerwaarde te kunnen bieden, moet eerst de basis op orde zijn. Dat begint met tijd maken, anders blijf je brandjes blussen.” NOAB.NL 17 Fotografie: Paul Tolenaar TRENDS EN ONTWIKKELINGEN
18 Online Touch Home