Meer grip op de klantdossiers DOOR: HANS PIETERS Klanten leveren de benodigde informatie vaak onvolledig en versnipperd aan, via onveilige communicatiekanalen. Het zorgt voor onnodig werk om de klantdossiers op orde te krijgen. Als het aan Wolters Kluwer ligt is dat met Twinfield DossierFlow verleden tijd. Klantdocumenten opvragen is voor accountants- en administratiekantoren een tijdrovende klus. Om kantoren meer grip laten te krijgen op het verzamelen van de benodigde, relevante documenten heeft Wolters Kluwer Twinfield DossierFlow ontwikkeld. De tool maakt efficiënte, veilige en gestructureerde documentuitwisseling mogelijk tussen de financieel specialist en zijn klant. De omgeving voldoet aan de hoogst mogelijke internationale standaarden qua informatiebeveiliging en privacybescherming. Twinfield DossierFlow is SOC2 type 1 en 2 geaudit. VRAGENLIJSTEN “Met Twinfield DossierFlow kunnen kantoren gestructureerde vragenlijsten gebruiken om informatie op te halen en documenten op te vragen. De klant kan via de tool vervolgens antwoord geven en stukken uploaden,” vertelt David de Haan, manager Field Sales bij Wolters Kluwer. Twinfield DossierFlow helpt bij vragen als: welke informatie hebben we al ontvangen van de klant? Wat missen we nog? De tool bevat vragenlijstsjablonen voor alle relevante werkprocessen: van de onboarding van nieuwe klanten tot en met het opstellen van de IB-aangifte en de jaarrekening. De Haan: “Wij leveren met Twinfield DossierFlow de online omgeving. Kantoren stellen zelf de vragenlijsten samen, voorzien van het eigen logo. Voor het gemak hebben we al een aantal voorgedefinieerde templates klaargezet die direct kunnen worden gebruikt.” Met Twinfield DossierFlow voegt Wolters Kluwer een handige productiviteitstool toe aan het Twinfield cloud softwareportfolio. “Met Basecone geven we de gebruiker controle over het proces van facturatie en declaratie, en met DossierFlow zorgen we dat klantdossiers op tijd in orde zijn. Pre-compliance noemen we dat.” PRODUCTIVITEITSVERBETERING De online tool heeft een duidelijke interface die precies laat zien wat de Theo Reijnders en David de Haan voortgang is van een klantdossier. Daarnaast heeft Twinfield DossierFlow een volledige audittrail zodat precies is na te gaan wie wat, en wanneer heeft gedaan. “Het dashboard geeft grafisch weer welke informatie het kantoor heeft ontvangen van de klant en wat niet. Je kunt eenvoudig een reminder sturen.” In de pilotfase hebben de eerste vijf accountantskantoren meer dan 100.000 ingevulde vragenlijsten teruggekregen van hun klanten, in slechts enkele maanden tijd, vertelt Theo Reijnders, director Marketing Benelux. “Dit is een enorme productiviteitsverbetering, maar ook een efficiencyslag voor de eindklant. Het past in de missie van Wolters Kluwer om het werk van de financiële professional makkelijker te maken en hem in staat stellen klanten breder van advies te voorzien. Dat houdt niet op bij financiële vraagstukken. Daarom bevat Twinfield DossierFlow ook een ESGvragenlijst voor ESG-rapportages.” www.twinfield.nl/dossierflow NOAB.NL NOAB.NL 29 Fotografie: Paul Tolenaar ADVERTORIAL
30 Online Touch Home