VOOR ONDERNEMERS ADV I SEURS IN DE ADMINI S T R AT IE VE EN FI S C A LE SEC T OR PAGINA 10 Het belang van een goede bv-structuur PAGINA 22 Een virtuele stagiair? PAGINA 5 Kijken naar kansen JAARGANG 4 UITGAVE 4. 2023
COLOFON INDEX &GO is een uitgave van de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen en verschijnt 4x per jaar. Jaargang 4, uitgave 4, december 2023 BLADMANAGEMENT Chantal van Pelt, Janine Molin EINDREDACTIE Loft 238 Tekst & Media REDACTIE Femke Hellings, Hans Pieters, Henk Poker, Eveline aan de Wiel VORMGEVING Campagne, Rotterdam OPMAAK Appeltje Eva, Lith FOTOGRAFIE Paul Tolenaar, Maarten van der Wal DRUK Dekkers van Gerwen, ’s-Hertogenbosch ABONNEESERVICE Opgave van abonnementen, opzegging en adreswijziging uitsluitend schriftelijk doorgeven aan de uitgever. Indien twee maanden voor het verstrijken van de abonnementsperiode geen schriftelijk bericht van opzegging is ontvangen wordt het abonnement automatisch met een jaar verlengd. Meer informatie over abonnementen via: info@noab.nl ADVERTEREN? Meer informatie via: communicatie@noab.nl Commentaar, ideeën en suggesties? Welkom via: communicatie@noab.nl CONTACT NOAB Rompertdreef 7, 5233 ED ‘s-Hertogenbosch Postbus 2478, 5202 CL ‘s-Hertogenbosch 073 614 14 19 I www.noab.nl ISSN 2666-8068 IN DIT NUMMER: 03 Voorwoord 05 Hosselen opent deuren 08 Een virtuele stagiair 12 Het belang van een goede bv-structuur 20 Wees altijd alert op ongewenste situaties 22 Vroegtijdig anticiperen voorkomt problemen achteraf 26 Van uitgeblust naar opgeladen: zo werk je slimmer Special vanuit de adviesgroep 18 Drag & drop, jouw website in een notendop 30 Jong, enthousiast en vol ambitie: de nieuwe generatie aan zet 32 Fiscale humor 34 Het personeelstekort de baas 36 Van de gebaande paden: ruimte voor creativiteit en slechte ideeën 40 Schouder-aan-schouder met de ondernemer 2 &GO magazine Slecht idee? 36 Slimmer werken 26 8 Een virtuele stagiair INDEX
Verschillende perspectieven Hoe kijk jij naar de wereld om je heen? Ontdek in deze editie verhalen van personen die buiten hun comfortzone treden en de sprong in het diepe wagen. Ben jij iemand die ‘hosselt’ en daarbij buiten zijn eigen comfortzone stapt? Leer de kunst van een opportunistische houding; alles op alles zetten om jouw doel te bereiken. Wat is jouw perspectief op slechte ideeën en domme vragen? Want wat kun je daar juist mee bereiken? Op het gebied van personeel kun je het bekijken vanuit het perspectief van jouw kantoor, maar ook vanuit de jeugd of wellicht de ondernemer. We gaan terug naar een eerder artikel dit jaar over accountancyonderwijs, maar dit keer horen we van iemand die op weg is om een young professional te worden en die zijn dromen deelt. Daarnaast spreken we met een ondernemer die de zoektocht naar personeel en binding op een vernieuwende manier aanpakt. Communicatie is key! En draait niet alleen om het zenden van informatie. Het is ook luisteren en je communicatiestijl aanpassen om een effectieve dialoog te bevorderen. Onze verenigingsprofessionals, die zich inzetten voor jouw regio hebben onlangs een exclusieve training gevolgd over het benutten van communicatie en diverse stijlen om een waardevolle gesprekssfeer te creëren. Goed luisteren is een kunst, en dit magazine biedt de perfecte oefening om echt te luisteren, zelfs zonder gesproken woord. Neem de tijd om te ervaren welke boodschap de ander probeert over te brengen en noteer de gedachten die bij jou opkomen. Welke vragen zou je willen stellen als je de boodschap rustig opneemt? En met het hele verhaal over AI en ChatGPT worden velen wellicht uit hun comfortzone geduwd, maar durf die stap te zetten om te ontdekken wat het jou kan brengen. Het artikel over ‘prompting’ helpt je op weg om opdrachten in te voeren in bijvoorbeeld ChatGPT. Onthoud, van een ogenschijnlijk ‘domme’ vraag kun je altijd leren. En als het een keer misgaat, is dat dan echt zo’n ramp? Misschien lanceer jij wel in een handomdraai een nieuwe website na het lezen van een praktisch artikel over het opzetten van je online visitekaartje. En als we al die ballen in de lucht willen houden, op welke manier kunnen we dan even opladen? Ook hier bieden we een hands-on artikel over hoe eenvoudig het kan zijn om dit toe te passen. Dirk-Jan van Blijderveen, voorzitter NOAB NOAB.NL 3 VOORWOORD
4 &GO magazine
HOSSELEN OPENT DEUREN DOOR: EVELINE AAN DE WIEL Als deuren dicht zijn, gaat Wesley dos Santos op zoek naar een raampje dat op een kiertje kan om uiteindelijk tóch binnen te komen. Linksom of rechtsom. Hosselen, oftewel het creëren van een opportunistische houding, is volgens de succesvolle Rotterdamse ondernemer één van de essentiële vaardigheden van de 21ste eeuw. “Hosselen maakt ons mens. Uiteindelijk ben jíj degene die op zoek moet naar dat ene kiertje om jouw doel te bereiken.” NO AB.NL 5 COVERARTIKEL
“ALS JE AF EN TOE UIT JE COMFORTZONE STAPT, DAN KUNNEN ER MOOIE DINGEN OP JE PAD KOMEN” Wesley dos Santos is bedrijfskundige, spreker en auteur, maar bovenal ondernemer met drie impactvolle bedrijven: waterrecreatieonderneming iKapitein, bootverhuurbedrijf Four Season Watersport en nautische groothandel Aqua Mobility. Bij al zijn bedrijven past hij drie essentiële vaardigheden toe: tinkeren, hosselen en circulair denken. Met vallen en opstaan wist hij zijn dromen waar te maken. Inmiddels geeft Wesley lezingen en workshops om anderen te inspireren, is hij bekend van zijn TED Talk en heeft hij het boek ‘Ondernemen als een baas’ op zijn naam staan. Zijn meest recente succes: in november mocht hij op uitnodiging van de minister van Digitale Economie van Kaapverdië een presentatie geven tijdens de Web Summit in Portugal, de grootste technologieconferentie ter wereld. UIT JE COMFORTZONE Ondernemen begint voor Wesley met ‘tinkeren’: experimenteren door gebruik te maken van verbeeldingskracht. Hij had al een bootverhuurbedrijf, iKapitein, toen hij zich steeds meer begon te storen aan de hoeveelheid plastic afval in het water. “Ik zag een plezierboot voor me die tijdens een vaartochtje automatisch vuil uit het water haalt. Ik had geen idee hoe dat er technisch uit moest zien – want ik ben niet technisch, maar ik dacht: het komt in mijn hoofd op, dus het moet vast mogelijk zijn. Toen ben ik op zoek gegaan naar mensen die wél technisch zijn en mijn gedachtegang, mijn verbeelding, konden omzetten in een product. Zo begint het vaak.” Na het tinkeren komt de hosselfase, waarin je jouw idee aan de man moet brengen en draagvlak gaat creëren. Hiervoor moet je uit je comfortzone stappen, weet Wesley. Zijn eerste poging om de RET Onderweg Award in de wacht te slepen, een prijs voor het beste innovatieve idee dat Rotterdam mooier en duurzamer maakt, mislukte. Toch waagde hij het jaar erop een nieuwe poging. Zijn volharding en gedrevenheid leverde hem dit keer de hoofdprijs op: een geldbedrag om zijn idee van een plezierboot met ingebouwde vuilvanger verder uit te werken én spreektijd op TEDx Rotterdam. Ook dat laatste was spannend, want Wesley had nog nooit twintig minuten lang een presentatie gegeven in het Engels. “Eerst dacht ik: zou ik dat wel doen? Maar daarna dacht ik: waarom niet? Ik ga het gewoon proberen. Met veel oefenen heb ik uiteindelijk een supertoffe talk kunnen geven, wat er weer toe geleid heeft dat ik een boek mocht schrijven met ondernemerslessen. Dus als ik die TED Talk niet had aangedurfd, dan had ik waarschijnlijk ook geen boek geschreven. Als je af en toe uit je comfortzone stapt, dan kunnen er mooie dingen op je pad komen.” LEESTIP: Ondernemen als een baas Wesley dos Santos 6 &GO magazine
“Het maximaal verbreden van mijn perspectief en dat van anderen” TINKERAAR, HOSSELAAR EN CIRCULAIRE DENKER TRANSPARANT INNOVATIEF PROFESSIONEEL LAAGDREMPELIG POSITIEF Waarom? Hoe? Wat? “Het hart staat voor waarom ik doe wat ik doe, de handen zijn kenmerkend voor hoe ik het doe en de uitschuifbare elementen eromheen laten zien wat ik precies doe. Afgeleid van de Golden Circle van Simon Sinke”. Wesley dos Santos GROEIEN DOOR TE GEVEN De derde fase of vaardigheid is circulair denken. “Om verder te kunnen groeien, moet je ook wat teruggeven,” vindt Wesley. Zo lanceerde hij met iKapitein een bewustwordingscampagne voor basisscholen. “We vertellen leerlingen onder meer over de plastic soep, we gaan vuil prikken en we leren ze over het ontstaan van de stad Rotterdam.” Daarnaast werkte iKapitein mee aan een Augmented Reality-vaarbelevingsapp waarmee mensen tijdens een vaartocht de verhalen kunnen beleven van Kaapverdianen die tientallen jaren geleden naar Rotterdam kwamen, net zoals de opa van Wesley. “Zulke initiatieven leveren ook weer toffe pr en een imago als innovatief bedrijf op,” vertelt Wesley. “Wat je geeft, krijg je uiteindelijk ook weer terug.” Toch heeft Wesley ook tegenslagen gekend. “Niet alles gaat goed. Helemaal in het begin, als er eens iets misging, dan raakte ik een beetje in paniek. Dan dacht ik: oei, waarom lukt dit niet? Maar nu blijf ik rustig, omdat ik weet dat je potentie altijd sterker is dan het probleem. Ik ben niet meer bang om fouten te maken, want hoe kun je anders iets nieuws leren? Voor mij persoonlijk zit groei niet in constante situaties. Juist als ik merk ‘dit wordt een beetje eng’ en ik dingen niet meer routinematig doe, dan weet ik: hier leer ik van, en daardoor kan ik verder groeien.” “ IK BEN NIET MEER BANG OM FOUTEN TE MAKEN, WANT HOE KUN JE ANDERS IETS NIEUWS LEREN?” HOSSELEN? PROBEER HET EENS! In een wereld vol technologische mogelijkheden wordt hosselen steeds belangrijker, verwacht Wesley. “Ik denk dat we steeds meer gebruik gaan maken van onze menselijke vaardigheden. Daar hoort hosselen ook bij. Hoe kunnen dingen beter? En hoe creëer je draagvlak voor jouw ideeën? Hosselen betekent een opportunistische houding aanleren; alles op alles zetten om jouw doel te bereiken. Of iedereen het kan leren weet ik niet, maar ik zou zeggen: probeer het eens. Stap uit je comfortzone en kijk gewoon eens wat er gebeurt.” NOAB.NL 7 Fotografie: Marco de Swart COVERARTIKEL
Met de juiste vragen is ChatGPT een virtuele stagiair DOOR: HANS PIETERS Een zogenoemde prompt is een herinnering voor een taak, bijvoorbeeld het alarmsignaal van je wekker of een pop-up die je waarschuwt voor een afspraak. Generatieve AI, zoals ChatGPT, is een van de belangrijkste ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Je stelt een vraag en je krijgt een gedetailleerd antwoord, essay of meer. Voor het maximale resultaat moet je wel de juiste vraag (prompt) stellen. Maar hoe formuleer je nou zo’n prompt? En hoe zet je het in voor je kantoor? 8 &GO magazine Bij artificiële intelligentie gaat het om de output op een vraag/opdracht die je stelt. Dat kan het schrijven van een tekst zijn, maar ook een data-analyse. Hoe beter de input, hoe beter het resultaat. Omgekeerd geldt: een onvolledige of gekleurde opdracht of vraag geeft een generieke, of zelfs invalide uitkomst. Dat laatste is relevant voor de accountancy, maar ook bijvoorbeeld voor onderzoek.
“DENK TWEE KEER NA VOORDAT JE DATASETS MET GEVOELIGE INFORMATIE GAAT IMPORTEREN” BAAN VAN DE TOEKOMST Prompting wordt nu al de baan van de toekomst genoemd, zelfs al hebben de meeste mensen er nog nooit van gehoord. Het geeft aan hoe groot het vertrouwen is in de mogelijkheden van generatieve AI en ChatGPT. “Als je er nu voor zorgt dat je goede prompts leert schrijven, ben je straks spekkoper,” meent marketingstrateeg en contentspecialist Noëlle Kuypers van Opgemerkt. Ze legt uit dat ChatGPT veel meer is dan een tool die gemakkelijk teksten produceert. “Het kan je ook heel goed ondersteunen bij het automatiseren van processen en het beïnvloeden en versnellen van brainstormsessies en researchfases.” Bij nieuwe ontwikkelingen kun je twee dingen doen, meent ze. “Je kunt de kat uit de boom kijken of erin duiken en kijken hoe je het kunt inzetten voor je onderneming. Dat laatste heb ik gedaan.” Kuypers begon haar tests met het genereren van content (teksten, red.), vertelt ze. “Dat lag het meest voor de hand. Op die manier probeerde ik handigheid te ontwikkelen bij het schrijven van prompts en langzaamaan kreeg ik het zo beter onder de knie. Je moet gewend raken met wat ChatGPT kan. Op het moment dat ik een eerste, voorzichtige en niet per se concrete prompt invoerde en er rolde met een rottempo een tekst uit, dacht ik ‘het is algemeen en dit kan beter, maar het is helemaal niet slecht’.” “Als snel ben ik ChatGPT gaan inzetten in mijn werkprocessen. Bij mij is dat marketinggerelateerd.” Als voorbeeld noemt ze het volgen van een onlinecampagne. “Je kunt campagneresultaten voorleggen aan ChatGPT en vragen: dit zijn de resultaten voor doelgroep X. Ik heb nog Y-budget over, voor een Z-periode. Adviseer mij hoe ik dat het beste kan inzetten. Dat levert geen kant-en-klaar over te nemen plan op, maar er staan altijd dingen in, waarvan ik denk: dat is een goed idee, dat haal ik eruit. Ook bij brainstormen zie ik de output als een ‘dump’ die mijn kant op komt. Er zitten vaak goede ideeën tussen die me net even uit mijn eigen baan slingeren en me op een ander gedachtenspoor zetten.” HELDERE VRAAG Kuypers vervolgt: “Je hebt de output heel erg zelf de hand.” De start is een heldere vraag. “Je stelt een korte vraag om het probleem te trechteren. Als daar bijvoorbeeld tien ideeën uitrollen, waarvan één er duidelijk voor je uitspringt, kun je een vervolgprompt schrijven, waarin je vraagt om via die invalshoek verder te werken. Vanuit de concrete startvraag stuur je ChatGPT zo de kant op die jij wilt. Ga er gewoon zelf mee experimenteren om te ontdekken wat goed werkt voor jou,” benadrukt ze. “Als je het eenmaal in de vingers hebt, heb je een virtuele assistent met een gebruiksaanwijzing. Een virtuele stagiair. En net als bij een echte stagiair moet je de output nog wel even controleren.” Kuypers geeft voorbeelden om uit te leggen hoe je de output kunt sturen en verbeteren: “Ik krijg veel concretere teksten als ik eerst vraag ‘Geef mij een inhoudsopgave voor een artikel over een bepaald onderwerp. Daarna geef je in de vervolgprompt: laat paragraaf drie maar zitten en werk de rest uit tot een blokartikel.” Om concrete toepassingsgebieden voor de accountancy te benoemen heeft ze die vraag aan ChatGPT zelf gesteld: NOAB.NL 9 SKILLS
“JE KUNT DE KAT UIT DE BOOM KIJKEN OF ERIN DUIKEN EN KIJKEN HOE JE HET KUNT INZETTEN VOOR JE ONDERNEMING” “Neem de rol aan van een accountant die veel ervaring heeft met het gebruik van ChatGPT binnen zijn onderneming. Kun je mij een aantal concrete voorbeelden geven van manieren waarop je ChatGPT inzet in je dagelijkse bedrijfsprocessen?”. Een greep uit de antwoorden: • Automatisering van routinevragen door antwoorden te formuleren op veel gestelde vragen van klanten over bijvoorbeeld facturatie of belastingaangiften. • Hulp bij het interpreteren van complexe belastingwetgeving en het bieden van voorlopige adviezen, waardoor accountants tijd besparen bij het vooronderzoek. • E-mailbeheer door een eerste filter toepassen op je inbox, waarbij het systeem helpt bij het sorteren en prioriteren van e-mails en zelfs standaardantwoorden voorstelt. • Beoordelen van de kredietwaardigheid van leveranciers door te ondersteunen bij het verzamelen en voorverwerken van informatie die nodig is voor een kredietbeoordeling. • Benchmarkvragen naar bijvoorbeeld gemiddelde personeelskosten of ziekteverzuim. Denk wel altijd goed na voordat je bedrijfsgevoelige informatie uploadt. • Analyse van enquêteresultaten uit bijvoorbeeld Google Forms: geef een overzicht met de drie meest voorkomende antwoorden. OMARMEN Ook bij prompting loopt de nieuwe generatie ver voor op de mogelijkheden. “Onze kinderen zoeken al op een heel andere manier, die typen hele zinnen. Wat mij hielp toen ik startte met experimenteren: stel je vraag alsof je tegen een collega praat en vertel ChatGPT wat het voor rol moet aannemen bij het antwoorden. Dat betekent dat een prompt dus ook prima één of twee alinea’s tekst kan zijn. Daar moest ik in het begin aan wennen.” Haar advies: “Vind je een antwoord te moeilijk of niet concreet genoeg? Stel dan de vervolgvraag: leg uit of herformuleer in Jip & Janneketaal.” Inmiddels is ze overgestapt op de betaalde versie met plug-ins. Daarmee kan ze bijvoorbeeld een pdf van vijftig pagina’s uploaden en vragen om de inhoud samen te vatten in maximaal 250 woorden. Haar boodschap is dat je ChatGPT gewoon moet omarmen. “Zolang je maar kritisch blijft gaat het niet ten koste van jouw expertise, maar maakt het je leven makkelijker. Je kunt zoveel meer doen in een dag. Dat geldt binnen alle vakgebieden. Hoe meer je ermee aan de slag gaat, hoe meer toepassingen je ervoor vindt.” Het betekent niet dat je de input klakkeloos kunt overnemen, benadrukt ze. “Het onderscheid zul je altijd zelf moeten blijven maken.” TIP! En een belangrijke tip voor de accountancysector: je moet je bewust zijn van de complianceregels. “ChatGPT is nieuw en er is nog weinig wetgeving. Dus denk twee keer na voordat je datasets met gevoelige informatie gaat importeren.” 10 &GO magazine
STILSTAAN IS GEEN OPTIE NOAB.NL 11
“HET ADAGIUM ‘ÉÉN BV IS GEEN BV’ IS DAN OOK WAT GECHARGEERD” HET BELANG VAN EEN GOEDE BV-STRUCTUUR
DOOR: MR. ERIC VAN UUNEN Als een ondernemer gebruikmaakt van een bv-structuur is één bv soms prima. Denk aan een risicoloze onderneming (zoals bij een interimmanager) of als er in de bv geen vermogen zit omdat sprake is van een startende ondernemer of omdat de directeur-grootaandeelhouder (dga) zijn winsten elk jaar opnieuw als dividend uitkeert. Het adagium ‘één bv is geen bv’ is dan ook wat gechargeerd. DUBBELDEKKER Maar in de meerderheid van de gevallen is één bv niet goed genoeg en is het wenselijk om een zogenoemde ‘dubbeldekker’ te hebben. Dat is vooral aan de orde bij een wat meer risicovolle onderneming terwijl er spek op de ribben zit. Want als je dan maar één bv hebt, en de onderneming zou onverhoopt failleren, dan ben je al het geld in de bv simpelweg kwijt. De curator gaat ermee aan de haal en betaalt alle schuldeisers zoveel als mogelijk is uit. Dan is het handig om een aparte holding boven de werkmaatschappij te hebben. In de werkmaatschappij wordt de onderneming geëxploiteerd. Overtollige middelen worden vervolgens periodiek als dividend uitgekeerd naar de holding, om dat geld zo uit de risicosfeer van de onderneming te halen. Figuur 1: Dubbeldekker Werkmij BV Holding BV DGA Iedereen weet echter dat een holdingstructuur geen 100 procent veiligheid biedt. Soms moet de holding met haar vermogen toch bloeden bij een deconfiture van de werkmaatschappij, zoals: - in geval van bestuurdersaansprakelijkheid, bijvoorbeeld als de werkmaatschappij de jaarrekening niet of te laat heeft gedeponeerd, verzuimd heeft betalingsonmacht te melden of de holding anderszins zich niet goed als bestuurder heeft gedragen; - in het geval dat de holding medeschuldenaar of borg is voor schulden van de werkmaatschappij jegens banken of leveranciers; - het dividend nooit ‘echt’ is uitbetaald, maar schuldig is gebleven. Dan heeft de holding ook gewoon maar een vordering op de werkmaatschappij die in het faillissement valt; - de holding het ontvangen dividend terug heeft uitgeleend aan de werkmaatschappij, in het kader van het meestal onbegrensde optimisme van de dga ten aanzien van de onderneming in de werkmaatschappij. Gespaard geld Onderneming Maar als de holding zich als bestuurder / aandeelhouder keurig heeft gedragen, niet borg staat en dergelijke en het dividend echt bancair NOAB.NL 13 ADVIES
is overgeboekt naar de holding en daar nog steeds ook feitelijk staat, is het vermogen in de holding ‘veilig’ bij een faillissement van de werkmaatschappij. Daarom zou elke ondernemer met een min of meer risicovolle onderneming een dubbeldekker moeten hebben. Want een ongelukje zit in een klein hoekje. Je hoeft zelf ook helemaal niet debet te zijn aan een faillissement van de werkmaatschappij. Dat kan helemaal veroorzaakt zijn door externe krachten. Denk maar eens aan de coronaellende van een paar jaar geleden. Of de energiecrisis, de stikstofcrisis of welke crisis van de laatste jaren dan ook. Dat kan overigens ook een reden zijn om te werken met meerdere werkmaatschappijen als sprake is van meerdere ondernemingen. Je praat dan over een holding met twee of meer werkmaatschappijen, waarbij in elke werkmaatschappij een eigen onderneming is gealloceerd. Dan wordt normaal gesproken de ene onderneming niet betrokken bij een deconfiture van de andere onderneming. Dat ene bedrijf kan dan gewoon doordraaien in zijn eigen, aparte werkmaatschappij. Figuur 2: Dubbeldekker Holding BV DGA Werkmij 1 BV DRIETRAPSRAKET Als sprake is van een bedrijfs- of praktijkpand in de bvstructuur, verdient het eigenlijk altijd aanbeveling om dat te alloceren in een aparte vastgoed-bv, die hangt tussen de holding en de werkmaatschappij in. Let wel: tussen beide bv’s in en níet als aparte dochtervennootschap onder de holding naast de werkmaatschappij. Want dan is die vastgoed-bv een zogenoemde Onroerende Zaak Rechtspersoon (OZR) ingevolge art. 4 WBR 1970, waardoor de verkrijging van die aandelen normaal gesproken belast wordt met overdrachtsbelasting: 10,4 procent over de waarde in het economische verkeer van het vastgoed. En als het vastgoed wordt verhuurd aan de werkmaatschappij, is bij een verkoop van de aandelen in de vastgoed-bv met daaronder de werkmaatschappij, geen overdrachtsbelasting verschuldigd. Figuur 3: Drietrapsraket Holding BV DGA Gespaard geld Werkmij 2 BV Ondernemingen Holding BV DGA Vastgoed BV 14 &GO magazine Werkmij BV Vastgoed BV Werkmij BV Gespaard geld Vastgoed Ondernemingen
“WE KRIJGEN VAAK DE VRAAG WAT DE ZIN IS VAN EEN APARTE VASTGOED-BV. DAT BETEKENT TOCH ALLEEN MAAR EXTRA KOSTEN?” We krijgen vaak de vraag wat de zin is van een aparte vastgoed-bv. Dat betekent toch alleen maar extra kosten? Je kunt dat vastgoed toch net zo goed in de holding plaatsen? Klopt, een aparte vastgoed-bv kost extra geld. Zowel initieel bij het oprichten van die bv, als elk jaar weer. En het komt zeker vaker voor dat je bij een onderneming met bedrijfsvastgoed een dubbeldekker ziet met het vastgoed in de holding. Vaker zelfs, dan een drietrapsraket waarbij het apart is gealloceerd in de vastgoed-bv als een soort tussenholding. Het probleem dat zich dan kan voordoen, is dat zich later een koper voor de onderneming meldt, die ook het bedrijfsvastgoed wil overnemen. De holding overdragen is dan doorgaans geen optie: daarin zitten vaak oudedagsvoorzieningen, beleggingen en andere nietondernemingsgeboden bezittingen en schulden. Dus zal de holding het bedrijfspand als activum moeten verkopen. En dat heeft twee grote bezwaren: 1. het kost de holding vennootschapsbelasting over de stille reserves (de boekwinst van de holding zal waarschijnlijk in de tweede Vpb-schijf vallen, ofwel 25,8 procent Vpb) en 2. de koper is 10,4 procent overdrachtsbelasting verschuldigd. Als daarentegen het pand in een aparte vastgoed-bv als tussenholding zit, verkoopt de holding de aandelen in de vastgoed-bv (en indirect de werkmaatschappij), waarbij de boekwinst op die aandelen onder de deelnemingsvrijstelling valt. Weliswaar wordt de latente vennootschapsbelasting in de prijs van de aandelen verdisconteerd, maar die is altijd wel lager dan het nominale tarief van 25,8 procent. En de koper is in deze situatie sowieso geen overdrachtsbelasting verschuldigd. Alleen als het 100 procent zeker is dat het bedrijfspand niet met de werkmaatschappij (met daarin de onderneming) mee wordt verkocht, is het prima als het pand in de holding zit. Dan is niet per se een aparte vastgoed-bv nodig. Bijvoorbeeld als later de ondernemer het bedrijfspand als belegging wil aanhouden, of een afgescheiden deel van zijn privéwoning is dat hij later sowieso weer privé wil gaan gebruiken. Ofwel, als een verkoop van de onderneming met het bedrijfspand voorlopig niet aan de orde is, is het prima om het bedrijfspand te plaatsen in de holding. Alleen moet je dan wel op tijd gaan herstructureren, als een verkoop wel aan de orde komt. Vanwege allerhande fiscale vervreemdingstermijnen kost een herstructurering met vastgoed al snel drie of zes jaar, afhankelijk van welke fiscale instrumenten je bij de herstructurering gebruikt: aandelenfusie, bedrijfsfusie, uitzakking binnen fiscale eenheid of een juridische splitsing. VIERTRAPSRAKET Soms zie je dat ook andere vaste activa zijn ondergebracht in een aparte bv, een zogenoemde materieel-bv. Denk bijvoorbeeld aan een groot machinepark of aan intellectuele eigendom. In het laatste geval praat je over een IP-bv. Ook dat brengt enerzijds extra kosten met zich mee, maar biedt anderzijds meer veiligheid en flexibiliteit. Veiligheid, doordat de vaste activa niet in de risicosfeer van de werkmaatschappij zitten. En flexibiliteit, doordat het mogelijk is om de exploitatie van de onderneming te verkopen zonder die vaste activa. Die vaste activa worden dan vanuit de materieel-bv of IPbv verhuurd aan de koper van de werkmaatschappij. Ook in dat geval is het verstandig om de vier bv’s onder elkaar te hangen. NOAB.NL 15 ADVIES
Dan vormen in de praktijk de materieel-bv en de werkmaatschappij samen een fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting, zodat investeringen in dat materieel in aanmerking komen voor bijvoorbeeld kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Figuur 4: Viertrapsraket Holding BV DGA VASTGOED BV MATERIEEL BV WERKMIJ BV Fiscale eenheid Vpb APARTE PERSONAL HOLDINGS Als sprake is van meerdere aandeelhouders, verdient het nagenoeg altijd de voorkeur dat elke aandeelhouder in de bv-structuur deelneemt via een personal holding. De personal holdings nemen vervolgens weer deel in de vastgoed-bv of werkmaatschappij. Zelfs bij partners is dat belangrijk, tenzij ze gehuwd zijn (of sprake is van een geregistreerd partnerschap) in gemeenschap van goederen én geen sprake is van lijfrenteaanspraken. Want er is altijd een kans dat het huwelijk strandt en dan is één gezamenlijke bv onhandig: beide partners houden dan de lijfrenteaanspraak jegens die ene bv. En als de ene partner de andere wil uitkopen (dan kan overigens wel zonder aanmerkelijkbelangheffing) houdt die andere partner een lijfrenteaanspraak jegens de bv die dan volledig in handen is van de ene partner. Dat kan onwenselijk zijn. Vastgoed BV Werkmij BV Gespaard geld Vastgoed Machines, IP Onderneming Vastgoed Ondernemingen Maar er zijn nog veel meer redenen voor aparte personal holdings, zeker bij zakelijke derden. Elke personal holding ontvangt dan een vooraf bepaalde al dan niet gelijke managementfee uit de gezamenlijke werkmaatschappij en dividenden uit die bv. En dan zie je het voordeel van personal holdings: - elke personal holding kan zelf bepalen wat zij met de ontvangen managementfee en dividenden doet: doorstoten als dividend naar de achterliggende dga, uitlenen aan de dga, sparen of beleggen, noem maar op; - elke dga kan zijn eigen beloningsbeleid voeren: salaris, auto of fiets van de zaak of niet, WKR, pensioenopbouw en noem maar weer op. Daarnaast zijn aparte personal holdings handig als de ene dga de andere wil uitkopen. Dan draagt de ene personal holding de aandelen in de werkmaatschappij aan de andere personal holding over onder de deelnemingsvrijstelling. Als de dga’s als natuurlijke personen de aandelen in de werkmaatschappij direct zouden houden, word je geconfronteerd met aanmerkelijkbelangheffing. CONCLUSIE Het is belangrijk om goed na te denken over de vennootschapsstructuur bij je klanten. Zowel in de opstartfase als bij latere wijziging van omstandigheden. Initieel zal vaak een enkele bv of een dubbeldekker volstaan. Maar zeker gaandeweg, als er meer vermogen in Figuur 5: Personal holdings DGA Gespaard geld Holding A BV holding B BV Gespaard geld DGA B 16 &GO magazine
“IN DE MEERDERHEID VAN DE GEVALLEN IS ÉÉN BV NIET GOED GENOEG EN IS HET WENSELIJK OM EEN ZOGENOEMDE ‘DUBBELDEKKER’ TE HEBBEN” de bv is opgebouwd of een bedrijfspand wordt gekocht, is het belangrijk om goed na te denken over de structuur. En dat is helemaal belangrijk als de dga van plan is om zijn bedrijf over een aantal jaren te verkopen. Het ombouwen van een bestaande bv-structuur naar een meer fiscaal vriendelijke bv-structuur duurt nu eenmaal een aantal jaren, vanwege bovengenoemde vervreemdingstermijnen. En wat zie je in de praktijk: je weet nooit precies tevoren wanneer een klant zijn “toko” verkoopt. Dat kan soms sneller zijn dan jij en die klant vermoeden. Als dan de bv-structuur niet op orde is, kost dan vaak onnodig veel belastinggeld. Belastingheffing die je had kunnen uitstellen en soms zelfs voorkomen als je op tijd had geherstructureerd. Daarom ons welgemeend advies: loop bij je klanten de bestaande vennootschapsstructuren eens door en kijk of die nog wel up-to-date zijn. Dat is vooral aan de orde in deze situaties: - het betreft een min of meer risicovolle onderneming; - er zit veel vermogen in de onderneming; - er is binnen afzienbare tijd (drie tot zes jaar) een verkoop van de onderneming aan de orde; - er is sprake van bedrijfsvastgoed; - er is sprake van een substantiële waarde aan materiaal of intellectueel eigendom; - er zijn meerdere dga’s. Als je vragen over een bv-structuur hebt, schroom dan niet om met ons kantoor te bellen. Omdat Marree & Van Uunen Belastingadviseurs een NOAB-adviesgroep is, is een kort eerste telefoontje in het kader van de telefonische helpdesk kosteloos. NOAB adviesgroep voor leden NOAB heeft een betrouwbaar netwerk van specialisten opgebouwd om op terug te vallen zodra extra specialistische kennis nodig is. Fiscaal-juridisch Marree & van Uunen Belastingadviseurs T: 013 - 5 773 481 E: info@marree-cs.nl W: www.marree-cs.nl Punt & Van de Weerdt Belastingadviseurs T: 070 - 3 025 825 E: friso@defiscalisten.nl W: www.defiscalisten.nl Voor meer informatie: WWW.NOAB.NL/ADVIESGROEP NOAB.NL 17 ADVIES
Drag & drop, jouw website in een notendop DOOR: NOAB Een aantrekkelijke website voor je administratiekantoor? Maar wacht even, heb je geen technische skills? Geen paniek. We gaan je laten zien hoe je in een representatieve website kunt bouwen. Ontwerp een website die niet alleen visueel aantrekkelijk is, maar ook doeltreffend inspeelt op de behoeften van jouw administratiekantoor en de verwachtingen van je bezoekers. GEEF RICHTING AAN JE CREATIEVE PROCES MET EEN MINDMAP Stel jezelf deze belangrijke vragen om helderheid te krijgen en een gefocust plan te ontwikkelen. Waarom denk je na over een nieuwe website en wat wil je ermee bereiken? Hoe wens je dat bezoekers zich voelen bij het verkennen van jouw vernieuwde online platform? Overweeg welke emoties en ervaringen je wilt overbrengen. Denk na over de specifieke inhoud die je wilt toevoegen aan je vernieuwde website. Wil je eenvoudigweg informatie delen, of ben je van plan gedetailleerde inzichten in je diensten, team en recente successen te presenteren? PLATFORM Je hebt echt geen programmeerkennis nodig. Kies een websitebouwer zoals Wix, Strato, Weebly, Squarespace of Jimdo, en zo zijn er nog vele andere aanbieders. Google even en kijk welke jou het meeste aanspreekt. Deze platforms zijn gebruiksvriendelijk, zelfs als je nog nooit eerder een website hebt gemaakt. Het drag & dropsysteem sleept je letterlijk door het ontwerpproces heen. 18 &GO magazine
“HET DRAG & DROPSYSTEEM SLEEPT JE LETTERLIJK DOOR HET ONTWERPPROCES HEEN” Heb je juist wél al ervaring met het kraken van codes? In dat geval voorzien sommige platforms ook in de mogelijkheid van aangepaste HTML/CSS & JavaScript, waardoor je alles volledig kunt afstemmen op je specifieke voorkeuren. INHOUD Tijd om je website tot leven te brengen. Voeg info toe over jouw diensten, team en contactgegevens. Blijf to the point – klanten hebben geen tijd voor lappen tekst. TIP! KEEP IT SIMPLE. Plaatjes zeggen meer dan woorden Gebruik afbeeldingen om je site op te fleuren. Plaats enkele foto’s van je kantoor, team of zelfs wat stockfoto’s in de mix (eventueel uit de collectie van de aanbieder). Zorg ervoor dat ze er professioneel uitzien en passen bij de vibe van je kantoor. STRUCTUUR Organiseer je spullen, een rommelige website is een nogo. Een intuïtieve en duidelijke navigatiestructuur is van groot belang. Maak gebruik van menu’s en categorieën die logisch zijn en gemakkelijk te begrijpen voor de bezoekers. Houd de navigatie overzichtelijk en minimaliseer het aantal klikken dat nodig is om belangrijke informatie te bereiken. WEBDESIGN Dankzij de diverse ontwerpelementen op het platform kun je bovendien afbeeldingen, illustraties, video’s, animaties en grafische elementen toevoegen. Optimaliseer afbeeldingen en andere elementen indien nodig (met andere woorden: gebruik geen te ‘zware’ bestanden, dat kost meer laadtijd). CALL TO ACTION – JA DAT WIL IK! Wil je dat bezoekers iets doen, zoals een offerte aanvragen? Actie in de tent. Gebruik duidelijke ‘CTA’ (call to action) knoppen op strategische locaties binnen het ontwerp. Zorg ervoor dat deze knoppen opvallen en consistent zijn met de kleuren en stijl van je huisstijl, maar er wel uitspringen. RESPONSIVE Responsive is dat je opmaak van je website zich aanpast aan de schermen van diverse apparaten. Het voordeel van het kiezen voor platforms met aanpasbare formats is dat je ze naar eigen wens kunt invullen. Vaak beschikken deze platforms al standaard over een responsief sjabloon. FINAL CHECK Check, check, dubbelcheck. Als alles goed staat kun je live. En wil je nu op een later moment nog wijzigingen doorvoeren dan is dit via zo’n platform zo aangepast. Niet op kantoor of de beschikking over een computer? Log dan in via je mobiel en het is zo gepiept. NOAB.NL 19 SKILLS
DOOR: HENK POKER Grensoverschrijdend gedrag is van alle tijden, maar de aandacht die het onderwerp krijgt na de onthullingen rondom The Voice of Holland, is enorm toegenomen. Kranten berichten er regelmatig over en ook op radio en televisie is grensoverschrijdend gedrag regelmatig onderwerp van gesprek. “Helaas denken mensen die te maken krijgen met grensoverschrijdend gedrag vaak nog dat ze het zelf moeten oplossen.” Grensoverschrijdend gedrag kan overal voorkomen waar mensen met elkaar werken of elkaar ontmoeten. Met name grote organisaties hebben inmiddels protocollen opgesteld hoe ze met grensoverschrijdend gedrag moeten omgaan en dan nog blijkt het vaak ingewikkeld te zijn. Hoe moet je daar als relatief kleine organisatie op inspelen? We vroegen het aan Alie Kuiper, die al tientallen jaren bedrijven en organisaties 20 &GO magazine adviseert over beleid om ongewenste omgangsvormen structureel aan te pakken. “Het wordt tegenwoordig vooral als sociaal onveilig gelabeld, maar dat dekt de lading niet volledig,” geeft Alie aan. “Psychosociale arbeidsbelasting is de wettelijke definitie van wat grensoverschrijdend gedrag genoemd wordt en van alle vormen is een aparte definitie opgesteld.” WEES ALTIJD ALERT OP ONGEWENSTE SITUATIES
“HET REALISEREN VAN EEN VEILIGE WERKPLEK ZOU VOOR IEDEREEN PRIORITEIT MOETEN ZIJN” GEVOLGEN Veel mensen vinden het lastig om vast te stellen wat grensoverschrijdend gedrag is en hebben daardoor vaak niet in de gaten wat hun uitspraken, gedrag of opmerkingen voor gevolgen hebben. Alie geeft een voorbeeld. “Als iemand een inhoudelijk goede presentatie geeft, maar zij krijgt vervolgens de opmerking dat ze een mooie jurk aan heeft, dan gaat het in zo’n situatie niet de goede kant op.” Zoals aangegeven is grensoverschrijdend gedrag van alle tijden, maar wordt het volgens Alie de laatste paar jaar minder geaccepteerd. “Jaren geleden zat er nog een module in de secretaresseopleiding hoe je een handtastelijke baas van je af moest houden. Oftewel, de verantwoordelijkheid werd bij de werknemer neergelegd. Sinds de Arbowet die in 1994 werd ingevoerd, ligt de verantwoordelijkheid voor een sociaal veilig werkklimaat echter bij de werkgever. Helaas denken mensen die te maken krijgen met grensoverschrijdend gedrag vaak nog dat ze het zelf moeten oplossen. Als dat niet lukt, kan dat ertoe leiden dat iemand denkt dat hij of zij niet geschikt is voor het werk en op zoek gaat naar een andere werkplek.” VOEDINGSBODEM Het is van belang om je binnen elke organisatie af te vragen hoe de werkomgeving eruit ziet. “Zijn er situaties die een voedingsbodem kunnen vormen voor grensoverschrijdend gedrag? Wordt er op een bepaalde manier gepraat over mensen met een andere achtergrond, hoe wordt er überhaupt met elkaar gepraat, in welke context gebeurt dat? Respecteren we elkaar? Het zijn vragen die elke directeur zich regelmatig moet stellen, waarbij zijn of haar eigen rol, als voorbeeld, heel belangrijk is.” Een sociaal veilig werkklimaat creëren begint met het goed omschrijven waarom dat voor het behalen van doelen belangrijk is, vindt Alie. “Doe je dat niet, dan is het blijkbaar niet urgent, terwijl het realiseren van een veilige werkplek voor iedereen prioriteit zou moeten zijn.” VANGNET VOOR MEDEWERKERS Wanneer je je optimaal inzet voor een veilige werkomgeving binnen het kantoor, maar het gaat toch mis, dan is een vangnet voor een medewerker die last ervaart belangrijk, bijvoorbeeld in de vorm van een vertrouwenspersoon. “De vraag ‘wat heb je er zelf aan gedaan’ wordt vaak gesteld door een leidinggevende. Laat conflicten echter, hoe klein ook, nooit sluimeren. Neem als leidinggevende ook verantwoordelijkheid voor het oplossen ervan. En voorkom willekeur. Als je de ene persoon aardig vindt en dat laat merken, terwijl de andere niets goed kan doen, dan kan dat een bron voor grensoverschrijdend gedrag zijn. Laat bepaalde ontwikkelingen nooit over aan de krachten in het veld, let altijd op risico’s die er kunnen ontstaan en pak die zo snel mogelijk aan. Veranker de manier waarop je met elkaar wilt werken in beleid en stel doelen. Kijk na één jaar wat daar van terecht is gekomen.” EEN KIJKJE IN ELKAARS KEUKEN Ook sparren met collega’s wordt door Alie geadviseerd. “Hoe doe jij dat nou? Bevraag elkaar en kijk eens bij elkaar in de keuken. En bovenal, doe iets met signalen en laat het niet passeren als je iets opmerkt. Door het bespreekbaar te maken, maak je ook je medewerkers steeds weer bewust van het feit hoe jij wilt dat het er binnen je kantoor aan toe gaat. Immers, een sociaal veilige organisatie leidt niet alleen tot een prettige werksfeer, het zorgt er ook voor dat je medewerkers niet weglopen en dat is in een tijd van toenemende personeelskrapte ook niet onbelangrijk.” NOAB.NL 21 TRENDS EN ONTWIKKELINGEN
DOOR: HENK POKER De NOAB Academy wil met haar cursusaanbod zoveel mogelijk inspelen op de actualiteit. Voor het komend voorjaar staan er bijvoorbeeld twee nieuwe cursussen op het programma: de ‘Actualiteitendag arbeidsrecht’, onder leiding van Annemarie Busse, en ‘Werken met flexwerkers en zzp’ers’, verzorgd door Jo Weerts. Het wordt zijn laatste cursus voor NOAB, want Jo Weerts stopt in december 2024 met de grote najaarscongressen en het geven van de meeste cursussen. Check hier het actuele aanbod van de NOAB Academy 22 &GO magazine Vroegtijdig anticiperen voorkomt problemen achteraf
“ER GAAT DAN VAN ALLES VERANDEREN EN DAAROM MOETEN KANTOREN NU AL NADENKEN HOE ZE DIT AAN HUN KLANTEN GAAN ADVISEREN” De laatste cursussen van het jaar 2023 worden op 18, 19 en 20 december a.s. gegeven, een druk jaar met een uiteenlopend aanbod van cursussen zit er dan weer op. De voorbereidingen voor het cursusjaar 2024 zijn inmiddels in volle gang. U kunt weer de nodige cursussen op het gebied van Fiscaal, Accountancy en Algemeen verwachten, waarbij de actualiteit zoveel mogelijk vooropstaat. SCHIJNZELFSTANDIGHEID Jo Weerts verzorgt in het voorjaar de cursus ‘Werken met flexwerkers en zzp’ers’. “Als alles volgens plan verloopt, dan gaat de wetswijziging op het gebied van flexwerkers en zzp’ers per 1 januari 2025 in,” legt hij uit. “Er gaat dan van alles veranderen en daarom moeten kantoren nu al nadenken hoe ze dit aan hun klanten gaan adviseren.” Zo is de kans groot dat bepaalde flexcontracten de komende jaren definitief gaan verdwijnen. Doel is om werknemers extra zekerheid te bieden op gebieden als werktijden, inkomen en sociale zekerheid. “Bijkomend probleem van dit moment is de schijnzelfstandigheid. Er zijn veel mensen die zeggen dat ze zzp’er zijn, maar ze zijn het niet. De wetswijziging die is aangekondigd, gaat dat ‘verduidelijken’. Huurt een klant een tijdelijke kracht (tijdelijk contract, oproepkracht of uitzendkracht) in, dan gaat er veel veranderen. Het is voor de kantoren en voor hun klanten verstandig om daar vroegtijdig op te anticiperen, om eventuele problemen achteraf te voorkomen.” SALARISADVISEUR Jo Weerts geeft al twintig jaar cursussen voor NOAB, waarbij allerlei onderwerpen de revue passeerden. De grootste verandering die hij in al die jaren heeft gezien is de rol van de salarisadministrateur. “Twintig jaar geleden moest je de salarisadministrateur vaak nog vertellen dat ook arbeidsrecht belangrijk is, dat hoeft nu niet meer. De functie is veel breder geworden. De salarisadministrateur is nu salarisadviseur.” ACTUALITEITENDAG ARBEIDSRECHT Het arbeidsrecht is regelmatig aan veranderingen onderhevig en dat is voor de gemiddelde ondernemer bijna niet meer bij te houden. Hij vertrouwt wat dat betreft volledig op zijn adviseur. Daarom organiseert de NOAB Academy komend voorjaar de Actualiteitendag arbeidsrecht. In korte tijd wordt u op de hoogte gebracht van de meest actuele veranderingen in het arbeidsrecht. Eind 2024 stopt het dus voor Jo Weerts, hoewel hij graag een nuance aanbrengt: “Ik stop met het geven van de meeste cursussen, die van de flexwerker zal nog wel even (voorjaar 2025, red.) doorlopen. En in het najaar van 2024 uiteraard nog de ‘Actualiteiten arbeidsrecht en sociaal verzekeringsrecht’.” NOAB.NL 23 NOAB ACADEMY
‘ Ik heb nu écht tijd om mijn klanten persoonlijk te helpen’ Joyce (33) Boekhouder Samen maken we het makkelijk Met de software van SnelStart doe je de administratie van je klanten sneller en efficiënter én behoud je het persoonlijke contact met je klanten. Bekijk meer op: snelstart.nl/boekhouder 24 &GO magazine
Hoe MoneyMonk de rol van de adviseur versterkt DOOR: EVELINE AAN DE WIEL Software verandert de rol van de adviseur, maar maakt de adviseur niet overbodig. Daar is Jasper Horstink, CEO van boekhoudprogramma MoneyMonk, van overtuigd. “Sterker nog, de adviseur krijgt een mooiere en sterkere rol, namelijk: meer sturen op de cijfers en ondernemers adviseren. Voor ons is software een middel en blijft de rol van de adviseur absoluut essentieel.” Tijdens zijn carrière in de bankenwereld merkte Jasper dat veel ondernemers moeite hadden met het interpreteren van hun financiën. Boekhoudsoftware bevatte veel vakjargon en was daardoor moeilijk en complex. Een gemiste kans, vond hij. Om boekhouden makkelijker te maken, startte hij in 2013 samen met zijn broer Jorgen het online boekhoudprogramma MoneyMonk, waarmee zzp’ers zonder gedoe zicht en grip houden op hun financiën. DUURZAAM GROEIEN ALS FAMILIEBEDRIJF Tien jaar later staan Jasper en Jorgen nog altijd samen aan het roer van het bedrijf, zonder aandeelhouders of externe financiers. “Dat geeft enorm veel vrijheid,” vertelt Jasper. “We maken altijd keuzes die duurzaam bijdragen aan onze strategie op de lange termijn, ook als een beslissing op korte termijn niet direct winst oplevert.” De samenwerking met zijn broer, die tien jaar lang softwaredeveloper was in de telecom- en verzekeringsbranche, werkt goed, juíst omdat ze totaal verschillend en complementair aan elkaar zijn. Met de opkomst van nieuwe technologieën, zoals Artificial Intelligence (AI), wordt er soms gedacht dat software de rol van de adviseur uiteindelijk volledig overbodig zal maken, merkt Jasper. “Maar wij geloven sterk in de samenwerking tussen adviseur, ondernemers en een boekhoudprogramma,” verklaart Jasper. Ook in de toekomst. Adviseurs zijn voor ons enorm belangrijk, want zij kennen de ondernemer. Daarom willen wij ze de juiste tools geven om ondernemers zo goed mogelijk te kunnen bedienen. We investeren bewust in een efficiënte samenwerking. Dat is goed voor de adviseur, voor de ondernemer en uiteindelijk óók voor MoneyMonk.” Jasper Horstink EFFICIËNT SAMENWERKEN MoneyMonk ondersteunt adviseurs met de MijnKantoorModule, een eigen klantenportaal met inzicht in al jouw klanten als adviseur. “Daarmee kun je bijvoorbeeld digitaal BTW-aangiftes indienen, nieuwe administraties aanmaken en de voortgang per klant inzien. Daarnaast neemt MoneyMonk tijdrovende klussen uit handen met handige suggestieregels, een boekhoudrobot en nog veel meer. We zitten niet stil: binnenkort kunnen adviseurs ook hun eigen rekeningschema’s inclusief RGS instellen.” Ook de komende jaren blijft MoneyMonk volop inzetten op het verder verbeteren van de samenwerking tussen ondernemer en adviseur, belooft Jasper. “We willen klanten nóg betere inzichten verschaffen, zodat zij gefundeerde beslissingen kunnen nemen. Wij gaan ondernemers en adviseurs heel blij maken!” NOAB.NL NOAB.NL 25 ADVERTORIAL
Van uitgeblust naar opgeladen: zo werk je slimmer DOOR: FEMKE HELLINGS “WE WERKEN NIET TE HARD, WE RECHARGEN TE WEINIG” 26 &GO magazine
We rennen van afspraak naar e-mail, swipen van LinkedIn naar podcastapp en doen ons uiterste best alle ballen in de lucht te houden. Ondertussen kunnen we het woord multitasken niet meer horen en hebben we ’s avonds geen puf meer over. Omdat gratis fruit op kantoor of een half uurtje in de massagestoel ons waarschijnlijk niet gaat redden, vroegen we vitaliteitsspecialist Hidde de Vries om tips. Hoe kunnen we ons gedrag structureel veranderen, zodat we beter kunnen omgaan met de drukte? Allereerst beaamt Hidde dat we het allemaal steeds drukker krijgen. “In 100 jaar is de wereldbevolking met 400% gegroeid. We leven en werken met steeds meer mensen samen. Daarbij zorgt ons mobieltje voor prikkels en afleiding, hebben we meer geld te spenderen en gaan ontwikkelingen zo snel dat bijblijven een dagtaak is. Met zoveel uitdagingen weet bijna niemand uit zichzelf raad.” Naast de snelheid is ook de individualisering van de maatschappij volgens Hidde een probleem van deze tijd. “We bestellen ons drankje met een QRcode, in plaats van dat we een praatje maken met de ober. Onze aandachtsspanne wordt korter en onze interesse in anderen minder. Je tijd en energie goed leren besteden, is dus relevanter dan ooit!” TIP 1: DOE HET EERSTE UUR IETS VOOR JEZELF Hiddes eerste tip is er meteen een in de categorie quick wins: plan geen vergaderingen tot 10 uur ’s morgens. “Besteed in plaats daarvan het eerste werkuur aan iets wat echt belangrijk voor je is. ’s Ochtends ben je namelijk op je best. Spreek dus met jezelf af dat je focust op iets groters, al heeft je brein de neiging je mailbox in te duiken en kleine dingen af te ronden. Je zult zien: je hebt gelijk het gevoel dat je iets zinvols hebt gedaan die dag.” TIP 2: ZORG DAT JE NAAR BUITEN KUNT KIJKEN Vaak en lang op een scherm kijken maakt minder creatief en zuigt energie. “In de verte kijken zorgt ervoor dat je brein andere connecties aanmaakt zodat je letterlijk meer ziet. Tijdens het staren krijgt je brein de kans informatie te downloaden naar je langetermijngeheugen. Er ontstaat weer ruimte in je werkgeheugen.” TIP 3: ZOEK ELKAAR FYSIEK OP In de top drie van wat mensen het meest waarderen in hun werk, staan collega’s. “Helaas zorgt meer remote werken voor minder betrokkenheid. Het zijn juist de gesprekken bij de koffieautomaat die een organisatie bouwen. Hoe meer je elkaar leert kennen, hoe meer onderlinge connectie en begrip. Mensen durven meer fouten te gaan maken, met meer creativiteit en innovatie tot gevolg. Dit geldt ook voor de relatie met klanten. Ga dus langs en voer dat gesprek niet telefonisch.” NOAB.NL 27 Hidde dre Vries VITALITEIT
“LAAT EVEN DE HOND UIT, OOK ALS JE ER GEEN HEBT” TIP 4: DEEL ERVARINGEN MET ELKAAR Gedragsverandering gaat over structurele aanpassingen maken. Liever klein en consequent dan meteen groots en allesomvattend wat Hidde betreft. “Zoek naar nieuwe gewoontes die jou energie geven en praat erover op de werkvloer. Wat doet het met je als je iedere ochtend koud afdoucht? Of als je ’s avonds voor het slapen gaan niet meer door nieuwssites scrolt? Langzaamaan ga je dezelfde taal spreken, wat de organisatie ten goede komt.” TIP 6: NEEM JE VOORBEELDROL SERIEUS Stuur jij anderen aan? “Mensen doen niet wat je zegt, maar wat je doet. Besef dat je eerst zelf aan de bak moet. Kies jij er zelf wel eens voor te gaan wandelen tijdens een werkdag of zit je 60 uur per week achter je bureau? En zijn flexibele werktijden echt oké of zeg je dat alleen om nieuwe medewerkers binnen te halen? Pas als jij aan boord bent, kunnen dingen écht veranderen.” TIP 5: PLAN TUSSEN MEETINGS EEN HALF UUR VRIJ Stop met rennen van meeting naar meeting. “Zeker als leidinggevende is zo’n half uurtje ‘vrij’ ideaal om even met een collega te babbelen. Jij komt op adem en de ander kan vertellen hoe het met hem gaat.” TIP 7: GA DE NATUUR IN Even weg zijn van het bedrijventerrein of kantoor doet wonderen. Je kunt lopend gesprekken voeren of juist stil zijn en opmerken wat het met je ademhaling doet. “In het Japans is hier zelfs een term voor: Shinrin Yoku (forest bathing). De connectie met de natuur brengt rust, die nodig is voor het veranderen van een werkwijze of om productiever te worden.” ZO SIMPEL KAN HET ZIJN “In mijn bedrijf Recharge360 helpen we bedrijven ontdekken waar hun laaghangend fruit hangt,” gaat Hidde verder. “Laatst deden we een sessie met een directieteam in de zakelijke dienstverlening. We trackten hen vijf dagen lang met biometrische data. Vervolgens adviseerden we over simpele aanpassingen in hun routine, zoals geen drukke telefoontjes meer plegen op weg van kantoor naar huis of ’s morgens met hun kind naar school wandelen. Toen de directieleden eenmaal ervaarden met hoeveel extra energie ze door de dag gingen, rolden ze sommige veranderingen bedrijfsbreed uit. Vaak is één verandering al genoeg om iets in gang te zetten.” 28 &GO magazine
Meer grip op de klantdossiers DOOR: HANS PIETERS Klanten leveren de benodigde informatie vaak onvolledig en versnipperd aan, via onveilige communicatiekanalen. Het zorgt voor onnodig werk om de klantdossiers op orde te krijgen. Als het aan Wolters Kluwer ligt is dat met Twinfield DossierFlow verleden tijd. Klantdocumenten opvragen is voor accountants- en administratiekantoren een tijdrovende klus. Om kantoren meer grip laten te krijgen op het verzamelen van de benodigde, relevante documenten heeft Wolters Kluwer Twinfield DossierFlow ontwikkeld. De tool maakt efficiënte, veilige en gestructureerde documentuitwisseling mogelijk tussen de financieel specialist en zijn klant. De omgeving voldoet aan de hoogst mogelijke internationale standaarden qua informatiebeveiliging en privacybescherming. Twinfield DossierFlow is SOC2 type 1 en 2 geaudit. VRAGENLIJSTEN “Met Twinfield DossierFlow kunnen kantoren gestructureerde vragenlijsten gebruiken om informatie op te halen en documenten op te vragen. De klant kan via de tool vervolgens antwoord geven en stukken uploaden,” vertelt David de Haan, manager Field Sales bij Wolters Kluwer. Twinfield DossierFlow helpt bij vragen als: welke informatie hebben we al ontvangen van de klant? Wat missen we nog? De tool bevat vragenlijstsjablonen voor alle relevante werkprocessen: van de onboarding van nieuwe klanten tot en met het opstellen van de IB-aangifte en de jaarrekening. De Haan: “Wij leveren met Twinfield DossierFlow de online omgeving. Kantoren stellen zelf de vragenlijsten samen, voorzien van het eigen logo. Voor het gemak hebben we al een aantal voorgedefinieerde templates klaargezet die direct kunnen worden gebruikt.” Met Twinfield DossierFlow voegt Wolters Kluwer een handige productiviteitstool toe aan het Twinfield cloud softwareportfolio. “Met Basecone geven we de gebruiker controle over het proces van facturatie en declaratie, en met DossierFlow zorgen we dat klantdossiers op tijd in orde zijn. Pre-compliance noemen we dat.” PRODUCTIVITEITSVERBETERING De online tool heeft een duidelijke interface die precies laat zien wat de Theo Reijnders en David de Haan voortgang is van een klantdossier. Daarnaast heeft Twinfield DossierFlow een volledige audittrail zodat precies is na te gaan wie wat, en wanneer heeft gedaan. “Het dashboard geeft grafisch weer welke informatie het kantoor heeft ontvangen van de klant en wat niet. Je kunt eenvoudig een reminder sturen.” In de pilotfase hebben de eerste vijf accountantskantoren meer dan 100.000 ingevulde vragenlijsten teruggekregen van hun klanten, in slechts enkele maanden tijd, vertelt Theo Reijnders, director Marketing Benelux. “Dit is een enorme productiviteitsverbetering, maar ook een efficiencyslag voor de eindklant. Het past in de missie van Wolters Kluwer om het werk van de financiële professional makkelijker te maken en hem in staat stellen klanten breder van advies te voorzien. Dat houdt niet op bij financiële vraagstukken. Daarom bevat Twinfield DossierFlow ook een ESGvragenlijst voor ESG-rapportages.” www.twinfield.nl/dossierflow NOAB.NL NOAB.NL 29 Fotografie: Paul Tolenaar ADVERTORIAL
Jong, enthousiast en vol ambitie: de nieuwe generatie aan zet DOOR: EVELINE AAN DE WIEL Andy Carvajal Restrepo was 16 jaar toen hij Normal operations startte, een allround kantoor voor fiscale, financiële en administratieve dienstverlening. Hij zette zijn vwoopleiding op een laag pitje, behaalde verschillende certificaten en bouwde een uitgebreid netwerk op. Zijn missie: meedenken met ondernemers, de kloof met de boekhouding verkleinen en steeds nét dat stapje extra zetten om samen te kunnen groeien. Hoe krijg je jongeren weer enthousiast voor de accountancy? Die vraag stond centraal in het coverartikel van de eerste editie van &GO van dit jaar. Om in te spelen op de behoefte van studenten verandert de insteek van het onderwijs steeds vaker van zendernaar vraaggestuurd, was de constatering. Jongeren willen vooral in de praktijk hun beroepsvaardigheden en kennis ontwikkelen. Ook Andy Carvajal Restrepo koos geen voor de hand liggende route, maar is nu wél eigenaar van een eigen kantoor. Ondertussen blijft hij studeren om zijn kennis te verbreden. 30 &GO magazine
“ IK ZAG DE VRIJHEID DIE MIJN VADER HAD, OM ZELF TE BEPALEN HOE HIJ ZIJN WERK EN TIJD INVULDE” SPRONG IN HET DIEPE Geïnspireerd door zijn vader, die ook een eigen bedrijf heeft, koos Andy al op jonge leeftijd voor het ondernemerschap. “Ik zag de vrijheid die mijn vader had, om zelf te bepalen hoe hij zijn werk en tijd invulde. Dat sprak mij heel erg aan. Ik was goed met cijfers en met computers. Dus toen ik de kans kreeg om op freelancebasis aan de slag te gaan als administratief dienstverlener bij een aannemersbedrijf, heb ik die met beide handen aangegrepen. Ik zat op dat moment in de vierde klas van het vwo, maar ik ben meteen in het diepe gesprongen.” Bij het aannemersbedrijf deed Andy steeds meer ervaring op en bouwde hij aan zijn netwerk. Hij leerde het bedrijf goed kennen en stuitte al snel op een knelpunt in de boekhouding. “Het bedrijf had vier zakelijke auto’s, maar kon geen parkeerkosten doorberekenen aan klanten. Administratief hadden ze daar geen grip op. Daar wilde ik graag bij helpen. Uiteindelijk heb ik een systematiek ontworpen waarmee het bedrijf inzicht heeft in de parkeerkosten per auto en per cliënt, zodat zij deze kosten kunnen doorberekenen aan hun klanten. Dat systeem gebruiken zij nu nog steeds.” ONTZORGEN ÉN VERRASSEN Het voorbeeld past in de duidelijke visie die Andy heeft voor zijn kantoor: ondernemingen verder helpen door actief mee te denken en ze volledig te ontzorgen. Dat begint met goede gesprekken met de ondernemer en een kijkje nemen in een bedrijf. “Ik wil weten waarom een onderneming gestart is, hoe alle processen werken en wat de visie is voor de toekomst, om naast de ondernemer te kunnen staan en samen te kunnen groeien.” Begin dit jaar behaalde Andy bij NOAB het certificaat van de opleiding Inkomstenbelasting Particulieren & Ondernemers. En hij blijft verder leren. Het is een vol schema, geeft Andy toe. Zijn vwo-opleiding volgt hij nu in het voortgezet algemeen volwassenenonderwijs (vavo), wat hem de kans geeft om in een rustiger tempo zijn diploma te behalen. In het weekend volgt hij de opleiding Moderne bedrijfsadministratie (MBA). In de toekomst staan ook de studie tot Fiscaal adviseur bij NOAB op zijn wensenlijstje én de opleiding Politics, Psychology, Law and Economics (PPLE) om zoveel mogelijk kennis te vergaren die hij kan toepassen in zijn onderneming. Zijn doel: klanten zo goed mogelijk ondersteunen met zijn kennis én ze verrassen. Zo behaalde Andy het certificaat VCA VOL (Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden), zodat hij ook veiligheidsinspecties kan verrichten. “Ik werk graag voor aannemers en bezoek dan ook het liefst regelmatig hun projecten. Nu kan ik tijdens zo’n bezoek aanbieden om meteen een inspectie uit te voeren. Daarmee hoop ik mijn klanten positief te verrassen en echt meerwaarde te kunnen bieden.” NOAB.NL 31 TRENDS & ONTWIKKELINGEN
FISCALE HUMOR Fiscaliteit en humor is en blijft een moeilijke combinatie. Zo niet een contradictio in terminis. DOOR Het valt in het fiscale vak niet echt mee om grappig te zijn. Google maar eens op fiscaliteit en humor en het houdt niet over. Ik heb het ook maar eens geprobeerd met ChatGPT. Als wij onze leden proberen te stimuleren gebruik te maken van de nieuwste technologie, moeten we zelf het goede voorbeeld geven. Iets met een ideale vakantie en belastingparadijs. Daar maakt u helaas ook geen sier mee op een feestje. Dat wij als fiscalisten bij het Register Belastingadviseurs meer moeite hebben met humor bleek weer eens op onze RB-dag. Een ludieke ceremoniemeester om de tijd te bewaken en onze leden de zaal in te krijgen ging nog wel. En hoewel Maarten van Rossum de lachers grotendeels op zijn hand kreeg, kon niet iedereen zijn ongenuanceerde mening waarderen, blijkens onze evaluatie. We hebben het eerder geprobeerd, met cabaretiers die verschil in BTW-tarief voor konijnenvoer of caviavoer vonden knagen. We blijven het proberen. Aan onze inzet ligt het niet. Voor ons doen af en toe de grenzen opzoeken. Het zal toch een deel van onze leden moeten aanspreken. Nee, ik denk dat wij een prima voorbeeld kunnen nemen aan Paul Smit, jullie spreker op het NOAB Ledendag Festival. De beste lezing die ik ooit heb gehad. En de hele zaal vond het prachtig. De hele dag overigens was uitstekend geregeld. Pokebowl als lunch, brassband als opening, korte broeken aan, ludiek fotootje met jullie directeur... super. Helaas is het bij ons een verworven recht geworden om broodjes kroket te moeten serveren. Het zal mij niks verbazen als dit ook statutair geregeld zou moeten worden. Ik wilde er nog een polletje aan wagen, maar de afdeling communicatie was niet overtuigd van de hilariteit. Ach, eerlijk is eerlijk, af en toe zit er wel een grappenmaker tussen. Op onze ledendag sprak ik een belastingadviseur die was getrouwd met een andere belastingadviseur. Ze noemden zichzelf triomfantelijk een fiscale eenheid. Hij stikte bijna in zijn broodje kroket van het lachen. Dat deed mij denken aan een getrouwd echtpaar in de bancaire sector, die werden daar een bankstel genoemd. Blijkbaar hebben meerdere sectoren moeite met humor. Ik weet nog niet hoe het gesteld is met de humor binnen NOAB. Ik houd mij graag aanbevolen. Ik heb geleerd op jullie Ledendag Festival dat plezier op de werkvloer een van de belangrijkste redenen is dat personeel blijft. Wij blijven in ieder geval ons best doen. Zo hebben onze podcasts toch wel een amusant karakter, al zeg ik het zelf. Gelukkig worden ze goed beluisterd. Al is daar het ook niet iedereen mee eens. Op ons forum werd nog de suggestie gedaan door een lid dat hij liever een broodje kroket had dan een podcast. Over humor gesproken... Ralph Rijnders MSc RB, algemeen directeur van Register Belastingadviseurs 32 &GO magazine Ralph Rijnders GASTCOLUMN
Omgaan met uitdagingen in de sector: zo werk je slimmer én efficiënter DOOR: EVELINE AAN DE WIEL Wilco Kraaij Het aantal ondernemingen in Nederland stijgt al jaren, wetten en regels stapelen zich op en nieuwe mensen zijn nauwelijks te vinden: ook in 2024 staan administratie- en accountantskantoren voor grote uitdagingen. “Op dit moment is de belangrijkste vraag: hoe krijgen zij al dat werk gedaan?,” vertelt Wilco Kraaij, Product Line Director Accountancy bij Exact. “Maar ook: hoe houd je als boekhouder of accountant grip op het proces? De oplossing zit vooral in het optimaliseren en integreren van werkprocessen: daar valt nog veel winst te behalen.” Slimmer en efficiënter werken begint volgens Wilco met het integreren van processen, van de boekhouding en de salarisadministratie tot jaarrekeningen en fiscale aangiftes. “Je kunt als financieel dienstverlener in losse pakketten werken, maar het is efficiënter om alles bij elkaar te brengen. Hoe meer je de verschillende processen integreert, hoe beter je bijvoorbeeld al gedurende het jaar een dossier kunt opbouwen om te voldoen aan wet- en regelgeving. Dat maakt het opstellen van de jaarrekening als het jaar is afgerond ook weer makkelijker – én een stuk leuker.” ZICHT OP DE VOORTGANG Met de accountancy suite van Exact Online heb je zicht op al jouw diensten in één omgeving. “Dat geeft rust, omdat je op ieder moment de planning en voortgang kunt raadplegen,” vertelt Wilco. “En het maakt het makkelijker om taken over te nemen of te spreiden. Je houdt grip op de kernprocessen. Daardoor ontstaat er ook ruimte om meer waarde te leveren. Bijvoorbeeld door vaker in gesprek te gaan, de cijfers te duiden en de ondernemer te adviseren.” Exact zet in op ‘no hands accountancy’: zelflerende software neemt handmatige taken zoveel mogelijk over. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch herkennen en inboeken van facturen. Of het scannen en uploaden van bonnetjes. Hoe meer data je verwerkt, hoe ‘slimmer’ de software wordt. “Uiteindelijk wil je een zo compleet mogelijk totaalbeeld creëren van een klant, zodat je goede adviezen en toegevoegde waarde kunt leveren, zelf of misschien wel met behulp van Artifical Intelligence.” GRIP IN DE KETEN Ook online samenwerken met klanten wordt zo makkelijk mogelijk gemaakt met de Mijn[Kantoor]-app. Zo leveren klanten hun administraties makkelijker, vollediger en tijdiger aan, waarmee je als boekhouder ook weer de bekende piekdrukte voorkomt. “Als steeds meer ondernemingen gestructureerd gaan werken, ontstaat er uiteindelijk veel meer efficiency in de hele keten,” verwacht Wilco. “Dat betekent meer grip, maar ook meer werkplezier. Zowel voor de adviseur als voor de ondernemer.” www.exact.nl NOAB.NL 33 ADVERTORIAL
Het personeelstekort de baas DOOR: FEMKE HELLINGS Niet alleen in onze branche, ook in andere sectoren hebben ondernemers te kampen met een personeelstekort. Neem bijvoorbeeld de horeca. Toen chef-kok Jurgen van der Zalm van sterrenrestaurant Vinkeles in Amsterdam na coronatijd merkte dat het een uitdaging was zijn team compleet te krijgen, ging hij creatief denken. Waarmee hij ons op ideeën brengt! “Vrije tijd, dat is wat medewerkers veel hadden in de lockdowns,” begint Jurgen. “En dus wilden ze een betere werk-privébalans toen we na coronatijd eindelijk weer aan de slag mochten. Terwijl ik al te weinig mensen had. Steeds meer hotels en restaurants in de stad gingen vier in plaats van vijf dagen werken en in mijn team ving ik op dat medewerkers nadachten over een switch. Werken op hetzelfde niveau, en dan drie dagen vrij voor hobby’s, sport en vrienden. Dat zagen ze wel zitten! Het werd me snel duidelijk: als ik mijn personeel wilde behouden, moest ik ze vrije tijd bieden.” VIERDAAGSE WERKWEEK Begin dit jaar voerde Jurgen een vierdaagse werkweek in de keuken in. Het personeel werkt tegenwoordig van elf tot elf uur. “Ze werken nog steeds 40 uur, alleen anders verdeeld over de week. Ze maken geen overuren meer, terwijl dat eerst dagelijkse kost was. De medewerkers reageerden unaniem positief op mijn plan. Ze vinden hard werken prima, maar daar mag wat tegenover staan.” “Dit alles betekende wel dat ik anders moest gaan roosteren en twee extra fulltimers moest aannemen. Een rekensom van accounting en HR leerde ons echter snel: onderaan de streep scheelt het bijna niks qua kosten. Ik betaalde overuren voorheen als tijd voor tijd uit. Nu betaal ik de nieuwelingen van dat geld. Het MT was vrijwel meteen om. Onze directeur heb ik even moeten overtuigen. Omdat het personeelstekort steeds nijpender werd en we inmiddels drie tafels minder dekten om elke gast een volwaardige tweesterrenbeleving te kunnen blijven geven, zag ook hij snel in dat we moesten ingrijpen.” Jurgen van der Zalm 34 &GO magazine VOLOP VOORDELEN In de praktijk ziet Jurgen zijn gevoel bevestigd. “De medewerkers zijn niet meer uitgeblust aan het eind van hun
“HET WERD ME SNEL DUIDELIJK: ALS IK MIJN PERSONEEL WILDE BEHOUDEN, MOEST IK ZE VRIJE TIJD BIEDEN” werkweek, maar meer gefocust en productiever als ze hier zijn. Het ziekteverzuim is afgenomen en in die drie vrije dagen rusten ze echt uit. Zowel zij als wij willen niet meer terug naar de oude situatie. We hebben vrolijker en betrokkener personeel en kunnen weer gewoon groeps-aanvragen aannemen en alle tafels dekken, want het personeelstekort is verleden tijd.” STAFF HOUSING Dat is natuurlijk niet alleen te danken aan deze ene maatregel. Sinds een half jaar biedt Vinkeles haar restaurantpersoneel ook drie maanden gratis huisvesting aan. “Woonruimte vinden is een uitdaging hier in de stad. Bovendien merkten we dat mensen die langer dan drie maanden in dienst zijn, meestal een jaar of langer blijven. Die eerste maanden zijn cruciaal voor de binding, dus geven we ze wat stabiliteit in de vorm van een kosteloos verblijf in onze personeelsaccommodatie.” VIJF TIPS VOOR PERSONEELSBINDING Naast de vierdaagse werkweek en woonruimte doet Vinkeles méér om personeel te vinden en te binden. Jurgen heeft vijf tips waar ook jij je voordeel mee kunt doen. 1. Maak het aantrekkelijk om bij jou te werken “Wij bieden een Swapfiets aan, betalen mee aan de zorgverzekering en bezuinigen niet op teambuilding en uitjes. Zo zetten we de achterdeur dicht en hoeven we minder vaak te werven.” 2. Zorg voor goede onboarding “Collega’s die elkaar onderling helpen en managers die regelmatig checken of iemand zich thuis voelt, vinden wij erg belangrijk. Laatst hebben we ook een Quick Guide gelanceerd met info, tips & tricks. Wat zijn onze missie en visie? Waar zijn de toiletten en hoe meld je je ziek?” NOAB.NL 35 4. Heb aandacht voor mentale gezondheid “Momenteel zijn we bezig met een online hulp-app voor het personeel. Deze biedt de mogelijkheid cursussen te volgen en helpt bij zaken als financiële planning en timemanagement. Is er thuis iets aan de hand? Dan kun je met een psycholoog praten. Iedereen wil toch een werkgever die om ze geeft?” 5. Blijf bij de tijd “Zeker de jonge generatie wil zien dat je ontwikkelingen omarmt. Zo zijn wij bezig met een kosten- en tijdbesparend keukenmanagementsysteem, dat voor ons onthoudt welke wensen of voedselallergieën vaste gasten hebben. Ook werken we zo duurzaam mogelijk en gaan we voedselverspilling actief tegen. Dit werkt zingevend en motiverend.” 3. Neem ambitie en ontwikkelwensen serieus “Ook met trainingen, opleidingen en doorgroei houd je mensen blij. Wij proberen mensen altijd op posities neer te zetten waar ze ’t sterkst zijn. Zo hebben we drie allround koks die ooit bij ons in de schoonmaak begonnen zijn. En soms laten we iemand tijdelijk op een andere plek werken om iets nieuws te leren of ontdekken.” TRENDS EN ONTWIKKELINGEN
Van de gebaande paden: ruimte voor creativiteit en slechte ideeën Rico Bakker
“JE GAAT IETS DOEN EN JE WEET NIET OF HET GAAT WERKEN. HET ENIGE WAAR JE OP DAT MOMENT OP KOERST, IS GEVOEL” DOOR: EVELINE AAN DE WIEL Wat als we onderwijs geven zonder klassen? Of vacatures uitzetten zonder tekst te gebruiken? Wat als we geen jaarverslag schrijven, maar we iedereen wél op de hoogte brengen van de belangrijkste ontwikkelingen? “Als we willen vernieuwen, moeten we andere vragen stellen,” vindt Rico Bakker, spreker en auteur over de kracht van slechte ideeën. “Ogenschijnlijk domme of absurde vragen kunnen je op het spoor zetten van de beste ideeën, buiten de gebaande paden.” Verreweg de meeste beslissingen die we iedere dag nemen, nemen we onbewust. We hoeven niet na te denken met welk been we uit bed stappen, hoe we de kraan opendraaien of hoe we de voordeur sluiten. Dat gaat allemaal op de automatische piloot. Hoe vaker je iets doet, hoe makkelijker het je afgaat. Ons brein is snel en efficiënt. En dat is fijn, want daardoor hoef je niet elke keer opnieuw het wiel uit te vinden. Maar er zijn ook situaties waarin die vastgeroeste patronen in de weg kunnen zitten. Bijvoorbeeld als je creatief wil zijn. Of nieuwe oplossingen wil bedenken. TRADITIONELE ANTWOORDEN ‘Hoeveel dieren van elke soort nam Mozes volgens de Bijbel mee op zijn ark? Waren dat er nul, één of twee?’ Met die vraag zet Rico regelmatig een zaal vol mensen aan het denken. “Bijna iedereen zegt vol overtuiging twee,” vertelt Rico. “Maar dan vergeten ze dat het niet Mozes was die dieren meenam op een ark, maar Noach. Als je nadenkt over het antwoord, ben je eigenlijk al voorbij de vraag.” Zo werkt dat ook met creatief denken. “Als de vraag is: hoe zorgen we voor meer klanten? Dan wordt er al snel geroepen: we moeten meer aan marketing doen, we gaan een accountmanager aanstellen of we moeten klantgerichter zijn. Dat zijn allemaal open deuren waar je automatisch aan denkt. Omdat we een traditionele vraag stellen, zijn we geneigd om een traditioneel antwoord te geven.” NOAB.NL 37 TRENDS EN ONTWIKKELINGEN
“ALS JE VOLDOENDE RUIMTE KRIJGT OM ANDERS TE DENKEN, DAN KOM JE MISSCHIEN WEL OP DE BESTE IDEEËN” SOFTWARE OP EEN FLOPPY De vraag is: hoe doorbreek je dit vastgeroeste denken? Daar zijn technieken voor, vertelt Rico. Die zorgen voor een nieuwe invalshoek binnen de originele vraagstelling. “In plaats van ‘hoe krijgen we meer klanten?’ zou dat kunnen zijn: ‘hoe jagen we onze klanten gillend de deur uit?’ Dat is een leuke oefening. Bij een softwarebedrijf waar ik deze vraag stelde, kwamen allerlei wilde ideeën naar boven, van: ‘we sturen klanten een virus’ tot ‘we leveren onze software op een floppy’. Met die lijst zijn we vervolgens aan de slag gegaan: welke van deze ideeën kunnen we als inspiratie gebruiken om juist nieuwe klanten te werven? Dan is het idee van zo’n floppy ineens heel leuk. Daar kun je veel kanten mee op.” Door absurde vragen te stellen, dwing je nieuwe associaties af die je kunt verwerken in nieuwe ideeën of antwoorden op de oorspronkelijke vraag. “Eigenlijk is het een omweggetje,” legt Rico uit. “Iedereen kan deze techniek leren, als je daarbij maar je oordeel uitstelt. Je moet dus proberen om alle absurde ideeën die worden ingebracht, niet meteen te veroordelen omdat je denkt: wat hebben we hier aan? Dat vergt ook een beetje oefening: hoe vaker je dit doet, hoe makkelijker het zal gaan.” 38 &GO magazine
Vraag / probleem Tool Nieuwe vraag Goed idee / oplossing Inspiratie Slecht idee absurde oplossing ANDERS DURVEN DENKEN Met absurde ideeën kun je aandacht genereren, maar ook vernieuwende en onderscheidende oplossingen bedenken. Dat is nog niet zo eenvoudig als je een bepaalde werkwijze gewend bent. “In de wereld waarin wij leven, is kennis heel belangrijk. Je hebt kennis nodig om creatief te zijn. Maar te veel kennis kan ook een valkuil zijn, want daardoor kun je in een tunnelvisie terechtkomen. Wanneer we weten wat goed is, denken we vaak ook te weten wat fout is. Als we een manier vinden die werkt, dan leggen we die vast in processen en dan houden we daaraan vast. Maar de wereld verandert. Als je dezelfde oplossingen blijft gebruiken in andere situaties, dan kom je niet verder.” Anders durven denken vraagt ook om lef, beseft Rico. “We willen allemaal goed voor de dag komen. In de theorie van psychologische veiligheid wordt dat impressiemanagement genoemd. Niemand wil dom of incompetent overkomen. Eigenlijk is dat ook niet ingewikkeld: als je niet dom wil zijn, dan stel je geen vragen, en als je niet incompetent wil zijn, dan doe je geen dingen die fout kunnen gaan. Maar als je verandering nastreeft, dan moet je af en toe wél die ogenschijnlijk domme vraag durven te stellen. En die vraag is misschien helemaal niet zo dom als die voelt. Waarom doen we dit op deze manier? Als je voldoende ruimte krijgt om anders te denken, dan kom je misschien wel op de beste ideeën.” Dat kan spannend zijn, snapt Rico. “Je gaat iets doen en je weet niet of het gaat werken. Het enige waar je op dat moment op koerst, is gevoel. Maar ik denk dat dat af en toe best een goede raadgever kan zijn. Dat je denkt: ik weet niet wat dit opbrengt; het is niet meetbaar, ik kan niet zeggen hoeveel nieuwe klanten mij dit brengt, ik kan er geen kritische prestatieindicatoren aan verbinden, maar ik weet wél dat dit ons een superleuk bedrijf maakt. Dus laten we het proberen. En dan zien waar het je brengt.” “ TE VEEL KENNIS KAN OOK EEN VALKUIL ZIJN, WANT DAARDOOR KUN JE IN EEN TUNNELVISIE TERECHTKOMEN” NOAB.NL 39
Schouder-aan-schouder met de ondernemer DOOR: HANS PIETERS Fin X Tax your business advisor is een full-supportkantoor voor financieel en fiscaal advies voor mkb-ondernemers en investeerders. “Het begint met vertrouwen. Op het moment dat je dat krijgt, merk je dat klanten je andere dingen gaan vragen,” vertellen kantoorhouders Patrick Pirson en Bionda Eggen. Het liefst zitten ze naast de ondernemer. 40
“WE ONTMOEDIGEN KLANTEN OM DINGEN ZELF TE DOEN. ZIJ KUNNEN BETER HUN EIGEN WERK DOEN” OPRECHT GEÏNTERESSEERD “Het is belangrijk een goede band met je klant te hebben,” benadrukken Patrick en Bionda. “Het gaat echt om een relatie opbouwen en betrokkenheid krijgen bij de ondernemer. Die bouw je alleen op als je oprecht geïnteresseerd bent in de persoon van de ondernemer. Vaak heb je in een paar gesprekken met een nieuwe klant door ‘hij kan dit stukje wel of niet’. Als je als chefkok de mooiste gerechten kan maken, maar daarnaast niet weet wat je daaromheen moet organiseren, gaat het snel mis,” stelt Patrick. Als voorbeeld vertelt hij over een horecaondernemer die begin dit jaar een slechtlopend restaurant heeft overgenomen. “Dat ging in het begin niet goed. We hebben gezegd ‘Jullie doen alleen nog maar het restaurant. Alles wat erbij komt qua financiën en problemen oplossen pakken wij op.” Inmiddels loopt het restaurant weer goed. Het voorbeeld geldt door de bank genomen voor bijna alle ondernemers. “We ontmoedigen klanten om dingen zelf te doen. Zij kunnen beter hun eigen werk doen. De meesten zijn heel goed met het eigen talent, maar met alle zaken eromheen, zoals debiteurenbeheer en dergelijke, hebben zij geen affiniteit. Voor ons is dat veel makkelijker.” “Ik vind het zelf een van de leukere dingen om klanten met allerlei vraagstukken bij de hand te nemen,” vertelt Bionda. “Het is alle bedrijfsvoering eromheen, vanuit de financiële organisatie. Je kijkt mee over de schouder van de ondernemer. Je voelt je mede-ondernemer. Je zit naast hem. Het ondernemen op zich, buiten het vak waarmee de ondernemer bezig is, is grotendeels voor iedereen hetzelfde.” Patrick: “Je bent een medevennoot in die facetten waarin we goed zijn.” Ze matchen soms klanten die geld nodig hebben met vermogende particulieren. “Ze moeten er samen uitkomen qua voorwaarden.” Het is ontstaan omdat banken steeds terughoudender zijn. “Als banken iets missen, is het compassie en empathie. Het is alleen nog maar vinkjes zetten.” DEZELFDE GOLFLENGTE Halverwege de jaren ’90 zette Patrick de eerste stappen in de accountancy, met een bedrijfskundestage in Sittard. Het was de tijd dat boekhoudsoftware voorzichtig zijn intrede deed, met Exact DOS. “Ik kon goed met computers overweg.” Hij startte al snel een eigen administratie- en advieskantoor. Beiden werken samen sinds 2007. Vóór de overstap werkte Bionda bij de Politie, onder meer op de financiële afdeling, als hoofd loonadministratie, en bij de financiële recherche. “Mijn vader had een klein administratiekantoor en dat leek mij ook wel ‘sjiek’. Hij hield dat echter af. Toen hij onverwacht overleed in 2007 nam ik een paar klanten over om hen te helpen. Ik dacht bijna meteen, dit is wat ik wil.” Bionda Eggen en Patrick Pirson NOAB.NL 41 COMMUNITY
“HET VERLEDEN, DE JAARREKENING, IS LEUK. ALLEEN IS DE TOEKOMST LEUKER” Bij toeval kwamen ze snel daarna in gesprek, vertelt Patrick: “Vanaf dag één hadden we het gevoel dat we op dezelfde golflengte zaten.” Bionda: “Patrick wilde geen personeel, maar ik had ervaring in leidinggevende functies. ‘Dan mag jij dat oppakken’, zei hij. Daarna was er geen belemmering meer om te groeien.” Patrick: “Het zit in ons DNA om altijd te kijken hoe we de service nog meer kunnen verbeteren. Je onderscheidt je met alles eromheen. Als een klant een vraag stelt, krijgt hij dezelfde dag een reactie, al is het maar een kort bericht.” Hij vervolgt: “Je moet je wel een positie verschaffen dat je dat ook kunt. Je moet genoeg tijd vrijmaken op een dag om vragen af te handelen. We hebben ook een tijd gehad dat we achter de feiten aanliepen.” NOODZAKELIJK KWAAD “Ik ben van de diversiteit. Er moet meer zijn dan jaarrekeningen maken,” vertelt Bionda. “Het verleden, de jaarrekening, is leuk. Alleen is de toekomst leuker,” benadrukt Patrick: “De klant ziet de jaarrekening als product, als noodzakelijk kwaad.” Gevraagd naar de rol van digitalisering, antwoorden ze: “Waar we een efficiencyslag kunnen maken, doen we het. Na de personeelskosten is de software de grootste kostenpost.” De trend is alleen maar meer, is hun overtuiging. “Dat groeit alleen maar door.” Met ontwikkelingen als artificiële intelligentie is het een kwestie van tijd dat er niet meer hoeft te worden ingevoerd, verwachten ze. “Je moet nadenken over je rol. Daarvoor moet je ook met je medewerkers om tafel gaan zitten, om te kijken of ze kunnen meegroeien.” Slim verzekeren? Beroepsaansprakelijkheid & datarisk www.bav.covermij.nl 42 &GO magazine
Prophix Consolidation & Reporting optimaliseert consolidatie en rapportage • Audit trail • Automatisering en integratie • Diverse rapporten • Cloud-based • Meertalig • Voldoet aan wettelijke eisen Meer info: www.prophix.com Ik ben dol op de flexibiliteit van Prophix! Met deze software hebben we de touwtjes in handen. Hierdoor kunnen we onze klanten een toegevoegde waarde bieden bij consolidatie outsourcing, support en consultancy.” Ben jij ondernemer? Ben jij als ondernemer op zoek naar advies, hulp bij je administratie of wil je over bepaalde onderwerpen sparren? Of je nu zzp’er bent of mkb’er, kies voor een kantoor dat NOAB gecertificeerd is. Waarom? LAAT JE INSPIREREN door andere ondernemers NOAB.NLNOAB.NL 43 43
1 Online Touch