Ondernemers kunnen beginnen met enkele vragen. Welke processen moeten doorgaan? Welke gegevens, apparaten en leveranciers zijn onmisbaar? Hoe worden medewerkers, klanten en leveranciers bereikt als internet en telefonie uitvallen? En welke financiële verplichtingen lopen door als er tijdelijk geen omzet is? EEN DRAAIBOEK VOOR DE EERSTE 72 UUR De overheidscampagne ‘Blijft jouw bedrijf weerbaar?’ helpt ondernemers bij het maken van een draaiboek. Volgens RVO kan het in een noodsituatie 72 uur duren voordat de overheid hulp heeft georganiseerd. Het is daarom verstandig vooraf vast te leggen wat het bedrijf in die eerste uren en dagen zelf kan doen. Het draaiboek behandelt drie onderdelen. Bij ‘het bedrijf’ gaat het om de processen die moeten blijven draaien en de taakverdeling tijdens een crisis. ‘De keten’ brengt essentiële leveranciers en afnemers en mogelijke alternatieven in beeld. Bij ‘de omgeving’ kijkt de ondernemer wat klanten, partners en de buurt van het bedrijf nodig hebben. KVK adviseert daarnaast om plannen te bespreken en te testen. Werkt de kassa nog zonder internet? Zijn belangrijke bestanden ook offline bereikbaar? Is duidelijk wie klanten informeert? En komen facturen na een storing alsnog goed aan? Door zo’n scenario een keer te oefenen, blijkt snel welke afspraken of voorzieningen ontbreken. Soms zijn eenvoudige oplossingen voldoende. Denk aan een contactlijst op papier, regelmatige back-ups, een mobiele internetverbinding of een alternatief voor pinbetalingen. Ook kan een ondernemer met leveranciers en klanten afspreken hoe zij handelen als de gebruikelijke communicatiekanalen niet werken. Welke oplossing past, hangt af van de belangrijkste processen. OOK FINANCIËLE WEERBAARHEID TELT Een verstoring heeft vaak direct financiële gevolgen. Omzet kan wegvallen, terwijl personeelskosten, huur, aflossingen en andere vaste lasten doorlopen. Uit het KVK-onderzoek blijkt dat een kwart van de ondernemers graag advies wil over een betere financiële voorbereiding op een crisis. Daar kan ook de NOAB-adviseur een rol spelen. Die hoeft geen ICT- of crisisdeskundige te worden, maar kan wel vragen stellen. Hoe lang kan de onderneming een omzetdip opvangen? Is er voldoende buffer? Welke vaste verplichtingen lopen door? Zijn belangrijke financiële gegevens veilig opgeslagen en bereikbaar? En zijn er afspraken over betalingen, facturatie en debiteurenbeheer als systemen uitvallen? Volledige zekerheid bestaat niet. Maar wie vooraf de belangrijkste risico’s in kaart brengt, afspraken vastlegt en een noodscenario test, staat tijdens een verstoring niet met lege handen. Een praktisch draaiboek helpt de ondernemer sneller beslissen, beperkt de schade en vergroot de kans dat het bedrijf blijft draaien. NOAB.NL 39 TRENDS & ONTWIKKELINGEN
40 Online Touch Home