Uw administratie van Snelstart staat op een server dat door Snelstart wordt beheerd. De administratie is te openen via de computer of laptop maar ook middels de Snelstart App. De gegevens die worden verwerkt, via de computer of App, komen in één administratie terecht. Steeds vaker worden de inkoop- en verkoopfacturen direct aan de administratie toegevoegd. Met de App van Snelstart of inloggen op de site van Snelstart kan het toevoegen sneller worden gedaan. Bovendien is het mogelijk om met een mobiele telefoon of tablet een foto van de factuur te maken en deze vervolgens op te slaan. Zorg er wel voor dat er voldoende licht is om zo’n foto te maken en de factuur niet op de kop ligt. Nadat dit is gedaan kunnen de gegevens worden bewerkt, maar Snelstart zal zelf proberen de leverancier in uw administratie te vinden en doet boekingsvoorstellen. Het is ook mogelijk om de facturen te scannen (pdf formaat) en deze in een mapje op de computer op te slaan. De facturen zijn over het algemeen veel duidelijker dan een foto of afbeelding dat met uw mobiel is gemaakt. Het voordeel hiervan is dat u nooit een factuur kwijt raakt, zorg er wel voor dat er regelmatig een backup wordt gemaakt van de bestanden die op uw pc staan. Indien u met Snelstart factureert dan hoeft u de facturen niet meer te scannen en op te slaan, dat gaat al automatisch. Wanneer uw scanapparaat met een sheetfeeder is uitgerust dan kunnen meerdere scans automatisch achter elkaar worden gemaakt. Mocht u in de toekomst een ander scanapparaat of een 3 in 1 apparaat willen kopen, schaf er dan een aan met een sheetfeeder. Voor de prijs hoeft u het niet te laten, een goed apparaat koopt u al vanaf € 100 terwijl het veel tijd kan besparen. Zorg er wel voor dat de scanner is ingesteld op 200 dpi en worden de scans bij voorkeur apart opgeslagen. Elke gescande factuur krijgt dan z’n eigen unieke nummer. Hoe hoger het aantal dpi des te groter zal het bestand zijn terwijl dat niet onnodig is. Hoe en wat te doen? Allereerst download u de app van Snelstart. https://www.snelstart.nl/app Na het installeren van de app kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Hierna wordt de mogelijkheid gegeven om voortaan met uw vingerafdruk in te loggen. De eerst volgende keer hoeft u dan niet meer de gebruikersnaam en wachtwoord te gebruiken.
Na het inloggen ziet u meer informatie zoals de openstaande facturen en de banksaldi. De app kan ook worden gebruikt om een koppeling te maken tussen uw bank en administratie zodat de bankmutaties automatisch worden ingelezen. Verkoopfacturen: Zowel met de computer als met de App kunnen verkoopfacturen worden gemaakt en direct naar de klanten worden gemaild. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat de layout van de pc versie en App versie verschillen, maar het instellen is een eenmalige zaak. Het factureren vanuit Snelstart gaat niet alleen sneller maar de verkoopfactuur wordt direct in uw administratie verwerkt en wordt er een kopie van de factuur opgeslagen. Inkoopfacturen: Zoals hiervoor genoemd bestaan er diverse mogelijkheden om de inkoopfacturen te boeken. Met uw pc: 1. Scan de facturen en sla deze op in uw pc1 2. Log in op website van Snelstart met uw pc (Snelstart Web) 3. Ga naar Ontvangen Bon of factuur 4. Kies de bestand of sleep de gescande facturen naar de website 5. Na deze actie staan de inkoopfacturen in uw administratie. Daarna kunt u ervoor kiezen om uw werkzaamheden te beperken tot het opslaan. Maar beter is om de gegevens verder in te vullen zodat de boeking en inkoopfactuur compleet in uw administratie komt. Snelstart is een zelflerend programma en zal na het inlezen van de inkoopfactuur bepaalde boekingsvoorstellen doen. Snelstart vult de factuurdatum, leverancier en de bedragen in. In bepaalde gevallen kunnen de door Snelstart gebruikte gegevens niet compleet of fout zijn. Deze gegevens kunnen worden aangepast. Mocht de boeking fout zijn dan kunt u de boeking in de reguliere administratie alsnog aanpassen. De meeste fouten of extra werk ontstaat wanneer facturen dubbel worden gescand en ingelezen. Snelstart controleert op dubbele factuurnummers, mocht dat u overkomen maak dan de boeking af maar vul het factuurnummer aan met XXXXXXX zodat deze in de administratie opvalt en verwijdert kan worden. 1 Scan op 200dpi en sla elke factuur in een apart bestand op. Het apart opslaan geschiedt automatisch. Om het opzoeken gemakkelijker te maken maak voor elke jaar een aparte map inkoopfacturen en een submap kwartaal of maand.
Met uw mobiele telefoon of tablet 1. Open met uw app de administratie op uw mobiel of tablet 2. Kies voor Ontvangen Bon of Factuur 3. Klik op Kies bestand 4. Hierna heeft u de mogelijkheid om een foto te maken of om een bestand te uploaden. 5. Maak een foto en klik op OK wanneer de foto goed is. De foto van de factuur wordt vervolgens naar Snelstart gezonden. 6. Na deze actie staan de inkoopfacturen in uw administratie. U kunt er voor kiezen om uw werkzaamheden te beperken tot het opslaan. Maar beter is om de gegevens verder in te vullen zodat de boeking en inkoopfactuur compleet in uw administratie komt. Snelstart vult de factuurdatum, leverancier en de bedragen in. In bepaalde gevallen kunnen de door Snelstart gebruikte gegevens niet compleet of fout zijn. Mocht de boeking fout of onvolledig zijn dan kunt u de boeking in de reguliere administratie alsnog aanpassen. 7. Wanneer gekozen wordt van alleen opslaan dan is de factuur in de administratie als Inkoop te zien als Onverwerkte bon of factuur. Als boekingsdatum wordt altijd de datum gebruikt waarop de foto is gemaakt. Vervolgens kunnen de correcte gegevens worden ingevuld en slaat u de boeking op. Het maken van verkoopfacturen kan zoals met uw pc als met de mobiel worden gedaan. De eerste keer moet er een factuurlayout worden gemaakt. Meer informatie kunt u nalezen op de site van Snelstart. https://www.snelstart.nl/app
1 Online Touch