Beleidsplan 2019-2020 | 13e bestuur der S.V. Maslow 3.2 Algemeen beleid ten opzichte van de commissies Aan het einde van het collegejaar 2018-2019 is er contact opgenomen met de commissieleden om te bepalen of zij nog een collegejaar door willen en in welke commissie dit dan zou zijn. Het bestuur wil een goede balans tussen zowel ervaren als onervaren, en tussen eerste en ouderejaars in de commissies. Om nieuwe actieve leden te werven zijn we mee op kamp geweest om te vertellen over de vereniging en de commissies. We zijn ook gestart met een grote wervingscampagne via Social media. Dit bestond uit verschillende posts op Social media, een filmpje op ons YouTube kanaal waarin werd verteld over commissies door actieve leden van vorig jaar, en een commissie keuzewijzer poster. Naast dit alles zijn we ook naar POB klassen toe gegaan om hier te vertellen over S.V. Maslow en de mogelijkheid om actief lid te worden. Nadat de nieuwe leden kans hebben gekregen om aan te geven dat zij actief lid willen worden zullen alle geïnteresseerden een mailtje krijgen. Hierin zal worden gevraagd om een enthousiaste motivatiebrief met de top 3 keuzes van commissies op te sturen. Dit vragen wij, om te kijken wat de drijfveer en motivatie van leden is, maar ook om in te schatten in welke commissie zij het beste tot hun recht komen. Nadat de geïnteresseerden hun motivatiebrief hebben gestuurd nodigen wij hen (per drie studenten) uit op het kantoor voor een kennismakingsgesprek van ongeveer een kwartier. We nodigen die studenten uit die dezelfde commissie als eerste voorkeur op hebben gegeven. Dit om direct een indruk van de sfeer in de groep te krijgen. Bij deze kennismakingsgesprekken zullen de twee internen aanwezig zijn. Na deze kennismakingsgesprekken zullen de internen de commissies indelen op basis van de indrukken die zij hebben gekregen vanuit de brieven en bij de gesprekken. Zodra de indeling bekend is zal er een informele avond volgen waarbij alle commissieleden zijn uitgenodigd om elkaar te leren kennen. Deze avond zal in teken staan van gezelligheid en binding. Als alle commissies zijn ingedeeld zullen de internen bij alle opstartvergaderingen van de commissies aanwezig zijn. Dit is om de commissies te ondersteunen met opstarten, het commissie handboek door te lopen en de vertrouwenspersonen vanuit het bestuur aan te wijzen. Ook worden er afspraken gemaakt met de commissies. Deze afspraken gaan over de samenwerking, de notulen, de Social Media en de rol van de internen. Al deze afspraken worden mondeling gemaakt, tevens in de eerste notulen opgenomen en nageleefd. Mochten er zich problemen of andere hindernissen voordoen, dan wordt een van de beide internen meteen betrokken en nemen zij, waar nodig in overleg met de commissie of het bestuur, een gepaste beslissing. Verder worden de functies van voorzitter, penningmeester, notulist en public relations verdeeld. Hierna zullen de internen weggaan. Na de eerste vergadering zal er nauw contact blijven tussen de internen met de voorzitters van de commissies over de stand van zaken. De internen blijven daarnaast de notulen lezen. Mocht een van de internen het idee krijgen dat het minder goed gaat, dan nodigt een van de internen de voorzitter uit om op gesprek te komen. De internen zullen regelmatig aansluiten bij een vergadering om te kijken of alles goed loopt. Dit om snel te kunnen reageren als er zich problemen voordoen. Mocht er een actief lid willen stoppen dan gaan de internen in overleg met het actieve lid om eerst te achterhalen waarom het lid wil stoppen. De internen gaan dan kijken met het lid of zij het probleem op een andere manier op kunnen lossen. Hierna volgt weer overleg met het actief lid om te kijken naar verdere stappen om te stoppen of mogelijk op een andere manier door te gaan. Mocht dit allemaal niet toereikend zijn dan wordt er overlegd met het bestuur. Dit gebeurt ook als het stoppen van het actief lid vergaande consequenties heeft voor de vereniging. Dit bepalen de internen in overleg met de voorzitter. Pagina 25 van 38
26 Online Touch Home