TIP Eén aanspreekpunt Adviseer de school om één contactpersoon (projectleider of coördinator) aan te wijzen die als eerste aanspreekpunt fungeert. Dat vergemakkelijkt de dagelijkse communicatie en kan de overleguren binnen de perken houden. Lukt dit niet, plan dan regelmatig - bijvoorbeeld tweewekelijks - een (bouw)vergadering. Plan van aanpak Een plan van aanpak of stappenplan helpt om inzicht te krijgen in het hele proces van ontwerp, aanleg en onderhoud. Per fase kan worden omschreven wat er wanneer gebeurt en op welke punten de betrokkenen kunnen helpen. De school kan dan nagaan of dit te organiseren is. Ook overleg- en beslismomenten kunnen in het plan worden aangegeven. En niet te vergeten: feestelijke markeermomenten: momenten waarop met iedereen op feestelijke wijze wordt stilgestaan bij de verschillende fasen in het traject, zoals de start en de oplevering. Dat helpt de betrokkenheid bij het proces te vergroten. Contact met de school De hovenier krijgt op de school veelal te maken met een ‘tuincommissie’ of ‘werkgroep schoolplein’. Daarin nemen dan veelal enthousiaste ouders, docenten en soms zelfs ook omwonenden deel. Een goede zaak, want dat versterkt het idee dat men gezamenlijk het schoolplein ontwikkelt. Het vraagt echter van zo’n commissie wel veel inzicht en kennis om het project te begeleiden. Niet iedereen is immers dagelijks bezig met een dergelijk project. De hovenier kan de projectgroep ontzorgen, maar moet rekening houden met de aanzienlijke hoeveelheid uren die overleg en afstemming met de diverse belanghebbenden kost. De ervaring leert dat hieraan vergeleken met commerciële projecten soms vier keer zoveel tijd opgaat. Margrietschool, Zoetermeer
24 Online Touch Home