HOOFDSTUK 4 Ui En dan komt het moment dat de tegels eruit gaan. Na een periode van plannen maken en voorbereidingen treffen, begint dan nu de aanleg. Een belangrijk, vaak feestelijk moment! Voor een soepel aanlegtraject is het zaak heldere afspraken te maken en regelmatig te communiceren met betrokkenen. Communicatie en informatie Hoe loopt de dagelijkse communicatie tijdens de uitvoering? Wie is aanspreekpunt bij de school en bij het hoveniersbedrijf? En hoe verloopt dat als de aanleg tijdens de vakantieperiode plaatsvindt? Daarover moeten heldere afspraken zijn gemaakt. Verstrek regelmatig actuele informatie aan de ouders en omwonenden over het project. Geef aan waar zij terecht kunnen met vragen en klachten. Hoe beter zij op de hoogte zijn, hoe kleiner de kans op ontevredenheid. Vertel ook aan de kinderen wat er zoal gebeurt en waar ze wel en niet aan mogen komen in verband met veiligheid en bescherming van het pas geplante groen en dergelijke. Planning De planning van de werkzaamheden gebeurt uiteraard in overleg met de school. Maak duidelijke afspraken, vooral wanneer het plein bespeelbaar moet blijven tijdens de aanleg. Soms is het nodig om delen van het schoolplein af te zetten. Een school kan er om verschillende redenen de voorkeur aan geven om de aanleg gefaseerd te laten uitvoeren. Bijvoorbeeld om de uitgaven te spreiden. Sommige hoveniers bieden het plan daarom aan als ‘groeimodel’: eerst wordt de basis aangelegd en wellicht een deel van de beplanting. In latere fases volgen de bijzondere elementen. Voor de hovenier kan dit interessant zijn wanneer kan worden afgesproken om de werkzaamheden in te plannen in loze perioden. Uiteraard moeten hier heldere afspraken over worden gemaakt. Voor de school biedt zo’n gefaseerde aanpak aanknopingspunten om de betrokkenheid bij het plein te blijven voeden. Zie ook ‘feestelijke momenten’. TIP Gebruik sociale media Zet sociale media zoals Facebook en Twitter in voor de berichtgeving. Zorg voor korte feiten en foto’s. Laat het project vermelden op de site van de school en doe dat ook op uw eigen site. Niet alleen de betrokkenen, maar ook derden zullen dit lezen en soms levert dat weer extra contacten op.
46 Online Touch Home