ict | tekst • Betty Rombout FMIS en inkoop, hoe in te richten na een fusie? In deze editie van FMT Gezondheidszorg spreken we met Nick Hagenbeek. Hij is manager vastgoed, facilitair & ICT, voorheen voor Sutfene, nu voor Sensire. Zorgorganisaties Sutfene en Sensire zijn in september gefuseerd en gaan samen verder onder de naam Sensire. Welk FMIS gaat de fusieorganisatie Sensire gebruiken? Hoe pakken ze het aan? Met name zoomen we in op het inkoopsysteem gekoppeld aan de webshop. M Grote druk De nu nog gescheiden werelden facilitair en ict van beiden organisaties moeten bijeengebracht worden. Afhankelijk wilde men hier een jaar de tijd voor nemen. Nick Hagenbeek: “De praktijk wijst echter uit, dat we dat jaar niet hebben. We lopen tegen praktische problemen op. Waar Sensire gebruikt maakt van een Googleomgeving, werkt Sutfene met Microsoft. Die twee omgevingen ‘praten’ onvoldoende met elkaar. Dus de druk is groot om zo snel mogelijk tot een volledige integratie te komen van de facilitaire dienst en ict binnen de visie van de nieuwe organisatie.” 22 FMT | November 2020 et het samenbrengen van kennis en expertise van Sutfene en Sensire ontstaat een robuuste basis voor innovatieve, kwalitatieve en toekomstbestendige zorg in Oost-Gelderland. De nieuwe zorgorganisatie biedt zorg aan circa 1.300 bewoners, revalidanten en cliënten dagbesteding en -behandeling, met woonzorgcentra en revalidatiecentra. Ook bedient Sensire op jaarbasis zo’n 13.000 cliënten in wijkverpleging en gespecialiseerde zorg aan huis. Onder de naam Yunio ontvangen kinderen en ouders begeleiding bij opgroeien en opvoeden. De fusie is niet vanuit financiële noodzaak geboren. “Twee gezonde organisaties hebben elkaar gevonden ten behoeve van een nog betere zorg in genoemde regio”, benadrukt Nick Hagenbeek. Van twee naar een Sutfene gebruikt Facilitor, een FMIS waarin alle reserveringen van de vergaderruimtes instaan, alsook meldingen van afdelingen die problemen hebben die gebouw-, ict- of inkoopgerelateerd zijn. Tevens staat hierin het meerjaren-onderhoudsplan van de organisatie en worden er onder meer objecten en contracten in geregistreerd. Sensire werkt met Topdesk. Met welk FMIS verder te gaan, daarover moet nog een beslissing vallen. Hagenbeek: “Op 1 januari willen we een facilitaire servicedesk hebben, waar onze medewerkers met al hun vragen bij terecht kunnen. Dan moet ook duidelijk zijn welk FMIS we inzetten.” Inkoop toen Wel is al duidelijk, dat voor het inkoopproces gebruik gemaakt wordt van Proactive. Sutfene werkt voor onder andere de factuurafhandeling – net als Sensire - al met deze leverancier. Hagenbeek legt uit: “Toen ik twaalf jaar geleden bij Sutfene begon, hadden we een gedwongen winkelnering. Afdelingen hadden de beschikking over een voorraadkast met gangbare producten. Maar een overzicht van te besteden budgetten was er niet. Ze hadden bovendien weinig invloed op het assortiment. Wilden medewerkers van afdelingen een ander product bestellen, dan moest dat aangevraagd worden via de leidinggevenden. Zij contactten vervolgens de facilitaire dienst, die op hun beurt met de leveranciers in gesprek gingen over prijs en logistieke voorwaarden. Uiteindelijk kwam het product dan in de kast te staan. Al die administratieve rompslomp is met digitalisering verdwenen. We zijn begonnen met een in access gebouwde interne webshop met producten. Ondertussen maakten we gebruik van de inkoopmodule van Facilitor. Elke woensdag stuurden we centraal de bestelling naar de leveranciers. De leveranciers klopten dit vervolgens handmatig over in hun eigen bestelsysteem. Het systeem was totaal niet flexibel. Waren er prijswijzigingen, dan moesten onze
23 Online Touch Home