OPLEIDEN-INNOVATIE De nieuwe centrale aanmeldzuilen: wegwijzer en poortwachter Dagelijks hebben vele honderden mensen een afspraak in Amphia. Hoe zorgen we ervoor dat zij allemaal op tijd op de juiste plek zijn en met de correcte gegevens geregistreerd staan? Dat is een taak van de nieuwe centrale aanmeldzuilen. Zij geven iedere bezoeker die zich meldt meteen een briefje met het routenummer, het ontvangstruimtenummer en de tijd van zijn of haar afspraak. Daarmee gaan de aanmeldzuilen bij de poliklinieken en de administratielast aan de balies steeds meer verdwijnen. We spraken met Wendy van Marm, Anja van Fessem en Carmen Weise, die deze nieuwe ontwikkeling mede mogelijk hebben gemaakt. Alle gegevens goed registreren Als ziekenhuis leggen we veel informatie vast over de patiënten die we behandelen. De meest basale zijn hun persoonlijke gegevens. Die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Patiëntenregistratie. Meewerkend teamleidinggevende Carmen Weise: ‘Wij zorgen ervoor dat deze gegevens ingevuld en gecheckt zijn, bij voorkeur vóórdat iemand behandeld wordt. We controleren iemands identiteitsbewijs en vullen belangrijke zaken in, zoals de NAW-gegevens, het e-mailadres, de huisarts en de apotheek. Zo weten we zeker wie we voor ons hebben en dat de zorg die deze patiënt krijgt ook gedeclareerd kan worden. Voorheen kwamen dit soort zaken terecht bij de doktersassistenten van de verschillende poliklinieken, terwijl zij nog veel andere taken hebben. Wij zijn hierin gespecialiseerd en hebben ook de juiste kennis en koppelingen met gemeentelijke administraties om alles correct in te vullen.’ Zo makkelijk mogelijk de weg vinden De aanmeldzuilen helpen hierbij, vertelt Wendy van Marm, business partner bij de kenniskern Procesverbetering en Innovatie. ‘Ze passen binnen het programma Samen op weg met de klant, waar we enkele jaren geleden mee begonnen zijn. Dit is een overkoepelend programma met initiatieven om het poliproces te optimaliseren. We willen het daarbij voor patiënten zo makkelijk mogelijk maken om hun weg in het ziekenhuis te vinden en tegelijkertijd meer efficiëntie en werkplezier creëren voor onze collega’s. Samen met de teamleiders ontdekten we dat het aanmeldproces voor veel poliklinieken een pijnpunt is. Daar hebben we gezamenlijk een oplossing voor bedacht: de centrale aanmeldzuilen, die we nu in gebruik hebben genomen en die we verder gaan uitrollen. Daarnaast hebben we begin dit jaar de afspraakbrieven gedigitaliseerd. Daarom is het extra belangrijk dat iemands mailadres en 06-nummer correct zijn opgeslagen. Door de Patiëntenregistratie bij het project te betrekken, konden we ook een efficiëntieslag maken in onze basispatiëntenregistratie.’ “Een ander groot voordeel van centraal aanmelden is dat de balies bij de poliklinieken ontlast worden” Win-win voor patiënten en het ziekenhuis Voor de patiënten zijn de centrale aanmeldzuilen handig. Zij houden hun barcode voor de scanner en krijgen een briefje met daarop hun afspraken en het routenummer dat ze moeten volgen om daar te komen. Ook voor Amphia zelf hebben de centrale aanmeldzuilen grote voordelen, vindt Anja van Fessem, applicatiecoördinator EPD. ‘Ze signaleren of een patiënt meteen door kan lopen of dat die eerst nog langs de balie van de Patiëntenregistratie moet gaan. Bijvoorbeeld omdat er 30 Ambitie
24 Online Touch Home