HELP, EEN AUDIT?! DE INS & OUTS OP EEN RIJTJE Wanneer je als organisatie een ISO- of ander certificaat wilt behalen, ontkom je niet aan audits. Een audit is eigenlijk niets anders dan een toetsing om te kijken of je aan de eisen van de norm voldoet. Na het lezen van deze serie korte blogs ken je het verschil tussen een interne en externe audit, weet je wie een audit uitvoert, hoe je je op een audit kunt voorbereiden en waarom organisaties soms zelf kiezen voor onaangekondigde audits. VERSCHIL EN OVEREENKOMST TUSSEN INTERNE EN EXTERNE AUDIT Een externe audit wordt uitgevoerd door een auditor van buiten de organisatie, verbonden aan een certificerende instelling. De uitkomst bepaalt of je een certificaat behaalt. Een interne audit wordt uitgevoerd door iemand binnen de organisatie, zoals de KAMcoördinator of een externe adviseur die ondersteunt in het certificeringstraject. De uitkomsten leiden niet tot certificering. Let op: interne audits zijn verplicht binnen een ISO-traject. Zonder interne audit kun je geen certificaat behalen. De grootste overeenkomst tussen interne en externe audits: beide toetsen tegen dezelfde norm en eisen. Tijdens een audit vinden documentcontroles plaats om te beoordelen of processen correct zijn beschreven, vastgelegd en gevolgd. Daarnaast worden gesprekken met medewerkers gevoerd over de werkwijze binnen afdelingen, van directie tot werkplaats. Ook een projectbezoek kan onderdeel zijn van de audit. GOED VOORBEREID, MET HULP VAN DE EXTERNE ADVISEUR Een externe audit kan spanning geven, zeker bij een initiële audit. Omdat vooraf lastig in te schatten is hoe streng de auditor zal zijn, voelt het soms als een examen. Medewerkers vrezen soms ‘verkeerde’ antwoorden te geven. Ons advies: vertel hoe het echt is, dan kun je geen fout antwoord geven. Een auditor wil je verhaal toetsen; als je antwoorden mooier zijn dan de werkelijkheid, valt dat op. Toch vraagt een audit, intern of extern, weinig extra voorbereiding. Als procedures en werkwijzen goed vastliggen en medewerkers volgens afspraken werken, ben je voldoende voorbereid. De rol van een externe KAM-adviseur – bijvoorbeeld van Conformiso – is tijdens een externe audit beperkt. Het meeste werk gebeurt vooraf: documenten op orde brengen, medewerkers informeren en zorgen dat iedereen weet wat een audit inhoudt. Tijdens de audit is de KAM-adviseur ter ondersteuning aanwezig; de directie en medewerkers doen het woord. De adviseur kan vragen verduidelijken en erop toezien dat de auditor geen onterechte eisen stelt. HOE VERLOOPT EEN AUDIT? Vooraf ontvang je een auditplanning met informatie over wat wordt beoordeeld, wanneer dit gebeurt en wie erbij betrokken zijn. Bij een initiële audit worden alle processen beoordeeld, bij latere audits gebeurt dit steekproefsgewijs. Eerder geconstateerde afwijkingen worden bij volgende audits gecontroleerd.
24 Online Touch Home