CONFORMISO IN DE PRAKTIJK MAGAZINE 2022/2023 WWW.CONFORMISO.NL
INHOUD 2 INHOUD 3 EEN WOORD VOORAF 6 BERGHEGE 4 2 ADDIT MAURICE KASSENBOUW GERCO BRANDPREVENTIE 8 10 SANKOMIJ INSTALLATIETECHNIEK ZORG DIENSTEN GROEP 14 12
EEN WOORD VOORAF DOOR HAROLD KUYTEN BESTE LEZER, We leven momenteel in een roerige tijd; de oorlog in Oekraïne, asielzoekerscrisis, het stikstofprobleem en op de achtergrond ligt ook nog steeds het corona-monster op de loer. Ook voor veel ondernemers is het momenteel lastig: de energieprijzen rijzen de pan uit, er is (of dreigt) een tekort aan materialen en grondstoffen en iedereen zit te springen om nieuwe medewerkers. Aan veel zaken kunnen wij als Conformiso helaas niks veranderen. We kunnen echter wél iets betekenen voor ondernemers die hun vacature(s) voor kwaliteitsmanager, KAM-Coördinator, veiligheidskundige, etc. niet ingevuld krijgen waardoor werkzaamheden op het gebied van kwaliteitsmanagement, arbeidsomstandigheden en milieuzorg blijven liggen. Onze medewerkers nemen de KAM-taken binnen jouw organisatie met alle plezier over en zorgen ervoor dat alles simpelweg geregeld is. Zo kun jij je focussen op je core business voor het beste resultaat. Dan doen wij dat ook! De voordelen van ‘KAM as a service’? Dat zijn er nogal wat! Ik zet er een aantal op een rijtje: • Wij nemen je veel werk uit handen en garanderen continuïteit • Je haalt een of meerdere expert(s) in huis met actuele kennis van praktische oplossingen • Kostenbesparing door efficiënte werkwijze afgestemd op jouw wensen • Geen kosten voor aanvullende studies of opleidingen • Je voldoet aan wettelijke verplichtingen of normeisen • En dat alles tegen een vast, laag maandbedrag! KLANTEN AAN HET WOORD Voor deze editie van Conformiso Magazine spraken we weer een aantal van onze klanten; van een bouwbedrijf en kassenbouwer tot een dienstverlener bij ‘levenseinde’. Stuk voor stuk mooie bedrijven die goed zijn in hun core business maar het onderhoud en beheer van hun KAMmanagement uitbesteden aan Conformiso. En allemaal zien ze daar de meerwaarde van in. Zo zegt Michel van Gemert, directeur van Sankomij Installatietechniek, het volgende: “Door de aanwezigheid van Conformiso blijft het werken volgens de BRL’s continu onder de aandacht. Zij zorgen ervoor dat we dat niet alleen ‘even vlug’ voor een audit doen maar gewoon altijd, gedurende het hele jaar.” En Penny van Strien, planvoorbereider bij bouwbedrijf Berghege, zegt dit over onze adviseur Patty: “Een ander voordeel is dat Patty sneller weet als er veranderingen zijn in de regelgevingen en via Conformiso weet hoe haar collega’s daarmee omgaan. Dat geeft een snellere start zonder telkens het wiel opnieuw te moeten uitvinden.” 3 De verhalen van onze klanten in dit magazine spreken voor zich. Wil jij ook eens ‘sparren’ over het uitbesteden van de KAM-taken binnen jouw organisatie? Bel of mail me, dan spreken we iets af! Harold Kuyten Directeur Conformiso h.kuyten@conformiso.nl +31 (0)6 53586077
ISO 14001 Met behulp van een milieuzorgsysteem volgens de ISO 14001-norm kunnen de milieurisico’s van de bedrijfsvoering beheerst en indien mogelijk verminderd worden. De milieu-risicoanalyse is het belangrijkste onderdeel van de norm. Bij deze analyse beoordelen wij samen met jou wat de milieurisico’s zijn voor alle vormen van mogelijke vervuiling. Vervolgens stellen we beheersmaatregelen vast die verwerkt worden in een milieuplan. De uitwerking van een milieuzorgsysteem is altijd maatwerk en dient goed te worden aangepast aan de aard, omvang, milieu impact en complexiteit van de organisatie. EEN SLAGER MOET NIET Z’N EIGEN VLEES KEUREN Inmiddels is Annette Willems al vele jaren de vaste adviseur bij Addit. En naar volle tevredenheid, volgens Ward: “Annette heeft enorm veel kennis over de geldende wet- en regelgeving en weet alles over de normen. Ze begrijpt goed hoe het in ons bedrijf werkt en met haar no-nonsens karakter geeft ze duidelijk aan als we ergens iets aan moeten doen.” De meerwaarde van Annette als externe adviseur is groot: “Haar kritische blik is nodig, net als haar rol als ‘aanjager’. En naast haar begeleiding bij de externe audits voert ze ook de interne audits uit. Ik vind het belangrijk dat een extern iemand dat doet, anders krijg je de slager die z’n eigen vlees keurt.” 4
ADDIT WARD VAN DER WOUDE Addit BV in Venlo en het Poolse Addit Sp. z o.o. zijn – met ruim 800 medewerkers (waarvan 50 in NL) en 48.000m2 aan productie- en assemblagefaciliteiten – samen de grootste leverancier van Precisie Plaatwerkonderdelen in Europa. Core-business van het bedrijf is de ontwikkeling en fabricage van samengestelde complexe precisie plaatwerkdelen, mechatronische modules, systemen en apparaten. Annette Willems van Conformiso begeleidt het Venlose Addit bij het onderhoud en beheer van hun ISO-certificaten. Voorafgaand aan het interview worden we meegenomen voor een rondleiding door het bedrijf, om een goed beeld te krijgen van wat ze precies doen bij Addit. In de eerste bedrijfshal – de ‘sheet metal-hal’ – staan de grote machines en ‘cobots’ (een robot die samenwerkt met mensen) waarmee plaatwerk wordt gesneden, geponst, gekant en gelast voor complexe (sub)modules, frames en behuizingen. In de tweede hal, voor de ‘Contract Manufacturing’, wordt de elektromechanica geïnstalleerd en vindt de assemblage plaats volgens QRM (Quick Response Manufacturing): de eindproducten worden one-piece-flowgewijs geassembleerd, getest en klaargemaakt voor verzending. BORGING VAN DE PROCESSEN Ward van der Woude is als ‘Manager Production & Total Quality’ binnen Addit o.a. verantwoordelijk voor ISO 9001 en ISO 14001. “Ik ben van mening dat elk bedrijf ISO 9001 zou moeten hebben. Daarmee borg je je processen en het dwingt je bovendien om goed na te denken over je bedrijfsvoering. ISO 14001 heeft dat in mijn ogen wat minder, klanten vragen daar ook minder om. Maar bovenal vind ik, dat als je iets kúnt verbeteren, dan moet je dat ook doen. Of dat nou moet van de norm of niet.” Sinds 2016 wordt Addit begeleid door Conformiso: “De KAM-taken lagen destijds op het bordje van de toenmalige directeur maar die had er eigenlijk geen tijd voor. Bovendien kregen ze bij externe audits de opmerking dat er zaken misten, met name in de opvolging van afwijkingen. Om te zorgen dat die dingen voortaan wél gebeurden, is toen de hulp van Conformiso ingeroepen,” vertelt Ward. Hij was zelf nog niet werkzaam bij Addit maar weet wel dat de adviseur van Conformiso toen goed werk heeft verricht: “Hij heeft goed beschreven waar we stonden en hoe we dingen deden. Dat stond alleen wel erg uitgebreid op papier. Annette heeft die ‘lappen tekst’ vereenvoudigd en het met flowdiagrammen nog beter werkbaar gemaakt.” “ELK BEDRIJF ZOU ISO 9001 MOETEN HEBBEN.” 5
ISO 9001 ISO 9001 is de bekendste internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. De norm stelt hoge eisen aan een organisatie. Je kunt ISO 9001 inzetten om te beoordelen of jouw organisatie kan voldoen aan de (impliciete) eisen van je klanten. Maar ISO 9001 zegt ook iets over de producten of diensten die je levert: voldoen deze aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving? Verder stelt ISO 9001 eisen aan de organisatie zelf. Al deze eisen vormen een goede basis voor het opzetten en inrichten van een kwaliteitsmanagementsysteem. ONZE ADVISEUR AAN HET WOORD “Mijn eerste vaste klant sinds ik bij Conformiso ben begonnen is Berghege, een dynamisch bouwbedrijf dat zich richt op utiliteitsbouw. Sinds dit jaar zijn de rollen van de KAM-coördinator verdeeld over drie managementleden. Nu er een specifiek persoon per onderdeel is, merk je dat er ook meer aandacht voor is. Dat is leuk om te zien.” Patty van der Cruijsen 6
BERGHEGE PENNY VAN STRIEN Bouwbedrijf Berghege is een echt Brabants bedrijf. Een breed bouwbedrijf, gericht op zowel woning- als utiliteitsbouw. Ze zijn regionaal geworteld, maar opereren landelijk. Een familiebedrijf met een hecht team van zo’n 200 medewerkers; betrokken, loyaal en verantwoordelijk. Wij gingen in gesprek met Penny van Strien, werkzaam op de afdeling engineering & calculatie en beheerder van de bibliotheek. FAMILIEBEDRIJF Van oorsprong is Berghege een familiebedrijf en gelukkig hangt die sfeer er nog steeds. Er zijn korte lijntjes en er is een prettige manier van samenwerken. Zo weet iedereen elkaar te vinden en hebben collega’s veel voor elkaar over. “Het bedrijf kijkt ook echt naar welke kwaliteiten je bezit en wat je leuk vindt om te doen. Zo deed ik eerst de werkvoorbereiding om vervolgens naar de kopersbegeleiding te gaan. Dit bleek niet goed bij mij te passen, vandaar dat we samen hebben gekeken naar ‘wat dan wel?’. Nu zit ik op mijn plek bij de afdeling engineering en calculatie, in het voortraject van de bouw. Hier werk ik samen met de opdrachtgevers, architect, overige adviseurs en installateurs om samen tot een optimaal ontwerp te komen. Doordat ik naast deze functie ook het beheer van de bibliotheek doe, heb ik veel informatie tot mijn beschikking wat betreft wet- en regelgeving. Zo kijk ik dagelijks of mijn projecten voldoen aan alle wettelijke eisen. Hierdoor ben ik ook bewust van onze ISO 9001, 14001 en VCA-certificeringen.” VERDELING KVGN De rol van KAM-coördinator is sinds dit jaar verdeeld over drie leden van het managementteam. Zo hebben zij alle drie op dit moment een eigen focus in deze nevenfunctie. “Je merkt dat elk onderwerp nu meer aandacht krijgt en krachtiger in de organisatie zit. Hierdoor zijn de verantwoordelijke afdelingsmanagers zich nu meer bewust van de de eisen op het gebied van kwaliteit, milieu, veiligheid en arbo. Ik denk dat het op deze manier goed werkt om scherp te zijn op het formuleren van nieuwe doelstellingen.” KWALITEIT EN VEILIGHEID Veiligheid is voor Berghege een vanzelfsprekendheid. Eén van de manieren om bij al onze projecten dezelfde kwaliteit en veiligheid te garanderen, is eenzelfde werkwijze. “We willen graag een bepaalde uniformiteit. Wij werken met projectteams die in grote lijnen op dezelfde manier werken. Zo kan je makkelijker met teams schuiven en weet je waar zaken minder soeper lopen. Zo kunnen we blijven leren. Als er iets fout gaat in een project, wil je daar niet nog een keer tegenaan lopen. Op deze manier krijgen we ons kwaliteitsbeleid op een steeds hoger niveau. De bouw is een plek waar vaak verandering plaatsvindt, hierdoor blijven we scherp en informeren we elkaar over zaken die belangrijk zijn of veranderen.” CONTINU SCHERP BLIJVEN Onder onderhoud en beheer valt meer dan alleen het systeem dat is ingericht voor de certificeringen. Het gaat ook om het continu checken aan de praktijk en de veranderende normen en wet- en regelgeving. Bij het up-todate houden ondersteunt Conformiso. “Patty zit ons achter de broek aan. Zo maakt ze voor ons de concept jaarverslagen en houdt ze alle acties bij. Veel moeten wij zelf doen, maar zij bewaakt dat het ook gebeurt. Ze houdt ons scherp en ziet waar zaken blijven liggen. Een ander voordeel is dat Patty het sneller weet als er veranderingen zijn in de normen en regelgeving en via Conformiso weet hoe haar collega’s daarmee omgaan. Dat geeft een snellere start zonder telkens het wiel opnieuw te moeten uitvinden.” 7
VOLLEDIG ONTZORGEN Heb jij, net als Maurice Kassenbouw, niet de tijd of expertise in huis voor je KAM-managementsysteem? Besteed het onderhoud en beheer dan uit! De specialisten van Conformiso nemen de KAM-taken binnen jouw organisatie met alle plezier van je over. Zo kun jij je focussen op je core business en is alles rondom kwaliteitsmanagement, gezond & veilig werken en milieuzorg simpelweg geregeld tegen vaste maandelijkse kosten. DE VOORDELEN VAN KAM ‘AS A SERVICE’? • Wij nemen al het werk uit handen, van het schrijven van documenten tot het uitvoeren van interne audits, en garanderen continuïteit; • Kostenbesparing door onze efficiënte werkwijze, afgestemd op jouw wensen; • Je haalt een team van experts in huis met actuele kennis van zaken; • Geen kosten voor aanvullende studies of opleidingen; • Werkprocessen worden geoptimaliseerd, niet vertroebeld door bedrijfsblindheid; • Je voldoet aan wettelijke verplichtingen of normeisen; • En dat alles tegen een vast, laag maandbedrag! 8
MAURICE KASSENBOUW ED BEEREN Maurice Kassenbouw is al 70 jaar actief in de kassenbouw. Begonnen in 1948 als lokale kassenbouwer en nu uitgegroeid tot een bedrijf met een internationaal vooraanstaande positie in de tuinbouwsector. Ze verzorgen op maat gemaakte totaalprojecten, waar de vraag van de klant altijd centraal staat. Een echt familiebedrijf met oog voor elkaar. Wij spraken met Ed Beeren, teamleader Building & Services. INTERNATIONAAL IMAGO Het bijzondere aan dit bedrijf is dat hun cultuur ingericht is als familiebedrijf, maar zij als bedrijf vooral internationaal opereren. De tuinbouwsector is een kleine sector waar Maurice Kassenbouw een groot aandeel in heeft. Hierin geven zij vooral brede adviezen. Aan de hand van deze adviezen verkopen zij de juiste onderdelen. Dit kan zowel het leveren van volledige kassen als losse installaties zijn. Doordat zij zich bewegen op de internationale markt zijn hun certificeringen ISO 9001 en VCA** extra van belang. “Voor ons was de VCA-certificering het meest passend. We zijn een staal- en bouwbedrijf en willen aan de juiste veiligheidseisen voldoen voor onze medewerkers. We wisten dat eigenhandig een systeem opzetten veel energie zou vereisen, vandaar dat we gekozen hebben voor VCA. Deze certificaten zijn nationaal erkend, maar ook internationaal wordt hiernaar gekeken. Door in het bezit te zijn van deze certificeringen, creëren we een sterker imago naar onze klanten toe.” ONDERHOUDEN VAN SYSTEMEN Al meer dan 15 jaar is Maurice Kassenbouw in het bezit van een veiligheids- en kwaliteitssysteem. Deze systemen kun je als bedrijf zelf onderhouden, maar toch besloten ze om dit uit te besteden aan Conformiso. Om meerdere redenen. “Willy zorgt er bij ons voor dat alles blijft lopen. Ze heeft een eigen, kritische blik, zeker omdat ze niet elke dag hier op kantoor is. Hierdoor kan ze de juiste vragen stellen om erachter te komen of we op de juiste manier bezig zijn. Dan duwt ze soms met de vinger op de zere plek. Het is heel fijn om op deze manier een stok achter de deur te hebben. Daarnaast doet zij de interne audits en bewaakt het systeem, de processen, documenten en registraties.” ONZE ADVISEUR AAN HET WOORD Willy Cillekens Na 10 jaar zoeken heeft Willy de perfecte baan gevonden bij Conformiso. “Elke dag stap ik met een vrolijk been uit bed en één keer in de maand ga ik als KAM-adviseur langs bij Maurice Kassenbouw. Hier help ik hen met het behouden van de certificeringen, het onderhoud daarvan en het doorkomen van externe audits.” 9
SAFETY CULTURE LADDER De Safety Culture Ladder ( “de Veiligheidsladder”) is een instrument om veiligheidsbewustzijn, houding en gedrag in bedrijven te meten. Hierbij wordt de nadruk op de veiligheidscultuur gelegd. De SCL is bedoeld om bedrijven en hun leveranciers te stimuleren om bewust veilig te werken. Hoe hoger het veiligheidsbewustzijn is in een organisatie, hoe hoger de toegekende laddertrede. De Safety Culture Ladder is geschikt voor alle soorten organisaties. Zowel in de profit- als de non-profitsector, van dienstverlening tot industrie. Vanaf 2022 is de SCL ook verplicht gesteld door de Governance Code Veiligheid in de Bouw. DE BUITENSTAANDER Op het moment dat Patty langskomt, loopt ze één dag rond als echte medewerker. Hier heeft ze haar eigen werkplek en voert werkinspecties en risico-inventarisaties uit. “Patty ontzorgt ons echt. Ze leidt ons op en attendeert ons op zaken waar we onszelf kunnen verbeteren. Wij zijn zelf meer van de ‘rouwdouw’-cultuur, dan is het fijn als iemand je wijst op bijna-ongevallen en de bewustwording hiervan. Ik denk dat Patty ons daar heel goed in ondersteunt en ons wijst op zaken die we ons niet realiseren of nog geen rekening mee houden. Dat is de belangrijkste bijdrage naast het ontzorgen en het doorlopen van processen. De open en eerlijkheid, om zo problemen te kunnen oplossen. Dat is het mooie van een buitenstaander in je organisatie, er wordt je een spiegel voorgehouden.” ONZE ADVISEUR PATTY VAN DER CRUIJSEN AAN HET WOORD “Als je ziet dat een organisatie zelf graag vooruit wil, geeft dat ook energie en voldoening om te kijken waar wij ze bij kunnen ondersteunen zodat ze die extra stap kunnen maken. Zeker nu ze zelf bezig zijn met het creëren van bewustwording door middel van de Safety Culture Ladder, wat nog een relatief nieuw systeem is. Dat maakt mijn rol als adviseur bij Gerco zo enerverend en leuk.” 10
GERCO BRANDPREVENTIE BAS VERWEIJ Gerco is in heel Nederland actief met zo’n 130 regionaal opererende monteurs. Stuk voor stuk buitengewoon goed opgeleide vakmensen. Gerco is marktleider op het gebied van de advisering, levering en montage van bouwkundige brandwerende en brandpreventieve producten. Met ruim 40 jaar ervaring is het bedrijf marktleider in Nederland op het gebied van bouwkundige brandpreventie en zijn ze in staat om altijd de juiste, brandwerende oplossingen te bieden van de hoogste kwaliteit. “Wat we in essentie doen, is extra tijd kopen voor de gebruikers van een pand”, aldus Bas Verweij, planner bij Gerco. Gerco is als bedrijf niet alleen bezig met het brandveilig maken en houden van gebouwen, ze zijn sinds dit jaar ook bezig met de Safety Culture Ladder; het creëren van veiligheidsbewustzijn onder de medewerkers. Daarnaast is Gerco al vele jaren ISO9001, 14001 en VCA** gecertificeerd. Wij gingen in gesprek met Bas Verweij, planner, KAM-coördinator en Coördinator buitendienst bij Gerco. SAFETY CULTURE LADDER Veiligheid en kwaliteit staan voorop bij Gerco, daarom zijn ze scherp op hun certificeringen. Maar ze wilden nog een stapje verder gaan en ook de Safety Culture Ladder behalen. “Sinds dit jaar hebben wij een extra audit programma erbij. Hierbij ligt de focus op het creëren van het veiligheidsbewustzijn bij onze medewerkers en hoe zij hiermee om moeten gaan. Dat betekent dat wij willen zorgen dat onze 130 monteurs stuk voor stuk weten wat zij mogen en kunnen. Op dit moment zijn wij, samen met Patty, al bezig om een enquête voor te bereiden. Zij neemt ons mee in het traject hiernaartoe, zodat de bewustwording voor een groot gedeelte al aanwezig is, voordat de externe audit plaatsvindt. Het mooie is, los van het feit dat deze audit verplicht is, dat onze monteurs al grotendeels op de hoogte zijn door de verschillende toolboxen die zijn gemaakt. Hierdoor zou de externe audit alleen maar een formaliteit moeten zijn.” ONTZORGEN Ondanks dat Gerco Brandpreventie vorig jaar is overgenomen door Unica,welke een eigen KAM-afdeling heeft, houden ze de begeleiding van hun managementsystemen bij Conformiso. Een samenwerking gericht op het ontzorgen. Bas Verweij: “Als KAM-coördinator kan ik veel, maar ik zou dit niet kunnen zonder de hulp van Patty. Zij weet alles, helpt waar nodig en beheert MyQ, het documenten- en registratieprogramma van Conformiso. Samen doen we alles omtrent veiligheid, arbo en milieu. Zij zorgt ervoor dat we met de minimale tijdsbesteding een goed resultaat bereiken. Op deze manier weten we zeker dat we onze afspraken met leveranciers altijd kunnen nakomen en aan onze voorwaarden kunnen voldoen.” DE PRAKTIJK Vanuit Conformiso komt Patty al een aantal jaren over de vloer, waarvan ze 1 à 2 keer per maand ook echt op locatie is. Maar, dat wil niet zeggen dat dat de enige momenten zijn waarop mensen van Gerco vragen kunnen stellen. “We kunnen altijd direct bij haar terecht. Naast de dag dat ze op locatie is, hebben we wekelijks contact met haar. En ook directe vragen kunnen gesteld worden. Dat is het fijne aan deze samenwerking. Je weet waar je aan toe bent en dat je van elkaar op aan kan.” “WE KUNNEN ALTIJD DIRECT BIJ PATTY TERECHT.” 11
BRL Beoordelingsrichtlijnen ofwel BRL’s beschrijven aan welke technische en organisatorische eisen een organisatie en/of product moet voldoen om in aanmerking te komen voor een certificaat. Deze beschrijvingen worden uitgewerkt in protocollen. Er zijn heel veel verschillende BRL certificeringen. Iedere BRL heeft een nummer, bijvoorbeeld voor de installatiesector de BRL 6000. Met de subnummering (bijv. BRL 6000-25) wordt duidelijk gemaakt welke protocollen bij deze BRL horen. Je kunt als organisatie zelf de deelgebieden kiezen waarvoor je gecertificeerd wilt worden. Het BRL certificaat geeft opdrachtgevers en toezichthouders vervolgens de zekerheid dat jouw producten en diensten voldoen aan de technische eisen en wensen van de markt. ONZE ADVISEUR AAN HET WOORD “Bij Sankomij hangt een hele goede, gemoedelijke sfeer. De motivatie om te voldoen aan BRL’s komt echt van binnenuit. Zo hebben ze eind 2021 al als een van de eerste het CO certificaat behaald terwijl dit pas vanaf januari 2023 verplicht is. Ze willen echt graag alles goed doen en dat maakt het extra leuk om daar te werken.” Aimée van Dreumel 12
SANKOMIJ INSTALLATIETECHNIEK MICHEL VAN GEMERT Het Veldhovense Sankomij is al sinds 1967 actief als installatiebedrijf in Noord-Brabant en Limburg. Met zo’n 110 medewerkers verzorgt Sankomij de installaties van seriematige woningbouw projecten, zowel nieuwbouw als renovatie. Bovendien verzorgt ze met een 24 uur servicedienst het beheer en onderhoud van meer dan 24.000 C.V.- en warmwatertoestellen voor zowel (sociale) woningcorporaties als particulieren en bedrijven. Ook LKS Installatietechniek BV uit Asten is onderdeel van Sankomij. Michel van Gemert is sinds 2017 algemeen directeur van Sankomij. We spraken hem over het bedrijf, het belang van BRL’s en de rol van Conformiso bij het onderhoud en beheer van deze richtlijnen. Waar Conformiso doorgaans organisaties begeleidt in het behalen en behouden van de meest uiteenlopende ISO-certificaten, werkt Sankomij in plaats daarvan volgens verschillende BRL’s (Beoordelingsrichtlijnen). Een bewuste keuze, legt Michel uit: “De BRL’s zijn veel meer gericht op de technische kant van het werk en veel minder op de processen dan bijvoorbeeld bij een ISO-norm. Een aantal BRL’s (6000-21 en 6000-25, red.) is verplicht om ons werk te mogen uitvoeren maar onze opdrachtgevers en klanten vragen er ook naar.” SPECIALIST VAN BUITEN “Onze oud-directeur was verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van de BRL’s. Toen hij afscheid nam, was er niemand die dat over kon – of wilde – nemen. Het is ook niet onze core-business hè, maar het is wel heel erg belangrijk om het goed geregeld te hebben. We zijn daarom op zoek gegaan naar een specialist op dit gebied en kwamen uit bij Conformiso. Dat klikte meteen al in het kennismakingsgesprek; we spraken dezelfde taal, normaal, gewoon laagdrempelig,” aldus Michel. Sinds 2019 is Aimée van Dreumel, allround adviseur bij Conformiso, ongeveer elke week een halve dag aan het werk bij Sankomij. “Ze wordt hier echt beschouwd als een collega, ze hoort er gewoon bij. Ze heeft haar eigen koffiemok en krijgt ook een kerstpakket. Dat is ook belangrijk want we hebben elkaar echt nodig voor de juiste input.” CONTINUE AANDACHT “Aimée zorgt voor de planning van de externe en interne audits. De interne audits voert ze ook uit. Dat is fijn want dan kunnen onze eigen mensen gewoon hun eigen werk doen. Door de aanwezigheid van Aimée blijft het werken volgens de BRL’s continu onder de aandacht. Zij zorgt ervoor dat we dat niet alleen ‘even vlug’ voor een audit doen maar gewoon altijd, gedurende het hele jaar. Daarnaast is ze altijd op de hoogte van eventuele wijzigingen in wet- en regelgeving die voor ons van belang zijn. Ze bespreekt dat dan ook met ons en geeft tips: ‘Kijk daar eens naar.’ Dat werkt heel prettig.” Hoewel er veel mogelijkheden zijn om het onderhoud van de BRL’s te digitaliseren en te automatiseren, hebben ze daar bij Sankomij nog niet voor gekozen. Michel van Gemert: “Iedereen wordt steeds meer overgeleverd aan allerlei apps. Dat maakt het werken niet altijd eenvoudiger. Onze mensen zijn geen software engineers en willen niet te veel tijd kwijt zijn aan administratie. We willen het graag simpel houden. Met de invoering van de Wet Kwaliteitsborging (per 1 januari 2023, red.) komt daar wel een kleine verandering in: daarvoor wordt speciaal voor ons bedrijf een app gebouwd. Uiteraard geeft Aimée ook hier weer input voor zodat alles inhoudelijk voldoet aan de geldende eisen van die wet.” 13
ISO 27001 / NEN 7510 De internationale norm voor de eisen voor een informatiebeveiligingsmanagementsysteem is ISO 27001. De norm biedt een veel omvattende aanpak van informatiebeveiliging. Informatiemiddelen die volgens deze norm beschermd moeten worden variëren van digitale informatie, papieren informatie en fysieke middelen (computers en netwerken) tot kennis die aanwezig is bij individuele medewerkers. NEN 7510 is de Nederlandse evenknie van ISO 27001 en is dé norm voor informatiebeveiliging in de zorg. ONZE ADVISEUR AAN HET WOORD “ZDG is een mooi bedrijf om voor te werken: het zijn gemotiveerde en gedreven mensen met een grote bereidheid om te verbeteren. Ik ben er vooral om Fokke te ondersteunen in de KAM-taken. En dat zijn er nogal wat; er zit veel beweging in het bedrijf door overnames en nieuwe keurmerken. Ik wist niet dat er zoveel aspecten zaten aan de uitvaartbranche. Misschien gek om te zeggen, maar het is echt een heel levendig bedrijf!” Annette Willlems 14
ZORG DIENSTEN GROEP FOKKE SIJBRANDIJ De Zorg Diensten Groep (ZDG) in Houten is een bijzondere organisatie; ze is dienstverlener rondom ‘levenseinde’. Met meer dan 600 medewerkers verzorgt ZDG o.a. het beheer van mortuaria (in ziekenhuizen maar ook op Schiphol), opleidingen voor de uitvaarten postmortale zorg, internationale rouwtransporten en repatriëring van overledenen en telefonische bereikbaarheid in de uitvaartbranche. We spraken met Fokke Sijbrandij, ICT- en KAM-manager binnen de organisatie, over audits, certificaten, borging en over de rol van Conformiso bij ZDG. Met de certificaten voor ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 en NEN 7510 ‘aan de muur’ kun je ZDG bijna grossier in certificaten noemen. De motivatie om te voldoen aan de eisen die die normen stellen, komt echt intrinsiek uit de organisatie. “We willen de bedrijfsvoering constant blijven verbeteren. Dan is het fijn als er een externe bevestiging komt in de vorm van dat certificaat. Bovendien wordt de vraag – of eis – vanuit (potentiële) opdrachtgevers ook groter, momenteel met name op het gebied van informatiebeveiliging, ISO 27001 dus. En in de zorg is NEN 7510 al bijna een vereiste,” vertelt Fokke. OUDE BEKENDE Veel normen dus waar ZDG aan wil voldoen. Als sterk groeiende organisatie met veel verschillende werkmaatschappijen is dat een behoorlijke uitdaging. In september 2020 werd daarom contact gezocht met Conformiso, met een duidelijk verzoek. Fokke Sijbrandij: “Begeleid ons bij het behalen van de ISO-certificaten en bij de uitbreiding daarvan, dat was de vraag. Een aantal werkmaatschappijen was al gecertificeerd maar we wilden alles uniformeren en naar een overkoepelend groepsniveau tillen. De grote uitdaging daarbij was het aantal normen en het korte tijdsbestek waarin we alles voor elkaar wilden krijgen.” De stap naar Conformiso was snel gezet door Sijbrandij die eerder projectmanager was bij Antwoordservice Nederland (ASN), nu onderdeel van ZDG. “Bij ASN werkten we ook al samen met Conformiso en dat beviel heel goed. Toen we bij ZDG op zoek gingen naar externe begeleiding bij het KAM-management kwamen we al snel uit bij Conformiso. En ook nu verloopt die samenwerking weer prima.” VEEL KENNIS EN ERVARING Annette Willems is als adviseur van Conformiso bij ZDG aan de slag gegaan met het opstellen van en invulling geven aan het projectplan. “We konden haar expertise heel goed gebruiken. Voor Annette zijn dit de primaire werkzaamheden en je merkt dat ze veel kennis en ervaring heeft. Sowieso is het goed om die verse blik van buitenaf te hebben, dat ze vragen stelt als ‘waarom doen jullie dit op deze manier?’. Ook bij het uitvoeren van de interne audits vinden we die externe blik belangrijk.” De samenwerking resulteerde in juni 2021 in het succesvol doorlopen van de audits voor de vier normen. “En ook dit jaar, op weg naar de ‘surveillance audits’, zijn we weer begeleid door Annette,” aldus Sijbrandij. Hoewel ZDG dus al voldoet aan de eisen van de vier genoemde normen, wordt er nog gekeken naar uitbreiding. “We hebben wel een verlanglijstje ja,” zegt Fokke. “Daar staat onder andere ISO 22301 op, de norm voor ‘Business Continuity Management’. In onze branche is het 24/7-aspect heel belangrijk en met deze norm borg je de continuïteit binnen je organisatie. Daarnaast kijken we ook naar ISO 27701, de norm voor Privacy Management.” Het ligt voor de hand dat Conformiso ook bij het implementeren van deze normen voor een stuk begeleiding zal zorgen. 15
DE EXPERTISE VAN EEN KAM-TEAM 1 LAAT CONFORMISO U HELPEN EN ERVAAR DE VOORDELEN 2 Conformiso is al meer dan 30 jaar dé specialist op het gebied van kwaliteits-, informatiebeveiligings-, arbo-, veiligheidsen milieumanagement voor het middenen kleinbedrijf. Onze medewerkers zijn no-nonsens praktijkmensen die weten dat het ene bedrijf niet gelijk is aan het andere. Deze offerte biedt dan ook geen standaardoplossing, maar maatwerk volledig afgestemd op úw behoeftes en organisatie. Ervaar onze voordelen. 3 Conformiso vertegenwoordigt de kennis en kunde van ervaren kwaliteitsmanagers, IB-specialisten, milieumanagers en veiligheidskundigen. Dankzij bundeling van deze multidisciplinaire kennis kunnen wij u altijd de juiste, praktische oplossing bieden. KOSTEN BESPARING Door uitbesteding van taken aan specialisten die vanuit hun knowhow, ervaring en gebruik van specifieke tools deze taken veelal efficiënter uitvoeren dan uw eigen medewerker(s) bespaart u op uw kosten. Daarnaast kunnen uw medewerkers zich focussen op de core business. CONTINUÏTEIT EN GARANTIE Door te kiezen voor Conformiso is de continuïteit en voortgang van de uit te voeren werkzaamheden geborgd. Voor aanvang van onze werkzaamheden maken wij afspraken met u over doorloop- en oplevertijden en hier houden wij ons ook aan. Uniek is onze certificeringsgarantie. 4 BEDRIJFSBLINDHEID IS ONS VREEMD U mag van ons een kritische bedrijfskundige blik verwachten, niet bedrijfsblindheid vertroebeld door en wij laten ons niet leiden door antwoorden zoals: ‘zo gaat dat hier nou éénmaal’ en ‘dat moet zo van ISO’. 5 OPTIMALISATIE WERKPROCESSEN Wij voeren de uitbestede taken niet enkel op een wijze uit zodat wordt voldaan aan eventuele wettelijke verplichtingen en normeisen. Wij streven er juist naar dat maximaal praktisch nut voor de organisatie wordt gerealiseerd. 6 BEST PRACTICES Wij werken volgens beproefde methoden en technieken, maar wel altijd volledig afgestemd op uw wensen, behoeftes en organisatie. Wij leveren geen standaardoplossingen, maar maatwerk! 16 WWW.CONFORMISO.NL
1 Online Touch