s t a v a z a Geen documenten meer kwijt INDiGO is in het nieuws geweest vanwege vertraging bij de invoering, maar wat het is en doet is minder bekend. Een deel van de IND werkt er al naar tevredenheid mee. De Centrale Postverwerkings Unit (CPU) is bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) de eerste schakel van INDiGO. Alle post wordt eerst door een externe partij gescand. De stukken komen vervolgens digitaal binnen bij de CPU, die de documenten van alle relevante metagegevens voorziet. Van daaruit gaan de documenten de organisatie in. Irene de Bonth, sectorhoofd CPU, is enthousiast over de mogelijkheden van het systeem. “In de oude situatie werden alle inkomende stukken op de eigen administratieve afdeling handmatig verwerkt en fysiek verdeeld onder de medewerkers. Het grote verschil is dat we nu geen papier meer hebben, vrijwel alles is digitaal. Het verschil is enorm. We kunnen veel efficiënter werken.” Zoekmogelijkheden Voor het grootste deel van de IND-medewerkers is INDiGO een nieuw systeem, en dat is voor hen even wennen. De CPU werkt er echter al twee jaar mee. De Bonth: “Met name sturen op oude zaken gaat veel efficiënter. Ik kan nu precies zien welk document bij welke medewerker staat. Er zijn ontzettend veel zoekmogelijkheden in het systeem. Je kunt daarmee sturen, en bijvoorbeeld zaken oppakken bij verzuim.” Binnengekomen stukken kunnen niet meer kwijtra60 ken. “Wanneer vroeger een stuk fysiek in het verkeerde dossier terechtkwam of op de verkeerde stapel, kon je dat alleen met heel veel geluk terugvinden als iemand dat opmerkte. Dankzij INDiGO kunnen we via Google Search op basis van allerlei waarden een stuk zoeken. Dat is fantastisch, we hebben er al heel veel stukken mee teruggevonden die bijvoorbeeld aan een verkeerde klant waren gekoppeld. Medewerkers kunnen zelf geen stukken verwijderen, dus de kans dat iets nog verdwijnt is minimaal.” De Bonth begrijpt de weerstand wel. “In het verleden zijn er allerlei bijeenkomsten geweest over INDiGO, maar dat is al weer een tijd geleden. Dat heeft invloed gehad op de manier waarop de mensen er nu naar kijken. Communicatie bij dergelijke veranderingen is heel belangrijk, en er heeft een redelijke tijd gezeten tussen de informatieverstrekking en de daadwerkelijke uitrol. Mijn medewerkers hebben geen problemen met INDiGO, het is een prettig systeem om mee te werken. De processen lopen absoluut efficiënter.” Volledig digitaal De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) heeft in het kader van haar strategische programma ‘IND bij de tijd’ besloten een volledig digitaal werkproces in te voeren. Onderdeel daarvan is het informatiesysteem INDiGO voor de interne processen. De ontwikkeling van dit systeem gebeurt in een consortium dat bestaat uit Ordina, Accenture en de IND. IVENT (Defensie) is verantwoordelijk voor het technisch beheer.
61 Online Touch Home