Gestructureerde en veilige klantinformatie DOOR: HANS PIETERS Digitalisering van je werkwijze brengt een nieuwe uitdaging met zich mee, want hoe houd je grip op de groeiende datastroom? Het is een relevante vraag in een sector waar het veilig versturen en opslaan van (klant)bestanden de hoogste prioriteit heeft. Bart van den Bosch is teamleider Accountancy bij Van Oers. De dienstverlener heeft vijf kantoren in het Brabantse, met een breed spectrum aan disciplines in huis, van accountancy en belastingadvies tot HR-solutions. “We proberen voorop te lopen op het gebied van digitalisering. Hoe meer je digitaliseert, hoe meer data je hebt. Waardoor onvermijdelijk de vraag opkomt: hoe kunnen klant en accountant die data op een gestructureerde en veilige manier uitwisselen? Het zijn vaak vertrouwelijke gegevens en je hebt te maken met de AVG en privacy.” E-mail is ongestructureerd en inefficiënt, constateert Van den Bosch. “Je krijgt een e-mail met tien bijlagen. Dan moet je checken of de klant de juiste bijlagen heeft verstuurd en welke bijlage bij welke vraag hoort. Is alles aangeleverd?” VRAGENLIJSTEN “Enige tijd geleden kwam Wolters Kluwer met een nieuwe oplossing om de klantcommunicatie op een gestructureerde en veilige manier te tackelen, het programma Twinfield DossierFlow. Dat hebben we in een vroeg stadium kunnen testen, uitproberen en helpen verbeteren.” Feedback werd vaak binnen een week opgepakt, zoals de wens om een groepsfunctionaliteit voor vennootschapsstructuren toe te voegen. Met de DossierFlow-tool kunnen kantoren zelf vragenlijsten maken, conform de eigen standaarden, vertelt David de Haan van Wolters Kluwer. “Je kunt je eigen generieke lijsten maken die je waar nodig per klant of proces aanpast, zoals aparte vragenlijsten voor de onboarding van nieuwe klanten of voor de jaarcijfers, of voor audit of ESG. Het systeem is bovendien zeer flexibel; je hebt gelijk vanaf de start al de beschikking over vele kant-en-klare templates waarmee je direct aan de slag kan.” Gevraagd naar de impact op de werkwijze van het kantoor, antwoordt Van den Bosch: “Het is frustrerend als je moet wachten op stukken of niet verder kunt omdat bepaalde documenten ontbreken. De overstap op DossierFlow heeft ons het inzicht gebracht om tegen de klant te kunnen zeggen: dit is de planning, maar we starten pas als de gegevens compleet zijn, en dat is door DossierFlow ook voor alle partijen inzichtelijk. Waardoor we efficiënter het proces kunnen doorlopen.” Hij vervolgt: David de Haan “Voorheen verstuurden we een Excellijst waarbij het specifiek maken soms veel tijd kostte. Nu maak je de specifieke vragenlijst in een handomdraai, waarbij je de vragen die je niet nodig hebt ‘uit’vinkt en eventueel nog extra vragen toevoegt. Je ziet in één oogopslag welke gegevens je wel hebt, en welke niet. Wanneer het verkeerde document is aangeleverd, kun je dat ook eenvoudig aangeven.” “Bij veel kantoren verloopt de dataverzameling ongestructureerd, via e-mail, app of telefoon,” constateert De Haan. “Twinfield DossierFlow is daar de oplossing voor: veilig, laagdrempelig en gestructureerd. Het is de ideale “Provided by Customer”-oplossing, te gebruiken voor vrijwel elke vorm van dataverzameling. De klant doet het voorwerk op basis van de vragenlijst. Met de huidige werkdruk is dat een enorme winst.” Zelf DossierFlow ervaren? Bel David de Haan voor een afspraak en live demonstratie: 06-2185 8317. wolterskluwer.com NOAB.NL 11 Fotografie: Paul Tolenaar ADVERTORIAL
12 Online Touch Home