Vijf tips voor optimaal kantoorbeheer Ieder accountants- en administratiekantoor wil zijn kantoorbeheer goed op orde hebben. Naast een investering in digitale ondersteuning, is een goede inzet van middelen als CRM, documentbeheer, urenregistratie, facturatie, workflows en digitale boekhouding nodig. Maar hoe haal je hier het meeste uit? Exact vroeg het Marlon Steenman van accountantskantoor Accloudant in Nieuwegein. Marlon Steenman De meeste ondernemers zien administratie als een onfortuinlijke bijkomstigheid, een verplichting die (te) veel tijd kost. Marlon: “Wij werken veel met groeiende ondernemingen en zien dan de bijkomende ‘groeipijnen’ van dichtbij. Eén daarvan is dat de administratie meestal als ‘moetje’ wordt bijgehouden. Wij laten onze klanten zien dat het juist een waardevolle bron van inzichten is (tip 1). Hoe komt geld de organisatie binnen? Waar gaat het geld heen? Waar zit de ruimte om te investeren en verder te groeien? Door die vragen te beantwoorden voeg je als accountant echt iets waardevols toe aan de bedrijfsvoering.” DIGITALE HULPMIDDELEN Voor het gros van de ondernemers zal de administratie nooit een passie worden. Dus moet je zorgen dat de administratieve last zo licht mogelijk is (tip 2), benadrukt Marlon: “Wij werken hier volledig digitaal, volgens de nieuwste normen en op basis van best practices. We zien dat onze klanten dat waarderen, omdat het minder moeite kost om de administratie te voeren.” Een voorbeeld daarvan is de Mijn[Kantoor]-app van Exact waarmee je als kantoor snel en gemakkelijk verduidelijking over uitgaven opvraagt. De klant antwoordt met een foto van de bon (of een ‘die ben ik kwijt, dit zijn kantoorkosten’). Zo handel je vragen eenvoudig af. Een bijkomend voordeel van digitaal samenwerken is dat alles direct op de juiste plek wordt vastgelegd (tip 3). Marlon: “Als je zaken goed vastlegt, hoef je niet veel te onthouden. Je weet waar de gegevens staan. Dat is handig als er later dieper op bepaalde cijfers ingedoken moet worden.” Hij vervolgt: “Een goede administratie is voor de klant van hoog af te benaderen. Daar staat in grote lijnen hoe het met het bedrijf gaat. Vervolgens kan de klant inzoomen op afwijkingen om zo tot nieuwe inzichten te komen. Die beweging van macroniveau naar microniveau werkt alleen als de details op dat microniveau goed zijn vastgelegd.” EEN PROACTIEVE HOUDING Veel klanten weten een proactieve houding te waarderen (tip 4). “Wij zien onszelf eerder als de financiële afdeling van onze klanten, dan als boekhoudkantoor. We wachten niet op de klant, maar nemen initiatief. Die betrokkenheid wordt gewaardeerd.” Marlon: “Onze klant wil op een begrijpelijke manier uitleg van zijn cijfers (tip 5). Daarmee help je de klant om tot de juiste keuzes te komen. We brengen daarom zo veel mogelijk informatie, ook uit andere systemen, bij elkaar in één omgeving. Zo kunnen we de kracht van onze complete dienstverlening bundelen om topadvies te geven.” www.exact.com NOAB.NL 23 ADVERTORIAL
24 Online Touch Home