“ERMEE BEGINNEN VRAAGT NIET OM EEN GROTE INVESTERING. ER ZIJN GRATIS TOOLS EN GRATIS ONLINE HANDLEIDINGEN” START MAKEN Doorn legt het uit door RPA en Low Code te vergelijken met macro’s in Excel. “Vroeger had meestal een whizzkid op kantoor die een macro schreef waardoor je iedere volgende keer dat je het Excelsheet opende automatisch de verschillende stappen verwerkte.” Hij gebruikt macro’s om de verschillende rollen van RPA en Low Code uit te leggen. “Je robotiseert het proces (RPA), maar je moet er wel iets voor coderen (Low Code). Juist dat stukje, Low Code, zorgt ervoor dat je geen diepgaande kennis hoeft te hebben om toch processen te kunnen robotiseren.” Gevraagd naar hoe moeilijk het is om zelf software en scripts te ontwikkelen met Low Code, antwoordt Doorn: “Het is functioneel coderen. Starten kan iedereen en het is goed om een start te maken. Ermee beginnen vraagt niet om een grote investering. Er zijn gratis tools en gratis online handleidingen. Microsoft heeft een tool hiervoor, Power Automate, die onderdeel uitmaakt van het Office 365-pakket. Het is sowieso goed om uit te zoeken wat je met de techniek kan en welke impact het heeft voor je werk in de vorm van automatiseren van repeterende taken naar de toekomst toe.” SNIPPERS Het grote voordeel van RPA en Low Code is dat je de randzaken kunt automatiseren. “Er blijven een heleboel snippers binnen een kantoor over die niet geautomatiseerd plaatsvinden en waar geen standaard software voor is.” Als eerste voorbeeld noemt Doorn het afwikkelen van documenten en de stappen die daarbij horen. “Bij een opdrachtbevestiging, een jaarrekening et cetera zijn er handelingen die steeds weer opnieuw plaatsvinden. Vaak zijn het dezelfde stappen op een bepaald type document die je aan de voorkant zet en duizenden keren per jaren herhaalt. Het gaat om een modeldocument met modelteksten, in de huisstijl, met eventueel een handtekening. Als je de parameters weet, kun je die stappen met RPA automatiseren. Zodat het document vanzelf in de huisstijl is opgemaakt, met handtekening, verzonden én automatisch gearchiveerd wordt.” PLANNING Een ander voorbeeld is de planning. “Meerdere uren per week worden opgebrand aan het handmatig bijhouden van een Excelsheet waarin staat wanneer voor welke klant welke jaarrekening af moet zijn. Je kunt ook een script maken waarbij de planning automatisch wordt bijgewerkt op het moment dat je iets naar de klant verstuurt. Of zorgen dat de naam van een nieuwe klant automatisch wordt toegevoegd aan het planbord. Op die manier wordt het overzicht dynamisch bijgehouden op basis van stappen die je elders in je kantoor zet.” Een derde voorbeeld is de salarisverwerking. “Kantoren moeten vanuit het interne facturatiesysteem een klant factureren voor de verloningen. Iedere maand wordt handmatig geturfd hoeveel loonberekeningen er zijn gedraaid. Dat is een voorbeeld waarbij je een RPAcode kunt inzetten voor datasynchronisatie, waarbij de factuurregels automatisch worden klaargezet.” NOAB.NL 23 ICT & INNOVATIE
24 Online Touch Home