Ultiem vergadergevoel in leeg Atria-gebouw In het uitgestorven Atria gebouw, waar PGB en uitvoerder PPD sinds 1 oktober gevestigd zijn, zit de receptioniste verloren achter haar nieuwe bureau. Een enkele medewerker van de servicedesk doolt onwennig door de gangen. Maar vanuit de verlaten vergaderzalen wordt binnenkort het ultieme vergadergevoel verspreid. Aan de hypermoderne digitale omgeving wordt in de stilte van corona de laatste hand gelegd. ‘Vervanging van het oude Microsoft office-systeem stond al voor 2020 in de planning,’ zegt Raymond van der Manden, die bij PGB werkzaam is als Architect ICT. ‘Maar door de gevolgen van Corona en het thuiswerken werd de behoefte aan welke moderne communicatiemiddelen ineens heel duidelijk en acuut. Het uitrollen van een effectieve digitale samenwerkingsomgeving is niet alleen nodig voor overleg met collega’s. Ook met klanten, sectorcommissies, werkgevers, deelnemers en externe relaties wordt digitaal vergaderd.’ De keuze voor Microsoft 365 en Teams lag voor de hand, zegt Van "Het is alsof je als eindgebruiker wordt uitgenodigd op locatie bij het kampvuur aan te schuiven" der Manden. De voordelen van van Microsoft 365 zijn vergeleken bij de Office versie groot: ‘Je kunt er beter digitaal mee samenwerken in vergaderingen en presentaties en je kunt gelijktijdig vanuit je thuiswerksituatie een document bewerken.’ Door het implementeren van bijzondere ICT systemen zoals Sony Teoss (systeemontwikkeling gericht op financiële dienstverlening) en Creston Huddly, de miraculeuze driehoekige tafel-console uitgerust met Huddle Space Kit, micro computer en slimme Huddly Go camera, die zoveel interactieve toepassingen faciliteert, dat thuiswerkers het gevoel krijgen geen pratend hoofd meer te zijn maar, dankzij de kleinste slimme samenwerkingscamera 18 TAKEN VAN HET VO De miraculeuze Creston Huddly ter wereld, daadwerkelijk aan de vergadering deel te nemen. Of, zoals een Amerikaanse commentator de Huddley het omschrijft: ‘het is alsof je als eindgebruiker wordt uitgenodigd op locatie bij het kampvuur aan te schuiven.’ De vergaderervaring klinkt in ieder geval ‘inclusief’ en enthousiaste gebruikers prijzen dan ook het toegenomen gemak waarmee digitale vergaderingen via dit systeem geleid kunnen worden. Van der Manden: ‘Om klanten nog gerichter te kunnen ondersteunen, worden tal van digitale oplossingen toegevoegd aan het systeem (zoals beeldbellen). Ook aan geavanceerde digitale beveiligingstoepassingen moet, gezien de grote bijzondere beveiligingsrisico’s, in het bijzonder aandacht worden besteed. Maar met de introductie van nieuwe technische middelen alleen zijn we er niet. Zo is een werkgroep “Slimmer en Prettiger Samenwerken” bezig personeelsleden deel te laten uitmaken van een breed communicatieprogramma en ze op te leiden in nieuwe werkwijzen, rituelen en richtlijnen. Dat leert gebruikers om te gaan met de situatie waarin ze zich bevinden.’ Het Verantwoordingsorgaan (VO) van een pensioenfonds is, net als een ondernemingsraad, een belangrijk orgaan. Het pensioenfondsbestuur moet wettelijk verantwoording afleggen aan het VO, niet alleen over de aard van het gevoerde beleid, maar ook over de wijze waarop het is uitgevoerd. Het VO baseert zijn oordeel op jaarstukken, rapportages en bevindingen van de Raad van Toezicht. Het VO beoordeelt niet alleen het gevoerde beleid. Volgens de wet moet het VO ook advies uitbrengen over beleidskeuzes voor de toekomst. Over beloningsbeleid, klachtenafhandeling, communicatie en voorlichting, vaststelling van de premie, overname van verplichtingen (bijvoorbeeld bij aansluitingen) en wijziging van de rechtsvorm (bijvoorbeeld vereniging in stichting) moet het VO adviseren net als over de vorm en inrichting van het interne toezicht – Raad van Toezicht bij PGB – waarvoor het VO de profielschets van de leden adviseert. Tijdens de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel worden de adviestaken van het VO verzwaard (officieel: ‘verzwaard collectief adviesrecht’). Met deze extra verantwoordelijkheid moet het VO het gat vullen in de rechtsbescherming dat ontstaat als de minister tijdens de transitie het wettelijke individuele bezwaarrecht tegen pensioenoverdracht buiten werking stelt. Wanneer het bestuur de adviezen van het VO niet volgt, heeft het de wettelijke plicht het afwijkende besluit in de jaarstukken te onderbouwen. In het uiterste geval kan het VO het handelen van het bestuur aanvechten bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam. Het VO is dus geen ‘papieren tijger’!
19 Online Touch Home