CONFORMISO IN DE PRAKTIJK MAGAZINE WWW.CONFORMISO.NL
INHOUD 2 INHOUD 3 EEN WOORD VOORAF 4 BATA INDUSTRIALS 6 AVELCO 8 INNOVENT HOLDING 2 VAN WANROOIJ LAVANS REINIS 12 14 T&G GROUP 16 VRIJDAG PREMIUM PRINTING 10 18
EEN WOORD VOORAF DOOR HAROLD KUYTEN BESTE LEZER, Voor je ligt het nieuwste Conformiso Magazine. Deze editie staat geheel in het teken van dat, wat voor ons het allerbelangrijkste is: de positieve ervaringen van onze klanten! We zijn als Conformiso al ruim 30 jaar dé specialist op het gebied van kwaliteitsmanagement, informatiebeveiliging, gezond & veilig werken en milieuzorg. Meer dan 600 bedrijven binnen verschillende branches vertrouwen hun managementsystemen, hun certificeringen en het opleiden van hun medewerkers inmiddels aan ons toe. We zijn een adviesbureau maar onze werkzaamheden gaan veel verder dan alleen adviseren: we pakken mee aan, organiseren en voeren uit. Ontzorgen noemen we dat; letterlijk de gehele zorg rondom het KAM-management uit handen nemen. CONFORMISO-AANPAK Dat deze aanpak werkt, blijkt wel uit de enthousiaste verhalen van verschillende van onze klanten die we in de afgelopen maanden hebben mogen optekenen. Mooi voor ons en zeker interessant om te delen. Acht klanten vertellen over hun ervaring met de dienstverlening van Conformiso. Verschillende verhalen dus, maar sommige uitspraken kwamen meerdere keren terug. ‘Conformiso houdt ons scherp,’ is een van de vaker gehoorde uitspraken, onder andere van Hans van Genuchten van Bata Industrials. Door hun kijk op de organisatie van buitenaf, hebben onze adviseurs een goed overzicht en stellen ze de juiste vragen om zo steeds te kunnen blijven verbeteren. Wat we ook vaker terug hoorden, was dat onze adviseurs het belang van de betrokkenheid van de medewerkers goed inschatten. Kwaliteitsmanagement valt of staat bij het draagvlak van de mensen op de werkvloer, dat weten we maar al te goed. Onze adviseurs gaan daarom ook in gesprek met medewerkers uit alle lagen van een bedrijf. En indien nodig gaan ze nog verder. Zoals onze Henk Otten die bij afvalinzamelaar Reinis in Spijkenisse een kijkje nam in alle keukens van de organisatie. Tot grote tevredenheid van directeur Ben Adelmund: “Henk was vanaf het begin heel erg betrokken. Hij heeft de eerste tijd met alle disciplines – ook op de vuilniswagen – meegelopen waardoor hij meteen heel benaderbaar was voor iedereen.” 3 TROTS Ik ben als directeur trots op dit magazine. Trots op het werk dat wij als Team Conformiso telkens weer afleveren. Trots om de verhalen van onze klanten met jullie te delen. En dat alles in de wetenschap dat we dit mooie werk dagelijks mogen uitvoeren en daarmee nog meer klanten naar tevredenheid kunnen begeleiden zoals we dat al ruim 30 jaar doen: efficiënt, effectief en op maat! Harold Kuyten Directeur Conformiso
ISO 26000 De ISO 26000 is de internationale norm op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). De norm is ontwikkeld om organisaties te helpen om inhoud te geven aan hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. De richtlijn bestaat uit een aantal kernthema’s waarin staat beschreven wat er wordt verwacht van organisaties op het gebied van ‘social responsibility’, hoe je dit kunt aanpakken en hoe je de implementatie uitvoert. Het biedt de juiste handvatten voor iedere organisatie die bezig is met duurzaamheid. En dat in deze tijden, wie is dat nu niet? ONZE ADVISEUR AIMÉE AAN HET WOORD “Voor welk certificaat een organisatie ook gaat, het doel mag eigenlijk nooit enkel het behalen van het papiertje zijn. Met het doorlopen van een certificeringstraject voer je als organisatie een complete professionaliseringsslag door. Dat is de grootste toegevoegde waarde. De manier waarop je je medewerkers betrekt bij dit proces bepaalt uiteindelijk mede wat het je als organisatie daadwerkelijk oplevert. Het is fijn om dat bij Bata te mogen begeleiden.” Aimée van Dreumel 4
BATA INDUSTRIALS Hans van Genuchten In 1894 startte Tomas Bat’a in Zlín (Tsjechoslowakije) zijn eerste schoenenfabriek. Dankzij slim ondernemerschap, mechanisatie en concurrerende prijzen, lukt het Bat’a om in slechts een paar decennia een van ‘s werelds grootste schoenenproducenten te worden. In het Brabantse Best ontwikkelt en produceert familiebedrijf Bata nu nog steeds veiligheidsschoenen. Conformiso begeleidt Bata bij het beheer en onderhoud van hun ISO 9001 en ISO 14001 gecertificeerde managementsysteem. We spraken hierover met productiemanager Hans van Genuchten. KWALITEIT STAAT VOOROP “Kwaliteit staat bij ons hoog in het vaandel. Er vinden veel kwaliteitscontroles plaats tijdens de productie van onze schoenen. Dat begint al in bijvoorbeeld Pakistan en China waar de halffabricaten vandaan komen. Vervolgens vindt hier in Best na ingangscontrole van de belangrijkste halffabricaten en componenten de assemblage plaats waarna een volledige uitgangscontrole volgt op uiterlijk én op de kwaliteit volgens de veiligheidsnormen. We willen kwaliteit, niet alleen voor onze producten maar ook voor de processen,” vertelt Hans. “Het willen behalen van ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) en 14001 (milieumanagement) komt ook echt uit ons zelf, het was geen klanteis. Wel is het zo dat bij aanbestedingen ISO 9001 eigenlijk al vanzelfsprekend is. Ook ISO 14001 wordt steeds vaker gevraagd.” DE JUISTE EXPERTISE Tot ca. 2016 beschikte Bata over een eigen kwaliteitscoördinator. Na een reorganisatie verviel de functie en werden de taken over meerdere medewerkers verdeeld. Hans van Genuchten: “Dat werkte niet, zo bleek tijdens interne en externe audits. KAM-management heeft focus nodig van mensen met de juiste expertise. Daarom hebben we toen besloten om het geheel uit te besteden. En aangezien onze oud-kwaliteitscoördinator inmiddels als adviseur bij Conformiso was gaan werken, was de stap naar hen snel gezet. Dat bevalt heel goed, de flexibiliteit van de uitbesteding is heel erg fijn. Én de mensen van Conformiso hebben de expertise en ervaring die we zoeken. Sinds 2019 is Aimée van Dreumel als adviseur van Conformiso bij ons aan het werk. Zij wordt hier echt gezien als medewerker van ons bedrijf terwijl ze juist wel de zaken van buitenaf kan bekijken. Daarmee houdt ze ons scherp. Bovendien voert Aimée, samen met ons interne auditteam, de interne audits uit. Daarvoor voert ze onder andere gesprekken met onze medewerkers die daardoor ook toenemende betrokkenheid bij het KAM-gebeuren ervaren.” DIGITALE KWALITEITSMANAGER MYQ Bata maakt voor het onderhoud en beheer van hun managementsysteem gebruik van MyQ, de digitale kwaliteitsmanager van Conformiso. “Aimée is een groot voorstander van dat systeem. Zij heeft het, samen met ons, helemaal opgezet en ingericht. Nu moet de uitrol gaan plaatsvinden, maar dat doen we stap voor stap, per afdeling. We gebruiken MyQ voornamelijk voor het documentbeheer. In het systeem zijn alle documenten en procedures makkelijk vindbaar, als je er maar mee werkt. Dat gaan we nu dus uitrollen over de verschillende afdelingen.” Voor de nabije toekomst wordt ook gekeken naar ISO 26000, de richtlijn voor ‘Social Responsability’, maatschappelijk verantwoord ondernemen. “Als we daarmee van start gaan, kunnen we de hulp van Conformiso ook weer goed gebruiken,” aldus Hans van Genuchten. 5
EEN EIGEN WERKWIJZE Het werken volgens de ISO-richtlijnen zit er bij ICT-dienstverlener Avelco goed in. Ze hebben zich het hele systeem eigen gemaakt. Maar dit is niet altijd vanzelfsprekend. Er kan namelijk veel veranderen bij organisaties wanneer men aan de slag gaat met normen en certificeringen. Hierdoor verandert de wijze waarop er wordt omgegaan met bijvoorbeeld informatie. Een KAM-adviseur van Conformiso kan niet alleen helpen bij het implementeren van ISO’s en het behalen van certificeringen, maar ook bij het implementeren van een bepaalde werkwijze binnen de organisatie die voor iedereen prettig is. Werknemers vertrouwd maken met de nieuwe werkwijze is namelijk een grote succesfactor bij het behalen van certificeringen. Lees hier meer over wat een KAM-adviseur voor jouw organisatie kan betekenen: www.conformiso.nl/uw-eigen-kam-manager ADVISEUR HENK OTTEN AAN HET WOORD “Bij Avelco werd ik verrast door de professionaliteit en kwaliteit die ze aan hun klanten leveren. Omdat Conformiso ook klant is bij Avelco heb je daar al wel een voorstelling bij maar als je de kans krijgt om wat dieper- en vooral achter de schermen in de organisatie te kijken, dan zie je de gedrevenheid van de directie om een goede en professionele dienstverlening neer te zetten. Dit in combinatie met de interactie met de medewerkers, de positieve werksfeer die gecreëerd wordt en de drive van de medewerkers ontstaat er een hele mooie basis voor een optimale ICT dienstverlening.” Henk Otten 6
AVELCO Antonio & Ingrid Velings ICT’ers met een missie, zo kun je de medewerkers van Avelco wel omschrijven. Zodra je het kantoor in Veldhoven binnenstapt, zie je op het whiteboard deze tekst hangen: ‘Het is onze missie om het gebruik en beheer van ICT bij ondernemingen in het MKB beter, veiliger en makkelijker te maken.’ Hoe ze dat doen en wat Conformiso en ISO-normen daarmee te maken hebben, vertellen Antonio en Ingrid Velings, eigenaren van Avelco. “Wij vinden kwaliteit leveren uiteraard heel belangrijk,” vertelt Antonio. “En het werken volgens een norm zoals ISO 9001 of 27001 leveren structuur en dus goed werk op. Inmiddels zijn we al 4 jaar gecertificeerd volgens die normen maar daar is heel wat werk voor verzet.” Ingrid: “We kregen te maken met een klant die het certificaat wilde behalen en daarom ook van zijn ‘leveranciers’ een certificaat eiste. Uiteindelijk is die klant nog steeds niet gecertificeerd en wij dus wel. En het feit dat wij gecertificeerd zijn heeft inmiddels ook wel weer nieuwe klanten opgeleverd!” “NORM MAG GEEN KEURSLIJF ZIJN” Als echt Veldhovens bedrijf kwam Avelco voor advies en begeleiding bij het opzetten en implementeren van ISO 9001 en 27001 al snel uit bij Conformiso. Antonio: “We hadden het al vaker gehad over certificeren maar waren er een beetje huiverig voor. Bang dat het een papieren tijger zou worden die je in een keurslijf van strakke procedures duwt en dat wat er in de norm staat niet echt strookt met onze dagelijkse werkelijkheid. Wil van Limpt van Conformiso heeft ons op het juiste spoor gezet en laten zien dat heel veel aangepast kan worden naar de dagelijkse praktijk. Hij heeft geholpen met het opzetten van een structuur, liet ons vooral nadenken over wat het betekent voor Avelco en loodste ons zo door de norm heen.” “Voor de eerste audit waren we echt heel erg nerveus. We dachten dat het allemaal nog niet op orde was maar dat bleek echt wel zo te zijn,” kijkt Ingrid terug. ISO IN HET DNA Inmiddels zit het werken volgens de ISO-normen volledig in het DNA van het IT-bedrijf. Naast het eerder genoemde motto hangen een heleboel Post-it-plakkertjes op het whiteboard van Antonio. “Dat is mijn ISO-bord,” zegt hij lachend. “Ik heb altijd een heleboel ideeën over hoe dingen nóg beter of handiger kunnen. Die dingen zitten in mijn hoofd en moeten er nog uit. Dat lukt me niet als ik hier op kantoor aan het werk ben. Vaak lukt dat wel tijdens een werkvakantie, als ik door niemand gestoord word. ’s Morgens schrijf ik dan, meestal samen met Ingrid, een heleboel post-its vol met ideeën en ’s middags gaan we lekker de golfbaan op of genieten op een terras. Als we dan terugkomen op kantoor kunnen we er weer verder mee aan de slag.” Sinds een jaar of twee is Henk Otten de vaste adviseur vanuit Conformiso. “Henk zorgt voor duidelijkheid, verzorgt de interne audits en neemt alles door voor de externe audit. Hij zorgt er bovendien voor dat alles er zo uit ziet dat de auditor het goed vindt. Je merkt dat hij, net als de andere adviseurs van Conformiso, veel ervaring meeneemt, ook vanuit andere bedrijven. Daar kunnen we bij Avelco alleen maar van profiteren!” aldus Ingrid en Antonio. 7
TOEPASSING VAN DE ISO 9001 De ISO 9001 geeft de eisen weer voor het ontwikkelen en verbeteren van een kwaliteitsmanagementsysteem. Het is een norm die in het teken staat van het verhogen van de klanttevredenheid. De normering wordt gebruikt bij alle activiteiten die een relatie hebben met klanten, personeel en kwaliteit. Dus naast productieprocessen ook HRM, IT, marketing en klantenservice activiteiten. ONZE ADVISEUR ESTER VERHEIJEN AAN HET WOORD “Innovent Holding is een heel innovatief en ontzettend gemotiveerde organisatie. Als adviseur moet ik in mijn vak vaak de structuur aandragen maar Innovent nam tijdens onze samenwerking echt het voortouw. Het is een mooie club met gedreven mensen die het niet alleen doen voor het certificaat. Dat maakt de samenwerking zo leuk.“ 8
INNOVENT HOLDING Sebas van Vugt & Nick Swinkels Econox is een bedrijf dat gespecialiseerd is talloze producten op het gebied van luchtbehandeling en ventilatie. Naast de eigen productie vertegenwoordigt Econox ook een aantal internationale kwaliteitsmerken. Daarnaast heeft Econox met haar webshop Ventilatieland.nl het grootste online aanbod in ventilatieproducten voor particulieren en zakelijke klanten. Het bedrijf werkt continu aan het verbeteren van haar dienstverlening. Het behalen van de ISO 9001 certificering klonk dan ook als een logische stap in dit doorlopende proces. Ze namen Conformiso in de arm om het proces meer vorm te geven. Van origine is Econox een (h)echt familiebedrijf. Met de groei van het bedrijf, kwam ook de ambitie om te blijven ontwikkelen en verbeteren. Deze intrinsieke motivatie zorgde ervoor dat het bedrijf de ISO 9001 certificering wilde behalen. Sebas van Vugt, algemeen directeur, en Nick Swinkels, financieel directeur bij Econox, namen de leiding in dit proces. Ester Verheijen, KAM-adviseur bij Conformiso, kreeg de taak om ze op weg naar de ISO 9001 certificering te begeleiden. DE ROADMAP NAAR VERBETERING Sebas van Vugt: ‘’De ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. Met deze norm laat je als bedrijf zien dat je waarde hecht aan continue verbetering en dat is ook waar wij ons veel mee bezighouden. Dat we de certificering volgens de ISO 9001 wilden behalen is hier een logisch gevolg van. Ester heeft ons begeleid tijdens dit traject met een zeer hands-on aanpak.’’ Nick Swinkels: ‘’Maar eigenlijk is de weg naar de certificering al begonnen voordat we Ester inschakelden om ons te begeleiden. Wij hadden als bedrijf al veel gedachten over hoe we onze processen konden verbeteren. Maar de uitwerking daarvan, daar ging wat tijd in zitten. Ester gaf ons gedachtengoed vorm en heeft samen met ons de roadmap naar de certificering bepaald. Het fijne is dat wij gedurende het proces leerden over de norm, aangezien Esther deze kennis volledig beheerst. Zij nam ons daarbij aan de hand mee.’’ Sebas valt in: ‘’Andersom denk ik ook dat Ester weer van ons heeft geleerd op het gebied van digitalisering. Als bedrijf wilden we afwijken van het meest gangbare format voor het kwaliteitsmanagementsysteem dat veelal uit digitale documenten bestaat. Wij hebben dit ingericht in een softwaresysteem.’’ EEN SUCCESVOLLE AANPAK De aanpak van Econox heeft een positieve uitwerking; in het eerste kwartaal van 2021 behaalden zij het ISO 9001 certificaat. En met veel lof. Externe auditors waren onder de indruk van de gestructureerde werkwijze en het gebruik van de professionele BI- en planningtools van Econox. De effecten van de succesvolle implementatie zijn goed zichtbaar. Nick Swinkels: ‘’Het behalen van de certificering verandert wel iets in die zin. Het verbetert namelijk de structuur en je merkt dat er minder incidenten zijn. Ook is het voor ons, als groeiend bedrijf belangrijk dat iedereen weet wat als het ware de spelregels zijn en dat iedereen weet waar ze informatie over onze processen kunnen terugvinden. Ester blijft ook nu nog aangehaakt. Zij kijkt of alles volgens de regels wordt vastgelegd om de kwaliteit van het systeem te waarborgen.” Sebas van Vugt: ‘’De aanpak van Conformiso tijdens het gehele proces was gewoon heel hands-on. Daarbij is er precies geleverd wat er is afgesproken en dat vind ik erg fijn.” Nick Swinkels vult aan: “Daarbij is Ester echt onderdeel geworden van het team. Iedereen weet ondertussen wie ze is en het is echt een vertrouwde samenwerking geworden.’’ 9
OUTSOURCEN VAN KAM-MANAGEMENT Wij begrijpen wat organisaties doormaken onderweg naar een certificering en in tijden van verandering. Om onze organisaties hierbij te ondersteunen bieden wij de KAM-manager ‘as a service’. Het voordeel hiervan is dat klanten verzekerd zijn van het behoud van hun certificering(en). Daarnaast biedt een KAM-manager met veel ervaring en kennis antwoorden op vragen waar je misschien zelf nog nooit over hebt nagedacht. Het outsourcen van KAM-management creëert meer tijd voor bedrijfsoptimalisatie. Lees hier meer over de voordelen van KAM-manager ‘as a service’ bij Conformiso: www.conformiso.nl/uw-eigen-kam-manager KAM ADVISEUR PATTY AAN HET WOORD ‘’Van Wanrooij ziet mij echt als een eigen werknemer. Ze maken geen uitzonderingen wanneer het aankomt op uitnodigingen of presentjes en dan voel je je gewoon welkom. Het bedrijf is betrokken in alles wat ze doen en ook zeker bij hun medewerkers, intern of extern.’’ Patty van der Cruijsen 10
VAN WANROOIJ Marlies Schillings Bij Van Wanrooij Bouw en Ontwikkeling voert Conformiso het volledig onderhoud en beheer uit van hun KAM-managementsystemen. Nu deelt het succesvolle bedrijf haar ervaring met Conformiso. Van Wanrooij Bouw en Ontwikkeling uit Geffen is een familiebedrijf dat al bijna 50 jaar succesvol woningbouwprojecten en bedrijfsmatig onroerend goed realiseert. Met zo’n 300 medewerkers is het een middelgrote speler in de bouwwereld. De onderneming kent vier kernactiviteiten: Projectontwikkeling, Bouwbedrijf (realisatie van woningbouw en bedrijfshuisvesting, inclusief een eigen timmerfabriek), Van Wanrooij Warenhuys (verkoop van keuken- en badkamerinterieurs) en Beheer van commercieel vastgoed. Het bedrijf heeft kwaliteit en veiligheid hoog in het vaandel staan. “KAM zit in de haarvaten van ons bedrijf, we werken goed en veilig óf we werken niet,” vertelt Marlies Schillings. Marlies is hoofd P&O maar ook verantwoordelijk voor het kwaliteits- en veiligheidsmanagement binnen Van Wanrooij. Schillings: “Voorheen hadden we een eigen KAM-coördinator die de certificaten voor ISO 9001, VCA en FSC onderhield. Vanwege organisatorische redenen moesten we in 2017 kijken naar de mogelijkheden om het KAM-management anders in te richten, bijvoorbeeld door het outsourcen van het onderhoud.” Er werd contact gelegd met Conformiso, in eerste instantie puur oriënterend: “Ik vroeg me af of dat wel kon werken: een bedrijf van buitenaf dat de taken van de KAM-coördinator overneemt,” aldus Marlies Schillings. “KWALITEIT IS ‘CORE BUSINESS’ VOOR ADVISEUR VAN CONFORMISO.” Ondanks de aanvankelijke scepsis heeft Van Wanrooij sinds 2017 het complete onderhoud van ISO 9001, VCA** en FSC uitbesteed aan Conformiso. Een flinke klus, met veel informatie uit verschillende systemen. “Met de goede basis die er al lag, is Patty van der Cruijsen van Conformiso aan de slag gegaan. Met een minimum aan tijd, ze is gemiddeld 1 dag in de week bij ons, heeft zij de taken van de KAM-coördinator prima overgenomen. Kwaliteit is voor haar echt de ‘core business’, ze kan putten uit veel ervaring, ook op de werkvloer. Onze medewerkers bijvoorbeeld, die moeten KAM als het ware ademen. Ik zie gedragsbeïnvloeding daarom als belangrijk onderdeel binnen het kwaliteits- en veiligheidsverhaal. Voor iemand van buiten het bedrijf kan dat lastig zijn maar Patty laat zien dat het wel kan werken!” Inmiddels ziet Schillings door de inzet van Conformiso voor Van Wanrooij ook de meerwaarde van externe inhuur: “Het concept ‘outsourcing’ is goed werkbaar. We kunnen meevaren op de ervaring, kennis en kunde van de medewerkers van Conformiso. Zij hebben het ‘wiel’ al ooit uitgevonden, hebben al ervaring met bijvoorbeeld de High Level Structure van de nieuwe ISO-normen en kennen de eisen van wet- en regelgeving. Bovendien hebben we met Patty nu ook een HVK’er in huis.” Een prima basis om op verder te bouwen dus. “OUTSOURCEN KAM BLEEK DE OPLOSSING” 11
MAGAZINE VERBREED JE HORIZON Ook Lavans brengt jaarlijks een bedrijfsmagazine uit. In dit mooie magazine, waarin veel gesproken wordt over de duurzaamheidsdoelen van het bedrijf, kwam ook onze KAM-adviseur Henk van Netten aan het woord. Hierin wijdt hij uit over de wet-en regelgeving omtrent KAM. > KLIK HIER OM HET MAGAZINE VAN LAVANS TE LEZEN ADVISEUR HENK VAN NETTEN AAN HET WOORD ‘’Lavans wil graag vooroplopen in de branche op allerlei gebieden. Ze zijn als bedrijf serieus bezig met kwaliteit, milieu en veiligheid. Hierdoor liggen er steeds interessante vraagstukken op mij te wachten die mijn kennis en kunde continu verbeteren. Daarnaast is de samenwerking erg prettig, er werken leuke mensen en het is een sociaal bedrijf. Ik word niet als een externe adviseur behandeld maar als een volwaardige collega.’’ Henk van Netten 12
LAVANS Joost van Dishoeck Lavans is een logistiekdienstverlener en expert in bedrijfskleding, vloer- en sanitaire hygiëne. Van oorsprong is het een Helmonds bedrijf en zijn zij al meer dan 90 jaar actief in hun vakgebied. Lavans heeft meer dan 10.000 afleveradressen die ze bedienen op hun persoonlijke werkwijze. Deze afleveradressen zijn voornamelijk klanten uit de automotive branche, de branche groothandel en handelsbemiddeling en de metaalindustrie. Conformiso mag Lavans al jaren begeleiden bij het realiseren van hun ambities op het gebied van kwaliteit, arbo en milieu. Joost van Dishoeck werkt al ruim acht jaar bij Lavans. Hij is ooit gestart op de serviceafdeling en is tegenwoordig Logistiek Manager bij het bedrijf. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het ‘stukje’ KAM binnen het bedrijf zoals hij dat zelf zegt. Het stukje is eigenlijk nogal een understatement. Lavans is namelijk enorm vooruitstrevend op dit gebied en heeft, ondanks de vele certificeringen die zij al hebben, nog grote ambities. Joost Dishoeck vertelt: “In 2014 hebben we Conformiso voor het eerst ingeschakeld. We merkten dat onze klanten een bepaalde waarde hechten aan certificeringen. Om dit te realiseren hadden we behoefte aan sturing en advies binnen deze processen. Annette Willems, KAM-adviseur bij Conformiso, is toen aangesteld om ons hierbij te helpen. Inmiddels is Henk van Netten al enige jaren onze vaste adviseur vanuit Conformiso. Naast de ISO 9001 behaalden we ook de ISO 14001. Hierna hebben we besloten om ook de RABC-certificering (keurmerk hygiëne voor wasserijen, red.) te behalen. We vonden dat we met een professionele wasserij als onderdeel van onze dienstverlening, we moeten kunnen aantonen dat we aan de hygiëne-eisen voldoen.’’ ONDERSTEUNING WAAR NODIG Lavans heeft de zaken graag goed op orde op het gebied van KAM. Maar ondanks hun reeds behaalde doelen, kijken ze altijd verder naar hoe het nóg beter kan. Zo stelde Joost van Dishoeck een KAM-team samen om hun ambities om te zetten in haalbare doelen. Joost licht de werkwijze van het team toe: ‘’Met regelmaat hebben we een meeting met dit team over alles wat er nu speelt rondom KAM binnen Lavans. Tijdens deze meetings komen er vraagstukken naar voren waar we zelf niet 13 altijd antwoord op hebben. Dan is Henk er om ons te ondersteunen. Hij houdt ons ook scherp en vertelt ons waar we aan moeten denken. Dat is fijn, want soms gaat het om zaken waar je zelf nooit op was gekomen. Deze ondersteuning biedt Henk altijd op een fijne en pragmatische manier. Je merkt dat hij veel kennis van zaken heeft en ervaring. Wij als team nemen de uitvoerende rol op ons. Qua contactmomenten met Henk is het meer een golfbeweging. We zien Henk doorgaans niet wekelijks maar in de aanloop naar een audit toe nemen die contactmomenten toe en zorgt hij ervoor dat we niks missen en goed voorbereid zijn. Dat is onze manier van werken, we doen veel zelf omdat we veel kennis in huis hebben en Conformiso en Henk zijn onze sparringspartners.’’ GROEN, GROENER, GROENST Wanneer het gaat over de toekomst van KAM bij Lavans is Joost duidelijk: ‘’We zijn nog lang niet klaar. We zijn al jaren bewust bezig met maatschappelijk verantwoord ondernemen. Nu zijn we ook echt bezig met het behalen van de MVO-prestatieladder. Daarnaast zijn we sinds twee jaar ook gestart met een Clean Room. Een project wat nog veel diepgaander is met betrekking tot KAM dan dat we tot nu toe ooit hebben gedaan. Maar ik ben er zeker van dat er in de toekomst nog meer mooie uitdagingen staan te wachten en eventueel ook weer met hulp van Conformiso.’’
MyQ, DE VIRTUELE KAM-MANAGER MyQ is een digitale KAM-manager die ervoor zorgt dat alles rondom kwaliteits-, arbo- en/of milieumanagement geregeld is. Zo behoud je met deze software tool het overzicht en krijg je inzicht in wat er speelt bij jouw bedrijf en trends in jouw sector in de vorm van duidelijke rapportages. Daarnaast helpt MyQ je te verbeteren door het melden van incidenten, klachten en verbetermaatregelen. En wanneer het nodig is, maakt de software automatisch afspraken met de ‘real life’ KAM-manager om noodzakelijke taken uit te voeren. Zo blijft jouw kwaliteitsmanagementsysteem altijd op orde en loopt je nooit meer achter de feiten aan. Meer informatie over MyQ? Kijk op www.my-q.nl. Henk Otten tijdens een meeloopdag bij REINIS. ‘’Bij Reinis werd ik als externe adviseur direct opgenomen door het bedrijf. Ik kreeg een warm welkom en werd direct overal bij betrokken. Ik heb in mijn eerste weken meegelopen bij nagenoeg alle activiteiten die door Reinis worden uitgevoerd. Hierdoor krijg je een goed beeld van de activiteiten en werkzaamheden die door de medewerkers worden uitgevoerd. Dit is essentieel om je werkzaamheden voor Reinis goed uit te kunnen voeren. Henk Otten Van die goede eerste stappen heb ik nu nog steeds profijt bij mijn werkzaamheden voor Reinis. Het is een mooi, professioneel bedrijf dat steeds goed kijkt hoe ze van toegevoegde waarde kunnen zijn voor de inwoners van de gemeente Nissewaard.’’ - Henk Otten 14
REINIS Ben Adelmund NV Reinis is de afvalinzamelaar uit Spijkenisse. Sinds enkele jaren is Conformiso betrokken bij het KAM-management, met name middels de inzet van MyQ, de digitale kwaliteitsmanager. In 2006 is de Stadsreiniging Spijkenisse verzelfstandigd en gaat sindsdien door het leven als NV Reinis. Reinis profileert zich graag met de slogan ‘Dichtbij, flexibel, voordelig’ wat eigenlijk alles zegt over de wijze waarop Reinis haar dienstverlening aanbiedt. Die dienstverlening wordt door 65 enthousiaste en vakbekwame medewerkers uitgevoerd. Reinis houdt zich bezig met de inzameling van zowel huishoudelijk als bedrijfsafval, het handmatig en machinaal vegen, verwijderen van graffiti, bestrijden van ongedierte, onkruidbeheersing, gladheidbestrijding en het beheer en de exploitatie van de Stadswerf van de gemeente Nissewaard. BETROKKEN EN BENADERBAAR Ben Adelmund, directeur van NV Reinis, ging ruim een jaar geleden op zoek naar een nieuwe externe partij die ervoor kon zorgen dat KAM onderdeel zou worden van iedereen binnen de organisatie. “Veiligheid is één van onze kerncompetenties. Dat moet ook wel aangezien wij actief zijn in de sector met op één na de meeste bedrijfsongevallen. KAM moet echt in het DNA van onze medewerkers zitten en dat was nog niet het geval. Na wat zoekwerk kwam ik uit bij Conformiso en specifiek bij MyQ, hun digitale KAM-platform. Dat leek ons perfect om KAM dichter bij de medewerkers te brengen. En dat bleek ook zo te zijn!” In september 2018 is Henk Otten van Conformiso aan de slag gegaan bij Reinis, direct naar grote tevredenheid van de organisatie: “Henk was vanaf het begin heel erg betrokken. Hij heeft de eerste tijd met alle disciplines – ook op de vuilniswagen – meegelopen waardoor hij meteen heel benaderbaar was voor iedereen. Hij toont eigenaarschap rondom KAM en jaagt de juiste mensen aan als er iets moet gebeuren,” vertelt Adelmund. “APP MYQ WERKT ÈCHT!” Niet alleen de betrokkenheid van Henk wordt als positief ervaren, ook de inzet van MyQ levert op wat ze er bij Reinis van verwachtten: “Doordat MyQ met de app zo eenvoudig in gebruik is, hebben we gezien dat het melden van incidenten echt op gang is gekomen. Waar het voorheen nog wel bleef hangen ‘in de wandelgangen’, wordt er nu daadwerkelijk gemeld. En de medewerkers zien ook dat er iets met de meldingen gebeurt. Zo hebben we bijvoorbeeld een ander type werkhandschoenen aangeschaft na de melding van een incident.” “Het is fijn dat Henk stuurt op continuïteit in plaats van op korte termijn. Onze opdrachtgever vraagt niet om ISO-certificaten maar we willen als Reinis wel een lerende organisatie zijn die kwaliteit en veiligheid hoog in het vaandel heeft staan. Conformiso heeft daarbij, met Henk als onze adviseur, een duidelijke signalerende en aanjagende rol. Het feit dat we onze samenwerking onlangs met drie jaar hebben verlengd, zegt genoeg over hoe tevreden we zijn,” aldus Ben Adelmund. 15
Annette Willems met een zelfontwikkelde ‘KAM-Checklist’ van de T&G Groep. Annette Willems KAM MANAGER ANNETTE WILLEMS AAN HET WOORD “Ik heb het voordeel dat ik aan alle kanten van de tafel gezeten heb. Ik heb 13 jaar als KAM-coördinator binnen een bedrijf gewerkt, ben 6 jaar als externe auditor het land doorgetrokken en werk nu dus als adviseur bij Conformiso voor bedrijven. Certificering slaat soms door naar een papieren toestand waardoor je voorbijgaat aan het doel van het certificaat. Vandaar dat ik ben ingeschakeld. Als externe heb ik een frisse blik en kan ik tegelijkertijd kritisch zijn.” ‘’Je moet aandacht faciliteren, niet afdwingen!’’ 16
T&G GROEP Annette Willems T&G Groep uit Schijndel is een aannemerscollectief met wortels in de groenvoorziening en bestaat uit vier werkmaatschappijen. De groep zorgt voor de inrichting en het beheer van groene, grijze en blauwe buitenruimten door heel Nederland. Ze realiseren en beheren terreinen van hekwerk tot straatwerk en van daktuin tot riolering. Annette Willems van Conformiso begeleidt de T&G Groep op het gebied van KAM-management. Ze vertelt over haar werk als KAM-adviseur en de oplossingen die ontstaan door anders naar certificering te kijken. Hoe vertaal je theoretische normen naar praktische processen die worden gedragen binnen de organisatie? “KAM moet geen papieren tijger zijn die je wordt opgelegd vanuit een opdrachtgever, maar het moet gedragen worden in de organisatie en je dwingen jezelf te verbeteren,” aldus Annette. KAM GAAT DE HÉLE ORGANISATIE AAN “Het onderhoud aan het KAM-systeem en het voldoen aan de verplichte registraties is vaak het pakkie-an van de KAM-coördinator. Met andere woorden: het leeft niet in de organisatie. Het wordt afgeschoven, terwijl het eigenlijk de hele organisatie aangaat. Er zijn daarnaast steeds meer normen waaraan een bedrijf moet voldoen om aan de ruime eisen van opdrachtgevers te voldoen. We willen niet certificeren om te certificeren maar juist bereiken dat de certificaten zorgen dat we belangrijke processen blijven verbeteren.” Annette: “In de praktijk ontbreekt een eenduidige structuur. Je merkt gewoon dat medewerkers ver van het KAM-systeem afstaan. Men weet dat er procedures en documenten zijn, maar niet waar ze voor dienen. Daarom gaan we alle normeisen vertalen naar de organisatie, en niet andersom. Daarnaast willen we de betrokkenheid van de medewerkers vergroten. Je moet aandacht faciliteren, niet afdwingen! Door overzicht te creëren, en bruikbare tools aan te reiken, wordt draagvlak verkregen en maakt men tijd voor KAM vrij. Alles moet uiteindelijk leiden tot één systeem dat voor iedereen werkt en dat past bij de T&G Groep.” EÉN SYSTEEM VOOR COMPLETE KWALITEITSMANAGEMENT “Vroeger was KAM erg zwart-wit; er waren verplichte procedures en er was vaak maar één goed antwoord. Tegenwoordig heb je de vrijheid om zelf je weg te vinden naar een eigen systeem. Zowel voor de CI [Certificerende Instellingen, red.] en de bedrijven is dit even 17 wennen. Bedrijven mogen de theoretische normeisen vertalen naar hun eigen processen op basis van de risico’s die zij zien. In tegenstelling tot het klakkeloos overnemen van papieren tijgers zoals in het verleden het geval was. Voor de CI geldt dat zij zich niet alleen blindstaren op schriftelijke procedures. In hun audits moet er meer naar het bedrijf zelf worden gekeken. Wat wij hebben gedaan: de schriftelijke procedures overboord gegooid. In plaats daarvan hebben we de stapel papier samengevat in één visuele weergave van de KAM eisen. Hierdoor ontstaat er één systeem voor alle normeisen en bedrijfsafspraken. Het tweede voordeel van de checklist is dat medewerkers, die niet alle procedures uit hun hoofd kennen, nu in een oogopslag zien wat van ze wordt verwacht in zake KAM. Daarnaast ontwikkelen we een online omgeving waar alle relevante documenten terug te vinden zijn. Registraties gebeuren meestal via de bedrijfsapp, zodat ze meteen digitaal beschikbaar zijn. Dat is ook makkelijker voor de medewerkers. Zij hebben alle formulieren en dergelijke direct bij de hand. We zijn nog aan het ontwikkelen en het zal even wennen zijn als we over gaan. Maar het lijkt erop dat de checklist, app en online omgeving een plat, praktische en overzichtelijk systeem gaan worden!”
UPDATE: Vrijdag Premium Printing heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan Afgelopen april werd dit wederom bewezen met weer een mooie certificering, ditmaal met het FSC-certificaat. FSC is een acroniem voor de Forest Stewardship Council. Het FSC-certificaat, ofwel FSC-keurmerk geeft aan dat een bedrijf bewuste keuzes maakt wanneer het gaat om duurzaam bosbeheer. Zo is het een eis dat de ingekochte producten zoals papier en hout, zijn verkregen op een duurzame manier. ‘’Vrijdag Premium Printing is een zeer gemotiveerd bedrijf dat top-kwaliteit wil leveren. Alle medewerkers zijn trots om te mogen werken voor het bedrijf en dat zie je dan ook terug in de producten. Maar het is bovenal een leuke club om voor te werken, het voelt als thuiskomen en ik voel me dan ook gewoon een van de trotse medewerkers.’’ - Ester Verheijen Ester Verheijen 18
VRIJDAG PREMIUM PRINTING Henk Nota Vrijdag Premium Printing (VPP) is een B2B drukkerij in Eindhoven met als core-business het ‘ontwikkelen en produceren van verkoopbevorderende etiketten en verpakkingen’. Conformiso begeleidt VPP bij alles wat te maken heeft met kwaliteitsmanagement, gezond & veilig werken en milieuzorg. In 1905 werd Vrijdag Premium Printing opgericht door Louis Vrijdag. Deze onderwijzer en muziekliefhebber besloot zelf de bladmuziek voor de zangvereniging te gaan drukken in een eigen steendrukkerij. Dit werd een succes. Dankzij haar hoge kwaliteit drukwerk en toepassing van speciale veredelingen bleef Vrijdag Premium Printing groeien. Tegenwoordig legt het bedrijf zich naast de productie ook toe op het design en de ontwikkeling van drukwerk. Inmiddels werken zo’n 115 mensen bij VPP en mag het bedrijf zich sinds 2005 ‘bij koninklijke beschikking’ hofleverancier noemen. VRIJDAG STREEFT NAAR PERFECTIE “We zijn op een unieke wijze bezig met een ambacht, en dan in combinatie met de efficiënte productie van honderden miljoenen etiketten en verpakkingen per jaar.” vertelt Henk Nota, directeur van Vrijdag Premium Printing. “We willen de beste drukkerij zijn. Daarom streven we naar perfectie, willen we trots zijn op onze producten. Dat geldt voor alle medewerkers, iedereen wil dat bereiken, het zit echt in de cultuur van ons bedrijf. Het feit dat we werken voor wereldmerken maakt ons natuurlijk ook al trots.” Om die perfectie te bereiken en een stap te maken in hun KAM-management, hebben ze een jaar of 5 geleden Conformiso in de arm genomen. Henk vervolgt: “Het stukje KAM is echt een vak apart, niet iets wat je erbij doet. We zochten een professional die op dat gebied volledig op de hoogte is van de ontwikkelingen in de markt en voor ons bedrijf een link is naar de buitenwereld. Ester Verheijen van Conformiso is de verpersoonlijking daarvan.” PERSOONLIJKE BETROKKENHEID VAN ADVISEUR CONFORMISO Ester begon in 2014 met het opzetten en implementeren van ISO 14001 (milieumanagement) en nam ook de begeleiding van ISO 9001 (kwaliteitsmanagement) over. Begin dit jaar is ze gestart met de implementatie van de norm BRC (hygiëne en voedselveiligheid). Henk: “Draagvlak onder het personeel is daarbij natuurlijk heel belangrijk. KAM wordt toch vaak gezien als ‘gedoe’ maar bij ons heeft iedereen een hoge pet op van kwaliteit. Het verantwoordelijkheidsgevoel zit echt in de genen. Die hoge betrokkenheid van het personeel is er overigens al heel lang: we hadden in de jaren ’40 als één van de eerste bedrijven al een OR. Ondanks dat ze geen ‘eigen’ medewerkster is, laat Ester ook die persoonlijke betrokkenheid zien. Met haar geweldige drive weet ze andere collega’s ook enthousiast te maken en te betrekken bij het KAM-gebeuren.” “BETROKKENHEID VAN MEDEWERKERS IS ONONTBEERLIJK” 19
1 LAAT CONFORMISO JE HELPEN EN ERVAAR DE VOORDELEN Conformiso is al meer dan 30 jaar dé specialist op het gebied van kwaliteits-, informatiebeveiligings-, arbo-, veiligheids- en milieumanagement voor het middenen kleinbedrijf. Onze medewerkers zijn no-nonsens praktijkmensen die weten dat het ene bedrijf niet gelijk is aan het andere. Wij bieden dan ook geen standaardoplossing, maar maatwerk volledig afgestemd op jouw wensen, behoeftes en organisatie. Ervaar onze 6 voordelen. 2 DE EXPERTISE VAN EEN KAM-TEAM Met Conformiso haal je de kennis en kunde van ervaren kwaliteitsmanagers, IB-specialisten, veiligheidskundigen en milieumanagers in huis. Door bundeling van deze multidisciplinaire expertise kunnen wij je altijd de juiste, praktische oplossing bieden. KOSTEN BESPARING Door uitbesteding van taken aan specialisten die vanuit hun knowhow, ervaring en gebruik van specifieke tools deze taken veelal efficiënter uitvoeren dan je eigen medewerker(s), bespaar je op de kosten. Daarnaast kunnen jouw medewerkers zich blijven focussen op hun core business. 3 CONTINUÏTEIT EN GARANTIE Door te kiezen voor Conformiso is de continuïteit en voortgang van de uit te voeren werkzaamheden geborgd. Voor aanvang van onze werkzaamheden maken wij afspraken met je over doorloop- en oplevertijden en kosten en hier houden wij ons ook aan. Uniek is onze certificeringsgarantie. 4 BEDRIJFSBLINDHEID IS ONS VREEMD Je mag van ons altijd een kritische bedrijfskundige blik verwachten, niet vertroebeld door bedrijfsblindheid. Wij laten ons niet leiden door antwoorden zoals: ‘zo gaat dat hier nou éénmaal’ en ‘dat moet zo van ISO’. 5 OPTIMALISATIE WERKPROCESSEN Wij voeren onze werkzaamheden niet enkel uit op een wijze zodat wordt voldaan aan eventuele wettelijke verplichtingen en normeisen. Wij streven er juist naar dat maximaal praktisch nut en toegevoegde waarde voor uw organisatie wordt gerealiseerd. 6 Conformiso B.V. De Run 4312F 5503 LN Veldhoven Tel: +31 40 23 190 23 info@conformiso.nl www.conformiso.nl 20 BEST PRACTICES Wij werken volgens beproefde methoden en technieken, maar wel altijd volledig afgestemd op jouw wensen, behoeftes en organisatie. Wij leveren geen standaard oplossingen, maar maatwerk!
1 Online Touch