Alles wat u moet weten over de organisatie van uw evenement Regelgeving, promotie en aandachtspunten
INHOUDSOPGAVE VOORWOORD INLEIDING ALGEMENE INFORMATIE • Begrip evenement • Evenementen in Hellendoorn • Duurzaam evenement • Contact gemeente WET EN REGELGEVING • Vergunningvrije evenementen • Categorieën • Centrum Nijverdal • Vergunningenprocedure • Indieningsvereisten • Termijn • Overige vergunningen en ontheffingen • Overige regelgeving • Veiligheid • Kosten • Handhaving VOORKOMEN VAN OVERLAST FACILITEITEN GEMEENTE HELLENDOORN PROMOTIE DOOR TOERISTISCH BUREAU HELLENDOORN • Online promotie • Offline promotie • Buitenreclame • Arrangementen • Aanleveren informatie 2 13 15 17 8 4
VOORWOORD Als gemeente zijn we blij met evenementen. Immers, we zijn een actieve gemeente met veel aandacht voor toerisme en recreatie. Dan is het goed als er uit alle geledingen van de samenleving activiteiten worden opgezet waar inwoners en bezoekers van profiteren. Op cultureel gebied, met een sportievere insteek of op welk ander terrein dan ook. En die activiteiten werpen vruchten af. Ons sportbeleid en de aanpak van evenementen op dat gebied resulteerden in 2016 bijvoorbeeld in de titel sportgemeente van het jaar. En allerhande evenementen mogen zich jaar in jaar uit verheugen in mooie bezoekersaantallen. Bezoekers die leven in de brouwerij brengen en die hun geld uitgeven bij detaillisten en accommodatiehouders in de gemeente. Dat is mooi. Daar staat tegenover dat we die evenementen en die bezoekersaantallen in goede banen moeten leiden. Dat veiligheid is gegarandeerd en dat overlast zoveel mogelijk wordt beperkt. De gemeente is verantwoordelijk voor openbare orde en veiligheid. Vanuit die verantwoordelijkheid willen we graag intensief en goed samenwerken met ondernemers en (maatschappelijke) organisaties die ambitieuze plannen hebben. Voor die goede samenwerking is duidelijkheid een eerste vereiste. Duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is, duidelijkheid over wat wel en niet kan en duidelijkheid over procedures die gevolgd moeten worden en vergunningen die noodzakelijk zijn. Die duidelijkheid willen we met deze brochure graag verschaffen. Zodat we met elkaar kunnen zorgen voor succesvolle evenementen. Evenementen, die correct en veilig verlopen en waarop zowel bezoekers als organisatoren en gemeente tevreden kunnen terugkijken. Anneke H. Raven Burgemeester van Hellendoorn 3
INLEIDING In de gemeente Hellendoorn wordt jaarlijks een groot aantal evenementen gehouden. Dit is belangrijk voor de bezoekers, maar levert ook een bijdrage aan de lokale samenleving. Evenementen versterken de saamhorigheid, ons imago en daarmee ook de aantrekkelijkheid van onze gemeente. De organisator van een evenement is altijd zelf verantwoordelijk voor alle zaken die hiermee samenhangen. Onze ervaring is dat organisatoren hierin hun verantwoordelijkheid goed oppakken. Dat willen we graag zo houden. U ontvangt deze brochure omdat u de afgelopen jaren een aanvraag voor een evenement, ontheffing geluid of ontheffing drank hebt aangevraagd of op het punt staat dit te gaan doen. In deze brochure vertellen wij u in het kort wat er allemaal komt kijken bij de organisatie en uitvoering op het gebied van vergunningen, openbare orde & veiligheid en promotie van uw evenement in de gemeente Hellendoorn. Deze brochure is ook terug te vinden op de website van de gemeente, www.hellendoorn.nl. Heeft u na het lezen van deze brochure nog vragen, neemt u dan gerust contact met ons op. We gaan graag met u in gesprek. Gemeente Hellendoorn, afdeling Vergunningen, toezicht en duurzaamheid Toeristisch Bureau Hellendoorn
ALGEMENE INFORMATIE WAT VERSTAAN WE ONDER HET BEGRIP ’EVENEMENT’? In de Algemene Plaatselijke Verordening van de gemeente Hellendoorn staat wat onder een evenement wordt verstaan. Kort gezegd is een evenement ‘elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak’. Het is in principe verboden zonder vergunning een evenement te organiseren, tenzij een evenement expliciet vergunningvrij is. Dit wordt hieronder verder uitgelegd. Wilt u een evenement organiseren, dan moet u dus waarschijnlijk een vergunning aanvragen. Het aanvraagformulier evenementen kunt u downloaden op de website van de gemeente Hellendoorn. www.hellendoorn.nl/vrije-tijd-sport/evenementen/evenementenvergunning HOE ZIJN DE EVENEMENTEN INGEDEELD IN HELLENDOORN? In Hellendoorn worden evenementen ingedeeld in drie categorieën: 1. Vergunningvrije evenementen (hiervoor hoeft u geen evenementenvergunning aan te vragen maar gelden er wel een aantal algemene regels volgens artikel 2:25 lid 2 van de APV). 1. Meldingsplichtige evenementen (voor Henri Dunantplein en Markt dient u een melding te doen); 2. Vergunningplichtige evenementen. CONTACT MET DE GEMEENTE Om er zeker van te zijn dat uw aanvraag compleet is en u uw vergunning op tijd ontvangt, adviseren wij u vroegtijdig contact op te nemen met de gemeente. Hiervoor zijn diverse mogelijkheden. PERSOONLIJKE AFSPRAAK MAKEN Voor vergunningplichtige evenementen is het zinvol om eerst een afspraak te maken met de vergunningverlener evenementen die u de mogelijkheden en de vergunningenprocedure kan toelichten. Zo wordt u volledig geïnformeerd over alle wet- en regelgeving en kunt u concreet afspraken maken over het verlenen van de evenementenvergunning. U kunt een afspraak maken via het loket Bouwen, Milieu en Openbare ruimte (telefoonnummer 0548-630214). 5
DE EVENEMENTENCOMMISSIE De evenementencommissie kan, al voor u die indient, uw vergunningaanvraag beoordelen op de compleetheid en een nieuw te organiseren evenement met u voorbespreken. Dit bespaart u tijd en kosten. Deze commissie bestaat uit vertegenwoordigers van brandweer, politie en adviseurs van de gemeente. De commissie overlegt minimaal 1 x per maand over allerlei zaken rondom evenementen. Het kan voorkomen dat aan u als organisator wordt verzocht om uw vergunningaanvraag mondeling toe te lichten in deze commissie, omdat het evenement nieuw is of omdat er onduidelijkheden zijn waardoor de commissie geen advies kan uitbrengen. HET EVENEMENTENSPREEKUUR Het evenementenspreekuur is met name bedoeld voor algemene informatie over evenementen zoals de vergunningenprocedure, indieningsvereisten en veiligheidsplannen etc. U kunt een afspraak maken via het loket Bouwen, Milieu en Openbare Ruimte (telefoonnummer 0548-630214). DUURZAAM EVENEMENT Duurzaam ondernemen is belangrijk en dat geldt ook voor de evenementenbranche. Er worden nog te weinig kansen benut om evenementen milieuvriendelijker te maken. Hou bij het plannen van uw evenement daarom al vroegtijdig rekening met duurzaamheid bijvoorbeeld door het gebruik van E-tickets (electronic tickets) en m-tickets (mobile tickets). Deze hoeven bijvoorbeeld niet te worden verpakt en verstuurd. Kaartkopers kunnen hun e-ticket zelf thuis uitprinten, terwijl m-tickets alleen nog maar via een smartphone getoond hoeven te worden aan de entree. Deze tickets zijn dus veel milieuvriendelijker. Een perfecte manier om een evenement duurzamer en milieuvriendelijker op te zetten. Naast e-tickets en m-tickets kunt u natuurlijk nog meer doen om uw evenement groener te maken. • Verkoop alleen biologisch voedsel. • Verkoop alleen glazen met statiegeld en dwing klanten daardoor hun restafval weer in te leveren. • Gebruik groene stroom. • Gebruik alleen recyclebaar materiaal. • Zorg ervoor dat bezoekers het evenement 6
makkelijk met de fiets kunnen bereiken of beschrijf hoe ze het evenement met het openbaar vervoer kunnen bereiken. • Waar bezoekers toch met de auto naar het evenement gaan, raad ze dan aan om te carpoolen. Toogethr is de perfecte App voor festivalbezoekers die willen carpoolen, bekijk op www.toogethr.com de voordelen van Toogethr. • Maak direct na het evenement het terrein schoon en laat geen afval achter dat schadelijk is voor het milieu. Meer informatie over het organiseren van duurzame evenementen is te vinden op: www.duurzaamorganiseren.nl/index.php/portaal-duurzame-evenementen S(UP)PORT FOR NATURE S(up)port for Natureis een vrijwillig natuurzorgsysteem voor terreinbeheerders en organisatoren van sportevenementen in bos- en natuurterreinen. Het is gericht op evenementen die geen schade en overlast veroorzaken. Een terreinbeheerder kan vragen om S(up)port for Nature te gebruiken, maar organisatoren kunnen het ook vrijwillig toepassen om de kans op toestemming van de terreinbeheerder te vergroten. Het toepassen van S(up)port for Nature is geen garantie voor toestemming! Uiteraard kan S(up)port for Nature ook gebruikt worden om een evenement op een positieve manier te onderscheiden. Om een evenement te organiseren onder S(up)port for Nature moet het aanvraagformulier worden ingevuld en opgestuurd aan de terreinbeheerder van het gebied waar het evenement gehouden zal worden. Het aanvraagformulier kan u vinden op: www.supportfornature.nl/formulier.html
WET & REGELGEVING ALGEMENE REGELS VOOR VERGUNNINGVRIJE EVENEMENTEN Via onderstaande link vindt u de algemene regels voor vergunningvrije evenementen. Indien u als organisator van een evenement aan die algemene regels voldoet, hoeft u geen vergunning aan te vragen. www.hellendoorn.nl/vrije-tijd-sport/evenementen/evenementenvergunning VERGUNNINGPLICHTIGE EVENEMENTEN IN DRIE CATEGORIEËN Er wordt bij vergunningplichtige evenementen onderscheid gemaakt in A, B- en C-evenementen. Dit onderscheid wordt voornamelijk bepaald door de risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid. CATEGORIE A-EVENEMENT Een evenement met een laag risico waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving of beperkte gevolgen voor het verkeer en tevens een beperkte capaciteit van de hulpverleningsdiensten is vereist (shantykoor-festival, reggesurvival, avondvierdaagse). CATEGORIE B-EVENEMENT Evenement met een gemiddeld risico waarbij sprake is van een verhoogde impact op de omgeving of matige gevolgen voor het verkeer en tevens een matige capaciteit van de hulpverleningsdiensten is vereist. (bijvoorbeeld: motorsportevenementen, dorpsfeesten etc.)
CATEGORIE C-EVENEMENT Evenement met een hoog risico waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving of grote gevolgen voor het verkeer en tevens veel capaciteit van de hulpverleningsdiensten is vereist (bijvoorbeeld grote gemeentegrensoverschrijdende motorsport evenementen , feesten en sportevenementen met grote bezoekersaantallen van buiten de gemeente). Het merendeel van de evenementen in Hellendoorn is vergunningvrij of valt onder de categorie A. Hellendoorn kent tot op heden zo’ n 35 B-evenementen per jaar zoals de Enduro, Autocross Daarle, Hellendoorn Open Air, en diverse dorpsfeesten. Evenementen van de C-categorie zijn Dauwpop, de Hellendoorn Rally en de Strongmanrun. BIJZONDERE REGELS VOOR HET CENTRUM VAN NIJVERDAL Voor het centrum van Nijverdal gelden bijzondere gebruiks regels. Deze regels kunt u vinden op www.hellendoorn.nl/vrije-tijd-sport/evenementen/evenementenvergunning EVENEMENTEN MET VUURWERK Vuurwerk bij een evenement mag alleen afgestoken worden door een gespecialiseerd bedrijf dat beschikt over een daartoe verleende toepassingsvergunning (bedrijfsvergunning). Op grond van het Vuurwerkbesluit is het verboden om zonder toestemming van Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel vuurwerk af te steken. Afhankelijk van het soort vuurwerk en de hoeveelheid, moet voor het afsteken van vuurwerk een melding worden gedaan of een vergunning worden aangevraagd bij de provincie. Het bedrijf dat het vuurwerk afsteekt, moet deze melding doen of een vergunning aanvragen. Als u een grotere vuurwerkshow wilt houden, is het belangrijk dat u op tijd voorbereidingen treft. De vergunning van de provincie om vuurwerk te mogen afsteken moet namelijk veertien weken voor de vuurwerkshow worden aangevraagd door het ontbrandingsbedrijf (als niet kan worden volstaan met een melding). 9
WAT ZIJN DE STAPPEN VAN DE VERGUNNINGENPROCEDURE? Hieronder staat het proces van de vergunningverlening voor vergunningplichtige evenementen beschreven. Globaal ziet de vergunningenprocedure er als volgt uit: 1. De organisator neemt contact op met het team Vergunningen, toezicht en duurzaamheid van de gemeente Hellendoorn om een evenementenvergunning aan te vragen; 2. Team Vergunningen, toezicht en duurzaamheid beoordeelt of de vergunningaanvraag digitaal kan worden ingediend of dat een persoonlijke afspraak moet worden gemaakt om het evenement te bespreken; 3. Team Vergunningen, toezicht en duurzaamheid beoordeelt de vergunningaanvraag op volledigheid of maakt een vervolgafspraak voor het indienen van een complete vergunningaanvraag; 4. Team Vergunningen, toezicht en duurzaamheid beoordeelt de aanvraag, veiligheids- en verkeersplannen op volledigheid; 5. Indien noodzakelijk vindt er overleg plaats met de organisator van het evenement; 6. Team Vergunningen, toezicht en duurzaamheid vraagt schriftelijk advies aan diverse instanties, zoals politie, brandweer en GHOR; 7. Burgemeester / College van B&W verleent vergunning aan organisator, inclusief voorwaarden; 8. De conceptvergunning kan persoonlijk worden doorgenomen met de organisator; 9. Het inplannen van een schouw (eindcontrole voor aanvang van evenement); 10. Uitvoering evenement; 11. Evaluatie van het evenement. MET WELKE TERMIJNEN MOET IK REKENING HOUDEN? De aanvraagtermijn voor een evenementenvergunning is afhankelijk van het soort evenement dat u organiseert. • Eenvoudige evenementen dient u acht weken voor het plaatsvinden van het evenement in (A-evenement); • Omvangrijke of complexe evenementen dient u 12 weken voor het plaatsvinden van het evenement in te dienen (B- of C evenement); 10
Als u uw aanvraag te laat indient, kan het zijn dat uw aanvraag niet in behandeling wordt genomen. Dit betekent dat uw evenement dan niet door kan gaan. WELKE VERGUNNINGEN HEEFT U ALS ORGANISATOR NOG MEER NODIG? Het kan zijn dat u andere vergunningen c.q. ontheffingen nodig hebt, zoals: • Ontheffing artikel 35 lid 2 Drank- en Horecawet (voor het schenken van zwak-alcoholhoudende dranken); • Ontheffing Wegenverkeerswet (voor het berijden van wegen); • Ontheffing geluid (voor het gebruik maken van geluidsinstallatie/ versterkt geluid); • Melding brandveilig gebruik (voor evenementen in gebouwen); deze melding kunt u indienen via het OLO loket; • Melding brandveilig gebruik overige plaatsen (voor evenementen met betrekking tot verblijfsruimten (podia/tribunes /tenten en festivalterreinen bij meer dan 150 personen) • Alle aanvraagformulieren kunt u vinden op de website: www.hellendoorn.nl/vrije-tijd-sport/evenementen/evenementenvergunning/ WELKE REGELGEVING IS NOG MEER VAN TOEPASSING OP HET AANVRAGEN VAN EEN EVENEMENTENVERGUNNING? • U moet rekening houden met de Wet Natuurbescherming. Dit betekent dat het verboden is om diersoorten te verstoren; • Attracties moeten beschikken over een geldig Certificaat van Goedkeuring. Het RAS nummer van de attractie (uniek nummer van de attractie) dient te worden aangeleverd bij de gemeente. • U moet voldoen aan de algemene richtlijnen voor publieksevenementen van het Landelijk Centrum voor Hygiëne en Veiligheid (LCHV). www.lchv.nl • De aanwezige catering moet voldoen aan de Hygiënecode ambulante handel verkoop eet- en drinkwaren. Informatie is te vinden op www.nvwa.nl. • Een tijdelijke leidinginstallatie moet voldoen aan de eisen ter voorkoming van legionella. Informatie hierover is op te vragen via www.lchv.nl 11
WAAR KAN IK MEER INFORMATIE VINDEN OVER VEILIGHEID VAN EVENEMENTEN? Meer informatie over de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, bereikbaarheid van hulpdiensten, veiligheidsplannen, calamiteiten tijdens evenementen, verkeer, vervoer en bereikbaarheid, gezondheid en hygiëne kunt u vinden op de voorlichtingswebsite van de Veiligheidsregio Twente. www.vrtwente.nl/evenementen WAT KOST HET INDIENEN VAN EEN VERGUNNINGAANVRAAG? Nadat een vergunningaanvraag is ingediend, wordt deze aanvraag in behandeling genomen en beoordeeld. Aan het behandelen van een vergunningaanvraag zijn kosten (leges) verbonden. Deze kosten zijn vastgesteld en opgenomen in de Legesverordening van de gemeente Hellendoorn. De legesverordening kunt u vinden op www.decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Hellendoorn/CVDR381400/CVDR381400_3.html DOOR WIE WORDT HET EVENEMENT GECONTROLEERD? De burgemeester is verantwoordelijk voor het toezicht op evenementen. Dit toezicht betekent dat de burgemeesterbevelen kan geven die met het oog op de veiligheid en gezondheid nodig zijn. Uw evenement kan bijvoorbeeld worden bezocht door een toezichthouder van de gemeente. Deze toezichthouder controleert of de voorschriften die in de evenementenvergunning zijn opgenomen daadwerkelijk worden nageleefd. De toezichthouder kan zich hierbij laten adviseren door de partijen die ook geadviseerd hebben op de vergunningaanvraag. 12
HOE KAN IK OVERLAST VOORKOMEN? INFORMATIE AAN BEWONERS/BEDRIJVEN Als u een evenement organiseert, wordt van u verwacht dat u zelf aan de eigenaren, bewoners en bedrijven die mogelijk hinder ondervinden van het evenement, het evenement aankondigt. De direct omwonenden moet u informeren door middel van een bewonersbrief. In een bewonersbrief staat in ieder geval informatie over de aard en duur van het evenement, de (verkeers)maatregelen, de manier waarop u als organisator probeert de overlast te beperken en waar men met klachten terecht kan. Tijdelijke maatregelen, zoals het afzetten van wegen, het instellen van een parkeerverbod of het veranderen van de toegestane rijrichting, moeten minimaal 3 weken van tevoren aan omwonenden worden meegedeeld. Zorg voor een telefoonnummer in de brief waar u tijdens het evenement op te bereiken bent. Als de bezoekers van buiten de gemeente Hellendoorn komen, is het wenselijk dat u, wanneer u reclame maakt voor uw evenement, hierbij ook aangeeft hoe bezoekers het best bij het evenement kunnen komen. Dit kunt u doen via bijvoorbeeld advertenties, flyers, een website of (radio/tv)spotjes. Als uw evenement voor een deel) gelijktijdig plaatsvindt met één of meer andere evenementen, dan is het goed om hier ook op te wijzen; een ander evenement kan immers van invloed zijn op de bereikbaarheid van uw evenement.
KLACHTEN De meeste klachten tijdens een evenement gaan over geluidsoverlast. Daarnaast komen ook klachten over (zwerf)afval, autoverkeer, beschadiging van bodem en groen en wildplassen voor. Via een bewonersbrief of (een) andere publicatie(s) moet u aangeven waar mensen met hun klachten terecht kunnen. Een goede manier om op klachten te reageren is via een eigen klachtenlijn. MELDEN VAN KLACHTEN Een andere optie om klachten te kanaliseren, is via de gemeentelijke meldlijn tijdens kantooruren. Mensen die hinder ondervinden, kunnen een klacht altijd melden via de gemeentelijke meldlijn telefoonnummer 0548-630214 of via e-mail bmo@hellendoorn.nl en via de site www.hellendoorn.nl
WELKE FACILITEITEN BIEDT DE GEMEENTE? WATER- EN ELEKTRICITEITSVOORZIENINGEN Bij de meeste grotere evenemententerreinen in de gemeente Hellendoorn zijn voorzieningen aanwezig voor elektra en water. U kunt hier tegen een vergoeding gebruik van maken. Daar waar de voorzieningen niet aanwezig zijn, moet u hier zelf voor zorgen. OVERZICHT GEMEENTELIJKE VOORZIENINGEN Locaties Evenementenweide Nijverdal Henri Dunantplein Marktplein Nijverdal Bachlaan Nijverdal Morgenster Nijverdal Kuperserf Nijverdal Kerkplein Haarle Schapenmarkt Hellendoorn Centrum Daarle Centrum Daarlerveen Voorzieningen Water en elektriciteit Water en elektriciteit Water en elektriciteit Elektriciteit Elektriciteit Elektriciteit Water en elektriciteit Elektriciteit Elektriciteit Elektriciteit Voor het gebruik van elektriciteit en laten zakken van de zinkpalen kunt u een sleutel afhalen bij het loket Bouwen, milieu en openbare ruimte. Voor het gebruik en verhuur van gemeentelijke sportaccommodaties gelden de vastgestelde verhuurtarieven. Deze tarieven kunt u vinden op de website www.hellendoorn.nl/vrije-tijd-sport/sport/accommodaties Voor het reserveren en gebruik van de evenementenweide Nijverdal kunt u contact opnemen met de opzichter, telefoonnummer 0548-611200.
DRANGHEKKEN EN AFVAL Als u een evenement binnen de gemeente Hellendoorn organiseert, kunt u gratis gebruik maken van de dranghekken van de gemeente. Mocht u (een deel van) de weg afzetten dan kunt u gratis gebruik maken van afzethekken. Voor het afval kunt u gebruik maken van (blauwe) evenementencontainers (240 liter). U dient hekken en de containers zelf 1 werkdag voor het evenement op te halen en 1 werkdag na het evenement weer terug te brengen bij de gemeentewerf, Kerkstraat 140 in Nijverdal. De containers moeten leeg en schoon weer worden ingeleverd. Bij de aanvraag van een evenementenvergunning heeft u de reservering al doorgegeven. Bij een vergunningvrij evenement moet u twee weken voor aanvan van het evenement de hekken en containers reserveren. Het kan zijn dat alle hekken en/of containers al zijn gereserveerd. U zult dan op een andere manier de hekken en/of containers moeten organiseren. Voor reserveringen en/ of meer informatie kunt u contact opnemen met de een medewerker van de gemeente, telefoonnummer 0548-630214 of via de mail bmo@hellendoorn.nl Als tegenprestatie verwachten wij van u dat u bij uw evenement promotie maakt voor Hellendoorn als natuurlijk avontuurlijke gemeente. Daarvoor gebruikt u ons promotielogo ‘Hellendoorn Natuurlijk Avontuurlijk’ zowel voor als tijdens het evenement. Dit logo is digitaal verkrijgbaar in verschillende bestandsformaten voor uiteenlopende communicatieuitingen. Ook beschikken we over banners, vlaggen en spandoeken met daarop dit logo die u kunt gebruiken bij de toegang tot uw evenemententerrein en/of bij start en finish. Voor het opvragen van deze materialen en voor overige promotiemogelijkheden kunt u contact opnemen met het Toeristisch Bureau Hellendoorn, telefoonnummer 0548-612729, 06-46073947 of per email promotie@vvvhellendoorn.nl 16
PROMOTIE WAT KAN HET TOERISTISCH BUREAU HELLENDOORN VOOR DE PROMOTIE VAN UW EVENEMENT BETEKENEN? Het Toeristisch Bureau Hellendoorn (TBH) zal, zonder extra kosten voor de organisatie, uw evenement onder de aandacht brengen van zowel onze toeristen als bewoners in de regio. Hiervoor maken we gebruik van zowel online als offline marketinginstrumenten. ONLINE PROMOTIE DIGITALE AGENDA Wanneer u uw evenement of activiteit aanmeldt bij het TBH, plaatsen wij dat in onze agenda op de website www.vvvhellendoorn.nl. Voorwaarde hiervoor is wel dat we uitgebreide informatie aangeleverd krijgen zoals aanvangstijden, evt. prijzen, wervende tekst voor het evenement en een goede foto met voldoende pixels. Vooral zo’n foto is erg belangrijk! Wanneer u een filmpje heeft, plaatsen wij dat ook graag. Ook kunnen wij een nieuwsitem verzorgen op de site van het TBH. Via deze website wordt uw evenement ook automatisch meegenomen in de evenementenagenda van www.sallandnatuurlijkgastvrij.nl . Evenementen met een bovenregionale en/of landelijke uitstraling worden ook geplaatst op www.beleeftwente.nl. Tegen een kleine vergoeding is het mogelijk een banner te plaatsen die rechtstreeks naar uw website doorverwijst. SOCIAL MEDIA Wanneer uw evenement of activiteit bij ons bekend is, besteedt het TBH hier ook aandacht aan via de social media kanalen Twitter(@VVVHellendoorn) en Facebook (VVVHellendoorn) door middel van éen of meerdere berichten, foto’s en/of een filmpje.
EVENEMENTENPAGINA Voor bepaalde evenementen maakt het TBH ook een evenementenpagina aan. Hierbij gaat het om evenementen die een groot deelnemers - en/of publieksbereik hebben. Bezoekers kunnen op deze manier snel informatie vinden over het evenement. Naast de algemene informatie over het evenement treft de bezoeker informatie aan over bijvoorbeeld de bereikbaarheid, het parcours, het randprogramma en natuurlijk de verblijfsarrangementen. OFFLINE PROMOTIE UITAGENDA Wanneer u uw evenement of activiteit aan ons heeft doorgegeven wordt het automatisch vermeld in de UITagenda. Deze agenda vol met informatie over activiteiten, evenementen, theater, film etc. wordt elke twee weken in een oplage van 2.500 stuks gratis verspreid bij toeristische en recreatieve bedrijven, horeca, sportverenigingen, bibliotheken en scholen binnen onze gemeente. Wilt u extra aandacht genereren, dan behoort het plaatsen van een advertentie in de UITagenda ook tot de mogelijkheden. Hiervoor vragen we een kleine vergoeding. De tarieven kunt u opvragen via de website www.actiefhellendoorn.nl , e-mail promotie@vvvhellendoorn.nl of via telefoonnummer 0548-612729. 18
SPANDOEKEN/ A0 BORDEN Een andere mogelijkheid voor het promoten van uw evenement binnen de gemeente is het plaatsen van spandoeken en/of A0 borden. De spandoeken, maximaal 5, mogen gedurende maximaal drie weken worden opgehangen, al dan niet in een stalen frame. De A0 borden (maximaal 30) mogen gedurende maximaal drie weken worden opgehangen. Voor het ophangen van spandoeken voor commerciële doeleinden gelden de algemene regels met een meldingsplicht. Deze regels vindt u op de website www.hellendoorn.nl/vrije-tijd-sport/evenementen/evenementenvergunning ARRANGEMENTEN Bij diverse evenementen is het aantrekkelijk voor bezoekers en/of deelnemers om te overnachten in de nabije omgeving. Hiervoor kan het TBH bij diverse verblijfsaccommodaties arrangementen opvragen, passend bij uw evenement. Deze arrangementen plaatsen we op een aantal plekken op onze website www.vvvhellendoorn.nl. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om via een link op uw website of nieuwsbrief uw bezoeker en/of deelnemer van informatie over deze extra service te voorzien. PERSLIJSTEN Voor het versturen van uw persberichten kunt u bij ons een perslijst opvragen met alle lokale en regionale persadressen.
AANLEVEREN VAN DE INFORMATIE, WAT HEEFT HET TOERISTISCH BUREAU HIERVOOR VAN U NODIG? Om uw evenement goed te kunnen promoten heeft het TBH van u informatie nodig waarbij data, tijden, prijzen, de locatie, en de organiserende partij zeker niet mogen ontbreken. Ook ontvangen we graag een goede kwaliteit foto (minimaal 1 MB) of filmpje. U kunt uw informatie toesturen naar promotie@vvvhellendoorn.nl. PERSLIJST Als u gebruik maakt van een perslijst, vragen we u ons e-mailadres promotie@vvvhellendoorn.nl aan de lijst toe te voegen, zodat wij de informatie op onze website actueel kunnen houden. WANNEER? Door het tijdig melden van uw evenement is het voor het TBH mogelijk een zo compleet mogelijk overzicht van het aanbod van activiteiten en evenementen te tonen op de website www.vvvhellendoorn.nl. Met zo’n vroegtijdig overzicht kan het TBH in overleg met u ook zorgen voor een zo goed mogelijke spreiding van evenementen en heeft u de minste hinder van concurrerende activiteiten. Daarnaast gebruiken we de informatie voor het publiceren van jaaroverzichten in magazines zoals bijvoorbeeld het Salland Magazine. Deze informatie vergaren we in het vierde kwartaal van het jaar voorafgaand aan de overzichtperiode. We adviseren daarom om het evenement minimaal 2 maanden van te voren te melden maar bij voorkeur direct zodra de datum bekend is. Mocht u vragen hebben over de promotie van uw evenement dan helpen wij u uiteraard graag verder. Wij zijn te bereiken via promotie@vvvhellendoorn.nl of telefoonnummer 0548-612729. 20
TENSLOTTE Deze brochure is tot stand gekomen door een samenwerking van de gemeente Hellendoorn en het Toeristisch Bureau Hellendoorn. Met de informatie in deze brochure hopen we u voldoende te hebben geïnformeerd over alles wat er speelt op het gebied van vergunningen, openbare orde en veiligheid en promotie in de gemeente Hellendoorn. Voor vragen naar aanleiding van deze brochure kunt u telefonisch contact opnemen met Loket Bouwen, Milieu en Openbare Orde, 0548-630214 of het Toeristisch Bureau Hellendoorn, 0548-612729. Meer informatie kunt u vinden op de in de brochure genoemde websites of telefonisch via 0548-630214 (loket Bouwen, Milieu en Openbare ruimte) of 0548-612729 (Toeristisch Bureau Hellendoorn)
22
23
Gemeente Hellendoorn Willem Alexanderstraat 7, 7442 MA Nijverdal 0548-630214 bmo@hellendoorn.nl Toeristisch Bureau Hellendoorn Willem Alexanderstraat 7c 7442 MA Nijverdal 0548-612729 promotie@vvvhellendoorn.nl Voor meer informatie en openingstijden verwijzen wij u graag naar onze website www.hellendoorn.nl www.hellendoorn.nl www.visithellendoorn.nl Jaar: 2018 Het is niet toegestaan kopieën van deze uitgave aan derden te verstrekken.
1 Online Touch