‘DE BASIS VOOR EEN VITALE ORGANISATIE’ g ORGANISATIEPLAN g Publiek Koers Fundament Samenleving Buitenruimte Omgeving g SAMENVATTING
Samenvatting Organisatieplan ‘DE BASIS VOOR EEN VITALE ORGANISATIE’ Dit is de publieksversie van het organisatieplan van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. U maakt hierin snel kennis met onze organisatie. Waar staat de gemeente voor en hoe zijn we georganiseerd. De rol van de gemeente verandert. We ontwikkelen ons van een organisatie die veel zelf bepaalde tot een gelijkwaardige partner in de hedendaagse netwerksamenleving. Inwoners zijn door individualisering en de ontwikkeling van internet zelfstandiger geworden: ze zoeken zelf informatie en delen die. Op basis van interesses, meningen en persoonlijke kenmerken sluiten ze zich aan bij allerlei netwerken. Ze komen met initiatieven om diensten te organiseren, willen zo min mogelijk regels en procedures en communiceren via verschillende kanalen. Van de overheid verwachten ze een houding die daarbij aansluit. Ze stellen hoge eisen aan de dienstverlening. Wanneer ze een initiatief nemen, verwachten ze dat de overheid dit ondersteunt. FLEXIBELE ORGANISATIE Wij passen onze organisatie aan, om flexibel te kunnen inspelen op de huidige en de nog komende veranderingen. We leggen verbinding met nieuwe netwerken, initiatieven en (communicatie)kanalen. Daarbij houden we rekening met nieuwe maatschappelijke taken die we van het Rijk kregen en onze samenwerking met (overheids)organisaties in de regio. We kiezen afhankelijk van de situatie voor een van de volgende rollen: Faciliteren: de verantwoordelijkheid ligt bij iemand anders. Wij kunnen de uitvoering mogelijk maken en/of ondersteunen; Regisseren: we zijn ons bewust van de onderlinge afhankelijkheid tussen partners en stimuleren een gezamenlijk resultaat; Uitvoeren van taken en opgaven, bijvoorbeeld omdat we wettelijk verplicht zijn ze uit te voeren, er een preventieve werking van uit gaat, er grote financiële risico’s zijn of omdat het belangrijk is kennis te behouden. ONZE MISSIE Wij bieden betrouwbare, efficiënte en effectieve dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, bezoekers, college en raad, én aan onze collega’s. Dat doen wij vanuit onze betrokkenheid bij Utrechtse Heuvelrug.
Publiek Koers Fundament Samenleving Buitenruimte Omgeving
PROGRAMMA’S EN PROJECTEN Een aantal onderwerpen speelt in (bijna) de hele gemeentelijke organisatie. We brengen ze onder in ‘programma’s’. Programma’s organiseren we dwars door de organisatie heen. Zo sturen we anders op deze opgaven. Op dit moment zijn dat dorpsgericht werken, economische ontwikkeling, transformatie sociaal domein, milieu & duurzaamheid en organisatieontwikkeling. Opgaven met een concreet (integraal) eindresultaat voeren we projectmatig uit. ORGANISATIEONDERDELEN We werken vanuit een aantal organisatieonderdelen, die we thema’s noemen. Ze komen in de volgende hoofdstukken aan bod. Een thema is de thuisbasis van een medewerker. Hier vindt hij of zij aansluiting bij zijn vakgebied en is er ondersteuning en coaching door de teamleider. De themagrenzen zijn flexibel: de medewerker kan aan de slag op verschillende plekken in de organisatie. We hebben drie typen managementfuncties: managers geven visie en richting aan een thema. Teamleiders begeleiden en coachen medewerkers en de directie is eindverantwoordelijk voor het goed functioneren van de organisatie. WAAROM GAAN WIJ WERKEN IN EEN NETWERKORGANISATIE? • De maatschappij is aan het ‘vernetwerken’. Medewerkers zijn deel van deze maatschappij; • Informatie- en communicatietechnologie veranderen de vorm van samenwerking; • De rol van de overheid verandert: meer samenleving, minder overheid; • De organisatie zit al in een netwerk met samenwerkingspartners.
1E LIJN PUBLIEK 2E LIJN
THEMA PUBLIEK: aangiften, verhuizen, reisdocumenten, meldingen en klachten, afvalpas, enz. Onder het thema ‘Publiek’ vallen veel producten en diensten waarvoor inwoners en ondernemers in het verleden vaak naar het gemeentehuis gingen. Zoals een nieuw paspoort aanvragen, een geboorte of overlijden melden, of een verhuizing doorgeven. Dat kan nog steeds, maar we stimuleren dat mensen dat vooral zelf vanuit huis regelen. Dat is makkelijker en efficiënter. Voor complexe en persoonlijke dienstverlening is iedereen op afspraak welkom. We komen naar u toe of u komt naar de balie. Medewerkers telefonie en receptie helpen en ondersteunen en beantwoorden veel vragen. KIES HOE U ONS WILT BEREIKEN? We maken het iedereen makkelijk om (zelf) zaken te regelen. We zetten allerlei kanalen in, zoals internet, mail, sociale media, telefonie, Whatsapp, balie en post. U kiest zelf hoe u ons wilt bereiken. In alle gevallen is onze service goed geregeld, begrijpelijk en toegankelijk. HELDERE DIENSTVERLENING We zorgen dat u weet waar u terecht kunt voor informatie en diensten en welke voorwaarden er gelden. Uw rechten en plichten zijn duidelijk en we geven u op het juiste moment volledige en actuele informatie die is afgestemd op uw situatie. U hoeft gegevens maar één keer aan te leveren en we maken duidelijk welke informatie we van u hebben en wat we er mee doen. We garanderen de vertrouwelijkheid van gegevens, een betrouwbaar digitaal contact en zorgvuldige elektronische archivering. Heeft u een klacht ingediend of een vergunning aangevraagd, dan leggen we uit hoe de procedure loopt. MISSIE THEMA PUBLIEK In de Utrechtse Heuvelrug kunnen inwoners en ondernemers hun dienstverlening afnemen via zelfbediening. We maken het hen makkelijk om (zelf) zaken te regelen en contact op te nemen. Waar nodig bieden wij help & support. Onlinedienstverlening is ons voorkeurskanaal. Onze service is via alle kanalen eenduidig, begrijpelijk en toegankelijk. VISIE “De inwoner en ondernemer centraal, tenzij … Digitale dienstverlening, tenzij … Vraaggericht, tenzij …”
REGIE & FACILITEREN SOC. UITVOERING DORPSTEAM SAMENLEVING SOC. DORPSTEAM SOC. DORPSTEAM
THEMA SAMENLEVING: cultuur, dorpscoördinatie, asielzaken, jeugd en onderwijs, werk, zorg, enz. We vinden het belangrijk dat jong en oud zich in onze zeven dorpen thuis voelen, omdat er ruimte is voor veilig opgroeien en ontplooien, ontmoeting, gastvrijheid, meedoen, omzien naar elkaar en toekomstgericht wonen. De gemeente is verantwoordelijk voor bijna alle ondersteuning aan inwoners op het gebied van jeugd, werk en zorg. Deze producten en diensten vallen net als andere maatschappelijke thema’s zoals leefbaarheid en asielzaken onder het thema Samenleving. HULP- EN ZORGVRAGEN Heeft u vragen op het gebied van hulp en zorg, dan kunt u veel informatie zelf vinden op de website van de gemeente. Medewerkers van de sociale dorpsteams en de regionale dienst Werk en inkomen zijn het eerste aanspreekpunt. Zij zorgen dat hulp en zorg goed op elkaar zijn afgestemd. Er is voor het hele gezin één plan. Als u hulp of zorg nodig heeft, vragen we u om dat zo veel mogelijk zelfstandig en via uw eigen netwerk te regelen. Als dat niet lukt, bieden we tijdelijk hulp vanuit de dorpsteams. Kunt u niet op eigen kracht en/of met hulp van uw omgeving meedoen in de samenleving, dan bieden we een vangnet. VITALE DORPEN We zetten ons vanuit het thema Samenleving in voor vitale dorpen, met voorzieningen die bijdragen aan het versterken van de eigen kracht van de inwoners. Dorpsgericht werken is een aanpak voor de hele gemeente: we hebben hiervoor een apart programma ingericht met inbreng vanuit de hele organisatie. RUIMTE VOOR UW IDEEËN We werken vanuit het vertrouwen dat de meeste mensen zelf weten wat goed is voor hen en hun omgeving. We omarmen maatschappelijke initiatieven en jagen die waar nodig aan. Veel dingen die de gemeente in het verleden regelde, kunnen we overdragen aan bewoners. Daarbij zoeken we een goede balans tussen loslaten en verantwoording vragen. Niet alles hoeft in één keer goed te gaan: er is ruimte om te experimenteren en te leren. MISSIE THEMA SAMENLEVING Vanuit onze betrokkenheid met onze inwoners staan we voor: • Ruimte maken voor maatschappelijk initiatief waar mogelijk. • Ondersteunend en handelend optreden waar nodig. • We doen dat vraaggericht, met elkaar en met het oog op sociale kwaliteit en veiligheid. VISIE: Thuis op de Heuvelrug. Daar gaan we voor. In de zeven dorpen voelt iedereen van jong tot oud zich thuis omdat er ruimte is voor veilig opgroeien en ontplooien, ontmoeting, gastvrijheid, meedoen, omzien naar elkaar en toekomstgericht wonen.
ADVIES & BELEID OMGEVINGSTOEZICHT OMGEVING OMGEVINGSONTWIKKELING OMGEVINGSVERZOEKEN
THEMA OMGEVING: wonen, ruimte, archeologie, toezicht & handhaving, omgevingsvergunning, economische zaken, natuur en landschap, enz. De Utrechtse Heuvelrug is een prachtig gebied om te wonen en te werken. Binnen het thema Omgeving behouden en versterken we die hoogwaardige leefomgeving. Dat doen we niet door een stolp over ons gebied te zetten: we staan open voor ontwikkeling en innovatie die een bijdrage leveren aan de ruimtelijke kwaliteiten. DUIDELIJK OVER MOGELIJKHEDEN In het verleden had de gemeente vaak een vergaand bepalende rol in nieuwe ontwikkelingen. Dat verandert: inwoners brengen steeds vaker zelf initiatieven inbrengen. Dat heeft invloed op regels en bevoegdheden. We passen ons beleid in ruimtelijke plannen en beleidskaders hierop aan. Wilt u een (bouw)plan realiseren? Dan geven onze kaders duidelijkheid over de mogelijkheden. We behandelen initiatieven van inwoners serieus en bekijken de mogelijkheden om ze te realiseren. We begeleiden initiatiefnemers om haalbare ideeën werkelijkheid te laten worden. INWONERS BETREKKEN Bij elk initiatief streven we naar de hoogst haalbare vorm van participatie door inwoners. Daarom trainen we medewerkers in participatiemodellen, zodat ze belanghebbenden bij elk initiatief zoveel mogelijk op een transparante manier kunnen betrekken. KWALITEIT BESCHERMEN Om de ruimtelijke kwaliteit te handhaven, is voor het realiseren van diverse initiatieven een vergunning nodig. We bekijken zorgvuldig of die verleend kan worden. Illegale, ongewenste ontwikkelingen pakken we aan. MISSIE THEMA OMGEVING Samen werken aan een waardevolle leefomgeving. VISIE Wij maken ruimtelijke ontwikkelingen mogelijk binnen een waardevolle leefomgeving.
ONDERHOUD REINIGING BUITENRUIMTE BEHEER INRICHTING Buitenruimte
THEMA BUITENRUIMTE: straatverlichting, riolering, afval, openbaar groen, spelen, begraven, enz. Binnen het thema Buitenruimte werken we aan een veilige en functionele openbare ruimte, waar inwoners, ondernemers en gasten prettig gebruik van maken. Cultuurhistorische, landschappelijke en ecologische waarden bepalen voor een belangrijk deel onze identiteit. Daar houden we rekening mee. Belangrijk is ook dat we een wettelijke zorgplicht hebben voor onder andere functionaliteit en veiligheid, een schone en duurzame openbare ruimte en afvalinzameling. EXPERTISE BEWONERS BENUTTEN Ook binnen dit thema zien we veranderingen in de rol van de overheid. Inwoners en bedrijven willen meer inbreng. Binnen de openbare ruimte is vooral de rol van bewoners als partner en wijkbewoner belangrijk. Wijkbewoners hebben belangrijke kennis over het functioneren van hún omgeving en daar kunnen we als gemeente goed gebruik van maken bij het schoon, heel en veilig houden. We laten inwoners zoveel mogelijk vrij in het ontplooien van initiatieven in hun omgeving. Waar dat mogelijk is, ondersteunen we initiatieven door te faciliteren, stimuleren of regisseren. MISSIE THEMA BUITENRUIMTE Het samen duurzaam creëren en in stand houden van onze openbare ruimte. VISIE Wij geven sturing aan ambities en verplichtingen om onze openbare ruimte optimaal te laten functioneren binnen de vastgestelde kaders en beschikbare middelen.
INFORMATIE & GEGEVENS BELEID, ADVIES & PROJECTEN FUNDAMENT SERVICES & SECRETARIAAT BEHEER & RAPPORTAGE
THEMA FUNDAMENT: facilitaire diensten, boekhouding, personeelszaken, informatisering, enz. Onder het thema ‘Fundament’ vallen organisatorische zaken van de gemeente, zoals facilitaire diensten, procesen kwaliteitsmanagent, boekhouding, personeelszaken en informatisering. GOEDE HULPMIDDELEN Vanuit ‘Fundament’ zorgen we dat kennis en informatie overal en altijd toegankelijk is en dat de faciliteiten van de gemeente voldoen aan de behoeften van een moderne organisatie. Daarbij gaat het om uiteenlopende onderwerpen, van het verzorgen van vergaderlocaties, post en interne administratie tot en met een centrale interne kennisbank en op elkaar afgestemde hard- en software. En ook dat we het nieuwe werken door ontwikkelen met een flexibel kantoorconcept waarbij medewerkers ook thuis en mobiel optimaal kunnen werken. En van een andere orde: dat het beheer en gebruik van gemeentelijke faciliteiten zoals wagenpark, afval, gebouw en catering op termijn energieneutraal wordt uitgevoerd. De kwaliteit van de informatisering bepaalt voor een belangrijk deel de kwaliteit van onze dienstverlening en onze mogelijkheid om efficiënt te werken. Informatisering is daarom een zeer belangrijk onderdeel van het thema Fundament. MISSIE THEMA FUNDAMENT Wij maken het mogelijk dat de gemeente als moderne organisatie haar diensten, producten en adviezen realiseert: “Geregeld”. VISIE Eigentijds werken, dat regelen wij! Altijd en overal!
FINANCIËN & INKOOP KOERS CONCERNCONTROLLER STRATEGIE & ADVIES Koers
THEMA KOERS: communicatie, planning & control, personeel en organisatie, bestuurszaken, veiligheid, inkoop enz. ‘Koers’ gaat net als ‘Fundament’ vooral over de organisatie van de gemeente. ‘Koers’ verkent welke ontwikkelingen er zijn in onder meer de maatschappij, rond informatisering en in de overheid. Zo kan de gemeente daar tijdig op inspelen. Belangrijke activiteiten binnen koers zijn de advisering aan het bestuur en de verantwoording van activiteiten. BETER INZICHT Binnen het thema ‘Koers’ werken we aan de doelen en de ontwikkeling van de organisatie. Nu wordt de gemeente nog regelmatig verrast door ontwikkelingen in de samenleving. Er moet dan achteraf worden bijgestuurd. We willen ontwikkelingen eerder signaleren en hierop inspelen. En ook moet er een beter inzicht komen in het (financiële) reilen en zeilen van de gemeente. We doen dat op verschillende manieren: • We richten ons naar buiten: we kennen ontwikkelingen om ons heen en houden daar rekening mee in onze activiteiten; • We kennen netwerken en nemen er aan deel; • We weten welke trends en ontwikkelingen er zijn in bestuurlijk Nederland; • We gebruiken de informatie en kennis die we vergaren bij het ontwikkelen en monitoren van beleid en sturen waar nodig bij. MISSIE THEMA KOERS Wij ondersteunen - vanuit onze organisatiebrede positie en verbindende rol - het bestuur van de gemeente bij het vroegtijdig signaleren van ontwikkelingen in de samenleving, koers te bepalen en de juiste middelen en kaders in te zetten om die koers aan te houden. Wij bieden actuele kennis die nodig is om de koers waar nodig tijdig bij te stellen. VISIE Kompas in de hand, wind in de zeilen, blik op de horizon. Met heldere afspraken blijven we als gemeente op koers en door samenwerking zijn we altijd klaar om te wenden.
WERKEN BIJ DE GEMEENTE UTRECHTSE HEUVELRUG We zorgen dat onze manier van werken aansluit bij de veranderende samenleving. Dat heeft gevolgen voor onze medewerkers. Onze netwerkorganisatie draait alleen goed, als iedereen werkt vanuit de juiste rol: faciliterend, regisserend of uitvoerend. Soms vraagt dat een flinke omschakeling. Opleidingen en een goede personeelsplanning zorgen dat op elke plek in de organisatie de juiste mensen met de juiste kwaliteiten werken. Hierbij werken we samen met regiogemeenten. Als organisatie blijven we ons ontwikkelen. Op dit moment geven we veel aandacht aan de cultuur binnen onze organisatie. Onze organisatie en de individuele medewerkers moeten een werkwijze, houding en gedrag vinden die past bij de moderne netwerkorganisatie die we willen zijn. Onze kernwaarden veranderen niet: we zijn dienstverlenend, omgevingsbewust, verantwoordelijk, samenwerkend en reflectief. COLOFON Dit is een uitgave van gemeente Utrechtse Heuvelrug Januari 2016 | www.heuvelrug.nl | info@heuvelrug.nl
1 Online Touch