0

VOOR ONDERNEMERS ADV I SEURS IN DE ADMINI S T RAT IE VE EN FI S C A LE SEC T OR PAGINA 32 De goot uit, de samenleving in PAGINA 26 Het nieuwe werken in tijden van corona PAGINA 5 “ Een goede gezondheid begint niet in de sportschool, maar in je hoofd!” JAARGANG 1 UITGAVE 2. 2020

COLOFON INDEX &GO is een uitgave van de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen en verschijnt 4x per jaar. Jaargang 1, uitgave 2, juni 2020 HOOFDREDACTIE Ed de Vlam BLADMANAGEMENT Janine Molin, Chantal van Pelt EINDREDACTIE Loft 238 Tekst & Media REDACTIE Femke Hellings, Hans Pieters, Henk Poker Eveline aan de Wiel, Chris Wolters VORMGEVING Campagne, Rotterdam OPMAAK Appeltje Eva, Lith FOTOGRAFIE Paul Tolenaar, Maarten van der Wal COVERFOTO Wouter de Jong/Sportschool voor je geest, fotografie Maarten van der Wal DRUK Dekkers van Gerwen, ’s-Hertogenbosch ABONNEESERVICE Opgave van abonnementen, opzegging en adreswijziging uitsluitend schriftelijk doorgeven aan de uitgever. Indien twee maanden voor het verstrijken van de abonnementsperiode geen schriftelijk bericht van opzegging is ontvangen wordt het abonnement automatisch met een jaar verlengd. Meer informatie over abonnementen via: info@noab.nl ADVERTEREN? Meer informatie via: communicatie@noab.nl Commentaar, ideeën en suggesties? Welkom via: communicatie@noab.nl CONTACT NOAB Rompertdreef 7, 5233 ED ‘s-Hertogenbosch Postbus 2478, 5202 CL ‘s-Hertogenbosch 073 614 14 19 I www.noab.nl ISSN 2666-8068 Zo gelijk kan diversiteit zijn IN DIT NUMMER: 03 De bovenkamer 05 Zin in een potje mindgym? 12 Hoe krijg ik ze mee? 14 Vragen stellen, luisteren en geruststellen 18 Op zoek naar hun onderscheidend vermogen 20 Eerst de mens, dan de cijfers 22 Loop geen (onnodig) risico! 2 &GO magazine 26 Het nieuwe werken in tijden van corona Zelf doen of uitbesteden? 30 Loonadministratie: 32 De goot uit, de samenleving in 34 Online marketing brengt de klant nóg dichterbij 36 Samenwerking leidt tot meerwaarde voor de klant 40 Zo gelijk kan diversiteit zijn 26 Het nieuwe werken in tijden van corona 40 Eerst de mens, dan de cijfers 20 INDEX

De bovenkamer Nog één keer een spotje met de boodschap ‘samen’ en ik sta niet meer voor mezelf in. Het lied ’17 Miljoen Mensen’ van Snelle en Co graag zo snel mogelijk in de doofpot stoppen. Kunnen we daar een petitie voor opstarten? Zoals altijd lees ik veel van wat het internet te bieden heeft. En ik word daar niet vrolijk van. Zoals een wereldwijde economische recessie die waarschijnlijk een depressie wordt. De gevolgen zijn nauwelijks te overzien, maar dat het veel armoede en nieuwe sociale onrust tot gevolg heeft, ligt voor de hand. Dit vraagt om een herschikking van prioriteiten. Wellicht een algehele reset. Dit zet je aan tot relativeren. En relativeren kan ik als geen ander. Laat het aan mij over en alles wordt zodanig gerelativeerd tot het helemaal naar de klote is. Bovenstaande schetst een aardig beeld van hoe het er op dit moment in mijn bovenkamer aan toegaat. Dat moet anders. Met droeftoeters aan het roer gaan we het niet redden. Kijk daarentegen naar de kracht die uitgaat van de positieve boodschap van kantoorhouders zoals Tim Hoogveld en Ferdinand den Hartog op pagina 14 en 15. Mensen met een positieve geest zijn nu belangrijker dan ooit tevoren. Wouter de Jong legt op pagina 5 uit hoe we onze bovenkamer opnieuw kunnen inrichten. Ik heb de neiging om het te relativeren, maar dat laat ik deze keer achterwege. De eerste stap is gezet. Ed de Vlam, directeur NOAB NOAB.NL 3 VOORWOORD

Samen tussentijds bijsturen. Juist nu. Samen met je klant bepalen hoe een bedrijf ervoor staat: nu en op termijn. Visionplanner biedt voor al ruim 2100 accountantsen administratiekantoren een cloudoplossing die de financiële gezondheid inzichtelijk maakt. Met onze prognosetool krijg je een helder beeld van de liquiditeitspositie voor de korte en lange termijn. Bekijk hoe het werkt. visionplanner.com/noab Met de software maak je het verschil niet! Software is essentieel voor ieder accountants- of administratiekantoor. Maar wat je uit die software haalt maakt je onweerstaanbaar. Met de accountancy software van AFAS heb je een compleet pakket in handen. Voor zowel grote als kleine kantoren, volledig online en tegen een voordelige vaste prijs per maand, maandelijks opzegbaar. Overstappen is eenvoudig, meer weten? afas.nl/NOAB 4 &GO magazine

“MET DE JUISTE MINDSET HEB JE MEER SUCCES, EEN GEZONDE GEEST KOMT JE EFFECTIVITEIT EN GELUKSGEVOEL TEN GOEDE” DOOR: FEMKE HELLINGS ZIN IN EEN POTJE MINDGYM? Bij goed voor jezelf zorgen denken we vaak aan bewegen en gezond eten, terwijl je pas écht lekker in je vel zit als je mentaal sterk bent. Wouter de Jong legt uit dat een goede gezondheid niet in de sportschool begint, maar in je hoofd! Fotografie: Maarten van der Wal COVERARTIKEL

Mensen met een goede en positieve mindset zijn gelukkiger, succesvoller en productiever. Veel ondernemers en medewerkers weten dit wel, maar leven er niet naar. Wil je groeien als persoon of bouwen aan een gezond en vitaal bedrijf? Zet de knop dan om en maak het verschil met je mentale conditie! AANDACHTSOEFENING Onze telefoon is voor velen de grootste afleider. Wist je dat het 25 minuten duurt voordat je na dat ene appje weer volledig gefocust bent op wat je aan het doen was? Met een kleine truc haal je het automatisme uit je handeling. Schrijf het woord ‘aandacht’ op je swipeduim. Iedere keer als je geneigd bent je telefoon aan te zwieren, lees je dat woord en bepaal je of je het wel of niet doet. Welkom bewuste keuze! EEN FITTE GEEST Allereerst: wat is mentaal fit zijn precies? “Met een fitte geest ben je beter in staat te kiezen voor het leven dat je écht wilt,” begint Wouter. “Je motiveert en stuurt jezelf makkelijker en reageert efficiënter op omstandigheden. Neem nu deze coronacrisis. Dát alles anders is, heb je niet in de hand. Hóe je erop inspeelt wel. Of je de vrijheid voelt je eigen plan te trekken en te schakelen, bepaalt je geest. Of beter gezegd: de flexibiliteit van je geest.” PIEKEN EN DALEN “Dat gezond eten en regelmatig sporten goed voor ons zijn en fysieke klachten voorkomen, is inmiddels wel tot ons doorgedrongen. Aan onze hersenen denken we echter vaak pas als het misgaat. Overspannen? Burn-out? Dan rennen we naar een psycholoog of coach. Een beetje als zwemles nemen terwijl je aan het verdrinken bent… Iedereen die dagelijks sport met zijn geest, heeft de mentale veerkracht om te dealen met dalen, te genieten van pieken en tevreden te zijn op de momenten daartussen. Want wat heb je aan een fit lichaam als het spookt in je hoofd?” CIRCUITTRAINING Bij het trainen van een scherpe geest zijn volgens de wetenschap vier breincircuits te onderscheiden: aandacht, veerkracht, positiviteit en altruïsme. Je kunt goed zijn in het ene circuit, slecht in het andere. “Wil je een allround sporter worden, dan moet je alle vier trainen,” legt Wouter uit. “Er zijn dan ook ademhalings-, visualisatie- en reflectieoefeningen voor alle circuits. Zowel voor drukbezette ondernemers met een volle agenda als voor mensen die een half uur per dag kunnen vrijmaken. Eigenlijk is het net als met sporten. Je kunt beter dagelijks tien minuten fitnessen dan jezelf eens per week anderhalf uur in het zweet werken.” ZELF AAN DE SLAG Iedereen, jong of oud, kan thuis van alles doen om de geest te resetten en te trainen. Of je nu gaat voor laagdrempelige ademhalingsoefeningen 6 &GO magazine

die je door de dag heen kunt doen zonder dat je er extra tijd voor nodig hebt, of dat je bewust tijd inruimt voor een meditatie in je lunchpauze. “Gericht met jezelf en je ontwikkeling bezig zijn, is altijd goed,” vindt Wouter. “Naast bewust ademhalen is het aan te raden zo nu en dan in de spiegel te kijken en je gedrag te analyseren. Ik zal wat voorbeelden geven.” “ PRAAT IN DE TWEEDE PERSOON TEGEN JEZELF, DAT MOTIVEERT EN ZET EERDER AAN TOT ACTIE!” REFLECTIEOEFENING VOOR THUIS “Jezelf motiveren doe je de hele dag door. Gemiddeld zeg je 300 tot 1000 woorden per minuut tegen jezelf. De manier waarop je deze woorden ‘uitspreekt’, is bepalend voor je motivatie en het succes van je acties. Wat blijkt namelijk: als je in de tweede persoon tegen jezelf praat, werkt dat beter dan in de eerste persoon. Hoe zit dat bij jou? Zeg je ‘ik kan het’ of ‘je kunt het’ tegen je spiegelbeeld? Door het perspectief van een buitenstaander te gebruiken, kijk je van een afstandje naar jezelf en stuur je jezelf makkelijker aan.” OEFENEN IN ALTRUÏSME “Altruïsme of vrijgevigheid, het vierde breincircuit, is iets doen voor de ander zonder dat je er iets voor terug hoeft. Geven zonder verwachtingen, zeg maar. Bij sommige dingen is het vanzelfsprekend dat je eerst aan de ander denkt en dan aan jezelf. Stel, je loopt langs een brandend huis en ziet een kind binnen. Grote kans dat je het kind redt zonder na te denken over de positieve gevolgen voor jou. In andere situaties komt vrijgevigheid niet automatisch en kun je het juist trainen. Een oefening die ik wel eens adviseer voor dit circuit, is die van impulsief geven. Voel je NOAB.NL 7 ergens op de dag de impuls om een ander iets te geven, volg hem dan direct. Stel, je luncht met een collega. De gedachte eens te willen trakteren komt bij je op. Geef je innerlijke vrek, die tal van argumenten paraat heeft om het níet te doen, eens niet zijn zin. Doe het gewoon! En doe dat die dag bij alles. Niet luisteren naar je innerlijke criticus en je eerste gevoel volgen, kan enorm bevrijdend werken. Wouter de Jong is eigenaar van Sportschool voor je geest, geeft mentale work-outs voor bedrijven en schreef diverse boeken over mindgym. Meer info vind je op www.wouterdejong.nl. COVERARTIKEL

Vrijgevigheid is niet de afwezigheid van hebzucht, maar je vermogen er niet naar te luisteren.” HET BELANG VAN BEGINNEN “Het belangrijkste van alles is: beginnen! Maar leg maar eens aan iemand uit hoe het is om je fit te voelen, dat is best lastig. Hoe meer je oefent, hoe meer je kalmte, helderheid en vrede in jezelf ervaart. Besteed je wel aandacht aan wat voor jou het belangrijkst is? Stuur je jezelf efficiënt aan? Als ik mensen deze vraag stel en een oefening laat doen, hoor ik naderhand regelmatig terug dat ze het even niet zagen, maar dat het ineens duidelijk werd. Ervoor zorgen dat mensen geprikkeld raken om te gaan oefenen, dat zie ik als mijn missie. Zoveel mogelijk mensen enthousiasmeren en aanzetten tot beginnen.” een minivakantie? Dan zul je zien dat de kwaliteit, creativiteit en efficiency stijgen en zaken als verloop en ziekteverzuim dalen.” “ OVER TIEN JAAR IS AAN MINDGYM DOEN HOPELIJK NET ZO NORMAAL ALS JE TANDEN POETSEN” PRODUCTIEF NIKS DOEN Wouter komt regelmatig bij bedrijven in de financiële sector. “Hier is vaak sprake van enorme werkpieken, best een kunst om daar zo constructief mogelijk mee om te gaan. En nee, dat betekent niet dagelijks overwerken. Uit onderzoek van Stanford University blijkt zelfs dat mensen in 40 uur meer gedaan krijgen dan in 60! Ben je afgepeigerd, dan komt er minder uit je handen. Soms is niksen het meest productieve wat je kunt doen. Beheers je de kunst van het stoppen? Gun je jezelf en je medewerkers in de waan van de dag MAAK RUIMTE VOOR JE MEDEWERKERS “Tegen leidinggevenden zou ik dan ook willen zeggen: laat werknemers vaker zelf inschatten wat ze kunnen en wat niet en creëer een guncultuur. Juist in financiële en administratieve beroepen moeten mensen creatief zijn, wat ze het best kunnen als ze lekker in hun vel zitten. Wil je dat ze structuur aanbrengen, verbanden leggen en overzicht houden in plaats van brandjes blussen? Laat ze dan hun eigen dag indelen en vraag bij de start van een project wat realistisch is qua tijdsbesteding en planning. Vertrouw daarbij op ieders eigen inzicht. Laatst was ik bij een accountantskantoor dat die guncultuur werkelijk had ingevoerd met tal van interventies (vooral het meer complimenteren) en sindsdien de burn-outcijfers zag dalen. Soms hebben de kleinste dingen het grootste effect.” EEN BETERE WERELD In al zijn activiteiten draagt Wouter een waardevolle boodschap uit: een betere wereld begint bij een gezonde geest. Om de uitdagingen van deze tijd en de komende jaren aan te kunnen, zijn meer focus, rust én energie belangrijke voorwaarden. “Meer oog voor elkaar vloeit hieruit voort,” legt Wouter uit. “Mensen die rustiger zijn in hun hoofd en niet worden opgeslokt door hun eigen misère, zijn meer bezig met de ander en doen bijvoorbeeld meer vrijwilligerswerk. Onze geest is ons basisgereedschap. We doen er alles mee. Dat we mentale training steeds vaker linken aan gezonder en zinvoller leven, is een goede ontwikkeling. Maar echt rusten? Dat doe ik pas als mentale training net zo ingeburgerd is als tanden poetsen!” 8 &GO magazine

NOAB.NL 9

“ We zien een versnelde overstap” DOOR: HANS PIETERS De coronacrisis maakt opnieuw duidelijk dat online samenwerken de toekomst heeft. Unit4 Bedrijfssoftware biedt kantoren oplossingen om met de klant te sparren, te ondernemen en door deze moeilijke tijden te manoeuvreren, vertelt CEO Herman de Jonge. Uit onderzoeken van Unit4 Bedrijfssoftware blijkt dat de gemiddelde mkb-ondernemer behoefte heeft om vooruit te kijken in plaats van terug te blikken aan de hand van de jaarcijfers. In deze crisisperiode gaat het dan bijvoorbeeld over de belastingdruk en inkomstenprognose. Accountants- en administratiekantoren hebben met de financiële, fiscale en loonapplicatie van Unit4 Bedrijfssoftware de tools in handen om de mkb-ondernemer op het juiste moment van de juiste data te voorzien. Op een manier die de klant begrijpt, met een overzichtelijk en eenvoudig dashboard, stelt De Jonge. “Als je de software combineert met meerdere domeinen van het Unit4 Bedrijfssoftware-platform wordt het pas echt krachtig en kun je meer vooruitkijken, projecten slim managen en strategische analyses aan de ondernemer bieden. Wij noemen het geheel van deze onderdelen Accountancy Gemak.” 10 &GO magazine ADOPTIESNELHEID De coronacrisis confronteert kantoren met hun online strategie. “We zien dat bestaande en nieuwe klanten versneld willen overstappen naar online werken. Ze lopen er nu tegenaan dat medewerkers vanuit huis lastig bij bestanden kunnen en ook niet kunnen communiceren met klanten,” is de ervaring van CCO Joris van Leeuwen. “Ze willen op zo kort mogelijke termijn de online toepassingen gaan inzetten.” Kantoren die al online met de oplossingen van Unit4 Bedrijfssoftware werken, breiden hun pakket uit, bijvoorbeeld met de module Communicatie Gemak. “Dat is een tool die we nu in grote aantallen implementeren.” Hiermee kan een kantoor online met externe partijen communiceren, zoals de Belastingdienst en de banken, maar vanzelfsprekend ook met de klant zelf. “In de markt horen we dat veel kantoren nog in een client-serveromgeving werken. Die merken nu dat online samenwerking van cruciaal belang is en het online samenwerken met klanten eenvoudiger maakt,” aldus De Jonge. ”DE CORONACRISIS CONFRONTEERT KANTOREN MET HUN ONLINE STRATEGIE” “Dat zien we door de coronacrisis snel opgepakt worden.” Unit4 Bedrijfssoftware kan kantoren snel helpen bij die transitie naar online, benadrukt hij. “Voor het merendeel van de applicaties geldt dat de data soepel kan worden geïmporteerd naar de cloudomgeving waardoor klanten soms al binnen 24 uur live zijn.” DOMEINOVERSTIJGEND Unit4 Bedrijfssoftware heeft een dataconcept ontwikkeld waarbij de relatiebeheerder/partner van een kantoor proactief domeinoverstijgende inzichten

vanuit de software aangeboden krijgt, vertelt De Jonge. “De kracht van onze aanpak is dat we over de applicaties heen kunnen kijken. De adviseur kan de financiële en fiscale data en de informatie uit de salarisadministratie combineren. Dat biedt weer interessante inzichten, waarmee hij zijn klant op maat kan adviseren.” Door de standaardisering in systemen kan de adviseur de ondernemer nog meer helpen zijn of haar onderneming te runnen, benadrukt De Jonge. “Uit onze eigen onderzoeken blijkt dat de ondernemer hier behoefte aan heeft. Mkb-ondernemers zien hun accountant of boekhouder als het eerste aanspreekpunt voor financiële zaken, de communicatie met de bank, Belastingdienst en anderen en het aansturen van de onderneming.” SCHAARS TALENT “Wat we in de markt zien, is dat veel accountants- en administratiekantoren tegen hun maximale capaciteit aan zitten. Ze zijn enorm druk, dus elke tool die helpt om efficiënter te werken en de communicatie met klanten persoonlijk te laten voelen in deze tijd is winst,” constateert Van Leeuwen. Het biedt bovendien concurrentievoordeel in de strijd om schaars talent. “Jonge, net afgestudeerde medewerkers willen moderne tools hebben. En ook de nieuwe generatie ondernemers wil online kunnen samenwerken. Er zijn kantoren die daar heel vooruitstrevend in zijn en qua online samenwerking echt de grens opzoeken, maar er is ook een groep die redeneert ‘we hebben het druk genoeg’. Die lopen op middellange termijn het risico om op achterstand te raken.” REGIEROL Het vastleggen en valideren van data neemt een steeds kleinere rol in binnen kantoren. Daarvoor in de plaats groeit de regierol van het accountants- en administratiekantoor in de communicatie tussen de ondernemer en externe partijen. Het voordeel van het online portaal is dat de ondernemer de informatie ook zelfstandig kan oproepen, meent De Jonge. De informatie op het dashboard zet de ondernemer aan tot actie. “De gegevens uit de fiscale applicatie, gecombineerd met de financiële data, bieden veel advieskansen. Dat levert interessantere uren op voor de adviseur dan de traditionele invoer- en controleuren.” De achterliggende transacties worden op een gestandaardiseerde manier aangeleverd en ingelezen in de applicatie, waardoor er tijd vrijkomt om advies te leveren tegen een aantrekkelijk tarief. De Jonge kiest de werkkostenregeling (WKR) om zijn verhaal te illustreren. “Door de data van de salarisadministratie met data uit de financiële applicatie samen te voegen, ziet de klant in één oogopslag hoeveel ruimte hij heeft om zijn werknemers een kerstpakket te geven. Voorheen moest je die informatie uit twee afzonderlijke applicaties destilleren.” Steeds meer gesprekken richten zich op de waarde van de onderneming, vult Van Leeuwen aan. “De waarde van de onderneming bestaat uit heel veel componenten. Wij halen de data uit de verschillende applicaties en met al de componenten die daarin zitten, berekenen we de waarde-opbouw van de onderneming. Dat soort informatie proberen we met simpele grafieken zichtbaar te maken.” “ DE GEGEVENS UIT DE FISCALE APPLICATIE, GECOMBINEERD MET DE FINANCIËLE DATA, BIEDEN VEEL ADVIESKANSEN” DIALOOG Doel van de overzichten is om de dialoog van het accountants- en administratiekantoor met de ondernemer te voeden. Het biedt een nieuwe invalshoek voor de gesprekken die de kantoren met hun klanten kunnen voeren, aldus De Jonge. “Waar zit de ruimte? Is de ontwikkeling overeenkomstig de verwachtingen? Kantoren spelen een grote rol in het meedenken over de financiële kaders. Dankzij de online dashboards, met real-time informatie, worden die gesprekken ook steeds makkelijker. We werken met veel van onze klanten al jaren samen. Dit soort dashboards spiegelen we met onze gebruikers. Onder meer door middel van gebruikerssessies en webinars met NOAB-kantoren.” www.unit4bedrijfssoftware.nl NOAB.NL 11 ADVERTORIAL

Hoe krijg ik ze mee? NOAB Next is het nieuwe ICT-optimalisatietraject voor NOAB-leden. De deelnemers gaan intensief aan de slag met het optimaliseren van hun ICT-landschap – de productiestraat – en de kantoorprocessen. De impact daarvan laten we zien in een serie artikelen. Het aanpassen van ICT en processen stoelt op mensenwerk, dat weten Next-deelnemers als geen ander. Processen moeten ‘om’, medewerkers moeten deels anders gaan werken en klanten moeten digitaal en regelmatig aanleveren met schone input, liefst systemto-system en gestandaardiseerd. AANPAK IN EEN NOTENDOP De aanpak binnen Next is gebaseerd op een mix van verandermanagement en praktijktips. In een notendop: • Betrek je medewerkers, laat ze de voordelen zien en help ze deze uit te dragen. • Combineer onderwerpen: bijvoorbeeld UBL invoeren én tijdig en digitaal facturen aanleveren. • Deel klanten in op branche, grootte of bereidwilligheid en bepaal wie je als eerste wilt benaderen. • Breng de triggers per klant(groep) in beeld: Wat kost het ze en wat levert het op? • Werk de communicatie uit: Per klant, per groep? Hoe vaak? Welke vorm? • Vier successen als een boost voor de gekozen aanpak. Tot zover de theorie. Wat zijn ‘gouden tips’ uit de praktijk van de deelnemers? PRAKTIJK: BETREK HET TEAM Ugur Karatay van Mao Administraties weet wat werkt bij zijn team. “Je ziet toch dat je groepjes hebt binnen een kantoor. Administraties verwerken, salarissen, aangiftes en jaarrekeningen. Die werkzaamheden heb ik allemaal gedaan. En daarom kan ik mijn collega’s laten zien welke voordelen Next oplevert voor hun deel van het totale proces. Daardoor nemen ze de actiepunten uit NOAB Next serieus.” Meulepas & Partners, dat deelnam in 2019, voerde NOAB Next heel gefaseerd in. “We organiseerden eerst een interne sessie om de medewerkers te vertellen wat er ging gebeuren met NOAB Next en de automatisering,” vertelt Peter Meulepas. “Met het team hebben we het doel gesteld om vijftig klanten binnen één jaar over te zetten op digitaal samenwerken. Dat was echt een gezamenlijk doel dat iedereen haalbaar vond. En we zitten op koers.” 12 &GO magazine

OOGKLEPPEN AF Klanten zijn er in alle soorten en maten. De meeste kantoren hebben dan ook te maken met ideale en minder ideale klanten als het om digitaliseren gaat. Karatay zegt daarover: “Het Kantoor van de Toekomst van NOAB zei: ‘Doe je oogkleppen af en vraag je klant waar hij écht behoefte aan heeft.’ Maar wij dachten toch te weten welke klanten wel of niet mee zouden willen in de automatisering.” Daar kwam een aangename verrassing bij kijken. “Een rommelige klant met een aantal winkels liep altijd achter met aanleveren. De trigger bij hem was om te laten zien dat hij door zijn laksheid tienduizenden euro’s belastingvoordeel misliep, omdat we hem niet tijdig naar een BV konden omzetten. We hadden de gegevens gewoon niet. Die klant levert nu én op tijd, én digitaal aan.” DOOR: EVELINE AAN DE WIEL SOCIAL MEDIA, HOE VAL IK OP ALS KLEINE ONDERNEMER? “ GEMAK IS HET SLEUTELWOORD. MET EEN GOED VERHAAL KUN JE DE KLANT LATEN ZIEN HOE MAKKELIJK JE DIGITAAL KUNT AANLEVEREN” AMBASSADEURS VAN GEMAK Meulepas bracht klanten bij elkaar en creëerde ambassadeurs: “We organiseren ICT-klantavonden over inzicht met dashboards en makkelijker digitaal aanleveren. En daarin lieten we een aantal enthousiaste klanten vertellen over digitaal werken. Dat trekt andere klanten over de streep. En het praat zich voort aan de keukentafel en bij vrienden.” John Heijsterman van Meulepas voegt toe: “Gemak is het sleutelwoord. Met een goed verhaal kun je de klant laten zien hoe makkelijk je digitaal kunt aanleveren. En dan gaan klanten overstag, ook als het digitale werken niet direct een kostenbesparing oplevert, en soms zelfs iets meer kost.” Op social media kun je jezelf als ondernemer perfect profileren. Je kunt bijvoorbeeld in contact komen met klanten via Facebook of Twitter, jezelf laten zien als aantrekkelijke werkgever op LinkedIn of diensten en producten onder de aandacht brengen via Instagram of YouTube. Maar hoe zorg je dat jij als kleine ondernemer gezien wordt? Begin vorig jaar verbrak een simpele foto van een heel gewoon ei het wereldrecord van meeste likes (ruim 23 miljoen) op Instagram. Jumbo haakte onmiddellijk in op de hype en deelde een foto van een schap eierdozen met de tekst: ‘De sensatie van het jaar is nu al bij ons verkrijgbaar!’ Het bericht leverde de supermarktketen duizenden likes op en werd massaal gedeeld. Het zal geen toevalstreffer geweest zijn. Grote ondernemingen hebben vaak een compleet marketingteam in dienst dat volgens een goed doordachte strategie de social media-kanalen beheert. Wat kun je als kleine ondernemer doen om op te vallen? Wij delen vier tips. • • • • Deel relevante kennis Haak in op actualiteiten Zet in op interactie Profileer jezelf lokaal Lees de gehele blog op www.noabkeurmerk.nl NOAB.NL 13 BLOG

“ OOK AAN DEZE CRISIS KOMT EEN EINDE. WE DRUKKEN ONZE KLANTEN OP HET HART: LAAT JE LEIDEN DOOR JE PLAN” DOOR: HANS PIETERS Tim Hoogveld en Ferdinand den Hartog van kantoor Den Hartog & Hoogveld vragen hun klanten om hun ondernemersdoelen op een A4-tje te formuleren. “Juist nu, in deze onzekere tijd, bieden langetermijndoelen houvast. We drukken onze klanten op het hart ‘dit is de lijn je wilt volgen’.” Fotografie: Paul Tolenaar

Vragen stellen, luisteren en geruststellen De coronacrisis voelt als een bevestiging van hun focus op doelen. Tim: “Een voordeel is dat we de administratie live hebben. We hebben direct inzicht in het reilen en zeilen van de ondernemer en hebben de handen vrij om hem persoonlijke aandacht te geven en naar zijn zorgen te luisteren.” Ferdinand: “Veel ondernemers vinden aandacht en medeleven belangrijk. Ze zitten vol met emotie. Omdat je de actuele cijfers hebt, kun je ze makkelijker geruststellen: ‘we zien hier nog wel kansen of mogelijkheden’. Tim: “We zijn geen tovenaars. Je hebt ook klanten die alleen in onmogelijkheden denken. Die moet je erdoorheen trekken.” RUST CREËREN “We hoeven niet alleen de oplossingen aan te dragen. Ze hebben actief gebeld. De eerste week was crisismanagement. We zien precies waar ze staan. Met één druk op de knop kunnen we de voorlopige aanslag aanpassen. Als je merkt dat jouw klant stress heeft over de toekomst, heb jij de schone taak om hem te helpen om zijn gedachten te ordenen en daar rust in te creëren, zodat de creativiteit terugkomt en hij weer ruimte in zijn hoofd krijgt om te ondernemen. Je moet een omgeving voor je klant faciliteren waarin het ondernemerschap weer kan bloeien. Waar nieuwe zaadjes kunnen worden gestrooid en klanten niet alleen kijken wat niet meer kan.” PLAN-B In hun gesprekken met klanten grijpen Tim en Ferdinand terug op het plan zoals dat er ligt. “Het NOAB.NL 15 scheelt enorm dat veel van onze ondernemers al een gesprek hebben gehad over een A4businessplan en ook bewuster bezig zijn met zaken als marketing, doelgroep, zichtbaarheid als onderneming en het opbouwen van reserves. Zodat ze niet meteen een probleem hebben,” vertelt Ferdinand. “Dat geeft ze een streepje voor ten opzichte van ondernemers die dat niet doen. Die hebben op dit moment geen plan-B.” Tim: “Natuurlijk moet je sleutelen aan je toekomstvisie en ziet die er anders uit dan je hiervóór voor ogen had. Minder snel. Maar ook aan deze crisis komt een einde. We drukken onze klanten op het hart: laat je leiden door je plan.” INTERNE ORGANISATIE Ferdinand en Tim zien de coronapandemie als dé ultieme kans voor accountants- en administratiekantoren om hun koers te verleggen richting advies en coaching. Maar dan moet de interne organisatie wel meegroeien. “Juist nu kloppen klanten aan voor hulp en advies. Dat lukt niet als je vol in de jaarcijfers en aangiften zit.” KANTOOR VAN DE TOEKOMST

Topper als jazzmuzikant, de juiste toon als boekhoudtrainer Twinfi eld Boekhouden De passie van Martijn voor muziek, zie je terug in zijn bevlogenheid als trainer bij Twinfi eld. Twinfi eld is hét online boekhoudpakket voor professionals. Met uitgebreide functies, meer dan 300 koppelingen én persoonlijke service! Kijk voor een persoonlijke demo op twinfi eld.nl 16 &GO magazine Twinfi eld maakt professioneel boekhouden persoonlijk

DOOR: HENK POKER Zorgvuldig omgaan met persoonlijke data is noodzakelijk Als boekhouder of accountant beschik je over gevoelige gegevens van je klanten. Uiteraard ga je daar zorgvuldig mee om, maar een datalek kan snel ontstaan en is zeer gevaarlijk en schadelijk. Persoonsgegevens kunnen immers worden gebruikt voor allerlei soorten van fraude en oplichting. Omdat het veilig omgaan met data niet genoeg kan worden benadrukt, zet Richard Ridderhof, compliance officer bij Twinfield een aantal tips op een rijtje. De invoering (op 25 mei 2018) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kortweg AVG, zorgde ervoor dat veel boekhouders en accountants nogmaals met de neus op de feiten werden gedrukt. Immers, op grond van de AVG kunnen mensen meer rechten uitoefenen om hun persoonsgegevens te beschermen. Als een klant dat wil, moet je hem precies kunnen vertellen wat voor persoonsgegevens je opslaat en hoe lang je deze bewaart. En vindt een klant dat je onzorgvuldig met zijn persoonsgegevens omgaat, dan kan hij een klacht indienen bij de AVG en kunnen er boetes worden uitgedeeld. Alle reden dus om zeer zorgvuldig om te gaan met data. OP STRAAT Desondanks weet nog niet iedereen hoe je veilig met persoonsgegevens omgaat, waardoor deze vaak onbedoeld op straat belanden, met alle gevolgen van dien. Extra handelingen zijn nodig om veilig met privacygevoelige gegevens om te gaan. Het is goed om daar elke dag de aandacht op te vestigen. We zetten de tips om veilig met data en persoonlijke gegevens om te gaan hier nog even op een rijtje: 1. Check je e-mails en let erop dat ze naar de juiste ontvanger worden verstuurd. 2. Wees voorzichtig met e-mailbijlagen. 3. Gebruik software om wachtwoorden op te slaan, maak duidelijke afspraken over welke software je als kantoor gebruikt. 4. Print veilig en vergrendel je apparaat. 5. Gebruik goede wachtwoorden. 6. Werk buiten de deur met een veilige verbinding. 7. Herken hackers en oplichters door je te verdiepen in hun trucs. 8. Wees alert op phishing e-mails en gebruik geen (onbekende) USB-sticks. NIET ZORGVULDIG Het zijn misschien tips die iedereen inmiddels wel kent, maar ongemerkt worden ze ook vaak vergeten. Persoonsgegevens belanden vaak op straat omdat mensen fouten maken of niet zorgvuldig zijn. “ PERSOONSGEGEVENS BELANDEN VAAK OP STRAAT OMDAT MENSEN FOUTEN MAKEN OF NIET ZORGVULDIG ZIJN” En ja, daarin past ook het niet vergrendelen van de computer wanneer je even gaat lunchen. Of iemand gebruikt gratis cloudsoftware om bestanden op te slaan en te versturen. Kortom, er is en blijft alle reden om zorgvuldig om te gaan met data. “Zeker in de accountancy is het goed om elke dag de aandacht op privacy en de bescherming van data te vestigen,” besluit Richard Ridderhof. Ga voor de uitgebreide checklist naar: https://e.wolterskluwer.com/downloads/checklist_veilig_met_data NOAB.NL 17 ADVERTORIAL

“ Klantportals moeten op zoek naar hun onderscheidend vermogen” DOOR: HENK POKER Dat heet nog eens de spreekwoordelijke knuppel in het hoenderhok gooien. Nog nooit kreeg Reindert Doorn van DOCCO zoveel reacties op een blog. Hij gaf daarin aan dat het klantportal min of meer zijn langste tijd heeft gehad. En daar was niet iedereen even gelukkig mee. “De blog heeft inderdaad veel stof doen opwaaien,” begint Reindert Doorn. “Mensen die het met me eens waren, maar natuurlijk ook partijen die er anders tegenaan kijken. En dat is logisch. Feit is dat het begrip klantportal, sinds de opkomst rond 2010, altijd onderwerp van discussie is geweest. Zie je er voordeel in of niet? Met name bij NOAB-kantoren is de adoptie van klantportalen nooit groot geweest. Met name als gevolg van de licentiekosten.” “ GA NIET VOOR JE KLANT DENKEN. GA HET GESPREK AAN EN VRAAG WAT HIJ WIL” ALTERNATIEVEN De ontwikkeling die Doorn nu ziet is dat steeds meer accountants- en administratiekantoren overstappen op alternatieven. “Dat kan natuurlijk al binnen een groot aantal softwarepakketten, die de mogelijkheden voor het ondertekenen van stukken aanbieden. Die kantoren hebben daardoor geen portal meer nodig.” 18 &GO magazine

“HET IS GOED OM NA TE GAAN WIE FEITELIJK WAT INSTUURT. ZEKER BIJ CONFLICTEN KAN DAAR NAMELIJK GEDOE OVER ONTSTAAN” Maar, zo geeft Doorn aan, daar zitten wel wat mitsen en maren aan. “Het gebeurt dat kantoren bijvoorbeeld zelf een aangifte naar de Belastingdienst sturen of publicatiestukken deponeren bij de Kamer van Koophandel, zonder dat de klant daar voldoende inzage in heeft gehad. Dit laatste is de verantwoordelijkheid van de ondernemer. Waar je als kantoor voor moet zorgen is dat je niet op de stoel van de ondernemer gaat zitten, dat deel moet dus wel goed geregeld worden, anders kan dit achteraf tot problemen leiden.” “Bronapplicaties voldoen niet altijd aan de voorwaarden van een elektronische ondertekening. Ook daar moet je goed over nadenken. Welke waarborgen hangen er aan die ondertekening? En is dit voldoende en passend bij het doel en de omstandigheden? Daar zit wel een risico in. Je wilt immers dat de ondertekeningen de juiste rechtsgevolgen hebben. Kortom, het is goed om na te gaan wie feitelijk wat instuurt. Zeker bij conflicten kan daar namelijk gedoe over ontstaan.” ONDERSCHEIDEND VERMOGEN Terug naar het klantportal. Is daar dan helemaal geen toekomst meer voor? Doorn: “Portalleveranciers moeten op zoek naar hun onderscheidend vermogen. De functies die ze nu aanbieden zijn niet meer exclusief. Zij doen er goed aan om extra functionaliteiten in te bouwen, zoals bijvoorbeeld een slim mechanisme dat in staat is om eventueel ontbrekende stukken zelf te signaleren. En er zijn nieuwe processen waar ze op kunnen inzetten. Zoals bijvoorbeeld de Q&A tussen het administratiekantoor en de klant, waarmee je meer biedt dan alleen het ondertekenen. Ik weet dat een aantal aanbieders inmiddels bezig zijn met deze slimme toepassingen.” NOAB.NL 19 GESPREK “Bij een klantportal blijft het altijd de vraag of je als kantoor je documentprocessen wilt kanaliseren of niet,” gaat Doorn verder. “En of je als kantoor bereid bent de prijs daarvoor te betalen. Maar ook in hoeverre je je klant kunt en wilt belasten. Je moet je klanten kennen, wat willen zij? En ga niet voor je klant denken. Ga het gesprek aan en vraag wat hij wil.” Doorn denkt dat het klantportal in de huidige vorm marktaandeel gaat verliezen aan alternatieven. “Er zijn echter leuke initiatieven, zoals MyEmma, mede opgezet vanuit een NOAB-kantoor, waarbij je tegen een aantrekkelijk tarief met een klantportal kunt werken. En ik zie ook dat er steeds meer nieuwe ondertekenplatformen op de markt komen, die ook portal-functionaliteiten bieden. Kortom, als de klantportalen hun functionaliteiten uitbreiden, kunnen ze interessant blijven voor hun klanten. Zeker voor grote kantoren zal dat niet zo’n probleem zijn, in het NOABsegment zie ik hun aandeel wel afnemen.” ICT & INNOVATIE

EERST DE MENS, DAN DE CIJFERS DOOR: FEMKE HELLINGS Dat je geen verstand van getallen hoeft te hebben om vennoot bij een financieel advieskantoor te zijn, bewijst de 35-jarige Suzanne Tetteroo. Sinds 2018 is ze partner bij Erions Administratie- en Belastingadviseurs in Rijswijk. Ze zit nu in het bestuur van NOAB. Dit alles heeft ze te danken aan haar natuurlijke interesse in mensen, enthousiaste ondernemersgeest en coachende skills. “Om verder te komen, hebben ondernemers iemand nodig die naar hun ideeën, doelen en dromen vraagt.” VAN Fotografie: Maarten van der Wal

“ ZONDER VAKTECHNISCHE KENNIS, MAAR MÉT OOG VOOR DE MENS HOUD IK ME BEZIG MET DE VRAAG WAT ONDERNEMERS NU ÉCHT WILLEN” SECRETARESSE TOT PARTNER “Met mijn MTRO-achtergrond en ervaring als reisadviseur, winkelverantwoordelijke en management-assistent kom ik allesbehalve uit de branche,” lacht Suzanne. “Ik heb nul vakinhoudelijke kennis en toch constateerden mijn huidige zakenpartner en ik dat mijn toegevoegde waarde richting klanten enorm is.” Het begon zo’n tien jaar geleden, toen Suzanne bij Erions terechtkwam als secretaresse. “Ik was net bevallen en zou vanuit deze tijdelijke baan wel verder kijken. In plaats daarvan ben ik blijven hangen. Het klantcontact met mkb’ers beviel me meteen. Opgegroeid in een ondernemersgezin, zag ik volop mogelijkheden en begon het al snel te borrelen. Gelukkig kreeg ik de vrijheid mijn ideeën op tafel te leggen. Mijn functienaam veranderde via management-assistent in die van partner.” KLANTENBINDING DOOR VERBINDING “‘Ik ben de lijm die het blauwe vaktechnische deel en het kleurrijke ondernemerschap met elkaar verbindt,’ zeg ik wel eens.” “Blijf je als adviseur in onze branche blauw, dan mis je vaak de connectie met de ondernemer. Natuurlijk zijn cijfers en vakinhoudelijke zaken belangrijk, maar ik durf te stellen dat de mens achter de ondernemer minstens zo belangrijk is. Wat zijn iemands plannen? Welke richting wil hij op? Terwijl ik steeds meer bij gesprekken ging zitten, merkten we dat klanten zaten te wachten op iemand die niet over de cijfers praatte, maar over henzelf. Zo sprak ik een tijdje terug met een dame die een lunchroom had. Super gedreven en een ware ideeënmachine, maar ook moe en steeds minder gezond. Ja, ik had mee kunnen gaan met haar plan een tweede bedrijf op te starten. Financieel gezien lagen het extra werk en de omzet er. Toch adviseerde ik haar even te wachten. Wat heb je eerst nodig om dit straks goed aan te kunnen? Uiteindelijk heeft ze een partner gezocht en inmiddels is de tweede zaak geopend. Ze heeft meer rust, haar gezondheid gaat vooruit en de omzet is alsnog binnen. Uit ervaring kan ik zeggen: door mensen vóór euro’s te stellen, maak je klanten tevreden en loyaal.” TOEKOMSTBESTENDIGE COMBI Suzanne werkt samen met twee andere vennoten en onderling vullen ze elkaar perfect aan. “Klanten zijn gewend vaktechnische zaken met hen te bespreken en praten nu met mij over het andere stuk. Ook van mensen die al jarenlang klant zijn horen we terug dat ze de combinatie van financiële en menselijke coaching prettig vinden. Mijn collega-partner Phons Rövekamp volgde samen met mij de NOAB-opleiding MKB Ondernemerscoach, waarin je leert weg te blijven van de cijfers. Naast het feit dat je jezelf trucjes en technieken eigen kunt maken, moeten communicatieve en coachingskills gewoon in je persoonlijkheid zitten denk ik. Gelukkig is Phons ook niet alleen maar blauw! ’We hebben jou nodig om de toekomst van ons kantoor veilig te stellen,’ zei hij laatst. Er wordt steeds meer geautomatiseerd, denk aan het verwerken van complete boekhoudingen inclusief aangiftes en het opstellen van rapportages. Maar oprecht luisteren, meeleven en persoonlijk coachen? Dat zien wij een robot nog niet zo snel doen!” NOAB.NL 21 SKILLS

DOOR: REINDERT DOORN Partner bij DOCCO en lid van de NOAB-Adviesgroep. Nu digitalisering al jaren toeneemt, wordt informatiebeveiliging steeds essentiëler. En dat begint bij bewustzijn. Bijna dagelijks lezen we in de media voorbeelden en steeds meer administratiekantoren hebben (dichterbij) al eens te maken gehad met een beveiligingsincident. Een adequate aanpak van informatiebeveiliging binnen uw kantoor is noodzakelijk voor de continuïteit van uw kantoor. Zeker als u zich realiseert dat informatie (data) uw belangrijkste en enige productiefactor is. 100% BEVEILIGING Het is een illusie om te veronderstellen – en daarin te berusten – dat een waterdichte beveiliging bestaat. Zo benadrukte ook Jeffrey van Merode van BnP Accountancy en Advies, getroffen door gijzelingssoftware, in de voorgaande &GO-editie. Kwaadwillenden zijn doorgaans slim in het ontwikkelen van nieuwe methodes om technisch inbreuk te maken, nog voordat preventieve maatregelen zijn gerealiseerd. Daarnaast is er nog de zwakste schakel, de menselijke factor. Het is goed om alle risico’s eens te inventariseren en geïnformeerde keuzes te maken welke risico’s u wel en niet wilt (of kunt) lopen. Zo weet u waar u de meeste prioriteit aan dient te geven. NIET ZOMAAR UITBESTEDEN Ten onrechte wordt aangenomen dat u informatiebeveiliging kunt ‘regelen’ door het op het bordje van uw ICT-leverancier te leggen. ICT-leveranciers kunnen wel helpen bij de implementatie van (meestal technische) maatregelen, u blijft echter altijd zelf verantwoordelijk én doorgaans ook aansprakelijk voor onvolkomenheden in de beveiliging. Ook bij incidenten bent ú degene die hinder en gevolgschade ondervindt. Uiteraard kunt u zich laten bijstaan in de opzet van informatiebeveiliging. Ook bij uitbesteding van IT-onderdelen (zoals softwarehosting en SaaS-software), dient u de veronderstelling “ik mag ervan uitgaan 22 &GO magazine INFORMATIEBEVEILIGING: LOOP GEEN (ONNODIG) RISICO!

dat het goed geregeld is” te toetsen in de praktijk. Hier wordt te makkelijk over gedacht. Als kantoor is het noodzakelijk om bij het aangaan van een samenwerking, ten minste een stevig gesprek te voeren over beveiligingsaspecten en hierin een zorgvuldige afweging te maken vóórdat u zaken gaat doen. Dat valt als ‘leek’ op dit gebied niet altijd mee. U kunt ten minste kijken naar waarborgen die geboden worden in de vorm van rapportages van verrichte penetratietests, audits en certificeringen. Ook onder de privacywetgeving zijn certificeringen een belangrijk middel geworden om compliancy aan te tonen. Als u vervolgens naar uw eigen administratiekantoor kijkt, is het goed om onderstaande drie aspecten in ogenschouw te nemen: 1. DE MENSELIJKE FACTOR De wijze waaróp medewerkers omgaan met techniek en procedures bepaalt de effectiviteit van de te nemen beveiligingsmaatregelen. Realiseert u zich ook dat het niveau van uw beveiliging gelijk is aan de zwakste schakel. Bewustzijn bij u en uw medewerkers op kantoor is dus de eerste stap naar een professionelere en veiligere omgang met informatie. U kunt inzicht in (bewust en onbewust) gedrag geven door een ‘security awareness’-campagne op te zetten voor uw medewerkers. Daarnaast is het goed medewerkers te trainen in hun handelen en hiervoor duidelijke handvatten aan te reiken. Zo komen ze meer beslagen ten ijs als ze bijvoorbeeld te maken krijgen met social engineering en phishing. 2. DE FACTOR ‘ORGANISATIE’ Denk ook aan de procedurele kant. Dat lijkt wellicht voor een kleiner kantoor irrelevant, maar is evenzo belangrijk om uitgedacht te hebben. Dit begint bij het opstellen van een beveiligingsbeleid. Dat kan desnoods op één A4, waarin u start met het NOAB.NL 23 “ EEN WATERDICHTE BEVEILIGING IS EEN ILLUSIE” opnemen waar verantwoordelijkheden liggen, welke externe partijen betrokken zijn (reikwijdte), welke vijf kerncriteria u hanteert (voor leveranciers), welke maatregelen voor u minimaal vereist zijn en een korte gedragscode. Werk daarna korte procedures uit voor onder andere vertrekkende medewerkers, nieuwe leveranciers, het toekennen van rechten en de registratie van beveiligingsincidenten. 3. DE FACTOR ‘TECHNIEK’ Voor de technische kant zult u hoogstwaarschijnlijk een partner in de hand moeten nemen. Zorg dat uw samenwerkingspartner u goed begrijpt, erkent wat het belang is van informatieveiligheid én ernaar handelt. Het belang van technische maatregelen is groter naarmate er veel onbekwaam wordt gehandeld. Indien het gebruik van USB-sticks bijvoorbeeld niet stopt, kunt u het gebruik ervan technisch laten blokkeren. Besteed bij de technische aspecten ten minste aandacht aan: firewalls, filtering, update- en patchbeleid, monitoring van devices, wachtwoordgebruik, back-ups, encryptie, versleutelde verbindingen en WiFi-netwerken. Vergeet tenslotte uw e-mailserver en website niet! ADVIES

COMPLIANT ZIJN MET WET- EN REGELGEVING Daarnaast wordt u als administratiekantoor simpelweg ook gehouden aan diverse regels als het gaat om informatiebeveiliging. Zo staan er ook passages in de Grondwet, de Auteurswet, de wet Computercriminaliteit III, de Telecommunicatiewet (inclusief Cookiewet) en de e-Privacy Richtlijn over de wijze van bedrijfsvoering. Veel horen we hier niet van. Met uitzondering van de uitvoering van de AVG: dit heeft de nodige impact gehad op de organisatie van de beveiliging binnen kantoren. Zorg ervoor dat u er continue aandacht aan blijft besteden en de AVG niet tot een eenmalige exercitie laat verworden. Evalueer maatregelen periodiek en houd uw dossier op orde. U heeft hier een verplichting in vanuit de wetgeving. Het is daarbij goed om te weten dat er ook weer nieuwe wetgeving in de maak is als opvolger van de Telecommunicatiewet: de e-Privacy Verordening. Het is raadzaam om de ontwikkelingen te blijven volgen. Houd informatiebeveiliging dus over de volle breedte actueel binnen uw kantoor en loop geen onnodig risico! NOAB heeft de uitgebreide praktijknotitie Informatiebeveiliging geactualiseerd en opnieuw gepubliceerd. Hierin wordt dieper ingegaan op de in dit artikel omschreven aspecten van informatiebeveiliging en is een toelichting opgenomen over cyberrisk-verzekeringen. NOAB-leden kunnen de praktijknotitie downloaden via de NOAB-website. NOAB organiseert ook security awareness cursussen in 2020. Houd www.noab.nl/educatie in de gaten. NOAB adviesgroep voor leden NOAB heeft een betrouwbaar netwerk van specialisten opgebouwd om op terug te vallen zodra extra specialistische kennis nodig is. Fiscaal-juridisch Marree & van Uunen Belastingadviseurs T: 013 - 5 773 481 E: info@marree-cs.nl W: www.marree-cs.nl Punt & Van de Weerdt Belastingadviseurs T: 070 - 3 025 825 E: friso@defiscalisten.nl W: www.defiscalisten.nl 24 &GO magazine Advocatuur Dijkstra & Van den Ende Advocaten T: 06 - 22 56 85 66 Hilmar Dijkstra 06 - 53 45 92 98 Lilian van den Ende E: secretariaat@de-advocaten.nl W: www.de-advocaten.nl Accountancy KRC Van Elderen Accountants | Belastingadviseurs T: 038 - 4 231 583 E: info@krcvanelderen.nl W: www.krcvanelderen.nl Voor meer informatie: WWW.NOAB.NL/ADVIESGROEP

Samen tussentijds bijsturen met de juiste cijfers DOOR: CHRIS WOLTERS “Samen met je klant bepalen hoe een bedrijf ervoor staat: nu en op termijn. Visionplanner ontwikkelde een cloudoplossing voor accountants- en administratiekantoren die de financiële gezondheid van een bedrijf inzichtelijk maakt.” Arjan van Beek, productmanager van Visionplanner, licht toe. “Ondernemers willen graag weten hoe hun bedrijf ervoor staat en wat de verwachtingen voor de toekomst zijn. Met onze prognosetool krijg je een helder beeld van de liquiditeitspositie voor de korte termijn. Voor wie dat wil kan dat ook tot vijf jaar vooruit.” Arjan van Beek tekent daarbij aan: “Maar dat is in de huidige omstandigheden misschien wel wat erg ver.” KRACHTIGE PROGNOSES “Met onze tool kun je echter ook heel goed onderzoeken wat bijvoorbeeld een scherpe omzetdaling gedurende een aantal maanden voor gevolgen heeft voor de liquiditeits-positie.” Arjan van Beek gaat in op de praktijk. “De software van Visionplanner haalt iedere nacht relevante info uit het administratiesysteem binnen. Van belang is natuurlijk dat steeds de meest actuele cijfers worden ingevoerd. In dat geval is het mogelijk actuele cijfers te extrapoleren naar een balans en winst-en-verliesrekening. Natuurlijk is het mogelijk om bij te stellen op basis van de meest recente ontwikkelingen. Het maakt ook verschil hoe ver je vooruit wilt kijken. Dat is zeker nu niet eenvoudig.” CONSTRUCTIEF KLANTGESPREK “Eigenlijk is deze prognosetool een prima instrument om proactief het gesprek met de ondernemer aan te gaan en tijdig stappen te ondernemen. Bijvoorbeeld richting de bank als zichtbaar wordt dat op enig moment kredietverruiming noodzakelijk lijkt te worden.” Arjan van Beek wijst ook op de mogelijkheid om tegelijkertijd beïnvloedende factoren in de prognose op te nemen, zoals uitstel van belasting, verkorten van vakantieperioden enzovoorts. Visionplanner zorgt automatisch voor de verrekening van te ontvangen en te betalen BTW, belastingafdrachten en van het vakantiegeld. Daarbij is het steeds mogelijk om handmatig verandering door te voeren in specifieke omstandigheden. STEVIG VOORBEREID “Je kunt met de ondernemer strategisch noodzakelijke stappen doornemen. Het maakt daarbij weinig verschil of een bedrijf snelgroeiend of een redelijke stabiele omzet en winstcijfers heeft.” Hij vervolgt: “Ook is het mogelijk inzichtelijk te maken welke invloed bijvoorbeeld het aantrekken van meer personeel heeft op de liquiditeit. Onze prognosetool is inmiddels een jaar of vijf in gebruik, doorontwikkeld in de praktijk dus. Een extra zekerheid.” Het programma is geschikt voor zowel kleinere ondernemingen als zzp’ers. Dat vergroot de toepassingsmogelijkheden voor accountants- en administratiekantoren. “Het mooie is dat heel snel duidelijk wordt hoe het staat met de financiële gezondheid van een bedrijf. Het geheel wordt nog accurater als daarbij gestuurd kan worden op ervaring, marktkennis en branchespecifieke verwachtingspatronen.” www.visionplanner.com NOAB.NL 25 Fotografie: Paul Tolenaar ADVERTORIAL

Het nieuwe werken in tijden van Corona 26 &GO magazine

DOOR: HANS PIETERS Op 12 maart luidde het kabinetsadvies: thuiswerken waar het kan. Ondertussen voltrok zich misschien wel de grootste naoorlogse crisis ooit. Hoe verliep de communicatie met klanten? Wat betekende dit voor de individuele NOAB-kantoren? De coronacrisis is zowel de lakmoesproef voor als versneller van de toekomstige adviesrol. Elke crisis levert ook nieuwe inzichten op, relativeert Jos van Nes, eigenaar van Wierda Van Nes in Uithoorn. “Je kunt wel roepen: het is allemaal verschrikkelijk. Dat is het ook, zeker voor mensen die in hun directe omgeving door ziektegevallen zijn getroffen. Toch moet je als kantoor ook kijken waar de voordelen liggen. Van een crisis kun je leren. Dan blijkt ook hoe flexibel je organisatie is. Als je nu als kantoor enorme problemen hebt met overschakelen op thuiswerken, dan loop je al achter.” Hetzelfde geldt voor ondernemers: “Ik heb een restauranteigenaar in Amsterdam als klant. Die was al na twee dagen overgestapt op ’to go’-maaltijden. Startende ondernemers komen heel vaak in een (liquiditeits)crisis terecht. De echte ondernemer leert van de crisis en gebruikt dat naar de toekomst. Ik vind het leuk om dat te begeleiden. Een echte ondernemer komt er sterker uit. Ook bij ons kantoor zullen klanten wegvallen, maar dat brengt elke crisis met zich mee.” GEZONDHEID PRIORITEIT “Mijn eerste prioriteit is de gezondheid van mijn medewerkers en hun gezinnen,” vertelt Ramazan Tas van Perfect Administraties & Advies te Amsterdam. “Ik heb meteen besloten dat klanten niet meer mogen binnenkomen. Voor de kwartaal- en IB-aangiften moet je soms wel documenten in ontvangst nemen, maar we houden verder anderhalve meter afstand van de klant. Mijn medewerkers zijn vanuit huis gaan werken. Af en toe komen ze een uurtje langs om zaken te bespreken. We vergaderen en communiceren verder via Facetime en WhatsApp.” Bij Wierda Van Nes verliep het klantcontact doorgaans live. “Waar je voorheen een afspraak maakte om de cijfers door te nemen of een adviesgesprek te voeren, stuur je nu de stukken op om via FaceTime of de telefoon te bespreken. Dat gaat vaak zelfs efficiënter. Het is minder leuk dan face-to-face, maar ik verwacht dat ik in de toekomst minder frequent fysiek zal afspreken. Het heeft m’n ogen geopend.” “ ALS JE NU ALS KANTOOR ENORME PROBLEMEN HEBT MET OVERSCHAKELEN OP THUISWERKEN, DAN LOOP JE AL ACHTER” ‘CORONA TIME’ Bij Tas was het de eerste twee weken van de crisis alle hens aan dek. “Ons kantoor heeft taxichauffeurs en horecaondernemers als klant. Zo’n situatie als deze heb ik in al die jaren niet meegemaakt. Niemand had dit kunnen zien aankomen. We zijn ons meteen gaan verdiepen in alle regelingen.” Bij veel van zijn klanten staat het water aan de lippen. Tas vervolgt: “Het is nu ‘corona time’. Iedereen moet elkaar in deze situatie helpen en sterk zijn. Als je klant geen omzet heeft, vraag je ook geen geld. Het is mijn doel om te zorgen dat een klant niet in de stress raakt. NOAB.NL 27 TRENDS EN ONTWIKKELINGEN

De boekhoudingen voor het eerste kwartaal zijn net afgerond. De maandfacturen verstuurd. Voor het tweede kwartaal verwacht ik een forse omzetdaling. We hebben als kantoor een buffer. En we verdiepen ons in alle nieuwe coronaregelingen. We zijn specialist qua gezondheid. De wereld draait door.” OVERDRACHT EN AFSTEMMING Van Nes is tevreden hoe het kantoor vanaf het begin gewoon bleef draaien. “Zeker op technisch gebied. Dat verliep vlekkeloos. Vanaf dag één kon iedereen vanuit huis doorwerken. Als eigenaar ben ik minimaal drie à vier dagen naar kantoor gegaan. Dat vond ik ook wel lekker, om het ritme vast te houden. We hebben afgesproken dat we met z’n tweeën op kantoor zouden werken. Door die afwisseling zag ik iedereen. Daardoor kon ik makkelijk qua planning, overdracht en afstemming van werkzaamheden met iedereen werkoverleg hebben.” Werknemers onderling hielden ook contact en konden via TeamViewer met elkaar meekijken, om te overleggen als er dingen bij klanten speelden waar ze zelf niet uitkwamen. Zoals ik het nu zie, gaan we met z’n allen in de toekomst meer thuiswerken.” “Gelukkig belden klanten wel, zochten ze ons op. Klanten hadden vooral behoefte aan klankborden.” Wat hij moeilijk vond, was dat je alleen maar kon zeggen ‘we moeten wachten op het pakket dat eraan komt’. “Als je je kapperszaak moet dichtgooien zonder te weten wat er verder staat te gebeuren, geeft dat onzekerheid.” Maandagochtend ging het loket voor de NOW-regeling open en vrijdag hadden de eerste ondernemers het geld op hun rekening staan, blikt Van Nes terug. “We hebben klanten proactief benaderd als ze op basis van de SBIcode recht hadden op de € 4.000. Ze belden op ‘fijn dat je het zo snel hebt geregeld’. Dan merk je dat je als kantoor voor je klanten het verschil kunt maken.” Betalingsuitstel bij de Belastingdienst begint nu pas te spelen. “Pas richting eind april kregen we de eerste telefoontjes van klanten ‘ik heb het geld nu gewoon niet’. Ik had maar één klant die in maart direct in de problemen was, maar daar speelden de problemen al. Daar was het coronavirus niet de oorzaak.” “ IEDEREEN MOET ELKAAR IN DEZE SITUATIE HELPEN EN STERK ZIJN. ALS JE KLANT GEEN OMZET HEEFT, VRAAG JE OOK GEEN GELD” KLANKBORDEN Met name de eerste paar weken, toen er nog geen duidelijkheid was over de maatregelen voor ondernemers, was er veel onrust, vertelt Van Nes. DE TOEKOMST “Van de vorige crisis heb ik geleerd dat je belangrijker bent als klankbord: ‘Wat moet ik doen? Wat zijn de opties?’. Dat je meedenkt. Dat zal in de toekomst ook steeds meer onze rol zijn. De administratie en jaarcijfers zijn een onderdeel van je dienstverlening, maar het belangrijkste is toch het proactief advies richting je klant. Deze crisis versnelt deze ontwikkeling, omdat de communicatie anders moest. Ik ben ervan overtuigd dat daar de toekomst ligt. Als je de techniek goed onder de knie hebt en je klanten goed opvoedt, ben je als kantoor klaar voor de toekomst.” Hij maakt daarbij een onderscheid in klanten: “Het liefst adviseer je klanten op basis van de actuele cijfers, maar een aantal klanten krijg je niet meer mee.” 28 &GO magazine

VERSTERK UW FISCALE VAKKENNIS www.belastingopleiding.nl START MEDIO SEPTEMBER • IN 10 MAANDEN AFGEROND • 2 X 8 PE-PUNTEN • 7 MODULES / EXAMENS • KLASSIKAAL OP 5 LOKATIES • BELASTINGVAKKEN OP HBO NIVEAU NOAB.NL 29 €700,korting voor NOAB kantoren

DOOR: HANS PIETERS Loonadministratie: zelf doen versus uitbesteden Volgens Rob Kroezen van online salarispakket Employes kan een werkgever prima zelf de salarisverwerking verzorgen. “Het is veel efficiënter als hij de informatie zelf invoert en direct het resultaat ziet. Daarmee heeft hij meteen ook de controle.” Volgens Perry Telle van Hoornwijck Groep/Salarisfactory hoort de salarisverwerking bij het accountants- en administratiekantoor. “Het is ook een specialisme. De wijzigingen volgen elkaar zo snel op, dat je substantie moet hebben. Anders moet je het niet zelf willen doen.” Allebei zoeken ze de samenwerking met kantoren die de salarisverwerking outsourcen. DUIZENDPOOT Rob Kroezen richt zich met Employes op de zakelijke dienstverlening, horeca en retail. De wat kleinere werkgever. “Heel vaak krijgt ik de vraag ‘Gaat dat wel goed, werkgevers die zelf de loonadministratie doen?’. In het begin hebben we een heel goede workflow neergezet, voordat we ons hebben gestort op de problematiek van cao’s, pensioenregelingen, verschillende pensioenpartijen, etcetera. Alle regelgeving zit erin.” “Je moet een duizendpoot zijn,” meent Perry Telle. “De diversiteit aan cao’s en fiscale regelgeving is zo groot dat je accountancyervaring moet hebben.” Zijn organisatie heeft de afgelopen drie jaar voor werkgevers en accountancykantoren zo’n 15.000 loonstroken geconverteerd naar het eigen systeem. “Gemiddeld zien we bij dertig à veertig procent foutieve berekeningen, variërend van het niet toepassen van het minimumloon of een verkeerde cao tot fouten in de vakantie-uren.” Hij zet zijn argument kracht bij met een verwijzing naar de coronacrisis. “Moet ik wel of niet oproepkrachten verlonen? Mag ik wel of niet mijn vaste onkostenvergoeding laten doorlopen? Als kleine werkgever of klein accountancykantoor is dat niet bij te houden.” “WAAROM ZOU JE DAT ALS WERKGEVER ZELF WILLEN? IK BAK TOCH OOK NIET ZELF MIJN BROOD!” 30 &GO magazine

“ WE KIJKEN HEEL ERG NAAR DE ‘USER STORY’ VAN DE KLANT. WE STUREN DE GEBRUIKER IN HET PROCES” DWINGEND In de basis werkt de Employes-engine niet anders dan hoe een salaris- of accountantskantoor informatie uitvraagt, vertelt Kroezen. “Het mooie van software is dat je veel meer sturend en dwingend kan zijn in de vragen die je stelt. De vragen die de accountant of salarisverwerker stelt, programmeren wij in onze software. We kijken heel erg naar de ‘user story’ van de klant. We sturen de gebruiker in het proces. Het verschil met de standaard salarissoftware is dat de boekhouder en/of HR alles zelf moet instellen. Wij doen dat voor de gebruiker. Met het idee dat software beter is in het volgen van regels dan mensen.” UITZONDERINGEN “In Nederland zijn we er erg goed in om iedereen te willen redden. Dat maakt alle wetgeving en beleid onnodig gecompliceerd,” constateert Telle. Ter ondersteuning noemt hij de toeslagenaffaire. “De regels rondom toeslagen zijn zo ingewikkeld en fraudegevoelig, dat het een hele beweging in gang zet van eenvoudige toegang tot controle etcetera. In Nederland zijn we goed in beleid te maken dat is gebaseerd op uitzonderingen. Terwijl je beleid zou móeten maken op de overige negentig procent van de bevolking. Nu bepaalt tien procent hoe negentig procent van de bevolking moet handelen.” “In de salarisadministratie zijn zoveel verschillende regelingen en berekeningsmethodieken voor uurloners. Dat is eigenlijk van de gekke. Zolang de overheid regel-op-regel-op-regel-op-regel en alleen de uitzonderingen aanpakt, krijgen wij het alleen maar drukker.” Telle verwijst naar de Franse belasting voor zzp’ers: “Daar betaal je belasting over een vast percentage van je omzet. Zover zijn wij nog lang niet. Ik betwijfel of de kosten van het zelf doen opwegen tegen de kosten van het uitbesteden. Waarom zou je dat als werkgever zelf willen? Ik bak toch ook niet zelf mijn brood! Salarisverwerking is niet simpel,” benadrukt Telle. Kroezens boodschap voor administratiekantoren: “Wees kritisch op de processen die je gebruikt. Blijf niet hangen in hoe je werkt. Het is steeds makkelijker om goede software te bouwen. Zie jouw plek in de adviesrol. De markt wordt steeds transparanter, de drempel steeds lager. De klant gaat bepalen.” NOAB.NL 31 IN GESPREK

“ DOOR VERSLAVINGEN, SCHEIDINGEN EN FAILLISSEMENTEN KRIJGEN WE STEEDS MEER ECONOMISCH DAKLOZEN” 32 &GO magazine

DOOR: FEMKE HELLINGS De goot uit, de samenleving in Vastgelopen mensen leren op eigen benen te staan en de juiste keuzes te maken. Dat is wat Stichting Ontmoeting doet. “We geven kansarmen weer perspectief,” vertelt directeur-bestuurder Gerard Stoop. “En dat doen we met hart en ziel.” VRIJWILLIG VERDER “Onze 1100 vrijwilligers en 240 vaste hulpverleners werken vanuit 24 locaties,” legt Gerard uit. “Dertig jaar geleden begonnen we in Rotterdam met opvang van dak- en thuislozen. Al snel volgde opvang van ex-gedetineerden en inmiddels bieden we ook een luisterend oor en praktische begeleiding aan cliënten die dicht tegen deze doelgroep aan zitten. Ondanks dat – of misschien ook wel doordat – we in een welvarend land leven, is er veel nood. Wij ondersteunen hen die geholpen willen worden. En waar onze professionele dienstverlening ophoudt – omdat bijvoorbeeld de financiering vanuit de WMO stopt – gaan onze vrijwilligers nog een stapje verder. Zij zijn steunpilaar, koffiemaatje, taalcoach of vraagbaak. Dat maakt de kans op terugval kleiner.” BAKKIE TROOST “Laatst was ik ’s morgens vroeg op pad met een van onze medewerkers. Langs de A20, in de bosjes en onder een klein parapluutje, vonden we twee mensen uit Letland. Hun kind thuis achtergelaten bij opa en oma, waren ze hier gekomen om in de kassen te werken. Ze kregen huisvesting vanuit hun werkgever, totdat mevrouw gezondheidsproblemen kreeg. Ze was hier niet gekomen om ziek te zijn, aldus het bedrijf dat het stel gedumpt had. Als je dan ziet dat ze je kaartje aannemen en later naar de inloop komen voor een kop koffie en frisse douche, weet je dat je echt iets toevoegt. Nachtopvang regelen als het vriest? Helpen bij het teruggaan naar hun land van herkomst? Wij staan voor ze klaar.” DE NODIGE HULP Advieskantoor Florys in Hardinxveld-Giessendam doet de financiële administratie voor de stichting. “En dat is nodig, want iedere gemeente waarmee we te maken krijgen, heeft zijn eigen financieringsstromen en uitvoeringsplannen. Door de boeken zuiver te houden, blijven we de middelen krijgen die we moeten krijgen. Juist in tijden als deze, met alle coronamaatregelen en een economische crisis op de stoep, stromen de cliënten toe. Mensen zijn eenzaam, kansen op psychoses en zelfmoord nemen toe. Vechten voor het leven van onze medemens is nodiger dan ooit!” Fotografie: Maarten van der Wal NOAB.NL 33 DE ONDERNEMER

DOOR: CHRIS WOLTERS ” ELKE INDIVIDUELE AFNEMER VAN DIENSTEN WORDT AFZONDERLIJK BENADERD” “Het realiseren van marketingdoelen via internet en daaraan gerelateerde digitale technologieën, dus online marketing, groeit heel snel.” Dat stelt Oliver de Leeuw, ondernemer en docent van de cursus online marketing van NOAB. Hij zit al dik 10 jaar bovenop de ontwikkelingen. 34 &GO magazine ONLINE MARKETING BRENGT DE KLANT NÓG DICHTERBIJ

” ONLINE MARKT KOMT STEEDS MET NIEUWE VORMEN” “Online marketing is niet alleen in hoog tempo een steeds grotere plek aan het veroveren, het wordt ook steeds meer een geaccepteerd marketinginstrument.” In de coronacrisis wordt meer dan ooit duidelijk hoe de klant te bereiken en vast te houden in onverwachte omstandigheden. “Kun je niet naar de klant, dan ben je toch dichtbij de klant.” FOCUSSEN OP DE KLANT Oliver de Leeuw is creative social media consultant en deelt zijn inzichten, tips en trucs met NOABdeelnemers om succesvol om te gaan met de hedendaagse ‘bottom-up business world’. Oliver focust daarbij op inleven in de klant. “Je doelgroep kan bestaan uit meerdere persona’s. Als bedrijf kun je content daarop afstemmen in bijvoorbeeld video’s of toegespitste nieuwsbrieven. Dat kan vervolgens leiden tot (virtuele!) mond-tot-mondverspreiding op lange termijn. Centraal daarin staat dat elke individuele afnemer van diensten afzonderlijk wordt benaderd. Een virale boodschap door velen gedeeld, is de sleutel voor succes.” EFFECTIVITEIT VAN ONLINE MARKETING Bij online marketing komen webshops en e-commerce als eerste op. Online marketing gaat echter veel verder. Oliver noemt content, zoekmachineoptimalisatie, social media marketing en e-mailmarketing. “De verschuiving van massamarketing naar de persoonlijke directe marketing is helder.” Een sterk gepersonaliseerde aanpak is een wezenlijk onderdeel van een succesvolle marketingstrategie. Kern is een meer directe en vooral meer structurele relatie met bedrijven en consumenten. Oliver ordent de voordelen van online marketing versus meer traditionele vormen. “De online markt komt steeds met nieuwe vormen, die ontwikkeling houdt niet op. Daarbij zijn online resultaten makkelijker te meten dan traditionele vormen van marketing, je krijgt beter zicht op inspanningen en output. Ook het element targeting is sterk: met online marketing is een doelgroep gerichter te bereiken. Dat sluit aan bij de trend van personalisatie in de marketing. Laatste argument, maar niet onbelangrijk: online adverteren is goedkoper.” INVESTEREN IN ONLINE MARKETING LOONT Suzanne van Diesen heeft bij Finance Plus in Reeuwijk de taak om online marketing onderdeel van de dagelijkse business te maken. “Bij de start dachten we dat ik ongeveer een derde van mijn tijd bezig zou zijn met online marketing, inmiddels lijkt ál mijn (deel)tijd realistischer. Dat is ook een keuze. Je kunt online marketing er eigenlijk niet ‘bij’ doen.” Suzanne is enthousiast over de cursus. “Soms zijn simpele tips toch eyeopeners. Neem de nieuwsbrief. Dat moet je regelmatig en structureel doen. Wij deden dat als er nieuws was, nu hebben we vaste momenten. Nog zo eentje: vaak wordt behoorlijk geld geïnvesteerd in Google Ads, maar dat doen de collega-kantoren ook. Je kunt je ook storten op extra service, waardoor je je echt onderscheidt. Dat levert ook extra werk op.” Suzanne ziet meer mogelijkheden, maar trapt ook direct op de rem. “Zorg eerst voor goede content op je website(s) en dat het allemaal goed werkt, bijvoorbeeld met een goede kalender en dat je bijvoorbeeld op een vast moment in de maand iets publiceert en meeneemt naar de social media. Is dat goed geregeld, dan ga je pas denken over weer nieuwe mogelijkheden zoals een vlog.” De vraag is of ze het andere NOAB-leden kan aanraden: “Zeker. En naar twee kanten. Het wordt je duidelijk wat je met online marketing kunt, en het toont ook de beperkingen. Na deze cursus kun je gericht besluiten of online marketing wel of niet een bijdrage levert aan de doelstellingen van je kantoor. Voor ons kantoor is het een waardevolle bijdrage waar we echt profijt van hebben.” NOAB.NL 35 EDUCATIE

DOOR: HENK POKER “Optimaal kennis met elkaar delen, zodat je de klant het beste kunt bedienen, waardoor één plus één daadwerkelijk drie wordt. Dat is waar het voor mij bij een goede samenwerking om gaat,” stelt Monique Wientjes van Wientjes Advies in het Drentse Vledder. “Oftewel, door krachten te bundelen kun je individueel meer bereiken en dat komt de klant ten goede. “Samenwerking is in deze tijd bijna een must, zeker als je kijkt naar wat er allemaal op ons afkomt,” voegt zij daaraan toe. Voor Wientjes Advies is samenwerking geen keuze. “Klopt, ik wil mijn klanten te allen tijde het beste kunnen bedienen en dat kan ik niet in mijn eentje.” Sterker nog, als een klant bij haar samenwerkingskantoor, in dit geval Den Hartog & Hoogveld in Heteren, beter af is voor zijn administratie, dan schroomt Monique niet om deze daarnaartoe te verwijzen. “Ik ben die klant dan niet kwijt hoor, want voor de specialismen die ik kan bieden blijven ze wel bij mij komen.” MEERWAARDE Monique Wientjes is gecertificeerd financieel planner, Registered Life Planner, en fiscaal adviseur. “Het is mijn overtuiging dat je een klant kunt behouden wanneer je in staat bent de beste dienstverlening te bieden, zeker wanneer hij de meerwaarde ervan inziet. Ik ben niet bang om een klant 36 &GO magazine te verliezen, ik weet inmiddels dat het bij een goede samenwerking voor beide kantoren goed werkt.” “Als je dat kunt erkennen en die rol kunt aanvaarden, dan is er een goede boterham te verdienen,” vervolgt Monique. “De klant ziet namelijk dat hij op elk vlak het beste advies krijgt. Neem nu de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in Balans, kortweg WAB. Als klein kantoor kun je proberen je klant daarin zo goed mogelijk te bedienen, maar ik heb onvoldoende kennis van alle ins en outs, met name waar het om arbeidscontracten en loonheffingen gaat, en dus is het handig wanneer je daarvoor een gespecialiseerd kantoor kunt inschakelen. Zij hebben die kennis en kunde wel aan boord, waardoor je die klant de beste oplossing kunt bieden.” STAPPEN Monique erkent dat ze daarin wel stappen heeft moeten zetten. “In het verleden had ik nog te veel angst dat ik klanten zou verliezen, wanneer ik zou gaan samenwerken. Inmiddels weet ik beter en durf ik er anders tegenaan te kijken. Dat komt ook door de veranderende markt waarmee we te maken hebben. Er komt zoveel op je af, dat kun je niet meer alleen. Dus ja, voor mij is samenwerking een must.” De afspraken die Monique met Den Hartog & Hoogveld heeft gemaakt, zijn helder. “Zij pakken de accountancykant op, terwijl de financiële planning en alles wat daarbij komt kijken mijn verantwoordelijkheid is. Samen kennen wij de klant goed en we kunnen hem daardoor het beste bedienen.” SAMENWERKING LEIDT TOT MEERWAARDE VOOR DE KLANT

KANSEN Monique denkt dat er voor veel kantoren die bij NOAB zijn aangesloten kansen liggen. “Er zijn relatief veel kleine kantoren, die vroeg of laat voor hetzelfde dilemma komen te staan als wat ik heb meegemaakt. Volgens mij is er binnen alle NOAB-kantoren veel kennis voorhanden, het is nu de vraag hoe we elkaar op die specifieke gebieden kunnen vinden.” “Kijk nu naar alles wat er rondom het coronavirus op ons afkomt. We krijgen informatie vanuit NOAB, maar er is bijvoorbeeld ook een forum. Daaruit blijkt maar weer eens hoeveel je aan elkaar kunt hebben. Met elkaar komen we verder en samenwerken daarin loont.” Natuurlijk zijn er valkuilen bij een samenwerking. Monique: “Als je niet open naar elkaar bent en je er als beide partijen niet voor openstaat, dan gaat het niet lukken. Het vertrouwen en het elkaar gunnen moet er zijn, dat is de belangrijkste kernwaarde voor een goede samenwerking.” ” ER KOMT ZOVEEL OP JE AF, DAT KUN JE NIET MEER ALLEEN. DUS JA, VOOR MIJ IS SAMENWERKING EEN MUST” NOAB.NL 37 SAMENWERKEN

DOOR: HENK POKER Fotografie: Paul Tolenaar “ Samenwerken is meer dan alleen het inzetten van online boekhoudsoftware” Dat zegt Wil de Vries van Asperion. “Naast de begeleiding en ondersteuning van onze accountancydesk blijkt dat je als accountantsen/of administratiekantoor meer moet doen om je klant te overtuigen om samen te werken.” Het komt erop neer dat je naast de ondernemer ook de medewerkers van een kantoor mee moet krijgen. “Asperion helpt bij het zetten van de stappen die in dat proces een rol spelen. Daarvoor zoeken we nadrukkelijk de samenwerking met accountantsen administratiekantoren.” 38 &GO magazine De software van Asperion is niet alleen gemaakt voor accountants- en administratiekantoren. “Integendeel, juist lanten van die kantoren moeten ook met deze software kunnen werken,” legt De Vries uit. “Daarom is onze software geschikt gemaakt voor beide groepen.” DRAAGVLAK Dat dit op veel kantoren nog niet vanzelfsprekend is, blijkt uit de situaties die Asperion in de praktijk tegenkomt. “Wanneer je nieuwe software implementeert is het van belang dat je draagvlak creëert bij je medewerkers,” aldus De Vries. “Bespreek met je medewerkers waarom je de nieuwe software gaat invoeren en welke richting het kantoor opgaat. Kortom, wat en waarom willen we dit? In veel gevallen zijn hiervoor immers nieuwe tools nodig en wellicht een totaal ander boekhoudpak ket. Dit kun je als kantoorhouder zelf beslissen, maar je kunt je medewerkers daar ook in meenemen.” Is de keuze voor een nieuw pakket eenmaal gemaakt en geïmplementeerd, dan is het natuurlijk van belang dat de medewerkers dit pakket zo snel mogelijk onder de knie krijgen. ” HET GAAT EROM DAT DE ONDERNEMER DE VOORDELEN ERVAN GAAT INZIEN” “Dit betekent niet dat alle medewerkers terug naar de schoolbanken moeten,” geeft De Vries aan. “Wij hebben goede ervaringen met het opleiden van één of twee collega’s, middels een training van de leverancier, die het pakket vervolgens binnen het kantoor kun

nen uitdragen naar hun collega’s. En zij kunnen bovendien als vraagbaak fungeren, mochten er zich specifieke vragen voordoen. Daarnaast kunnen zij zich natuurlijk ook wenden tot onze accountancydesk.” Gevolg van de invoering van een nieuw pakket is vaak dat dezelfde werkzaamheden in minder tijd gedaan kunnen worden en er dus tijd en ruimte ontstaat voor andere werkzaamheden. De Vries: “Medewerkers kunnen daardoor vaker contact zoeken met hun klanten, meer begeleidend gaan optreden, maar ook adviserend en sturend en op die manier meerwaarde toevoegen aan de samenwerking.” BEGELEIDING Een nieuw pakket uitrollen binnen het kantoor is één, maar het is ook van belang dat klanten meegaan met dit nieuwe pakket. “Moeten alle administraties dan in één keer over?,” vraagt De Vries zich hardop af. “Ons advies is meestal van niet. Als je bijvoorbeeld tweehonderd administraties hebt, begin dan met tien of zo. Immers, je wilt dat de ondernemer ook meegaat en dat vraagt in de meeste gevallen de nodige begeleiding.” Het is volgens De Vries een belangrijke fase in elk verandertraject. Hoe krijg je ondernemers zo ver dat ze vol enthousiasme voor een nieuwe manier van werken gaan? “De rol van het betreffende kantoor is daarin van doorslaggevende betekenis. Het gaat erom dat de ondernemer de voordelen ervan gaat inzien. Van het samen naar de administratie kijken. De kosten in de gaten houden, maar ook zelf facturen maken, inzage bieden in de resultaten en de aangiften.” VOORDELEN “En dan speelt er nog de vraag of je een boekhoudpakket in één keer gaat overzetten of in stappen. Bovendien, niet elke klant zal er direct voor openstaan om zelf meer te gaan doen. Dus, ook in dat geval moet je een oplossing bieden. Het gaat er uiteindelijk om dat je klant er zelf de voordelen van gaat inzien, want die voordelen zijn er, dat is evident.” Het is belangrijk om klanten wegwijs te maken in de nieuwe administratie en dat ze op de juiste manier kennis kunnen maken met de nieuwe mogelijkheden, zoals robotic accounting, scan-en-herken. “En van het aanleveren in portal en app tot het factureren of zelf registreren van bonnen en facturen.” OP MAAT “Kortom, kies een pakket waar zowel ondernemers als collega’s op het kantoor zich bij thuis voelen,” aldus De Vries. “Er is een ideale mix voor beide doelgroepen, er bestaan abonnementen voor iedere vorm van samenwerking, het samenstellen van verschillende rechtensets en het beperken van opties. Oftewel, voor elke klant is er een pakket op maat. Een pakket dat Asperion in huis heeft, een ideale mix voor accountancy en ondernemers. Software die begrijpelijk en werkbaar is voor beide doelgroepen.” “ SOFTWARE VAN ASPERION, EEN IDEALE MIX VOOR ACCOUNTANCY EN ONDERNEMERS” Tenslotte adviseert Asperion om te kiezen voor een leverancier die meedenkt en nieuwe ontwikkelingen op de voet volgt en implementeert. “Daardoor blijf je ook na het inrichten van een nieuwe werkwijze bij de tijd. Asperion beschikt over een softwarepakket dat voor zowel de ondernemer als de accountant geschikt is en daarmee onderscheiden we ons in de markt. Wij hebben het ideale pakket in huis waarmee alle partijen optimaal kunnen werken én samenwerken. En dat past perfect in deze tijd.” www.asperion.nl NOAB.NL 39 ADVERTORIAL

Fotografie: Maarten van der Wal DOOR: FEMKE HELLINGS Bij MKBTR in Ede maken ze bedrijven beter. Topfit welteverstaan. Dat doen ze met een team van twintig medewerkers die allesbehalve op elkaar lijken. “We hebben alle kleuren, leeftijden, geloofsovertuigingen en opleidingsniveaus in huis,” vertelt secretaresse Geralda van Laar. “Wat we met elkaar gemeen hebben? Onze dienstverlenende instelling, humor én drang om te winnen! Van schoonmaak tot directie, bij een Nerf-gevecht duikt iedereen weg achter de computerschermen. Ook tafelvoetbal wordt hier fanatiek gespeeld. Verliezen is geen optie.” 40 &GO magazine ZO GELIJK KAN DIVERSITEIT ZIJN

V.l.n.r. bedrijfsadviseur Lisette Vermeule, fiscalist Johan Klaassen, HR-medewerker Lisanne Akershoek en secretaresse Geralda van Laar van adviesbureau MKBTR. De één is gelovig, de ander niet. Opvoedingen, thuissituaties en levensfases liggen ver uit elkaar en waar de één met een randstedelijk accent praat, spreekt de ander hoorbaar Veluws. Toch is de onderlinge verbinding enorm. We gingen in gesprek met fiscalist Johan Klaassen, bedrijfsadviseur Lisette Vermeule, HR-medewerker Lisanne Akershoek en secretaresse Geralda van Laar. Om vervolgens te concluderen dat niet alleen tussen dit viertal een bijzonder lijntje loopt, maar dat acceptatie en gelijkheid door de hele organisatie heen sijpelen. Zoals Lisanne het zo mooi verwoordt: “Ieder werkt vanuit zijn eigen karakter en vaardigheden. We brengen allemaal iets anders in en vullen elkaar aan.” ZIEN EN GEZIEN WORDEN “Toevallig sprak ik vorige week onze schoonmaakster,” gaat Geralda verder. “Ze had een cadeautje voor haar verjaardag gehad en zei ontroerd dat ze nog nooit een bedrijf had meegemaakt waar ze écht onderdeel van uitmaakte.” Van stagiair tot directeur: iedereen krijgt een cadeautje en heeft oog en oor voor het verhaal van de ander. “Ik denk dat wij vieren wel een rol gespeeld hebben in de weg hiernaartoe,” vervolgt Geralda. “Vroeger was het iets formeler, toch jongens?” De anderen knikken bevestigend. “Met de komst van iedere nieuwe persoonlijkheid, waaronder sommigen van ons, werd de groep diverser,” vult Johan aan. “Wat leuk is om te zien, is dat een aantal introverte collega’s zich inmiddels steeds beter uitspreekt. Waarschijnlijk omdat ze beseffen dat ze zichzelf mogen zijn.” GEZELLIGE COMPETITIE Naast openheid is er ook aan competitiedrang geen gebrek bij MKBTR. In het spel is iedereen bloedfanatiek en vervaagt het onderscheid tussen junioren, senioren, mbo’ers en academici volledig. “Aan de voetbaltafel is het hard tegen hard,” aldus Lisette. “Is het 10-0? Dan moet je kruipen, punt uit. En is er een klant of sollicitant binnen, dan doet die gewoon een potje mee!” “Weet je nog toen het vorige zomer bloedheet en de airco kapot was?”, lacht Lisanne. “Het was misschien niet het slimste idee met al die schermen, maar wat hadden we plezier met die Nerf-guns. Gelukkig is humor niet functie-, geloofs- of leeftijdsafhankelijk.” SAMEN SINTEN Naast alle fun op de werkvloer, slaan de MKBTR’s ook buiten de kantoormuren regelmatig de handen ineen. Zo deden ze vorig jaar mee aan een vrijwillige Sinterklaasactie voor mensen onder de armoedegrens. “Onze werkgever was Sinterklaas,” begint Geralda. “Via een event waren we in contact gekomen met de organiserende stichting en we vonden het mooi om wat te doen voor kinderen die anders geen cadeautjes zouden krijgen. Terwijl Lisanne en ik als zwarte piet de kindjes blij maakten, staken Johan en drie andere collega’s de aanwezige ouders een hart onder de riem. Het waren intensieve, serieuze en mooie gesprekken waar de dankbaarheid vanaf droop. Wat voor ons een kleine investering was, had voor hen grootse impact. Ja, die actie leverde op vele fronten veel op.” NOAB.NL 41 COMMUNITY

“ VAN SCHOONMAAK TOT DIRECTIE, BIJ EEN NERFGEVECHT DUIKT IEDEREEN WEG ACHTER ZIJN SCHERM” EERLIJKE KOFFIE “Wat we ook doen om de wereld een beetje beter te maken, is op kantoor 100% traceerbare, heerlijke koffie drinken,” gaat Lisette verder. “In 2013 heb ik met mijn gezin een half jaar in Costa Rica gewoond. We namen destijds bewvan onze vertrouwde omgeving, wat sommigen onbegrijpelijk vonden met twee jonge kinderen. Nou, we hebben daar nog veel onbegrijpelijkere situaties gezien. Uiteindelijk leerden we: alles wat je wilt, is mogelijk. De mens creëert zijn eigen barrières, dus jaag je dromen na! Terug in Nederland is mijn man een koffieonderneming gestart, waarbij hij de koffie rechtstreeks importeert van boeren die we persoonlijk kennen en met wie we nog steeds contact hebben.” VAN LAWAAICOUPÉ NAAR THUISWERKPLEK Tot voor kort zat het stel, ondanks hun uiteenlopende functies, nog samen in een kantoorunit op hun oude stekkie. “Deze unit werd door onze collega’s van de stiltecoupé standaard de lawaaicoupé genoemd,” knipoogt Lisanne. “Terwijl wij in dat kippenhok altijd hartstikke hard werkten!” Zoals dat gaat bij groei, werd het kantoor te klein en heeft MKBTR recent een nieuw pand betrokken. “Helaas hebben we er door de coronamaatregelen nog niet met z’n allen kunnen zitten,” geeft Johan aan. “Zodra het mag, wijden we het op gepaste wijze in.” Geralda besluit dat borrelen via Teams een prima alternatief is. “Vorige week deden we na ons overleg een online potje 30 Seconds. Toen ik onze nieuwste collega enthousiast zag springen tijdens het uitbeelden, besefte ik me dat we stuk voor stuk even betrokken en competitief zijn. Zelfs in coronatijd.” Slim verzekeren? Beroepsaansprakelijkheid & datarisk www.bav.covermij.nl 42 &GO magazine

MET HET ACCOUNTANCY DASHBOARD ALTIJD IN CONTROL Altijd inzicht in de werkvoorraad en verwerk administraties 3x sneller Wil jij ook? Een geautomatiseerd aanleverproces en je werkvoorraad altijd zichtbaar Grip op je weekplanning en op ieder moment het juiste overzicht in de BTW aangiftes Piekdrukte voorkomen voor alle type klanten: van traditionele ordners tot volledig digitaal Compleet overzicht door ook administraties van andere boekhoudpakketten toe te voegen Met één druk op de knop o.a. je vraagposten en rapportages mailen naar je klanten Nieuwsgierig: 085 0643060 Xtra Accountant: 40 administraties. €67,- per maand Pro Accountant: Gebruiken jouw klanten zelf Minox (vanaf €7,50 per maand)? Dan werk jij gratis met Minox! Gemak en efficiëntie door innovatie. Kijk op onze website minox.nl/Accountancy-Dashboard Laat je kantoor groeien met Minox Online

1 Online Touch

Index

1. 1
2. 2
3. 3
4. 4
5. 5
6. 6
7. 7
8. 8
9. 9
10. 10
11. 11
12. 12
13. 13
14. 14
15. 15
16. 16
17. 17
18. 18
19. 19
20. 20
21. 21
22. 22
23. 23
24. 24
25. 25
26. 26
27. 27
28. 28
29. 29
30. 30
31. 31
32. 32
33. 33
34. 34
35. 35
36. 36
37. 37
38. 38
39. 39
40. 40
41. 41
42. 42
43. 43
44. 44

Home