Samen werken aan lokale democratie Ons verhaal over verandering, vertrouwen en verbinding Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 1
Pagina 2 | Samen werken aan lokale democratie
Voorwoord De lokale democratie is nooit af. Daar samen aan werken vraagt onderhoud, aandacht en de bereidheid om steeds opnieuw het goede gesprek te voeren. In de gemeente Utrechtse Heuvelrug hebben we daar sinds 2012 bewust in geïnvesteerd. Niet omdat we een vast model willen volgen, maar omdat we merkten dat het anders moest én beter kon. We hebben hiervoor een bijzondere reis gemaakt. Wat begon met spanningen in de gemeenteraad en inwoners die zich niet gehoord voelden, groeide uit tot een zoektocht naar een andere manier van samen besturen. We lieten ons onder andere inspireren door de sociocratie — een manier van besluiten nemen waarin luisteren, gelijkwaardigheid en consent centraal staan. Dat klonk mooi in theorie, maar in de praktijk bleek het een leerproces vol vallen en opstaan. In dit verhaal vertellen we hoe we samen – raadsleden, college, ambtenaren en inwoners – stap voor stap bouwen aan een cultuur van vertrouwen en samenwerking. Geen wondermiddel, geen perfecte harmonie, maar wel een werkbare en menselijkere manier van samenwerken in een meer open bestuurscultuur, waarin we elkaar weer beter weten te vinden. Dit boekje vertelt ons verhaal. Hoe we met elkaar een manier van werken hebben ontwikkeld die onze waarden weerspiegelt. Het is een terugblik én een uitnodiging: om samen te blijven werken aan een bestuurscultuur waarin ruimte is voor verschillen, waarin inwoners centraal staan en zich gehoord voelen en waarin medewerkers met plezier hun bijdrage kunnen leveren. Wij hopen dat we hiermee anderen inspireren en op weg helpen om bewust aan de slag te gaan met samenwerken aan de lokale democratie. Of dit nu nieuwe raads- of collegeleden zijn, inwoners en organisaties, medewerkers van de gemeente of andere overheden. Frits Naafs, burgemeester Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 3
Intermezzo Een bijzondere uitnodiging Al een jaar of 10 worden we gevolgd door de BOKU Universiteit in Oostenrijk. Zij zijn vooral geïnteresseerd in onze manier van besluitvorming en hoe we daar de sociocratische denkrichting bij inzetten. We zijn zelfs al twee keer gevraagd om iets te vertellen op een congres over besluitvorming in Oostenrijk. We voelden trots en eigenlijk ook een beetje verbazing. Blijkbaar vonden mensen buiten onze gemeente, ja zelfs in het buitenland, het inspirerend hoe wij hier de afgelopen jaren hebben gewerkt aan vernieuwing van onze werkwijze, de invulling van onze democratische rol. We zeiden ja, maar vertelden er wel meteen bij: verwacht geen succesverhaal waarin iedereen hier ineens in volle harmonie werkt volgens één ideaalmodel. Ons verhaal gaat over mensen, over verandering, en over wat er gebeurt als je besluit om echt anders naar elkaar te luisteren. We willen graag delen hoe we in onze gemeente een turbulente periode afsloten, hoe we nieuwe ideeën over besluitvorming omarmden, en hoe we stap voor stap — soms met vallen en opstaan — onze lokale democratie menselijker en effectiever probeerden te maken. Dat doen we af en toe bij andere gemeenten, op congressen en nu ook in dit boekje. Pagina 4 | Samen werken aan lokale democratie
Van debat naar dialoog De gemeente is in 2006 ontstaan uit vijf gemeenten, bij elkaar zeven dorpen; Driebergen-Rijsenburg, Doorn, Leersum, Amerongen/Overberg en Maarn/Maarsbergen. In de eerste jaren na de herindeling was het zoeken naar een nieuw evenwicht en lag de focus op het samenvoegen van organisatie en bestuur. De bestuurscultuur was daarbij klassiek: coalitie tegenover oppositie. Dat betekent dat de coalitiepartijen samen de meerderheid hebben in de raad en de oppositie dus in de minderheid is. Als de coalitiepartijen het dan vóór de besluitvorming al met elkaar eens zijn, zijn ze in de uiteindelijke besluitvorming veelal dominant. Dat geeft de oppositie weinig ruimte om bij te dragen. Dan ontstaat er geen open gesprek en komen verschillende perspectieven nauwelijks aan bod. Als je daarbij dan ook het contact met de inwoners verliest, is er sprake van een kloof tussen inwoner en overheid. Vanaf 2012 veranderde dat. Met hulp van betrokken inwoners, de zogeheten bruggenbouwers (zie kader pagina 6), gingen we werken met elementen uit de sociocratie. We leerden om bij verschillen niet meteen te polariseren, maar te zoeken naar achterliggende belangen en argumenten. Daarbij maakten we gebruik van de consent-methode om tot besluiten te komen. Dat betekent dat je met elkaar zoekt naar een oplossing waar niemand in het gesprek nog overwegend bezwaar tegen heeft. Het grootste verschil met werken in meerderheden en minderheden is dat iedereen aan bod komt en er niemand aan tafel meer tegen is. Dat geeft meer voldoening en verbinding. En betere besluiten en meer commitment aan het resultaat. In de zoektocht naar hoe de methodiek ons kon helpen in het democratisch proces in de gemeenteraad, vonden we een nieuwe structuur in de behandeling van raadsvoorstellen. De BOB-procedure: • Beeldvorming: samen informatie verzamelen • Oordeelsvorming: meningen vormen en verdiepen • Besluitvorming: keuzes maken en besluiten nemen Deze fasering helpt ons om rust, zorgvuldigheid en kwaliteit in het proces te brengen. Tijdens de beeldvormingsfase nodigen we inwoners, ondernemers en deskundigen uit, zowel uit de ambtelijke organisatie als uit de samenleving. Geen lange toespraken vanachter een katheder, maar echte gesprekken aan de tafel. Pas daarna praten de raadsfracties met elkaar. Het gevolg: beter onderbouwde besluiten en minder misverstanden. Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 5
Intermezzo Bruggen bouwen In januari 2012 organiseerden we een bijeenkomst waar inwoners vrijuit konden zeggen wat er misging in de relatie tussen de gemeente en de inwoners. De kritiek was eerlijk en soms scherp, maar ook vol ideeën. Aan het eind van de avond deed de burgemeester een oproep aan inwoners om mee te denken over een beter systeem van besluitvorming. Daar gaven zo’n 20 mensen gehoor aan. Waarvan uiteindelijk een groep van zes ‘Bruggenbouwers’ aan de slag ging met het uitwerken van een advies. Een paar maanden later presenteerde die groep haar advies, met de veelzeggende titel “Bruggen bouwen”. Het voorstel was geïnspireerd op de sociocratische methode, waarin het streven naar consent centraal staat: niet per se allemaal hetzelfde willen, maar geen overwegend bezwaar hebben tegen een besluit. Het idee was simpel maar krachtig: als we elkaar beter begrijpen, komen we tot betere besluiten. Niet omdat iemand wint, maar omdat iedereen wordt gehoord. We besloten het niet bij woorden te laten. In 2013 hielden we een raadsvergadering waarin we deze methode toepasten. Voor sommigen een wereldprimeur; voor ons vooral een bijzonder goed gesprek. De raad besloot om de consent-methode voortaan te gebruiken als een van de manieren om besluiten te nemen. En we begonnen met een pilot. De multifunctionele accommodatie ‘De Binder’ in Leersum functioneerde niet goed. De exploitatie was moeilijk en het doel van een plek voor Leersum waar het bruist van activiteiten en ontmoeting kwam niet van de grond. In een sociocratisch proces met alle belangen aan tafel werd een verbeterplan ontwikkeld. Niet alleen bestuurders, maar ook inwoners en organisaties dachten en besloten mee. Pagina 6 | Samen werken aan lokale democratie
“Ik heb het werken met een raadsbreed programma als prettig ervaren. Het draagt bij aan integraal werken en het gevoel samen (raad en organisatie) iets voor elkaar te brengen”. Manager organisatie Maar we hebben ook ervaren waar die aanpak soms botst met de realiteit van de politiek. Bijvoorbeeld wanneer de belangen groot en tegenstrijdig zijn en toch een keuze gemaakt moet worden. Dan zijn die belangen niet altijd op een lijn te krijgen en moet er in het democratische bestel toch gestemd worden. Dan kunnen we dat niet altijd oplossen met consent en sociocratie. En een ander punt is het aan tafel hebben van de juiste mensen. In BOB-procedure in de raad zien we veelal belanghebbenden die goed in staat zijn een verhaal te houden in een setting met veel toehoorders. De vraag blijft altijd; hebben we iedereen gehoord? Hier komen we later nog op terug. ‘Placemat’ Het werkt niet als het alleen bij de raad werkt: een bepaalde stijl van de raad valt of staat bij de voorbereiding door en opstelling van het college. Wethouders die er voor kiezen om bij het maken van plannen samen te werken met alle raadsfracties en die bereid zijn mee te denken over alternatieven als er aarzelingen zijn bij het plan. En dan is het net zo belangrijk dat ook de medewerkers van de gemeente meedoen. Bij hun contact met inwoners vraagt het om een open opstelling en de advisering aan het college die dat weerspiegelt. Om dit met elkaar te bespreken is in 2014 een schema geïntroduceerd, waarin is aangegeven hoe we dat samenspel graag vormgeven. Ook de bijdrage van inwoners wordt daarin genoemd. Het schema laat ieders rol zien en het is belangrijk dat die rollen bekend zijn en goed gespeeld worden door alle spelers. Vanwege de vorm kreeg dat schema al snel de bijnaam ‘placemat’ - en als je na 12 jaar terugkijkt zijn er verrassend weinig vlekken op gekomen. Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 7
Intermezzo Bestuurlijke waarden in het algemeen Bestuurlijke waarden vormen de basis van goed bestuur. Het zijn fundamentele principes en normen die richting geven aan beslissingen en gedragingen van bestuurders en medewerkers en dragen bij aan een effectieve, eerlijke en betrouwbare overheid. Deze waarden vormen de kern van de bestuurscultuur en bepalen hoe het bestuur met inwoners, bedrijven en andere overheidsinstanties omgaat. Het gaat om principes zoals integriteit, transparantie, rechtvaardigheid, efficiëntie en verantwoording. Hierbij is uitgangspunt dat het handelen van de gemeente is afgestemd op de behoeften en verwachtingen van de samenleving. Waarom zijn bestuurlijke waarden belangrijk? Bestuurlijke waarden zijn van cruciaal belang omdat ze de legitimiteit en het vertrouwen in de gemeente versterken. Wanneer inwoners erop kunnen rekenen dat het bestuur integer en rechtvaardig handelt, voelen zij zich meer betrokken bij en vertrouwd met de gemeente. Bovendien zorgen duidelijke waarden ervoor dat bestuurders consistent handelen en ethische afwegingen maken in hun besluitvorming, wat belangrijk is bij het werken met publiek geld en het behalen van maatschappelijke doelen. Pagina 8 | Samen werken aan lokale democratie
Afspreken van bestuurlijke waarden Een goede manier van besturen, van politiek bedrijven, laat zich niet alleen vangen in een structuur. Het is mensenwerk. Het is werken vanuit waarden. Dat is belangrijk, maar ook moeilijk omdat waarden voor iedereen verschillend zijn. Wat de een belangrijk vindt is voor de ander misschien ondergeschikt. Dus dan is de conclusie dat je op zoek gaat naar wat je gemeenschappelijk hebt. Welke waarden je deelt. Sinds 2014 werken we met een raadsprogramma of raadsbrede afspraken: een gezamenlijke agenda op hoofdlijnen, gedragen door alle fracties. Direct na de gemeenteraadsverkiezingen zitten alle partijen aan tafel om te zoeken naar wat ze overeenkomen, wat ze in ieder geval belangrijk vinden om voor de samenleving te doen. Dat werken ze uit in een raadsbrede afspraken, die het college uiteindelijk uitwerkt in een uitvoeringsprogramma. In de loop van de jaren verschoof het accent. Waar het eerst vooral ging over inhoudelijke afspraken, hebben we ons in 2022 nadrukkelijk ook verbonden aan gedeelde bestuurlijke waarden: • Hoe gaan we met elkaar om? • Hoe voeren we het gesprek? • Hoe betrekken we inwoners? • Hoe werken bestuur, raad en organisatie samen? Deze waarden geven richting aan gedrag, ook als de inhoud schuurt. Het begint ermee dat we luisteren naar ieders mening en belangen, of dat nu inwoners zijn, organisaties, medewerkers van de gemeente, het college of raadsleden. Ieder heeft ruimte voor inbreng. De voorzitters van de vergaderingen in de BOB-procedure letten daar goed op. We geven ruimte aan inwoners om vooraf en ook in de BOB-procedure hun inbreng te leveren en werken we ook aan ruimte voor de raad. Dat betekent dat zij niet pas aan het eind worden geconfronteerd met een voorgekookt voorstel, maar tijdig inbreng kunnen leveren. Daarbij zoeken we vooral naar de overeenkomsten. Uiteraard blijft er ook ruimte voor verschillen en die zijn er ook. Maar we doen ons best om er samen uit te komen. Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 9
Hoe het werkt in de praktijk Onze gemeenteraad bestaat uit mensen die dit werk doen naast hun dagelijks leven. Na de verkiezingen in maart 2026 zijn er 31 raadsleden. Het college van burgemeester en wethouders bestuurt collegiaal, ieder vanuit een eigen portefeuille, ondersteund door de gemeentesecretaris en de organisatie. Die samenwerking vraagt om vertrouwen. En vertrouwen groeit als rollen helder zijn, als informatie gedeeld wordt en als iedereen zich vrij voelt om bij te dragen. Samen voegen we zo elke dag iets toe aan de gemeente. De BOB-procedure Elke week zijn er beeldvormende en oordeelvormende bijeenkomsten. Raadsleden spreken hierbij met inwoners, ondernemers, organisaties, medewerkers van de gemeente, de collegeleden én elkaar. Af en toe zijn meerdere avonden nodig. Dat is soms veel, maar wij zien dat vooral als een teken van betrokkenheid bij ingewikkelde onderwerpen. De besluitvormende raadsvergadering vindt één keer per maand plaats. Dan worden knopen doorgehakt, amendementen en moties besproken en besluiten genomen. Bij elkaar noemen we dat de BOB-procedure. Informerende gesprekken Om goed geïnformeerd te zijn, organiseren we naast de vaste BOB-vergaderingen ook nog diverse andere vormen van gesprek: • Raadsinformatieavonden: voor verdieping en kennisdeling • Open microfoon: waar inwoners en ondernemers het woord kunnen voeren over onderwerpen die nergens op de raadsagenda staan • Open agenda: waar raadsfracties onderwerpen kunnen agenderen om het college of elkaar te bevragen En daarnaast zijn de raadsvergaderingen openbaar en worden ze gestreamd en zijn on-demand terug te kijken. Op die manier is het voor iedereen mogelijk de vergaderingen te volgen. Voorafgaand aan de besluitvorming Om de raad goed in positie te brengen en hen de kaderstellende rol goed te laten vervullen, werken we bij nieuw beleid en grotere, complexe planvorming met scenario’s en halen we vooraf input en richting op. Het college werkt samen met de organisatie voorstellen uit. In dat proces wordt de raad bij grotere projecten of nieuw beleid al vroeg in het proces gevraagd mee te denken over de inhoud. Wat is belangrijk en wat wil de raad in ieder geval meegeven bij het voorbereiden van Pagina 10 | Samen werken aan lokale democratie
een voorstel. Dat maakt de kans op goede en haalbare voorstellen groter. En ook in de besluitvormende fase is er vaak nog ruimte voor de raad om te kiezen doordat er verschillende scenario’s worden voorgelegd met plusen minpunten. In de raadsbrede afspraken 2022-2026 hebben we dat de A5-A4-A3 methode genoemd. Waarbij A5 staat voor richting op de grote lijnen, A4 voor een beleidskeuze/beleidsplan en A3 voor een uitvoeringsplan. Ondersteunend beleid Om de manier van besturen en betrokkenheid van de samenleving op een goede manier vorm te geven, hebben we ook een aantal dingen vastgelegd in beleid of processen. We lichten er hierna een paar uit: Communicatievisie ‘De kunst van Verbinden, Verbeelden en Vertellen’ De manier waarop de gemeente communiceert draagt in belangrijke mate bij aan een goede relatie met de inwoners en partners en met elkaar. Om goede invulling te geven aan bestuurlijke waarden is dit essentieel. De visie op (overheids)communicatie beschrijft hoe we als gemeente met de samenleving, met inwoners, ondernemers en partners willen communiceren. De essentie van die visie leest u hieronder in het kader: De communicatievisie; de kunst van Verbinden, Verbeelden en Vertellen Als gemeente staan wij actief en bewust in de samenleving van Utrechtse Heuvelrug. Wij verstaan de kunst van het maken van verbinding. Wij kennen onze inwoners, ondernemers en partners in gemeente en regio. En zij kennen ons. We luisteren aandachtig, analyseren de informatie via verschillende kanalen, voeren én faciliteren gesprekken. We maken dilemma’s én kansen zichtbaar. We weten wat er speelt. Maar we vertellen ook ons eigen verhaal en dragen uit waar we voor staan. Wij delen onze informatie op een open en toegankelijke manier voor iedereen. Met duidelijke taal en aansprekend beeld. Dat doen we ‘buiten én binnen’. Onze manier van communiceren is open, toegankelijk en persoonlijk. Zo dragen we vanuit een verbonden organisatie bij aan een verbonden gemeenschap. Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 11
Pagina 12 | Samen werken aan lokale democratie
Om de visie concreter te maken zijn er drie aandachtsgebieden: 1. Kunst van het verbinden: om in verbinding te zijn met de samenleving is contact maken noodzakelijk. Dat betekent goed communiceren. En communiceren is goed luisteren, vragen stellen, gesprekken leiden, zoeken naar overeenkomsten, omgaan met weerstand en presenteren. Maar het betekent ook weten wat er speelt, inwoners actief opzoeken en aansluiten bij bestaande netwerken waar mensen al samenkomen. 2. Kracht, van woord en beeld: om te kunnen verbinden en in gesprek te zijn met de samenleving is duidelijke taal belangrijk. Zowel gesproken als geschreven. Voorbeelden zijn begrijpelijk schrijven, waar nodig in B1, presenteren, (be)argumenteren en helder formuleren. Naast tekst is ook het gebruik van geschikt beeld een krachtig hulpmiddel, afgestemd op de ontvanger of gesprekspartner. 3. Vanzelfsprekend betrouwbaar en onderbouwd: het is voor inwoners noodzakelijk informatie te kunnen vinden, te begrijpen en er op te kunnen vertrouwen dat het correct is. Via onze kanalen bieden we duidelijke actuele informatie aan in (gesproken) tekst en beeld. Zo is onze dienstverlening betrouwbaar, toegankelijk en goed vindbaar, zowel intern als extern. Er is oog voor privacy en we gebruiken de informatie waarvoor het bestemd is. Participatieaanpak ‘Zo betrek je omwonenden en anderen bij je initiatief’ Als gemeente vinden wij het al jaren erg belangrijk dat belanghebbenden worden betrokken bij het ontwikkelen van projecten en plannen. We hebben hier ook beleid voor gemaakt. Het laatste beleid is in 2024 vastgesteld. In dit plan staat als volgt omschreven waarom participatie zo belangrijk is: ‘Je wilt mensen die gevolgen ervaren van jouw initiatief op tijd informeren, zodat ze zich niet overvallen voelen. Toch kan het zijn dat jouw plan weerstand oproept. Door belanghebbenden op tijd te informeren en te betrekken, kun je misschien met hun wensen en belangen rekening houden en eventuele bezwaren wegnemen. Dat verkleint de kans op vertraging later in het proces, of bezwaar- en beroepsprocedures. Wanneer je mensen laat meedenken, komen ze bovendien vaak met ideeën en invalshoeken waaraan je zelf nog niet had gedacht. Dit kan je plan nog beter maken.’ Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 13
Participatie is er niet op gericht om iedereen tevreden te stellen en draagvlak voor je plan te krijgen. Het gaat er wél om dat je ieders belang serieus meeweegt. Daarvoor gaan we ook actief op zoek naar mensen die niet vanzelf komen. Vervolgens kijken we in hoeverre we hun reacties kunnen verwerken in de plannen. Het blijft altijd een afweging; je kunt – om goede redenen – ook besluiten om niets te doen met (een deel van) de reacties. Het plaatje met het stappenplan (pagina 12) laat zien hoe het proces op hoofdlijnen in elkaar zit. Bestuurlijk besluitvormingsproces Een belangrijk element van bestuurlijke waarden is een transparant proces. Waarbij duidelijk is voor iedereen welke besluiten er genomen worden met welke onderbouwing en afwegingen. Daarom werken we met een uitgebreid bestuurlijk besluitvormingsproces. Dat begint bij een idee voor een (beleids)plan of project en eindigt bij een besluit door het college of de raad en de archivering van de stukken. Afhankelijk van wie bevoegd is om het besluit te nemen. In alle stappen is duidelijk wie welke rol heeft en welke stappen er bij horen met welke termijnen. Om goede besluiten te nemen is het nodig dat de argumentatie goed te volgen is. Hiervoor is een format beschikbaar dat de leesbaarheid van de stukken ondersteunt. In dat format is naast de inhoudelijke beschrijving en onderbouwing bijvoorbeeld ook aandacht voor de kosten, juridische aspecten, risico’s en participatie en communicatie. “Het mooie van Utrechtse Heuvelrug is dat we de korte lijnen van het dorpse karakter goed benutten en tegelijkertijd rolvast blijven. We werken samen vanuit de wens om het beste te doen voor de Heuvelrug”. Manager organisatie Pagina 14 | Samen werken aan lokale democratie
Organisatievisie Om de manier van werken van de gemeente op een goede manier vorm te geven is het functioneren van de organisatie belangrijk. Ontwikkelingen in de samenleving vragen om aanpassing van de manier van werken en van de inrichting van de organisatie. Onze missie is: ‘Elke dag iets toevoegen, want werken bij Utrechtse Heuvelrug betekent werken in het midden van de samenleving. In de steeds complexer wordende wereld zijn wij een betrouwbare organisatie met een kloppend hart voor onze inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers. We zijn er voor iedereen. Voor iedereen in onze zeven dorpen met ieder hun eigenheid. Of je nu lekker in je vel zit of een steuntje in de rug kunt gebruiken. Naar school gaat, een bedrijf runt of op de fiets de dorpen verkent. Of je je huis wilt verbouwen, een nieuw paspoort nodig hebt of een evenement wilt organiseren. Of al die andere dingen die in ieders dagelijks leven voorkomen. Wij dragen er aan bij dat de mensen in Utrechtse Heuvelrug zich er thuis voelen en betrokken zijn bij hun omgeving. Elke dag weer.’ Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 15
Pagina 16 | Samen werken aan lokale democratie
Wat dit vraagt van de spelers Deze manier van werken vraagt iets van iedereen die een rol heeft in de lokale democratie. Het vraagt bewustzijn van je rol en het voelen van eigenaarschap van jouw bijdrage aan het proces van besluitvorming. Het vraagt ook om bewust omgaan met de samenwerking tussen politiek, bestuur en organisatie. Dat is een wederkerig proces. Hoe breng je elkaar in de juiste positie, hoe zorg je er bijvoorbeeld als raadslid voor dat je de juiste kennis vergaart en hoe zorg je er als medewerker voor dat je de juiste kennis deelt? Het is belangrijk dat inwoners én medewerkers zich vrij voelen om hun expertise in te brengen. Niet om voorstellen te verdedigen, maar om ze samen beter te maken. Dit gaat niet altijd vanzelf, dat betekent dat er ook aandacht moet zijn voor bijvoorbeeld inwerken of opleiding van bestuurders en medewerkers. We denken dan aan een inwerkprogramma bij een nieuwe bestuursperiode waarbij aandacht is voor de manier van werken, de bestuurscultuur, integriteit en de afspraken die hierbij zijn vastgelegd in beleid of processen. Medewerkers krijgen bijvoorbeeld altijd een training ‘Hoe werkt de gemeente’ en ‘Politieke sensitiviteit’. Ook de voorzitters van de verschillende overlegvormen spelen een belangrijke rol in het hoeden van de bestuurlijke waarden. “Mooi dat we in de samenwerking niet kijken naar de verschillen, maar naar wat ons bindt. Zo krijgen we samen meer voor elkaar en blijven we constructief het gesprek voeren over de inhoud.” Collegelid Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 17
Intermezzo Inwoners en partners zijn ervaringsdeskundigen • brengen eigen ervaringen, kennis en uitvoeringskracht in het beleidsproces en de uitvoering in. Maken van 1+1 =3 • beïnvloeden college en raad om zo besluitvorming te verrijken • brengen eigen en deelbelangen onder de aandacht zodat deze gewogen kunnen worden • nemen initiatieven Pagina 18 | Samen werken aan lokale democratie
Raad is gekozen College is dagelijks verantwoordelijk • brengt de samenleving in het gemeentehuis • vertegenwoordigt en legt verantwoording af over gemaakte keuzes aan de samenleving • verrijkt gemeentelijk beleid met inzichten vanuit verschillende perspectieven uit de samenleving • zorgt voor scherpte, door kritische vragen te stellen op de hooflijnen van beleid • zorgt voor politieke kaders voor het college • is aanspreekbaar voor inwoners en partners • stuurt de uitvoering van het raadsprogramma bestuurlijk aan zodat doelen worden gerealiseerd • vertaalt politieke wensen van gemeenteraad naar heldere ambities en kaders voor ambtelijke organisatie • neemt de regie in besluitvormingsprocessen, geeft iedereen (samenleving, politiek, ambtelijke organisatie) een goede heldere plek in het proces • heeft een goede informatiepositie op het snijvlak samenleving/politiek/ ambtelijk en deelt deze actief met anderen zodat die het werk goed kunnen doen • is aanspreekbaar voor inwoners en partners Ambtelijke organisatie is deskundig op inhoud en proces • onderbouwt en adviseert op te nemen besluiten: stimuleert daarmee verstandige besluitvorming • heeft een netwerk in de samenleving + politieke antenne + kennis van weten regelgeving = goede bestuurlijk adviseur • voert daadwerkelijk uit samen met inwoners en partners • handelt vragen af van inwoners en partners (hoe ziet het proces eruit? Wat mag wel en niet?) • communiceert helder en feitelijk over politieke en wettelijke kaders met de samenleving Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 19
Ervaringen van spelers In elk proces met veel verschillende spelers zijn er ook altijd verschillende invalshoeken en hebben mensen verschillende ervaringen. We zetten er een paar op een rijtje, bezien vanuit de raad, het college en de organisatie. Vanuit de raad Het raadsbrede programma dat nu voor de derde keer is toegepast, is een stabiele basis voor samenwerking en betrokkenheid van alle partijen. Iedere partij heeft prioriteiten kunnen inbrengen. Onderwerpen die er niet in staan zijn vaak met wisselende meerderheden in plaats van coalitie/oppositie succesvol afgerond. We voeren meer raadsbreed het gesprek, met oog voor nuance, naar elkaar luisteren en met meer openheid. Dat geeft meer ruimte aan alle fracties en dus voor meer kleuren. En toch blijft er vrijheid om tegen te stemmen. Ook individueel. Het gaat echt om het goed te doen voor de samenleving. Dat werkt verfrissend. Het helpt ook als instrument tegen polarisatie. Je zoekt meer naar overeenkomsten dan naar de verschillen. Dat betekent automatisch minder chagrijn in het debat. We nemen daardoor betere besluiten. Die zijn beter doordacht en verrijkt met inzichten door de beeldvorming. Sommigen ervaren het als nadeel dat je soms minder scherp kunt laten zien waar je voor staat. Terwijl wisselende meerderheden tegelijkertijd betekent dat je nog altijd kunt laten zien dat je het ergens wel of niet mee eens bent. Van welke partij je ook bent. “Blijf gericht op de inhoud en heb respect voor de mening van de ander” Adviseur organisatie Vanuit het college Het is een goede start van een raads-/collegeperiode om eerst te kijken naar wat ons bindt in plaats van naar waar we verschillen. Door wisselende meerderheden doet elke fractie mee. Hierdoor is er voor iedereen ruimte om bij te dragen en om met alle fracties samen te werken. Debatten zijn inhoudelijk en veel minder politiek. College werkt in opdracht van de hele raad en niet in opdracht van een deel van de raad. Omdat het college niet zeker is van een meerderheid moet het college met inhoudelijk sterke voorstellen komen om de raad te overtuigen. Waarbij we aan de voorkant richting ophalen bijvoorbeeld met startnotities of scenario’s (A5-A4-A3) in plaats van een kant en klaar plan erdoor willen duwen. De relatie is goed en op inhoud constructief kritisch. Pagina 20 | Samen werken aan lokale democratie
Maar of dit door de werkwijze komt of door de persoonlijkheden die in de raad en het college zitten is niet met zekerheid te zeggen. politieke kleuren. Het draagt bij aan integraal werken en het gevoel samen iets voor elkaar te krijgen. Het zorgt dat doelen aan de voorkant duidelijk zijn en dat er bij “Het raadsbrede programma is een stabiele basis voor samenwerking en betrokkenheid van alle partijen. Iedere partij heeft prioriteiten kunnen inbrengen. Werken met wisselende meerderheden in plaats van coalitie - oppositie werkt verfrissend”. Raadslid Er zijn ook wel kanttekeningen. Projectontwikkelaars bijvoorbeeld ervaren grotere risico’s dat plannen, waar het college positief over is, in de raad toch sneuvelen omdat er geen harde afspraken zijn tussen de collegepartijen die zekerheid geven aan ontwikkelaars. Dat weerhoudt hen er soms van om te investeren in onderzoeken voordat er zekerheid is dat de raad het plan steunt. Vanuit de organisatie Het werken met een raadsbreed programma is prettig. Het mooie ervan is het uitgaan van overeenstemming in plaats van het benadrukken van de verschillen. Daarbij staat de samenleving centraal en minder de raadsbehandelingen minder ‘gedoe’ is. Het is daarmee meer efficiënt en effectief. Het samenspel raad-college-organisatie verloopt goed, waarbij ieder zich bewust is van eigen rol en positie. Er is ook duidelijk meer openheid tussen raad, college en organisatie, waardoor er op een toegankelijke manier samengewerkt kan worden. Het informele gesprek over organisatie biedt ruimte om vanuit vertrouwen zaken met elkaar te delen en elkaar beter te begrijpen. Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 21
Ruimte voor verbetering Zoals we in de inleiding al aangaven: het is natuurlijk geen perfect verhaal. De dagelijkse praktijk is weerbarstig en zoveel mensen zoveel wensen. Dus soms schuurt het ook en gaan dingen minder goed. Dat is ook belangrijk om te erkennen en op te schrijven. Waar lopen we tegenaan? Manier van werken kost tijd Om te beginnen merken we dat de manier van werken veel tijd kost. Positief uitgelegd betekent het dat we de tijd nemen voor zorgvuldigheid en transparantie waarbij we alle belangen in beeld willen krijgen, maar de schaduwkant is dat er veel avonden zijn alleen al voor het formele proces van de BOB-procedure. En dat naast de voorbereiding en informele tijd die nodig is om in gesprek te zijn met de samenleving en met elkaar. Er stoppen door tijdgebrek uiteindelijk relatief veel, vooral jongere raadsleden.We zijn bezig hier slimme oplossingen voor te vinden. Wisselende meerderheden soms ongemakkelijk Het werken met wisselende meerderheden pakt niet altijd voor iedereen goed uit. Aan het eind is er toch altijd een stemming met winnaars en verliezers. Zo is aan het begin van deze periode bijvoorbeeld niet unaniem gestemd over de begroting en het uitvoeringsprogramma. Dat levert ongemak op, juist als je samen raadsbrede afspraken maakt. Want hoe borg je dat de raadsbrede afspraken worden nagekomen en op een gelijke manier worden geïnterpreteerd. Het is goed om hiernaar te kijken voor een volgende periode, bijvoorbeeld door in het raadsprogramma niet alleen op te nemen wat we gezamenlijk wél met elkaar willen, maar ook wat we doen als het programma (bv om financiële redenen) niet uitvoerbaar is. Kleur blijven zien Het werken met een raadsprogramma maakt ook dat de verschillen tussen partijen kleiner worden of op z’n minst kleiner lijken. Voor een scherp politiek debat is het ook nodig om verschillen zichtbaar te blijven maken. Ook kiezers hebben verschillende ideeën over hoe de samenleving vorm moet krijgen. Dat is ook democratie. En zeker richting de verkiezingen moeten partijen zich uitspreken om het voor de kiezer mogelijk te maken te kiezen. En ook daarna wil de kiezer zijn stem ook graag terugzien. Het is de verantwoordelijkheid van de overheid om daar goed mee om te gaan. De balans blijft een onderwerp van gesprek en van de zoektocht om het goede te doen voor de gemeenschap. Pagina 22 | Samen werken aan lokale democratie
Bereiken we wel iedereen? We staan voor openheid en transparantie. We willen graag iedereen horen, maar lukt dat ook. In onze participatieaanpak is er aandacht voor moeilijk bereikbare groepen. Maar het blijft een lastig vraagstuk. We zien nog steeds veel mensen met veel tijd en vanuit de NIMBY-gedachte. Dus vooral als ze iets niet willen in hun omgeving, waar dat voor anderen een plek om te wonen kan betekenen. Juist voor de mensen die minder stem hebben en niet gewend zijn voor groepen te spreken, is de gang naar de raadsvergaderingen een hoge drempel. Het blijft een aandachtspunt te blijven luisteren naar inwoners en partijen, ook in de lastige dossiers. Ruimte voor de organisatie Het samenspel tussen organisatie en bestuur gaat goed maar desondanks mag er nog meer aandacht zijn voor de stem van de medewerkers. Bijvoorbeeld voor het betrekken van de organisatie bij het voorbereiden van een raadsprogramma (of een andere vorm). Dat kan helpen om op tijd kansen en knelpunten in beeld te hebben, wat de haalbaarheid van de afspraken vergroot. Ook mag de rol van ambtenaren nog wel sterker in de beeldvorming, dat ze zelf meer het woord kunnen voeren. Dat vergroot de betrokkenheid en het vertrouwen. “In andere gemeenten hoor ik nog wel eens ‘we hebben vrijwel geen inbreng bij deze coalitie’, maar dat is bij ons niet aan de orde. Ik denk dan; “hebben wij soms geen controversiële items behandeld?” Ik geloof dat toch niet. Blijkbaar doen we dat dan toch wel uitnodigend.” Raadslid Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 23
Pagina 24 | Samen werken aan lokale democratie
Afsluitend Het sociocratische gedachtegoed heeft ons geholpen, maar is nooit een doel op zich geweest. De term ‘consent’ hoor je tegenwoordig minder. Wat gebleven is, is de houding erachter: luisteren, verdiepen in argumenten, respectvol verschillen en zoeken naar draagvlak. Dat maakt onze bestuurscultuur sterk en het zorgt ervoor dat we over het algemeen met wisselende meerderheden kunnen stemmen, zonder dat dat leidt tot beschadigde verhoudingen. Ons verhaal is geen blauwdruk. Wat bij ons werkt, past misschien niet één-op-één elders. Elke gemeente heeft zijn eigen cultuur, mensen en geschiedenis. Begin met het gesprek. Over waarden, over rollen, over verwachtingen. En vooral: gun elkaar de tijd om te leren. Democratie is geen machine; het is een levend proces tussen mensen. En het vraagt altijd om onderhoud en aanpassing aan de opgaven van de huidige tijd. Zo brengt vergaande digitalisering en AI weer nieuwe afwegingen met zich mee. Maar een kompas van bestuurlijke waarden helpt altijd. We begonnen ooit met gedoe in de raadzaal en een kloof met de samenleving. Nu, jaren later, besturen we onze gemeente met meer rust, openheid en vertrouwen. Niet omdat we het perfecte systeem vonden, maar omdat we durfden te experimenteren. Misschien is dat wel de belangrijkste les: echte vernieuwing begint niet met regels of modellen, maar met mensen die bereid zijn om elkaar weer te zien als partners. Een als je dat kunt verankeren in je manier van werken, werk je samen elke dag weer aan een samenleving die werkt. In welke vorm dan ook. En dat is, vinden wij: de kern van goede lokale democratie. “Je zou vooraf moeten afspreken dat een uitvoeringsprogramma unanieme steun moet hebben, wil je de werkwijze recht doen”. Collegelid Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 25
Intermezzo Verwondering bij Café Kockelman (uitzending 7 februari 2025) De presentator van Café Kockelmann introduceert de staatssecretaris van Defensie. Hij vraagt wat hij zou doen als Geert Wilders zijn kamer op zou komen en tegen hem zou schreeuwen. Hij antwoord daarop dat als het nodig is hij zowel zijn eigen fractievoorzitter als die van zijn grootste coalitiepartij een ‘klap voor de harses’ zou geven. Gelach en applaus valt hem ten deel. Met de andere gasten aan tafel - allen betrokken bij de politieke actualiteit van de week - worden de harde confrontaties en stevige uitspraken uit de Haagse- en wereldpolitiek van commentaar voorzien. Er worden voorspellingen gedaan over de volgende stappen in de strijd rond de grote problemen van het land. Na een gesprekje van een minuut of twintig gaat de presentator plots over naar een kort luchtig item. Voor de variatie kaart hij tussendoor een paar onderwerpen aan bij ‘de gemeenteraad van dienst’. Dit keer die van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Hij zegt: “Dit was dan weer hommeles binnen een partij in een coalitie. Er zijn in dit land ook gemeenten die überhaupt geen coalitie hebben, zoals de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Dan ga ik even naar wethouder Anouk Haaxma. Hoe besturen jullie dan een gemeente?” Pagina 26 | Samen werken aan lokale democratie
“Wij hebben als gemeenteraad gekozen voor een raadsbreed programma. We zijn met elkaar gaan zitten – acht fracties – om op te schrijven waar we het met elkaar over eens zijn. Dat is het programma. En verder is het vrij, we nemen besluiten met wisselende meerderheden. We hebben geen oppositie die vier jaar aan de kant staat en alleen maar ‘tegen’ is. We zoeken elkaar op – en daarom is het ook belangrijk om het debat te voeren en niet te polariseren. Je hebt elkaar bij het volgende onderwerp ook weer nodig.” Gerdi Verbeet, oud-Kamervoorzitter knikt. Sven Kockelmann vat samen: “Een nationaal kabinet op gemeentelijk niveau”. “Ja,” zegt Anouk “We doen het net wat anders.” Waarna de gasten enigszins onder de indruk overgaan tot de orde van de dag; ruzie rond de asielopvang van minister Faber. Over verandering, vertrouwen en verbinding | Pagina 27
Colofon Een inspiratieboekje voor bestuurders, raadsleden, medewerkers, inwoners van de gemeente Utrechtse Heuvelrug en andere geïnteresseerden | Uitgave van de gemeente Utrechtse Heuvelrug Teksten Ellen Lodder en Walter Hooghiemstra | Vormgeving E*D.SIGN | Januari 2026 Pagina 28 | Samen werken aan lokale democratie
1 Online Touch