JAARGANG 2 UITGAVE 1. 2021 VOOR ONDERNEMERS ADV I SEURS IN DE ADMINI S T RAT IE VE EN FI S C A LE SEC T OR PAGINA 16 Low-code, een win-winsituatie PAGINA 36 Leningen tussen gelieerde partijen PAGINA 5 De kop in het zand voor problemen
COLOFON INDEX &GO is een uitgave van de Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen en verschijnt 4x per jaar. Jaargang 2, uitgave 1, maart 2021 HOOFDREDACTIE Ed de Vlam BLADMANAGEMENT Janine Molin, Chantal van Pelt EINDREDACTIE Loft 238 Tekst & Media REDACTIE Femke Hellings, Hans Pieters, Henk Poker Eveline aan de Wiel, Chris Wolters VORMGEVING Campagne, Rotterdam OPMAAK Appeltje Eva, Lith FOTOGRAFIE Paul Tolenaar, Maarten van der Wal DRUK Dekkers van Gerwen, ’s-Hertogenbosch ABONNEESERVICE Opgave van abonnementen, opzegging en adreswijziging uitsluitend schriftelijk doorgeven aan de uitgever. Indien twee maanden voor het verstrijken van de abonnementsperiode geen schriftelijk bericht van opzegging is ontvangen wordt het abonnement automatisch met een jaar verlengd. Meer informatie over abonnementen via: info@noab.nl ADVERTEREN? Meer informatie via: communicatie@noab.nl Commentaar, ideeën en suggesties? Welkom via: communicatie@noab.nl CONTACT NOAB Rompertdreef 7, 5233 ED ‘s-Hertogenbosch Postbus 2478, 5202 CL ‘s-Hertogenbosch 073 614 14 19 I www.noab.nl ISSN 2666-8068 Wie waakt er over De CijferKamer? IN DIT NUMMER: 03 Voorwoord 05 De kop in het zand voor problemen 08 De ‘Next step’ voor elk NOAB-kantoor 10 Niet lullen maar poetsen! 12 In ondersteuning en advies ligt onze meerwaarde 16 De opmars van low-code software 18 Maak adviseren niet ingewikkelder dan het is 2 &GO magazine 20 Op naar een Hogeschool Houtstoken 24 Kantoren vóór versus ná corona 22 De dga is eenzaam op dit moment 26 Vitaliteit op kantoor én voor thuiswerkers 28 Samen werken aan een duurzame toekomst 30 Work hard, play hard 34 De dga is eenzaam op dit moment 36 Rente bij leningen tussen gelieerde partijen 30 Er samen doorheen 34 Eenzaamheid Niet lullen, maar poetsen! 10 INDEX
Nog even geduld Er zijn er die hun hoofd boven het maaiveld uitsteken en kritiek hebben op dit steunbeleid waarbij gretig uit de heup wordt geschoten. Het overeind houden van talloze bedrijfjes waarbij een blinde kan zien dat dit slechts uitstel van executie is. Grote sommen geld naar bedrijven die het eigenlijk niet nodig hebben, maar ook ondernemers die onrechtvaardig buiten de boot vallen. En, uiteindelijk zal het allemaal ooit terugbetaald moeten worden door bezuinigingen. Onze kinderen zijn letterlijk ‘het kind van de rekening’. Lees met name het coverartikel op pagina 5, waarin Stef Wiersma haarfijn uitlegt wat er aan de hand is, en wat je als adviseur voor ondernemers in nood zou moeten doen. Het argument dat er bij de steunmaatregelen geen ruimte is voor maatwerk omdat het dan niet meer uitvoerbaar is en het ten koste zou gaan van de snelheid, is een brevet van onvermogen. Geen plannen voor de langere termijn, geen zinvol perspectief. Gewoon de kop in het zand steken en lekker doorgaan. Een jaar na dato komt er – onder druk van de Tweede Kamer – een commissie die schrijnende gevallen in kaart gaat brengen van ondernemers die het slachtoffer zijn geworden van de ‘referentiesystematiek’, met andere woorden van de grofmazige regelgeving die geen ruimte laat voor het rechtvaardigheids- en evenredigheidsbeginsel. Het betreft hier klaarblijkelijk alleen de TVL. Ik lees verder niets over bijvoorbeeld de problemen rondom de NOW en de TOZO. Dat begrijp ik dan weer niet. Het is twee weken vóór de verkiezingen als ik dit schrijf en zie dat onze demissionaire leiders zijn vervallen in verkiezingsretoriek waarbij de boodschap niet meer op feiten is gebaseerd, maar is gereduceerd tot het brengen van bemoedigend nieuws. Daar wordt het volk vrolijk van. Het komt goed mensen. Nog even geduld. Voordat u denkt dat dit wel erg somber is allemaal, verwijs ik naar de overige artikelen in dit nummer. Die brengen allemaal bemoedigend nieuws. Daar worden we weer vrolijk van. Het komt goed lezers. Nog even geduld. Ed de Vlam, directeur NOAB NOAB.NL 3 VOORWOORD
STILSTAAN IS GEEN OPTIE 4 &GO magazine
DOOR: HANS PIETERS DE KOP IN HET ZAND VOOR PROBLEMEN De vele miljarden euro’s aan coronasteun die over de ondernemersakkers vloeien, vertroebelen de blik op de financiële vooruitzichten van de getroffen ondernemingen. Voor de huidige periode geldt: resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. “Heel veel bedrijven hebben op dit moment simpelweg geen bestaansrecht meer,” constateert Stef Wiersma van Insolventiespecialist.com. NOAB.NL 5 COVERARTIKEL
“EEN ONDERNEMER KRIJGT CONTINUE DE WORST VOORGEHOUDEN ‘ALS DE BOEL WEER OPENGAAT, KOMT HET GOED’“ Wiersma maakt zich vooral zorgen over de gevolgen, met name voor de ondernemer zelf, van het in zijn ogen onnodig lang rekken van het bedrijfseinde. “Een schuld is niet met schuld op te lossen. We denken dat bepaalde ondernemers en bestuurders moeten worden beschermd. Ze hebben hulp nodig omdat ze door de bomen het bos niet meer zien. Iedere dag dat een niet-levensvatbaar bedrijf langer bestaan, loopt de schade op. Voor de ondernemer, de werknemer, de keten van toeleveranciers, enzovoorts. Elke keer worden beslissingen genomen, wordt er extra geld in gepompt, terwijl niemand weet hoelang de crisis nog gaat duren. Je maakt de problemen alleen maar groter en uiteindelijk betaalt de maatschappij de rekening. Bij de ondernemers horen ook werknemers. Die hebben ook gezinnen.” dicht is door corona. Dan vraag ik mij af in hoeverre bepaalde zorgverplichtingen worden nagekomen. De eerste vraag zou moeten zijn of het een levensvatbare businesscase is.” Het frustreert hem. “Je kunt het de ondernemer niet kwalijk nemen. Hij krijgt continue de worst voorgehouden ‘als de boel weer opengaat, komt het goed’. Op basis van dat uitgangspunt neemt hij beslissingen en gaan kredietverstrekkers mee in een verhaal waarvan iedereen weet dat het ook wel eens anders kan zijn.” “ EEN SCHULD IS NIET MET SCHULD OP TE LOSSEN” IN PRIVÉ MEETEKENEN Wiersma is kritisch op de houding van banken en kredietverstrekkers die met steun van de overheid extra krediet verstrekken. “Ze eisen van de ondernemer wel dat hij privé meetekent. Ik begrijp niet waarom kredieten worden verstrekt, terwijl de zaak “Er is een gebrek aan steun voor de ondernemer die niet meer weet wat wijsheid is en wat hij moet doen, omdat er geen perspectief meer is. Vaak is hij met oogkleppen op aan het ondernemen. Er is veel onzekerheid, waardoor hij meer toelaat dan verstandig is.” Wiersma verwijt de overheid dat deze de ondernemer blind maakt voor de werkelijkheid die deze onder ogen moet zien, omdat hij de plussen en minnen niet helder meer heeft. Als voorbeeld noemt hij de NOW-regeling. “Voor veel bedrijven is het een goede regeling, omdat ze na corona de draad weer kunnen oppakken. Maar wat je óók ziet, is dat het voor de ondernemer onduidelijk is waar hij recht op heeft. In veel gevallen is hij extra schulden aan het opbouwen die hij vroeger of later moet terugbetalen. Dat maakt het lastig om de juiste beslissingen te nemen.” GEBREK AAN OVERZICHT Vergeleken met de ondernemers die vóór 6 &GO magazine
corona bij Wiersma en zijn collega’s aan de bel trokken, trekken ze nu helemaal niet aan de bel of te laat, is zijn ervaring. “Door de steun kunnen ze hun businesscase veel lastiger beoordelen en ieder geval niet objectief. In veel branches kun je geen helder antwoord geven. Er vindt daardoor een verschuiving bij de ondernemer plaats hoe hij bepaalde schulden beoordeelt. Het overzicht ontbreekt. Denk aan een restaurant of taxichauffeur. Wij zien veel ondernemers die niet helder hebben hoe groot de totale post is qua verplichtingen. We krijgen ondernemers langs die in nog geen honderd jaar de opgebouwde schuld kunnen terugbetalen.” SUCCESVOLLE ONDERNEMERS Onder de ondernemers die hard worden geraakt door de nieuwe werkelijkheid zitten ook mensen die afgelopen jaren een heel succesvol bedrijf hadden, benadrukt Wiersma. “Met name die groep vindt het heel lastig om de situatie onder ogen te zien en helder te blijven denken. Voor hen is het fijn om iemand te hebben die met een frisse blik kijkt wat er onder de streep verkeerd gaat. Dat is het uitgangspunt van ieder gesprek dat we hebben.” Leeftijd speelt ook een rol, vervolgt hij. “Als een ondernemer dertig jaar is, neemt hij makkelijker een beslissing dan als hij 55 jaar is en ook rigoureuze maatregelen moet nemen om de onderneming überhaupt bestaansrecht te bieden.” Het is belangrijk dat er vanuit een andere hoek, vanuit een derde persoon, gekeken wordt hoe een bedrijf ervoor staat. Door iemand die verstand heeft welke kansen er zijn. “Iedereen die vanuit Insolventiespecialist.com adviseert, heeft in een vergelijkbare situatie verkeerd, waardoor de adviseurs vanuit het standpunt van de ondernemer zelf kunnen kijken. We zeggen het eerlijk als het beter is om te stoppen, met alle consequenties eromheen.” Bij zo’n beslissing spelen allerlei factoren een rol, zoals leeftijd, de schuld en het verlies in aanzien, weet Wiersma. “Vragen als: ‘kan ik in mijn huis blijven wonen?’ en ‘wat gaan mijn vrouw en vrienden ervan vinden?’ Van de ene op de andere dag is er een nieuwe werkelijkheid. We spreken met mensen die miljoenenbedrijven hadden en opeens diep in de problemen zitten, omdat op groei is gefinancierd en geïnvesteerd.” “ CORONASTEUN MAAKT DE ONDERNEMER BLIND VOOR DE WERKELIJKHEID” WAARSCHUWEN Wiersma vindt het belangrijk dat de boekhouder een proactieve houding inneemt. “Door de steunmaatregelen is het steeds lastiger om de schuldpositie te bepalen. De realiteit is dat er meer wordt uitgesteld. Op een makkelijke manier wordt aan alle kanten schuld opgebouwd. Ik maak me zorgen. De adviseur is de enige die de klant goed kent en kan waarschuwen voor insolventie en de risico’s die erbij horen bij het oplopen van de schulden.” NOAB.NL 7 COVERARTIKEL
De ‘Next step’ voor elk NOAB-kantoor Sinds 2019 helpt NOAB kantoren heel gericht met het optimaliseren van het IT-landschap en de processen daaromheen. Dat gebeurt met NOAB Next, een intensief traject waarbij een kantoor de hele ‘productiestraat’ tegen het licht houdt en die – met hulp – zover mogelijk automatiseert. TIJD VRIJ MAKEN VOOR DE TOEKOMST Het doel van NOAB Next is niet ‘automatiseren om te automatiseren’. Het doel is tijd vrij maken om mee te kunnen met de belangrijkste brancheontwikkeling: van cijfers inkloppen naar adviseren. Dat vraagt aanpassingen aan het kantoor op allerlei vlakken, zoals het businessmodel, advieskansen, soft skills, soort klanten en nog veel meer. En daar is tijd voor nodig. VOOR WIE? Het deelnemende kantoor is ‘in charge’. Dat betekent dat sommige deelnemers volledig willen automatiseren om adviesdiensten te kunnen gaan aanbieden. Andere deelnemers kiezen ervoor om vooral de pieken uit de werkdruk te halen of processen te stroomlijnen om de kosten te beheersen. “ HET KANTOOR IS IN CHARGE” HOE ZIET NEXT ERUIT? Next is een totaalconcept waarbij best practices uit de hele branche zijn samengebracht in één doordacht traject. Er is een duidelijke richtlijn om te volgen en een doel om naartoe te werken. Het begint met een nulmeting van 50 punten rondom IT en processen op het kantoor. Dat wordt tegen een blauwdruk van een 8 &GO magazine optimaal geautomatiseerd kantoor gehouden. De uitkomst laat zonneklaar zien waar de verbeterpunten liggen. Vervolgens kan het kantoor kiezen uit drie ‘smaken’: 1. Een totaaltraject van één jaar met alles ‘erop en eraan’: • Gratis: de verbeterpunten, een visueel schema van het IT-landschap en de gegevensstromen, een adviesrapport, software ratings en reviews, tips en tricks. • Betaald: e-learning materiaal, een intake en kantoorspecifiek actieplan, consultancy, IT-tools, een actieve community met peer groups en regelmatige bijeenkomsten. 2. Een selectie-op-maat uit de gratis en betaalde onderdelen. 3. Zelf aan de slag met de gratis onderdelen. SOFTWARELEVERANCIERS AANGEHAAKT Meer dan 60 softwareleveranciers werken mee aan ratings die in kaart brengen in hoeverre de software een kantoor helpt automatiseren. NOAB-leden kunnen daarnaast hun persoonlijke review plaatsen over technische ondersteuning, de prijs-kwaliteitverhouding en gebruiksvriendelijkheid. Softwareleveranciers nemen
deel aan Next-gebruikersbijeenkomsten en werken graag mee aan het Next-traject. WAT KOST HET? Tijd, moeite en geld. Next is een traject waarmee een kantoor elke week bezig moet zijn. Er moet structureel tijd voor worden vrijgemaakt en er moeten kartrekkers zijn, zeker op vennootniveau. En niet alleen medewerkers moeten worden meegenomen in Next, óók de klanten moeten in beweging komen, om daar uiteindelijk allemaal profijt van te hebben. Wel dit: het kantoor blijft de baas over de mate waarin wordt geautomatiseerd en hoe snel. “ DE NEUS VOORUIT” WAT LEVERT NEXT OP? Deelnemers noemen vooral: • Efficiëntie en besparing in manuren • Fundamenteel denken over je strategie • Betere softwareselectie • Soepelere productiestraat • Standaardisatie …en dat helpt kantoren vooruit! Zonder uitzondering zien we dat deelnemers vooruitgang boeken in de automatisering van hun kantoor en vaak ook in hun businessmodel. Daarnaast vinden deelnemers het zeer prettig dat ze regelmatig contact hebben met een consultant, waarmee samen de beste route wordt bepaald voor het kantoor. Ook is men blij met de community, met andere kantoren om vragen aan te stellen, samen mee te werken of ‘bij in de keuken te kijken’. De Nextdeelnemers hebben allemaal één ding gemeen: de neus vooruit. NOAB-lid en geïnteresseerd? Ga naar de NOAB-website en klik op de Next-button. DOOR: EVELINE AAN DE WIEL GRIP OP CONTRACTEN: 5 TIPS VOOR ONDERNEMERS Bij de start van de onderneming heb je contracten afgesloten. Bijvoorbeeld voor energie, internet, vakliteratuur en verzekeringen. Sindsdien worden de bedragen iedere maand of ieder jaar automatisch afgeschreven. Maar passen de afspraken die je destijds hebt gemaakt nog wel bij je huidige bedrijfsvoering? Kun je kosten besparen? Is er ruimte voor onderhandeling? Wij geven vijf tips om als zzp’er of mkb’er grip te houden op je contracten. 1. Bewaar contracten op een centrale plek Zorg dat je zicht houdt op al je contracten door ze te bewaren op een centrale plek, bij voorkeur digitaal. 2. Benoem een contractverantwoordelijke Wie zorgt ervoor dat een contract tijdig wordt opgezegd? En wie onderhandelt over betere voorwaarden bij een verlenging? 3. Stel notificaties in voor de eindtermijn Heb je als consument een jaarabonnement afgesproken op de sportschool? Dan heb je na dat jaar recht op een opzegtermijn van maximaal één maand. 4. Monitor afspraken en prestaties Haal alles uit je contracten door de afspraken en prestaties regelmatig te evalueren. 5. Benut ruimte voor onderhandeling De meeste contracten kunnen automatisch worden verlengd. Lees de gehele blog op www.noabkeurmerk.nl NOAB.NL 9 BLOG
Niet lullen maar poetsen! DOOR: FEMKE HELLINGS Ze is vrolijk, houdt niet van oppervlakkigheid of flauwekul en stopt 99% van haar energie in positieve dingen. What you see is what you get bij haar. En loopt of werkt iets niet? Dan staat ze er niet te lang bij stil, maar zoekt ze andere oplossingen of nieuwe werkwijzen. Maak kennis met Vivian Hoeben, eigenaresse van vhs administraties & advies, en ontdek waarom het bestuur van NOAB zo blij met haar is.
“ MIJN KLANTEN ZIJN NET ALS IK. GEEN GROTE MULTINATIONALS DIE ALLES AL UITGEDACHT HEBBEN, MAAR HARDWERKENDE ONDERNEMERS” “Van nature ben ik niet zo van de voorgrond, maar meer iemand die tijdens cursussen die dingen eruit pikt die ze interessant vindt. Blijkbaar heb ik me tijdens NOAB-bijeenkomsten toch zichtbaar leergierig en proactief opgesteld, want in 2019 werd ik opeens gevraagd voor het NOAB-bestuur,” lacht Vivian. “Aangezien ik educatie en kwaliteit belangrijk vind én denk dat er nog een grote groep leden is die niet goed weet wat NOAB te bieden heeft, heb ik ja gezegd. Een stukje PR en het stimuleren van onderling ledencontact zie ik onder andere als mijn taken. Omdat ik naast bestuurslid zelf ook kantoorhouder ben, sta ik dichtbij de leden en kan ik ze hopelijk goed bereiken.” VERNIEUWEN VOL VERTROUWEN “Ik probeer dingen altijd positief te benaderen en dat optimisme komt vaak van pas. Zoals zoveel kantoren verwachtte ook ík dat het lastig zou zijn sommige klanten mee te krijgen op IT-gebied, maar mede door het enthousiasme van mijn collega’s en mij ging dit als vanzelf. Het afgelopen jaar hebben we flinke stappen gezet en eind 2020 hadden we onze ICTstraat volledig op orde, gevoed door het NOAB Next-traject waaraan ik deelnam. Ik overtuig klanten meestal door te benadrukken welke voordelen het oplevert. ICT neemt een deel van ons werk over en processen zijn straks beter georganiseerd, zodat we sneller en efficiënter kunnen werken en meer klanten kunnen bedienen.” VERBREDING VAN HET VAK Afgelopen jaar bestond vhs administraties & advies 15 jaar. “Ik begon ooit als eenpitter vanuit huis. Daarna ging ik samenwerken met iemand, om na vijf jaar weer zonder partner en met personeel verder te gaan omdat we niet op één lijn zaten. Nee, ik ben niet bang voor verandering. Tegenwoordig zijn we met zeven en het loopt hartstikke goed. Sinds kort adviseren we ook over financiële planning en vermogensbeheer, zowel zakelijk als privé. Zo binden we klanten nog langer aan ons. Waar we vroeger alleen over het boekhoudstuk gingen, breidt ons takenpakket zich uit richting coaching en advies. Er wordt in de branche veel geroepen dat we een sparringpartner worden, maar het is ook echt zo!” DRUK BAASJE Naast haar werk bij vhs en NOAB, is Vivian actief als penningmeester. Voorheen bij de voedselbank, nu bij de plaatselijke voetbalvereniging en het Toon Hermanshuis, waar mensen begeleid worden die met kanker te maken krijgen. “Ik help graag dingen mee opzetten en verbeteren, om na een aantal jaren het stokje weer over te geven en een nieuw doel te gaan steunen,” legt ze uit. “Zo houd ik het ook voor mezelf leuk en leerzaam. Samenwerken met anderen geeft me bovendien bergen energie! Als mensen vragen wat ik het leukst vind aan mijn vak, dan is dat mijn antwoord. Niet boekhouden an sich, maar nieuwe mensen ontmoeten, elkaar prikkelen en samen iets nastreven op zo’n manier dat de klant uiteindelijk tevreden is. Dáár ben ik ondernemer voor!” NOAB.NL 11 Fotografie: Paul Tolenaar TRENDS EN ONTWIKKELINGEN
“ SOFTWARE IS NOOIT HET DOEL, MAAR SLECHTS EEN MIDDEL OM DAAR TE KOMEN WAAR JE HEEN WIL” Met hun kijk op digitalisatie en de vers gewonnen Exact Cloud Award hebben ze dit plekje in de rubriek Kantoor van de toekomst meer dan verdiend. Marco Steenstra en Simon Voorbergen van ROI Financials vertellen over de ondersteunende rol van software, het scheiden van productie- en advieswerk én de reden waarom ze de felbegeerde award in de wacht gesleept hebben. “Want Exact Online kopen op zich is natuurlijk geen kunst.” Fotografie: Paul Tolenaar DOOR: FEMKE HELLINGS
In ondersteuning en advies ligt onze meerwaarde ONTSTAAN VANUIT BEHOEFTE Sinds 1992 neemt ROI Financials uit Berkel en Rodenrijs de financiële administratie uit handen van horecabedrijven. “Mijn voormalige compagnon, die ons bedrijf heeft opgericht, deed veel in de horeca- en cateringbranche,” legt Marco uit. “Hij zag dat administratiekantoren fiscaal gezien goede diensten verleenden, maar bar weinig managementinformatie voor de ondernemer verzorgden. In dat gat is hij gesprongen. Hij wilde alles onderbouwd hebben met techniek en is met softwareontwikkeling aan de slag gegaan. Sindsdien onderscheidt onze dienstverlenende en digitale werkwijze ons van menig ander kantoor.” VROEGE VOGELS “Vijftien jaar geleden scanden wij al facturen in, om ze vervolgens met een barcode aan de boekhouding van de klant te hangen,” gaat hij verder. “Al sinds begin deze eeuw focussen we op ontwikkeling en in 2017 deden we weer een grote innovatieslag. We kwamen er toen achter dat het overal hard was gegaan en dat we ingehaald werden.” Simon vult aan: “Deze wake-up call zorgde ervoor dat we opnieuw naar onze werkwijze zijn gaan kijken, met als gevolg diverse procesoptimalisaties en nieuwe softwarepakketten. Voor ons is IT een doorlopend ontwikkeltraject, altijd ondersteunend aan het organisatiedoel. Op basis van strategie kies je je techniek en niet andersom. We hebben dan ook een fulltimer in dienst die zich continu bezighoudt met de vraag: Hoe willen we onze klanten bedienen en welke software sluit daarbij aan?” FABRIEK De heren hebben de taken verdeeld. Simon gaat over verkoop, marketing en business development, Marco over de inhoudelijke en dagelijkse gang van zaken. “We hebben ook een operationeel manager die iedereen aanstuurt als een fabriek, waarbij we het verwerken van administraties zien als productie. En ja, da’s best een eigenwijze aanpak,” vertelt Marco. “Als je wil digitaliseren en automatiseren, moet je ook standaardiseren. En standaardiseren maakt flexibeler en efficiënter werken mogelijk. We veranderen van uitvoerend bedrijf in een IT-gedreven organisatie, waarbij wij onszelf steeds minder met alles bemoeien. We bouwen bewust aan een bedrijf met zelfstandig functionerende onderdelen. Wij moeten gerust drie maanden op vakantie kunnen gaan, zeg maar.” MEERWAARDE Over vaste oplevermomenten voor aangiftes en jaarrekeningen heeft ROI Financials afspraken met klanten, en volgens de heren ligt daar hun meerwaarde voor de toekomst ook niet. Waar die dan wel ligt? “Bij de incidentele adviesopdrachten,” zeggen ze eensgezind. “Naast medewerkers die de hele uitvoering verzorgen, hebben we een aparte afdeling voor business consultancy. Mensen die adviseren over overnames, fusies en financieringen hebben immers andere competenties nodig dan administratieve krachten. Zij zijn meestal vaardiger in gesprekstechnieken en meer bezig op strategisch en tactisch niveau. Sinds we aangiftes en advies losgetrokken hebben, is er meer focus en doet iedereen waar hij of zij goed in is. Je vraagt toch ook niet aan een goudvis om een boom te beklimmen?” NOAB.NL 13 KANTOOR VAN DE TOEKOMST
FEELING MET HORECA “Het belangrijkst is dat we onze dienstverlening steeds laten aansluiten bij de behoefte van onze klant,” vervolgt Simon. “Los van beter passende boekhoudpakketten aanschaffen – waar de gemiddelde klant weinig van merkt omdat hij alles aan ons uitbesteedt – zorgen we ervoor dat we de klant echt snappen. Neem bijvoorbeeld de achtergrond van onze medewerkers. De helft heeft een boekhoudverleden, de andere helft komt van de hotelschool. Naast het feit dat mensen uit deze tweede categorie vaak communicatief vaardig, kritisch en hands-on ingesteld zijn, weten ze ook uit ervaring waarom het fijn is als je de kasregistratie kunt koppelen met het boekhoudpakket. Persoonlijk relatiebeheer en inlevingsvermogen zijn onmisbare kwaliteiten.” CLOUD AWARD 2020/2021 ROI’s focus op kwaliteit en de klant is ook in de aanloop richting Cloud Award duidelijk geworden. Eenmaal genomineerd met zeventig anderen gingen ze al snel naar de laatste tien. “We namen onze pitch op, presenteerden deze aan de vakjury en we wonnen!,” vertelt Marco. “De reden daarvoor is het eerlijke verhaal over onze innovatieve manier van werken in de afgelopen decennia. Dat we al eerder vooropgelopen hebben en nu vanuit achterstand weer opnieuw voorop zijn gekomen, vonden ze enorm knap. Overstappen naar Exact Online kan iedereen. Op zoek gaan naar het bedrijf dat je wil zijn, een oplossing zoeken die je proces ondersteunt en deze oplossing regelmatig tegen het licht houden, is andere koek.” MEER MET MINDER De grootste winst van digitalisering is volgens de heren dat je meer werk verzet met hetzelfde aantal mensen. “Ja, de omzet per klant daalt door standaardisering van de uitvoering, maar je kunt tegelijkertijd meer klanten bedienen,” aldus Simon. “Bovendien kun je door te focussen op meerwerk – zonder vaste tarieven en geautomatiseerde processen – juist dáár het verschil maken. Momenteel hebben we één business consultant in dienst, plus een stagiair die hem ondersteunt. De volgende stap is twee vaste consultants, maar daarvoor zijn we ook afhankelijk van de coronamaatregelen en het perspectief voor de horecasector.” STAP VOOR STAP FUTUREPROOF Naast het feit dat de splitsing tussen uitvoering en advies een gouden zet was, hebben Simon en Marco nog een tip voor andere ondernemers: pak het stapsgewijs aan. Automatisering van de productie heb je niet van vandaag op morgen gerealiseerd. “En wat ik er nog aan toe wil voegen,” sluit Marco af, “is dat het echt begint bij je visie, doelen en strategie. Neem hier de tijd voor en vraag eventueel hulp van een externe partij of volg een trainingsof leertraject bij NOAB. Ga dus niet als een dolle nieuwe software aanschaffen, maar bepaal eerst richting en zoek daar je IT-oplossingen bij. First things first.” Behalve op hun gewonnen Cloud Award zijn Marco Steenstra (links) en Simon Voorbergen (rechts) trots op de extra service die ze klanten bieden in coronatijd. “Informeren over een nieuw pakket steunmaatregelen? Helpen met aanvragen? Dat doe je in deze tijd gewoon voor elkaar.” 14 &GO magazine
NOAB.NL 15
De opmars van low-code software DOOR: HENK POKER “Tegen minimale investeringen komt er functionaliteit beschikbaar, die een kantoor vooruithelpt en innovatie stuwt.” Dat zegt Reindert Doorn van DOCCO over het voordeel van low-code software, dat door steeds meer kantoren wordt ontdekt. “Low-code maakt het mogelijk om zonder al te veel technische kennis bepaalde processen verder te automatiseren. Iedereen met een klein beetje technisch inzicht kan dit realiseren, afgestemd op de processen binnen jouw kantoor.” Het verbaast Doorn niet dat low-code aan een opmars bezig is. Soms denk je wel eens dat we met de automatisering van bepaalde processen uitontwikkeld zijn. En ja, wanneer je software hebt aangeschaft, lukt het vaak niet om daarbinnen nog verder te automatiseren. Met low-code tools kan dat wel. Doorn: “Kantoren zijn vaak op zoek naar manieren om hun processen nog verder te automatiseren, met name waar het gaat om de interactie met klanten, denk aan het uitwisselen van gegevens. Nu gebeurt dat vaak nog handmatig, maar kantoren die met low-code tools werken, doen dit geheel automatisch. Zij zijn daardoor bijvoorbeeld beter in staat hun klant mee te nemen in het aanleveren van gegevens.” MOGELIJKHEDEN Als voorbeeld noemt Doorn bepaalde informatie die door een klant moet worden aangeleverd. Dat gaat nu vaak nog via e-mail, waarna er handmatig actie moet worden ondernomen. Met low-code kan dit via een door het kantoor ontworpen formulier, dat bij aanlevering automatisch in het dossier komt, waarna er een seintje naar de medewerker gaat die dit behandelt. “Het is maar een bescheiden 16 &GO magazine
“JE AUTOMATISEERT JE KANTOOR VERDER EN ZIT TEGELIJKERTIJD DICHTER OP DE KLANT” voorbeeld, maar geeft wel de mogelijkheden van low-code weer.” Wat is low-code precies? Doorn noemt het een vorm van softwareontwikkeling, waarbij de toepassingen en taken visueel worden ontworpen, met behulp van een grafische gebruikersinterface. Programmeren is niet nodig. “Dat maakt het toegankelijk. Kantoren kunnen er zelf relatief eenvoudig data mee uitwisselen en processen mee automatiseren.” GEREEDSCHAPSKIST Doorn ziet binnen kantoren allerlei toepassingen waarbij low-code een rol speelt. “Bijvoorbeeld dat je een seintje krijgt wanneer een klant bepaalde uitgaven doet, waarvoor een investeringsaftrek geldt of waarbij je voor een subsidie in aanmerking komt. Of een intern facturatieproces dat nu nog volledig met de hand gaat, is ook te automatiseren met behulp van low-code. Of het genereren van een opdrachtbevestiging. Dat gaat vaak met de hand, maar kan ook automatisch gebeuren, waarna het vervolgens terechtkomt bij de persoon die ermee aan de slag moet.Je kunt het volledig afstemmen op je eigen kantoor, het wordt onderdeel van de ‘gereedschapskist’ van je kantoor.” KENNIS Volgens Doorn zitten er een paar (kleine) nadelen aan low-code. “Om verbinding te maken met een specifieke softwareapplicatie is soms enige technische kennis nodig en moet je wellicht de hulp van een derde inschakelen. Daarnaast ga je zelf randzaken automatiseren en moet je nadenken over de beheersbaarheid op de lange termijn. Stel dat die NOAB.NL 17 medewerker met enige IT-kennis vertrekt, hoe moet je dan verder? Het is daarom van belang om dit proces goed te documenteren en de kennis niet bij één persoon onder te brengen.” “ PROGRAMMEREN IS NIET NODIG. DAT MAAKT HET TOEGANKELIJK” Op dit moment zijn het vooral de koplopers in de markt die interesse hebben in de mogelijkheden die low-code software biedt. “Je ziet kantoren die al gebruikmaken van low-code of dat willen gaan doen, waar andere kantoren dit juist nalaten en daardoor een achterstand oplopen. Low-code leidt tot een win-winsituatie. Je automatiseert je kantoor verder en zit tegelijkertijd dichter op de klant. Ja, ik vind dat kantoren dit moeten omarmen, om aangehaakt te blijven naar de toekomst.” ICT & INNOVATIE
“ KEN JE KLANT EN ZORG DAT JE OP DE HOOGTE BENT VAN DATGENE WAAR HIJ OF ZIJ BEHOEFTE AAN HEEFT” “Je hebt cijfers nodig om goed te kunnen adviseren,” zegt Jurroen Cluitmans van Full Finance. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar de praktijk is weerbarstig, zo blijkt eens te meer. Er zijn kantoren die worstelen met het idee dat ze meer moeten adviseren, niet alleen omdat de klant daarom vraagt, maar ook omdat de inkomsten uit het reguliere boekhoudwerk teruglopen. Volgens Cluitmans kan iedereen goed adviseren, mits je gebruikmaakt van de juiste cijfers. 18 &GO magazine DOOR: HENK POKER
Maak adviseren niet ingewikkelder dan het is En daar gaat het vaak mis. “De administratieve focus ligt te veel op externe verslaggeving,” geeft Cluitmans aan. “Dat is er in de afgelopen decennia ingeslopen. Maar, iedereen weet ook dat de jaarrekening nauwelijks geschikt is voor interne sturing. En dat zijn juist wel de cijfers die interessant zijn voor de klant.” INZICHT “Wie een onderneming wil adviseren moet met name kijken naar relevante interne verslaggeving,” gaat Cluitmans verder. “Ingewikkeld is dat niet. Cijfers in de praktijk implementeren betekent dat je anders kijkt naar de inrichting van de boekhoudsystematiek. Daarmee krijg je echt een ander inzicht in de situatie van je klant. Dit vergt meer tijd en dus kosten, die je bij de ene klant terugverdient en bij de andere wellicht niet.” Volgens Cluitmans ligt één van de oorzaken van de focus op externe verslaggeving in de opleidingen. “Managementtools worden daar maar summier behandeld en dat vind ik een gemiste kans. Natuurlijk moderniseert de opleiding wel, maar er is te weinig ruimte voor vernieuwing, waardoor we te veel blijven hangen in het theoretische concept. En ja, dan steek ik ook de hand in eigen boezem, want ik heb zelf een aantal jaren deel uitgemaakt van één van de opleidingen.” BEHOEFTE Terug naar de klant en het advies. Cluitmans adviseert altijd goed te kijken naar de behoefte van de klant. “Wil hij managementinformatie, is hij geïnteresseerd in cijfers en hoe hij die kan beïnvloeden? Elke boekhouder of accountant moet zijn of haar klanten dus goed kennen, om te kunnen bepalen welke informatie voor welke klant interessant is. Wie zich daar echt in verdiept zal erachter komen dat adviseren niet zo moeilijk is. Ken je klant en zorg dat je op de hoogte bent van datgene waar hij of zij behoefte aan heeft.” Cluitmans geeft aan dat bijvoorbeeld bij productiebedrijven de huidige systematiek die door de boekhouder en/of accountant vaak nog wordt gebruikt, ontoereikend is. “In deze bedrijven is afval en uitval van wezenlijk belang voor het uiteindelijke resultaat. Door gebruik te maken van een analytische boekhouding, krijgt de onderneming veel meer zicht op de kosten. Door hierop te sturen kan het resultaat verbeterd worden.” ANALYSE “Wat ik maar wil aangeven is dat je per klant een goede analyse moet maken en dat vervolgens vertaalt naar de juiste manier van administreren. Neem de tijd om de administratie voor elke klant goed in te richten. Het werk is daardoor lastiger te standaardiseren, maar daar ontkom je niet aan. Het gaat er uiteindelijk om dat je de informatie hebt, op basis waarvan je de klant goed kunt adviseren.” Volgens Cluitmans wordt adviseren dan een meerwaarde voor elke klant. “Achteraf verklaren waarom iets op een bepaalde manier is gegaan, heeft geen zin. De klant kan zelf wel lezen wat hij onder aan de streep overhoudt. Het gaat juist om de juiste analyse waarmee hij kan sturen. Dat kan iedereen leren, mits hij de administratie voor advies op orde heeft.” NOAB.NL 19 SKILLS
DOOR: FEMKE HELLINGS Op naar een Hogeschool Houtstoken In de media is veel te doen rondom de houtkachel. Hij geeft vaak rookoverlast, stoot fijnstof uit en is allesbehalve duurzaam. Zoniet de schone HRhoutkachels van Tigchelaar Tegelkachels in Heerenveen, die als warme broodjes over de toonbank vliegen. “In onze zelfontworpen massakachels wordt het 1200 graden, waardoor het verbrandingsrendement 95,5% is en er amper uitstoot plaatsvindt,” vertelt eigenaar Klaas Tigchelaar. “Ik zie onze ordermap dikker en dikker worden.” MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN “We verkopen stenen kachels die in de stookruimte zo heet worden dat er volledige verbranding plaatsvindt,” gaat Klaas verder. “Dit betekent dat ook de fijne deeltjes verbrand in plaats van uitgestoten worden en er geen rookoverlast is. Een ander voordeel is dat je de kachel maar enkele uren hoeft te stoken om de hele dag van de stralingswarmte te kunnen genieten. Deze manier van verwarmen heeft de toekomst en ik ben er trots op dat wij met ons werk een bijdrage leveren aan een duurzamere wereld.” DIPLOMA HOUTSTOKEN Ook het gebruiksgedrag na aankoop is belangrijk, iets wat volgens Klaas vaak onderschat wordt en waar hij als ondernemer dan ook actief invloed op uitoefent. “We nemen bijvoorbeeld stookexamens af bij klanten thuis,” glimlacht hij. “Drie maanden na levering gaan we langs met een stookbrevet, fles wijn en een dikke vette knipoog. Wat ons betreft zou deze stookcertificering verplicht mogen worden, zodat de rookproblematiek voorgoed verholpen is.” OOGJE IN HET ZEIL “In vijf jaar tijd zijn we gegroeid van 100 naar 150 kachels,” aldus Klaas. “Omdat ik het niet zie zitten 80 uur per week te blijven werken, ben ik momenteel bezig met een plan voor bedrijfsvoortzetting. Dit doe ik samen met ons administratiekantoor Deelstra Jansen, bij wie we al 35 jaar klant zijn en die we volledig vertrouwen. Het is serieus zo dat ik blauwe enveloppen in een doos gooi en linea recta naar hen stuur. Ik houd de dikte van de ordermap en de klantrelaties in de gaten, zij de rest. Werkt prima!” Fotografie: Maarten van der Wal 20 &GO magazine
“ WE STUREN PUUR OP GEVOEL, NIET OP CIJFERS. ZOLANG DE ORDERMAPPEN VOL ZIJN, GAAT HET GOED” NOAB.NL 21 DE ONDERNEMER DE ONDERNEMER
financiële experts hebben Speedbooks helemaal niet nodig ...maar uw klanten wel U doorgrondt in no-time spreadsheets. Benchmarkt cijfers, past kpi’s toe en rekent meerjarenplannen door. Allemaal gesneden koek voor u als specialist. De echte uitdaging komt pas daarna: hoe legt u alles helder uit aan uw klant? Want de meeste van Gratis demo op Speedbooks.com 22 &GO magazine uw klanten hebben al moeite met het doorgronden van hun eigen cijfers. En vinden het lastig om uw adviezen te interpreteren. Laat staan te begrijpen en ernaar te handelen. Wat uw klanten nodig hebben, is gevoel bij de cijfers. Dat verdienen ze. Speedbooks vertaalt uw vakkennis naar inzicht voor de klant. En we hoeven u vast niet te vertellen hoe belangrijk een tevreden klant is. Gevoel bij de cijfers. #1 rapportagesoftware
DOOR: HENK POKER Financieel inzicht is de basis voor goed advies Dat Speedbooks is gespecialiseerd in rapportagesoftware, is op zich niet bijzonder. Dat het gemakkelijk, snel en goedkoop is, maakt het echter wel interessant voor vele accountants- en administratiekantoren. Niet voor niets is Speedbooks bezig in rap tempo de Nederlandse markt te veroveren. Als het aan CEO Lume Paulusma ligt blijft het daar niet bij. Daarover later meer. Eddy Libbenga van MRW Accountants & Adviseurs is één van de vele tevreden gebruikers. “Wij zijn een stabiel, degelijk kantoor in het Friese,” zegt Libbenga. MRW heeft vestigingen in Sneek, Wolvega en Gorredijk en telt circa vijftig medewerkers. “MRW zet vol in op automatisering, omdat we daardoor meer tijd overhouden voor onze klanten. Meedenken, ongevraagd advies op tafel leggen, daar kun je je mee onderscheiden.” ACTUELE INFORMATIE De rapportagesoftware van Speedbooks past daar perfect bij. Libbenga: “Ondernemers hebben meer behoefte aan actuele informatie, met behulp van de rapportagesoftware van Speedbooks kunnen we aan die vraag voldoen. Zo hebben wij talloze klanten waar we elk kwartaal een volledig overzicht neerleggen. De ondernemer kan vervolgens in één oogopslag zien en vergelijken waar het goed gaat of juist minder goed. En het mooie is dat we hiermee aan het eind van het jaar al 90 procent van de jaarcijfers klaar hebben.” “Daarnaast is de rapportagesoftware van Speedbooks heel flexibel, waardoor je het goed op elke individuele klant kunt afstemmen. Dat is ook wat de klant zoekt. Met één druk op de knop kunnen wij elke klant laten zien hoe hij ervoor staat. Terugkijken is leuk, maar vooruitkijken wordt steeds belangrijker. Met behulp van Speedbooks kunnen we daar prima op inspelen.” AMBITIE Het klinkt Lume Paulusma als muziek in de oren. “Dit is precies wat we met Speedbooks willen: cijfers snel inzichtelijk maken, met behulp van mooie grafische overzichten. Nu gebeurt dat nog vaak offline, maar we richten ons in de toekomst steeds meer op online.” Paulusma maakt ook zelf gebruik van de rapportagesoftware van Speedbooks. “Het is snel en gemakkelijk en binnen een paar seconden kan ik zien hoe ik ervoor sta. Dat is de kracht van dit product. Bovendien is het flexibel, waardoor je een rapport kunt maken dat volledig is afgestemd op de wensen van de klant.” Speedbooks heeft ambitie. “Klopt, we willen groeien, zowel in Nederland als daarbuiten. We gaan onze software verder ontwikkelen, zodat de accountant meer tijd krijgt voor wat écht belangrijk is. En dat is adviseren.” www.speedbooks.com NOAB.NL 23 Fotografie: Maarten van der Wal ADVERTORIAL
DOOR: EVELINE AAN DE WIEL Kantoren vóór versus ná corona Het coronavirus heeft de wereld flink opgeschud. Ook administratiekantoren kunnen er niet omheen. Hoe blijf je op afstand betrokken bij klanten, wat is er nodig om thuis te werken en hoe ga je om met ondernemers in zwaar weer? Drie kantoren delen hun ervaringen en vertellen over hun verwachtingen voor de toekomst. Administratiekantoor AT Finance was al overgestapt naar online en digitaal werken. Daardoor was het effect van de coronacrisis niet heel groot, vertelt mede-eigenaar Agnes Tijsma. “Als we internet hebben, dan kunnen wij overal werken. Toen vorig jaar de eerste lockdown inging, liep alles eigenlijk door zoals het ging. Maar dan vanuit huis.” Ook de investering in NOAB Next betaalde zich snel terug. “Bij dit traject was ook consultancy inbegrepen. Naar aanleiding daarvan zijn wij overgestapt naar Teams van Office 365 in combinatie met SharePoint en Onedrive for Business. Dat was net vóór de crisis. Daar zijn we nu extra blij mee. Als deze crisis vijf jaar geleden had plaatsgevonden, dan was het effect veel groter geweest.” ONDERTEKENEN OP AFSTAND De afgelopen jaren heeft ook kantoor Orde op Zaken flinke slagen gemaakt. “We hebben fors geïnvesteerd in IT,” vertelt mede-eigenaar David Koeman. “Dat kwam nu goed van pas.” Daarnaast nam het kantoor aanvullende acties om vanuit huis te kunnen werken. “Teams opstarten was niet zo ingewikkeld,” vertelt David. “Maar we hebben ook bewust elektronisch ondertekenen ingevoerd, zodat vennoten en klanten waar dan ook een handtekening kunnen zetten.” Vanaf het begin van de crisis is het kantoor zijn klanten actief gaan adviseren over de steunmaatregelen. “Dat was broodnodig,” stelt hij. “Klanten zagen door de bomen het bos niet meer. Aan welke voorwaarden moet je voldoen om voor een maatregel in aanmerking te komen? Wij hebben onze klanten daar via mailings regelmatig over geïnformeerd. Die werden goed ontvangen, want daar kwamen gerichte reacties uit voort.”
“ ONZE KLANTEN ZIJN KLANT IN GOEDE TIJDEN, MAAR OOK IN SLECHTE TIJDEN. UITEINDELIJK WILLEN WIJ HIER SAMEN DOORHEEN” FEELING MET KLANTEN Ook Joost Govers van Jomago Administratiekantoor vroeg zijn medewerkers in april vorig jaar om te inventariseren welke klanten het moeilijk zouden kunnen krijgen. “Die hebben we gebeld, om feeling te houden met de klanten én om aan te geven dat wij er voor ze zijn. Maar daar kwam weinig uit. Van onze 175 klanten hebben we er slechts een handjevol geholpen met de aanvraag voor een steunmaatregel.” Kantoor Jomago besloot daarnaast uit eigen beweging om klanten met een abonnement korting te geven. “Als iedereen een steentje bijdraagt, dan komen we er beter uit.” Ook het thuiswerken bleek makkelijk te organiseren. “Onze ICT’er was vóór de crisis al gestart om alles bereikbaar te maken via Office 365. Dat kwam nu goed uit.” Vlak vóór de tweede lockdown trof Joost extra maatregelen. “Ik heb laptops en goede bureaustoelen ter beschikking gesteld. Ook op afstand voel ik als werkgever de plicht om voor een veilige werkomgeving te zorgen.” Joost Govers merkt dat het merendeel van zijn klanten zich goed redt. “In de eerste lockdown waren er wel klanten die geraakt werden. Vanwege de onzekere situatie werden opdrachten aan bijvoorbeeld coaches, tolken en andere zzp’ers aanvankelijk uitgesteld. Maar toen werd het videobellen ontdekt en zijn veel klussen online opgestart. Sommige klanten hebben een slecht kwartaal gedraaid, maar blijkbaar acceptabel genoeg om te overleven.” COULANCE Ook David Koeman merkt dat veel klanten de eerste lockdown nog wel doorkwamen. “Maar de tweede is heftiger. Bij klanten die langdurig dicht zijn en geen steun kunnen aanvragen, staat het water echt tot aan de lippen. Zij hebben momenteel geen of nauwelijks inkomsten uit hun onderneming. Dat is heel heftig. Dat gaan wij uiteindelijk ook voelen, dat kan niet anders.” Agnes Tijsma sluit niet uit dat er klanten zijn die uiteindelijk hun factuur niet meer kunnen betalen. “Dat zijn lastige situaties. In theorie kun je zeggen: wij doen geen werk meer voor jou, maar we willen onze klanten toch helpen.” David Koeman herkent dit dilemma: “We denken zo goed mogelijk met onze klanten mee. Zeker in deze tijd. Als een klant in de problemen komt door de crisis, dan bieden wij ook weleens coulance. Bijvoorbeeld door voor een aangepast tarief te werken. Wij zijn tenslotte zelf ook ondernemer. Onze klanten zijn klant in goede tijden, maar ook in slechte tijden. Uiteindelijk willen wij hier samen doorheen.” NOAB.NL 25 IN GESPREK
DOOR: CHRIS WOLTERS Verplicht thuiswerken vergt discipline, geestelijk en lichamelijk. De trainercoaches van VitalFacts spelen daarop in met vier B’s: body, brain, biotoop en behaviour. Zijn die goed met elkaar in balans, dan zijn de beste prestaties mogelijk. NOAB biedt aan leden en niet-leden de mogelijkheid om daar hun voordeel mee te doen. 26 &GO magazine Vitaliteit op kantoor én voor thuiswerkers
Colin Cleeren ontwikkelde speciaal voor thuiswerkers en hun leidinggevenden een aantal digitale vitaliteitsprogramma’s en workshops. “Mensen krijgen er aantoonbaar energie door en gaan beter presteren. Zoveel is zeker.” Dat geldt zeker voor mensen met relatief veel zittend werk, die vanachter hun computer veel regelen. JUISTE INSTELLING HELPT Vitaliteit op de werkvloer is een NOABworkshop voor leidinggevenden van kantoren die de ambitie hebben medewerkers iedere dag met meer energie de werkdag te laten eindigen, of dit nu op kantoor is of thuis. Cleeren schetst het verschil tussen werken thuis en buitenshuis: “Dat begint met de hoeveelheid beweging. Naar het werk gaan is iets anders dan op je thuiswerkplek te gaan zitten. Dat geldt ook voor voedingspatronen en de niet ergonomische werkplek ‘aan de keukentafel’. Zogenaamd ‘homogeen werk’ beïnvloedt het energieniveau.” De conclusies zijn helder, maar wat is daar praktisch aan te doen? “De onlinetrainingen voor NOAB-leden bevatten onder meer gerichte tips over de juiste beweging, de goede houding achter het bureau en verstandige voeding.” Cleeren onderstreept nog eens dat bewust omgaan met voeding, beweging en ergonomie een ‘meevaller’ moet zijn. “Offers zijn niet eindeloos vol te houden. Begin met haalbare doelen, bijvoorbeeld door een termijn van honderd dagen te nemen om tot resultaten te komen.” Hij spreekt vanuit kennis en ervaring en weet zich gesteund door het thuisfront. “Mijn vrouw is huisarts, daar kan ik uitstekend mee klankborden.” “ NAAR HET WERK GAAN IS IETS ANDERS DAN OP JE THUISWERKPLEK TE GAAN ZITTEN” GELUIDEN VANUIT DE PRAKTIJK Colin Cleeren is de grondlegger van VitalFacts. Een van de hoofddoelen is de ‘zittende’ mens in beweging te krijgen. Cleeren is duidelijk gegrepen door vitaliteit en gezondheid. Ook via de telefoon komt hij energiek en enthousiast over. NOAB-deelnemers Yda van den Berg (Van Loon Bedrijfsadvies in Sint Annaparochie) en Rob van de Linde (Van de Linde Consultancy in Bergschenhoek) volgden de digitale trainingen. Yda van den Berg geeft aan dat de inhoud uitstekend is verzorgd. “Goede informatie en ook nieuwe invalshoeken. Neem bijvoorbeeld het introduceren van hoog-laag-werkplekken. Dat waren we al van plan, daar zijn we in bevestigd door de training. Daar plukken we nu de vruchten van. Het is gewoon een goed idee om mensen te activeren. Wel moet ik zeggen dat twee-uurssessies via beeld heel intensief zijn. Bovendien mis je toch wel een beetje de interactie met medecursisten.” Rob van de Linde onderschrijft dat: “Sessies van twee uur vragen veel van de concentratie en vooral als je alleen bent is het moeilijk om de concentratie vast te houden.” Van de Linde vat samen: “De cursus is goed, het materiaal is ook goed en de coaches ook.” Een verbeterpuntje volgens de beide deelnemers wel te vinden in de afwisseling. “Lang naar iemand luisteren is zwaar. Daar is misschien nog wat op vinden.” NOAB.NL 27 EDUCATIE
DOOR: EVELINE AAN DE WIEL Zes jaar na de oprichting van belasting- en bedrijfsadvieskantoor Sanacount namen eigenaren Ertuğ Koşmaci en Neşe Şenol de tijd voor bezinning. “Ons kantoor was succesvol, maar de échte drijfveer ontbrak,” vertelt Koşmaci. Het roer ging om. Het team formuleerde een duidelijke missie: samen met klanten, medewerkers en de community een duurzame bijdrage leveren aan de samenleving. “Zelf zijn wij opgegroeid in wijken met maatschappelijke uitdagingen, maar wij hebben kansen gehad en successen geboekt. Die kansen gunnen wij anderen ook.” In gesprekken met medewerkers werd de basis gelegd van de nieuwe koers. “We zijn teruggegaan naar onze kern,” licht Koşmaci toe. “Wat is onze rol in de maatschappij? Als adviseurs staan wij midden in de samenleving. Hoe kunnen wij een bijdrage leveren aan een duurzame toekomst? Met led-lampjes plaatsen alleen komen we er niet. Maar wij werken veel met ondernemers. Als zij ook duurzaam gaan werken en misschien hun eigen klanten ook weer inspireren, dan komen we samen steeds een stapje verder.” SAMEN WERKEN AAN SUCCES De missie van Sanacount is tweeledig: het kantoor wil de prestaties van haar klanten duurzaam verbeteren én inzetten op het aantrekken en binden van talenten, zodat zij het verschil kunnen maken. Voor de klanten, en voor de samenleving. “Vroeger zei ik altijd dat we één familie waren,” vertelt Koşmaci. “Maar eigenlijk zijn we één team. Ik vind dat je ook afscheid moet durven nemen als je elkaar niet versterkt.” Koşmaci legt de verantwoordelijkheden bewust laag in de organisatie. “Een foutje maken is niet erg, daar leren we allemaal van. We voeren ook geen functioneringsgesprekken, maar geven elkaar continu feedback. We doen het samen. In het belang van Sanacount.” Ook met klanten blijft het team continu in gesprek. “We willen graag dat de klant succesvol wordt, voor nu én in de toekomst. Daarom willen we onze klanten goed kennen en met ze meedenken. Wat is jullie businessmodel, waar lopen jullie tegenaan en wat kan er beter? Die oprechte interesse waarderen klanten ook. We krijgen vaak terug dat alleen al het luisteren en het vastleggen van de ambities verhelderend werkt en veel inzichten biedt. Wij leggen de doelen vast in een prestatieplan, houden zicht op de ontwikkeling en ondersteunen de klant op de weg naar succes. Dat kan de groei van de onderneming zijn, maar ook de persoonlijke groei van de ondernemer.” 28 &GO magazine SAMEN WERKEN AAN EEN DUURZAME TOEKOMST
Via de Sanacount Community brengt het kantoor ondernemers ook met elkaar in contact. Bijvoorbeeld door Road2Success-avonden te organiseren over thema’s als leiderschap, vitaliteit en ondernemerschap. Daarnaast werkt Sanacount nauw samen met een aantal vaste partners, zoals advocaten- en notariskantoren. “We willen 360 graden-dienstverlening kunnen bieden. Als een klant bijvoorbeeld een eenmanszaak wil omzetten in een besloten vennootschap, dan trekken wij nauw op met een notaris uit ons netwerk, zodat wij de klant gedurende het hele proces kunnen begeleiden. De klant weet waar hij aan toe is. Dat geeft rust. Zo kunnen wij toekomst bieden.” VERBINDING ALS TOEKOMSTPERSPECTIEF De duidelijke koers van Sanacount met samenwerking als sleutelwoord is niet onopgemerkt gebleven. Het leverde het kantoor de Exact Cloud Samenwerking Award 2020/2021 op. Toch blijft het kantoor zich ontwikkelen. “We zijn er nog niet, maar dit is het pad,” vertelt Koşmaci. “We zetten vooral in op de verbinding met onze klanten en met de maatschappij.” Dat blijft belangrijk, verwacht de kantoorhouder. “Administratieve werkzaamheden worden steeds meer geautomatiseerd. Maar als jij als adviseur weet wat er speelt bij jouw klant, kennis hebt van verschillende branches om verbindingen te kunnen leggen en je netwerk opent voor de klant, dan kun je meerwaarde blijven bieden. Ook in de toekomst. Niet alleen voor jouw klanten, maar voor de maatschappij als geheel.” ” WE ZETTEN VOORAL IN OP DE VERBINDING MET ONZE KLANTEN EN MET DE MAATSCHAPPIJ” 29 SAMENWERKEN
DOOR: FEMKE HELLINGS Ze vinden zichzelf het leukste kantoor van de regio. Onder de rook van Rotterdam zijn de vier dames van De CijferKamer in Poortugaal bezig met belastingaangiften, loonadministratie en jaarrekeningen, terwijl bedrijfshond Hobb’s gezellig op het vloerkleed bij de open haard ligt. “Naast hard werken en geld verdienen, willen we het vooral fijn hebben en zinnige dingen doen. Voor elkaar én voor anderen,” vertelt eigenaresse Alexandra Panhuis. 30 &GO magazine Fotografie: Maarten van der Wal WORK HARD, PLAY HARD
V.l.n.r. Agnetha, Martine en Alexandra in hun knusse en groene vrouwenkantoor, waar buiten coronatijd ook Iris (tweede foto) vaak te vinden is. GOED IN CIJFERTJES “Elf jaar geleden begon ik voor mezelf,” gaat ze verder. “Na een periode waarin ik als gedetacheerd financieel medewerkster het hele land door crosste, snakte ik naar eigen regie en een vaste stek. Inmiddels zijn we met z’n vieren en is het er alleen maar leuker op geworden. Van aangiftes tot advies, we zijn alle vier druk met alle takken van sport. En hebben we een keer specifieke kennis nodig, bijvoorbeeld over overnames, dan huren we deze in. Je moet weten wat je kunt en zeker ook wat je níet kunt, zeg ik altijd.” IEDER HAAR DING Naast de brede basiskennis die de vier vrouwen hebben, hebben ze natuurlijk ook allemaal hun eigen kwaliteiten. “Zo is Martine erg gestructureerd, zij maakt van elk zooitje een perfect geordend en overzichtelijk geheel. Iris is heel rustig en houdt van afwisseling op z’n tijd, waar ik weer van het snelle schakelen ben en dingen snel overzie. En vraagt de klus om hersens die blij worden van complexe zaken zoals coronaregelingen? Dan bijt Agnetha zich erin vast tot het duidelijk is. We hoeven niet overal het beste in te zijn, maar we halen het beste uit iedereen.” BALANS “Als administratiekantoor zijn we natuurlijk een urenmachine,” vervolgt Alexandra. “Toch zeg ik ook wel eens ‘Kom meiden, het zonnetje schijnt, we stoppen ermee!’. Balans, daar draait het om. Je kunt niet non-stop productief zijn. Ook nu we thuiswerken met of zonder kinderen, één van ons zwanger is en een ander herstellende is van corona, vind ik dat ik mezelf als werkgever flexibel op moet stellen. Het maakt het mij niet uit op welk tijdstip iemand werkt en wie wat precies doet. Doordat we elkaars werk overnemen waar en wanneer nodig, komt het werk toch op tijd af. En wel zonder dat er iemand overspannen raakt.” “ NAAST HARD WERKEN WILLEN WE OOK BUITEN KANTOOR GOED BEZIG ZIJN. ZO MAKEN WE DE WERELD EEN BEETJE MOOIER” ZINNIGE ZAKEN Voor de afwisseling en het warme gevoel dat ze ervan krijgen, doen de vrouwen van De Cijferkamer ook veel aan vrijwilligerswerk en stellen ze jaarrekeningen op voor diverse stichtingen. “Agnetha helpt in de kerk, Martine bij de voetbalvereniging van haar kinderen en Iris heeft - net als ik - gezwommen met mensen met een beperking,” vertelt Alexandra. “Momenteel gaat dit helaas niet door in verband met corona, maar ik kijk nu alweer uit naar de tijd dat ik eens per week lol kan maken met deze mensen en vol energie weer terug naar kantoor kan! Waar sommige creatievelingen continu beelden in hun hoofd hebben, heb ik dat met cijfertjes. Al zwemmend laat ik alles even los.” TSANG FOUNDATION Een ander goed doel waar Alexandra zich sinds kort voor inzet, is de Tsang Foundation in Vlaardingen. “Samen met een vriendin van me, die de stichting oprichtte met haar broer, zetten we ons in voor NOAB.NL 31 COMMUNITY
ouderen en mensen die het niet zo breed hebben. Zo brachten we chocolaatjes bij bejaarden en mensen in verzorgingshuizen en deelden we met kerst cadeaubonnen van de plaatselijke horeca uit, waarmee mensen een diner konden ophalen bij hun favoriete restaurant. Fijn dat ik met mijn financiële kennis een bijdrage kan leveren aan het geluk van anderen.” LIJKT OVERTOOM WEL “Of het nu een stichting, klant of iemand in onze privéomgeving is die wel wat hulp kan gebruiken om de boel financieel op de rit te krijgen, we staan gewoon graag voor mensen klaar. Anderen en elkaar versterken staat centraal in alles wat we doen. Om te weten te komen wat onze klanten in ons waarderen en waar we nog kunnen verbeteren, hebben we laatst een enquête gehouden. Tijdens een gesprek over marktverandering met een ander NOAB-lid kwam ik op dit idee en ik heb meteen een reclamebureau gebeld om ons te helpen. De resultaten? We zijn behulpzaam, laagdrempelig en werken snel. Wat wel klopt geloof ik, we hebben geen enkele jaarrekening van 2019 meer openstaan en de eerste van 2020 zijn al van de plank. Ook met de verbetersuggesties hebben we iets gedaan; we werken nu met een nieuwe app waar alles in zit, van BTW-stukken tot onze nieuwsbrief. Want hoe goed je ook bezig bent, het kan altijd beter!” www.decijferkamer.nl 32 &GO magazine
Slim verzekeren? Beroepsaansprakelijkheid & datarisk www.bav.covermij.nl MB Financieren helpt graag bij de inventarisatie van de financieringsbehoefte van jouw relatie en komt met een advies op maat. Daarna kunnen wij voor je klant de financieringsaanvraag doen en onderhandelen over de beste voorwaarden. Ons veelzijdige team van adviseurs in onze vestigingen in Amsterdam, Middenbeemster en Texel heeft al veel ondernemers succesvol op weg geholpen. Dat doen wij ook graag met jullie voor jullie klanten. Op onze site en social kanalen lees je meer over deze dossiers. Ga vrijblijvend eens in gesprek met een van onze adviseurs in een video-overleg. MB Financieren is onderdeel van de MB Adviesgroep en bestaat verder uit de volgende specialisaties: MB Fiscaal Juridisch MB Bedrijfsmakelaars MB Resultaatverbeteraars MB Horeca Advies T: (0299) 40 57 55 • M: 06 46 05 50 73 www.mbfinancieren.nl � � � � NOAB.NL 33
“ DE GROOTSTE VALKUIL IS DAT JE DENKT ‘IK GA HARDER WERKEN’. JE MOET JUIST SLIMMER WERKEN” Ondernemen is al een eenzaam beroep, maar in deze uitzonderlijke tijden nog meer dan ooit. Het eist zijn tol, constateert Theo Immers van het Nationaal Centrum Preventie Stress & Burn-out (NCPSB). “Ondernemers staan onder hoge druk. Een dga ís eenzaam. Hij voelt zich verantwoordelijk voor het bedrijf, de medewerkers en hun gezinnen.” DOOR: HANS PIETERS
De dga is eenzaam op dit moment De meeste burn-outs kennen een aanlooptijd van negen maanden tot een jaar. Dat komt overeen met de tijd sinds de eerste lockdown, maart 2020. “Ik merk dat mensen tegen de muren oplopen.” Immers noemt drie belangrijke factoren: de financiële onzekerheid, het op afstand werken en het maar doorgaan. “Juist als je bevlogen bent over je werk moet je uitkijken dat je niet tot het gaatje gaat om alles overeind te houden, waardoor je zelf omvalt. Het tegenstrijdige is dat de ondernemer heel goed weet dat het hele bedrijf omvalt als hijzelf omvalt.” GEEN PERSPECTIEF “Het probleem is dat er geen perspectief is. Als Rutte tijdens de persconferentie zegt ‘hier zijn we nog niet vanaf’, is dat ‘killing’,” stelt Immers. De gevolgen van COVID-19 zorgen voor een toenemend aantal mensen met psychische klachten. Ruim de helft van de werkenden (56%) valt in de risicogroep om langdurig uit te vallen, blijkt uit een onderzoek van NCPSB in opdracht van EenVandaag. “Een praktische tip is een rooster maken, waarbij je één keer in de week bij elkaar bent. Als je weet dat je één keer in de week je medewerkers ziet en spreekt, zit je anders in de wedstrijd.” RUST PAKKEN Het leiden van een onderneming en topsport liggen dicht bij elkaar, meent Immers. “De grootste valkuil is dat je denkt ‘ik ga harder werken’. Je moet juist slimmer werken. Als dga kun je je geen burn-out veroorloven. Daarom is het belangrijk dat je ook je rust pakt en de balans zoekt.” Het is misschien wel zijn belangrijkste boodschap. Hij verwijst naar het protocol dat Artsen zonder Grenzen hanteert voor chirurgen in oorlogsgebied. “Die werken maximaal elf dagen en mogen vervolgens drie dagen absoluut níet werken. Anders storten ze in.” DE VERBORGEN BURN-OUT Het probleem van een burn-out is dat je, als je er eenmaal inzit, al gauw een maand of acht verder bent om er weer uit te komen, benadrukt Immers. Hij waarschuwt dat tachtig procent zijn of haar burnout niet ziet aankomen. Immers gebruikt de burn-out van Tom Dumoulin, die van de een op de andere dag moest stoppen, als voorbeeld. De ene dag stond hij op het podium voor de teampresentatie, de dag erop meldde hij dat hij voor onbepaalde tijd stopt met wielrennen. “Tom probeerde het voor iedereen goed te doen, maar het lukte hem gewoon niet meer.” Het is een schoolvoorbeeld van de verborgen burn-out. “Iedereen heeft Tom zien worstelen, maar niemand heeft de vertaling gemaakt hoe ernstig het is. Hij heeft het in alle eenzaamheid proberen op te lossen. Hij is nog hárder gaan trainen. Werd nog meer perfectionistisch.” PREVENTIE VIA VMC NCPSB ontwikkelde de VMC®, de Vitality Mind Challenge, een online tool met 100 vragen die in 20 minuten inzicht geeft of er factoren zijn waarop iemand risico van psychisch verzuim loopt. Kijk voor meer informatie op de site van NCPSB. NOAB.NL 35 VITALITEIT
DOOR: ERIC VAN UUNEN Marree & Van Uunen Belastingadviseurs Javiera is verliefd. Op een Skoda Fabia Combi Ambition 1.0 TSI op 17” velgen. Met dezelfde kleur Crystal Black Metallic als de kleur van haar ogen. Die auto kost inclusief alle opties € 23.000, maar dat geld heeft ze niet op haar privérekening staan. Maar gelukkig wel op de rekening van haar bv. Dus besluit Javiera om het geld voor de aanschaf te lenen van haar eigen bv, met een looptijd van vijf jaar. Maar dan komt de hamvraag naar voren: welke rente is Javiera over die lening verschuldigd? Bij een lening tussen gelieerde partijen, zoals holdingwerkmaatschappij maar ook dga-eigen bv, dient de rente zakelijk te zijn. Maar wat is zakelijk? Vooropgesteld: dat is maatwerk. Maar de jurisprudentie geeft daar enigszins duidelijkheid over. RENTE VANUIT DE UITLENER Eén uitgangspunt is in elk geval helder: je moet de rente bepalen vanuit de positie van de uitlener, niet vanuit de positie van de lener. In het arrest van 5 februari 1997 (ECLI:NL:HR:1997:AA3236) heeft de Hoge Raad beslist dat je de rente bij een lening aan de dga van de eigen bv vanuit de bv dient te benaderen: niet welke rente zou de dga bij een bank moeten betalen, maar welke rente had de bv als particuliere belegger gekregen? Dus de rente die Javiera aan haar eigen bv verschuldigd is, is niet de rente die zij aan een leasemaatschappij zou moeten betalen, maar de rente die de bv als particuliere spaarder derft. Die rente bestaat uit drie componenten: 1. de basisrente; 2. een opslag als de rente gedurende een zekere tijd vaststaat; en 36 &GO magazine RENTE BIJ LENINGEN TUSSEN GELIEERDE PARTIJEN
3. een risico-opslag. De basisrente wordt gevormd door de rente op goudgerande waarden. Hiervoor kan bijvoorbeeld de Euribor worden gehanteerd. Op 1 januari 2021 was de 12-maands Euribor afgerond 0,5% negatief. De rentevast-opslag speelt als de rente gedurende een zekere tijd wordt vastgeklikt. Niet bij een afgesproken variabele rente. Die opslag is afhankelijk van de duur dat de rente vaststaat. Hoe langer de rente vaststaat, hoe hoger de opslag is. Die opslag kan worden teruggevonden door te kijken naar het verschil in rente bij een bankinstelling tussen bijvoorbeeld een lening met een rentevastperiode van één jaar en van vijf jaar. Op dit moment is dat verschil overigens bij een rentevastperiode van vijf jaar bijna verwaarloosbaar. De risico-opslag is het lastigst te bepalen. Daarvan zijn namelijk geen marktgegevens bekend. Maar de jurisprudentie biedt wel wat aanknopingspunten. De rechtspraak leert dat die opslag voor leningen zonder zekerheden en concrete aflossingsschema’s steeds rond de 1½ tot 2½% bedraagt. Maar het is maatwerk waarbij vragen spelen als: • wat is de omvang van de lening?; • worden harde zekerheden verschaft (hypotheek en pandrecht)?; • hoe solvabel is de lener?; • hoe verhoudt zich de omvang van de lening tot het inkomen van de lener?; • enzovoorts. Een en ander zou betekenen dat Javiera over haar ongedekte lening van € 23.000 bij haar eigen bv een rente van ongeveer 1% verschuldigd is. RISICO-OPSLAG IN DE JURISPRUDENTIE In de jurisprudentie is de risico-opslag een aantal NOAB.NL 37 “ ÉÉN UITGANGSPUNT IS IN ELK GEVAL HELDER: JE MOET DE RENTE BEPALEN VANUIT DE POSITIE VAN DE UITLENER, NIET VANUIT DE POSITIE VAN DE LENER” kerenaan de orde geweest. In het oog springende uitspraken zijn de volgende. In een uitspraak van 1 oktober 2009 (ECLI:NL:RBARN:2009:BK3097) ging het over leningen waar ik als fiscalist buikpijn van krijg: een dga leent in 2004 in twee tranches totaal € 9,4 miljoen van zijn eigen bv: aflossingsvrij, renteloos en er worden geen zekerheden verschaft. Van één lening is zelfs geen akte opgesteld. Hier stelt de Rechtbank Arnhem de risico-opslag ‘in goede justitie’ vast op 1,5%. ADVIES
In een uitspraak van 5 maart 2020 (ECLI:NL:RBARN:2009:BK3097) leent een certificaathouder in 2014 bijna € 3 miljoen van zijn eigen bv. Ook hier zijn geen aflossingen overeengekomen en geen zekerheden bedongen. De certificaathouder betaalt een rente van 0,6%, die de fiscus corrigeerde naar 4%. Hier volgt het Hof Den Haag de Belastingdienst en hanteert als basisrente de rente op staatsobligaties (1,7%) met een risicoopslag van 2,3%, zodat de rente volgens het Hof hier inderdaad 4% dient te zijn. Maar rente vormde vaker voorwerp van discussie in de rechtspraak. Zie bijvoorbeeld de uitspraak van het Hof Den Haag van 6 augustus 2019 (ECLI:NL:GHDHA:2019:2213) waar het om een familielening in 2015 ging. Een kind leent voor de eigen woning € 275.000 van de ouders tegen 9% rente. Lekker: in box 1 aftrekbaar bij het kind terwijl bij de ouders de vordering in box 3 valt. De lening loopt 30 jaar, met een rentevastperiode van 15 jaar. Ook hier zijn geen zekerheden verschaft. Hier stelt het Hof een basisrente van 3%. Dat is de rente die de ouders zouden vragen bij een normale door hypotheek gedekte lening. Maar omdat er geen zekerheden zijn verschaft, stelt het Hof een risicoopslag van 1,5%, zodat de totale rente 4,5% bedraagt. Lenen van en aan de eigen bv, lenen tussen gelieerde vennootschappen, het blijft boeien. NOAB adviesgroep voor leden NOAB heeft een betrouwbaar netwerk van specialisten opgebouwd om op terug te vallen zodra extra specialistische kennis nodig is. Fiscaal-juridisch Marree & van Uunen Belastingadviseurs T: 013 - 5 773 481 E: info@marree-cs.nl W: www.marree-cs.nl Advocatuur Dijkstra & Van den Ende Advocaten T: 06 - 22 56 85 66 Hilmar Dijkstra 06 - 53 45 92 98 Lilian van den Ende E: secretariaat@de-advocaten.nl W: www.de-advocaten.nl Accountancy KRC Van Elderen Accountants | Belastingadviseurs T: 038 - 4 231 583 E: info@krcvanelderen.nl W: www.krcvanelderen.nl Voor meer informatie: WWW.NOAB.NL/ADVIESGROEP 38 &GO magazine
Twinfi eld maakt professioneel boekhouden persoonlijk Twinfi eld Boekhouden is hét online boekhoudpakket voor jou als accountant, ondernemer en fi nancieel professional. Twinfi eld helpt je je dagelijkse werk makkelijker te maken én ondersteunt je met veel persoonlijke service. Ontdek het zelf op twinfi eld.nl/boekhouden NOAB.NL 39
‘Hey accountant, hoe overtref jij de verwachtingen van je klant? Accountancy Gemak Accountancy Gemak is hét softwareplatform waarmee je succesvol, efficiënt en compliant samenwerkt met jouw klanten. De software bundelt de verschillende databronnen op één platform en geeft je alle inzichten voor optimale efficiency, controle en verrassend slim advies. Combineer data uit de boekhouding, fiscale software en loonadministratie en overtref de verwachtingen van je klant met unieke inzichten. Ontdek meer! accountancygemak.nl
1 Online Touch